Minuten dauern: Teil I.

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Einführung

Dieser Artikel soll Kandidaten helfen, die ihre Qualifikation in Wirtschaft und Verwaltung anstreben. Dies bedeutet nicht, dass es für andere nicht hilfreich / nützlich sein wird. Dieser Artikel kommt allen zugute, die für ein Unternehmen oder eine Organisation arbeiten, und benötigt Minuten, um genaue Aufzeichnungen über Diskussionen und Entscheidungen zu erstellen, die während Besprechungen und der Protokollierung von Maßnahmen im Rahmen ihrer beruflichen Rolle getroffen wurden.

Um Protokolle bei einem Meeting führen zu können, sollte man über gute Kommunikationsfähigkeiten, Bewertungsfähigkeiten, zwischenmenschliche Fähigkeiten sowie Organisations- und Planungsfähigkeiten verfügen. Minuten zu nehmen bedeutet nicht nur, sich zu einem Meeting zu setzen und Notizen zu schreiben. Es erfordert viel Vorbereitung vor und nach dem Meeting sowie viele Fähigkeiten, um die beste Protokollaufzeichnung zu erzielen.

Bevor das Meeting tatsächlich stattfindet, muss man sich in Bezug auf Veranstaltungsort, Teilnehmer, Tagesordnung, Erfrischungen, Zugangsanforderungen und benötigte Dokumente auf das Meeting vorbereiten. Für Präsentationen müssen Sie mit allen Geräten wie Laptops, Overheadprojektoren, Materialien und Dokumenten ausgestattet sein, die für die Präsentation der Ideen erforderlich sind.

Notieren Sie sich vor Beginn der Besprechung alle Änderungen der Tagesordnung in letzter Minute. Bewahren Sie immer eine Kopie der in der letzten Besprechung aufgetretenen Angelegenheiten und der Aktionspunkte auf. Während es Minuten dauert, ist es am besten, eine Vorlage zu haben, die für die Anforderungen, den Stil und die Standards der Organisation relevant ist.

Nach Abschluss dieser Einheit verfügt der Kandidat über gute Kenntnisse über die Rolle von Sitzungen, warum Sitzungen abgehalten werden, die rechtlichen und organisatorischen Anforderungen, die für die Protokollierung gelten können, warum Protokolle erstellt werden und welche Vorteile sie haben und warum Protokolle erstellt werden müssen genaue und die verschiedenen Dokumente, die in Besprechungen im Rahmen des Protokollierungsprozesses vor und nach der Besprechung verwendet werden.

Die Kandidaten haben auch Kenntnisse über die verschiedenen Arten von Minuten und die Schreibstile für Minuten, wie sie die Minuten strukturieren und mit dem richtigen Sprachton schreiben sowie wie sie zu speichern sind und zu welchem ​​Zweck sie sicher aufbewahrt werden. Diese werden im dritten Teil dieser Reihe besprochen.

Bevor Sie dieses Gerät starten, müssen Sie die Definition oder Bedeutung von Minuten kennen.

Protokolle sind formelle Dokumente und die Zusammenfassung der Aufzeichnungen einer Besprechung. Sie sind korrekt und enthalten Informationen darüber, was in einer Sitzung besprochen wurde, welche Empfehlungen es gab, welche Diskussionsentscheidungen getroffen wurden und welche Aktionspunkte sie hatten.

Gut geschriebene Protokolle werden kurz, genau und informativ sein und logisch mit klaren Diskussionen, Empfehlungen, Entscheidungen und Aktionspunkten präsentiert.

Die Rolle von Meetings

Das Wörterbuch definiert Treffen als " eine formell arrangierte Versammlung " oder " den sozialen Akt der Versammlung für einen gemeinsamen Zweck ".

Treffen ist ein Treffen von zwei oder mehr Personen, um zu diskutieren, Informationen auszutauschen und eine Einigung zu erzielen. Besprechungen können auf verschiedene Arten stattfinden, z. B. von Angesicht zu Angesicht, Telefonkonferenzen, Videokonferenzen usw. Eine Besprechung sollte keine Zeitverschwendung sein und effektiv sein. Effektive Meetings finden mit der richtigen Planung statt und sollten einen Zweck und ein Ergebnis haben.

Die Rollen von Besprechungen sind:

• Maßnahmen zu koordinieren, für eine gemeinsam vereinbarte Entscheidung.
• Entscheidungen schneller treffen als mit Telefonanrufen und E-Mails. Zum Beispiel kann es frustrierend sein, Leute anzurufen und Voicemails zu hinterlassen oder ihnen eine E-Mail zu senden und lange auf eine Antwort zu warten.
• Um Zeit zu sparen, kann beispielsweise etwas, das Sie mehr als 15 Minuten gebraucht haben, um eine E-Mail zu schreiben, die für den Empfänger noch unklar sein könnte, in zwei Minuten besprochen werden, wenn Sie sich persönlich treffen.
• Informationen austauschen, Ideen und Informationen gewinnen oder suchen und Dinge klären.
• Um Probleme oder Probleme zu lösen und Arbeitsstrategien zu planen.
• Detaillierte Besprechung von Organisations- oder Abteilungsfragen, wenn dies durch E-Mail-Kommunikation schwierig sein kann.
• Um Verwirrung, Konflikte und Unstimmigkeiten zu vermeiden.
• Projekte oder alles, was mit Arbeit zu tun hat, und Möglichkeiten, dies zu tun, zu besprechen.
• Klärung und Beilegung von Konflikten und Beilegung von Streitigkeiten.
• Entscheidungen über besprochene Angelegenheiten zu treffen und dabei zu helfen, Maßnahmen gegen in der Vergangenheit getroffene Entscheidungen zu verfolgen.
• Um Entscheidungen schneller treffen zu können, da jeder an einem Ort zur Diskussion und Entscheidung zur Verfügung steht.
• Verhandlungen über Verträge und Vereinbarungen je nach Organisation oder Angelegenheiten.
• Allen die Möglichkeit geben, ihre Gedanken und Ideen zu äußern und zu äußern.
• Notfallentscheidungen und -maßnahmen in Zeiten der Not treffen - Krisenmanagement.
• Unterstützung bei der Teambildung und Motivation.
• Hilfe bei der Festlegung von Zielen und Vorgaben.

Im Allgemeinen besteht die Aufgabe des Treffens darin, bestimmte wichtige Diskussionen zu führen und Entscheidungen zu treffen, indem alle beteiligten Mitglieder an einem Ort zusammengebracht werden. Dies vermeidet die Vielzahl von Telefonanrufen, E-Mails und die damit verbundenen Verwirrungen und hilft, klare Entscheidungen zu treffen und der relevanten Person oder Personen oder Abteilung Aktionen zuzuweisen.

Rechtliche und organisatorische Anforderungen, die für die Protokollierung gelten können

Sitzungsprotokolle müssen aus vielen Gründen den gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen der Organisation entsprechen.

Die Mindestanforderungen, die an das Protokoll erwartet werden, sind Details zu

• Wo fand das Treffen statt?
• Wann fand das Treffen mit Datum und Uhrzeit statt?
• Wer war bei der Besprechung anwesend und welche unterschiedlichen Rollen hatte die Besprechung?
• Wer war abwesend?
• Wie fand das Treffen statt?
• Was ist bei dem Treffen passiert?
• Was wurde auf dem Treffen besprochen?
• Was wurde entschieden und die offiziellen Aktionspunkte der Diskussionen und Entscheidungen?

Protokolle dienen in vielen Situationen und in vielen Organisationen als rechtsverbindliche Dokumente und können als Beweis für bestimmte Diskussionen und Entscheidungen vorgelegt werden, wenn es in Zukunft rechtliche Herausforderungen gibt.

Das Protokoll muss das Datum der nächsten Sitzung am Ende und nach Möglichkeit auch die Zeit und den Ort enthalten. Das Protokoll muss das Vorhandensein eines Quorums dokumentieren, da für die meisten gültigen Entscheidungen eine Mindestanzahl von Personen erforderlich ist, um eine Entscheidung zu treffen. Wenn in meiner Organisation beispielsweise Entscheidungen in einer Teambesprechung vom Operations Manager getroffen werden, erwarten sie, dass ein Teamleiter anwesend ist, damit die Entscheidung als Teil der rechtlichen und organisatorischen Anforderungen unserer Organisation gültig ist.

Die Vorteile von Protokollen als genaue Aufzeichnung von Diskussionen und Entscheidungen

Die Protokolle werden sowohl in formellen als auch in informellen Sitzungen erstellt. Die Sitzung kann eine kurze Sitzung oder eine Ausschuss- / Vorstandssitzung oder eine Gruppendiskussion usw. sein. Der Protokollstil variiert je nach Zweck.

Protokolle sind eine Aufzeichnung eines Ereignisses oder einer Besprechung und werden daher aufgezeichnet, um einen formellen Beweis dafür zu erhalten, was passiert ist oder was in einer Besprechung besprochen und entschieden wurde. Es hilft Personen, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, und hilft der Organisation oder dem Unternehmen bei zukünftigen Referenzen. Aus diesem Grund müssen die Minuten genau sein.

Der Zweck und die Vorteile von Protokollen als genaue Aufzeichnung von Diskussionen und Entscheidungen sind:

• Viele Unternehmen werden nicht nur die Protokolle als Referenz und Aufzeichnung aufzeichnen lassen, sondern diese Informationen auch an ihre Partnerunternehmen und Anteilseigner weitergeben müssen. In diesen Fällen liefern Protokolle Hinweise auf das Auftreten von Besprechungen und spiegeln auch die Qualität und die Standards der Organisation wider.
• Sie zeichnen Diskussionen und Entscheidungen auf und dienen somit als Erinnerung und Geschichte der Organisation.
• Protokolle müssen mit der Öffentlichkeit geteilt werden, wenn es um öffentliche Leitungsgremien geht. So werden die Aufzeichnungen des Meetings für die Öffentlichkeit zugänglich sein, da die Teilnehmer die Ergebnisse von Meetings und Diskussionen und deren Aufnahme erfahren möchten.
• Mit Protokollen können die genannten Entscheidungen und Maßnahmen überwacht werden, falls es in Zukunft zu Konflikten kommen sollte.
• Es gibt Aktionspunkte in Minuten, die bearbeitet werden müssen, und diese helfen bei Änderungen und Verbesserungen für die Organisation. Daher werden Protokolle eine Erinnerung an diese Aktionen, die Person, die sie ausführen muss, und innerhalb des Zeitrahmens, in dem sie ausgeführt werden müssen.
• Durch das Teilen von Protokollen mit den betroffenen Personen, die nicht teilnehmen konnten, werden sie über Änderungen, Diskussionen und Entscheidungen auf dem Laufenden gehalten.
• Im Allgemeinen helfen diese Protokolle dem Unternehmen beim Wachstum und beim Aufbau der Abteilungen und Teammitglieder.

Beispielvorlage für die Meeting-Agenda

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In Besprechungen häufig verwendete Dokumente: Tagesordnungen, Protokolle, anstehende Angelegenheiten, Aktionsblätter

Damit eine Sitzung prozessual stattfinden kann, sind einige wichtige und notwendige Dokumente erforderlich, ohne die die Sitzung nicht reibungslos verläuft.

Die notwendigen Dokumente für ein Meeting sind:

Agenda - Eine Agenda ist ein Dokument, das entweder von einem Sekretär oder einem Administrator oder von Personen in einer ähnlichen Position oder Jobrolle erstellt wird. Es wird dann von der Vorsitzenden genehmigt und an die anderen Mitglieder weitergeleitet, die an der Sitzung teilnehmen werden. Es kann entweder elektronisch oder in gedruckter Form verteilt werden. Es ist immer am besten, ein paar Ersatzkopien zu haben.

Auf der Tagesordnung stehen oben der Name der Sitzung, das Datum der Sitzung, die Uhrzeit der Sitzung und der Ort der Sitzung. Es folgen dann die Teilnehmer, Entschuldigungen und Besucher / Redner. Es folgen die Tagesordnungspunkte, in denen dringende und wichtige Angelegenheiten ganz oben auf der Liste stehen. Obligatorische Punkte auf der Tagesordnungsliste sind das vorherige Protokoll oder die Bestätigung des vorherigen Protokolls, sich ergebende Angelegenheiten und andere Angelegenheiten. Der Rest sind die Gegenstände, die von relevanten Mitgliedern gesammelt wurden, die an der Sitzung beteiligt waren.

Beispielvorlage für Anwesenheitsliste

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Anwesenheitsliste - Dieses Dokument enthält eine Liste aller Teilnehmer an der Besprechung. Um genaue Details zu erhalten, sind einige Spalten enthalten, z. B. Name, Position, Kontaktnummer, E-Mail-Adresse. Dies hilft dem Protokollführer, Namen innerhalb von Minuten aufzuschreiben, und hilft ihm auch, sie bei Bedarf leicht zu kontaktieren, insbesondere wenn externe Mitglieder an der Besprechung teilnehmen. Bitte beachten Sie das Format rechts, das ich in meiner Organisation für die Teilnahme verwende.

Dies wird normalerweise nicht für interne Besprechungen verwendet, sondern für Besprechungen, an denen externe Kunden oder Partnerschaftsorganisationen beteiligt sind. Es ist jedoch immer gut, eine zu haben, bei der so viele Mitglieder oder verschiedene Abteilungen an einer Besprechung teilnehmen und es möglicherweise Personen gibt, die Sie nicht erkennen. Dies verkürzt auch Ihre Zeit beim Aufschreiben der Teilnehmerliste, insbesondere wenn eine große Anzahl von Teilnehmern anwesend ist.

Glossar der Begriffe und Akronyme - Wenn das Meeting eine Diskussion über das Geschäft beinhaltet, in dem technische Begriffe und Akronyme verwendet werden, und wenn es Teilnehmer gibt, die mit diesen Begriffen und Akronymen nicht vertraut sind, ist es immer am besten, eine Liste dieser Begriffe mit zu geben eine kurze Beschreibung oder Bedeutung. Dies hilft ihnen, das Meeting mühelos zu verfolgen und zu viele unnötige Unterbrechungen zu stoppen.

Beispiel-Minuting-Vorlage

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Ethikkodex / Verhaltenskodex - Dies wird nicht in allen Sitzungen verwendet, sondern kann in Vorstandssitzungen und Sitzungen, an denen die Öffentlichkeit beteiligt ist usw. verwendet werden. Dies sind eine Reihe von Grundsätzen und Erwartungen, die den Mitgliedern dargelegt werden Sie müssen sich bei der Teilnahme an der Besprechung daran halten. Es ist auf die reibungslose und erfolgreiche Funktionalität des Meetings ausgelegt. In einigen Sitzungen wird es zur Wahrung der Meinungsfreiheit verwendet.

Vorheriges Protokoll - Dies sind Protokolle des vorherigen Meetings, die zum Auslesen und Bestätigen in das Meeting gebracht werden. Außerdem werden die Aktionspunkte aus der vorherigen Besprechung überprüft, um festzustellen, ob sie ausgeführt wurden oder in welchem ​​Status die Aktionen ausgeführt werden. Wenn sie nicht ausgeführt werden, werden die Gründe dafür gesammelt und im Protokoll zusammen mit den erforderlichen Aktionen oder Entscheidungen notiert.

Notizen machen (Protokoll) - Notizen machen ist der Schritt zur Vorbereitung des Protokolls. Dies ist das Hauptdokument in einer Besprechung, da alles, was stattfindet oder diskutiert oder entschieden wird, aufgezeichnet wird. Notizen werden von Sekretären oder Administratoren oder einer ähnlichen Person im Büro notiert und in einem vereinbarten Stil gemäß den Richtlinien und Verfahren der Organisation niedergeschrieben. Eine Vorlage kann zum leichteren Notieren verwendet werden.

Beispielvorlage für Aktionsnotizen

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Anhänge zu Protokollen - Manchmal muss in Besprechungen eine Richtlinie oder ein Verfahren oder ein Bericht vorgelesen und vereinbart werden. In diesem Fall wird dieses Dokument in die Sitzung gebracht, die den Mitgliedern vorgelesen wird, und dies muss dem Protokoll beigefügt werden. Details dazu werden in einem anderen Abschnitt dieses Geräts erläutert.

Präsentationspapiere - Einige Sitzungen enthalten Präsentationspapiere. Obwohl Präsentationen auf einer großen Leinwand mit Overhead-Projektoren durchgeführt werden, ist es immer gut, allen Teilnehmern eine Kopie zu geben, damit sie Aufzeichnungen darüber haben, was präsentiert wurde, und wichtige Punkte zu notieren, die nützlich sind oder hilfreich für sie als zukünftige Referenz, während die Präsentation weitergeht.

Aktionsblätter - Dieses Blatt ist nicht obligatorisch. Aus Gründen der Übersichtlichkeit und der ordnungsgemäßen Organisation können Sie jedoch alle Aktionspunkte aus der vorherigen Besprechung sammeln und den Status der einzelnen Punkte angeben, damit Sie sie leichter durchgehen können sie während des Treffens. Außerdem können alle Aktionspunkte für die aktuelle Besprechung auf diesem Blatt notiert werden, während einige Aktionen möglicherweise Verknüpfungen zu früheren Aktionen aufweisen. Am Ende des Meetings wird es auch einfacher sein, alle Aktionspunkte aus diesem Blatt zusammenzufassen. Dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Unterschiedliche Personen funktionieren unterschiedlich, sodass Sie alle Methoden verwenden können, die bequem sind und die Prozesse für Sie einfacher und einfacher machen.

Abgesehen von diesen können je nach Sitzung und Zweck verschiedene andere Dokumente wie Besprechungsnotizen, Finanzberichte, Forschungsberichte, Projektberichte, Korrespondenz, Bericht des Vorsitzenden usw. in einer Sitzung verwendet werden.

Bitte folgen Sie dem Link unten, um zum nächsten Teil dieser Einheit zu navigieren, in dem die Rolle des Sitzungsleiters und seine Verantwortlichkeiten, wie der Protokollführer während der Besprechung mit dem Vorsitzenden zusammenarbeitet, wie er effektiv zuhört und sich Notizen macht und wozu Die Klärung etwaiger Zweifel während des Treffens wird erörtert.

Protokollieren - Teil II

Ich hoffe, das hat Ihnen geholfen. Danke fürs Lesen. Bitte zögern Sie nicht, mich bei Fragen oder Rückmeldungen zu diesem Artikel zu kontaktieren. Wenn Sie der Meinung sind, dass die relevanten Themen nicht behandelt werden, geben Sie bitte Feedback!

Dankeschön.

Livingsta