Minuten dauern: Stil, Struktur und Sprache

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Dieser Artikel gehört zu einer Gruppe von drei Personen, die sich mit Protokollen befassen (die anderen beiden dienen dem Zweck von Besprechungen und Protokollen sowie der Rolle des Besprechungsleiters und des Protokollführers. In diesem Artikel werden die verschiedenen Arten von Protokollen und die verschiedenen verwendeten Schreibstile erläutert in Minuten dauern, Informationen sortieren, auswählen und strukturieren, um Minuten und den richtigen Ton und die Verwendung der professionellen Sprache beim Schreiben von Protokollen zu erzeugen.

Verschiedene Arten von Minuten

Es gibt verschiedene Arten von Minuten, und die Art der Minuten, die Sie schreiben, hängt vom Zweck oder der Verwendung der Minuten ab. Normalerweise wird in Teambesprechungen eine einfache informelle Art von Protokollen verwendet, während eine detaillierte formelle Art von Protokollen geschrieben wird, wenn die Protokolle für externe Zielgruppen bestimmt sind. Die Art der Minuten hängt also von der Art des Publikums und dem Zweck ab.

Grundsätzlich gibt es drei Arten von Minuten:

• Ausführliches Protokoll
• Diskursives Protokoll
• Aktionsnotizen

Ausführliche Protokolle:Verbatim bedeutet "In genau den gleichen Wörtern, die von einem Schriftsteller oder Sprecher verwendet werden" oder "Wort für Wort". Diese Protokolle werden insbesondere dann verwendet, wenn es zu Streitigkeiten kommt und jedes Wort der Sprecher aufgezeichnet werden muss. Es wird in formellen Vorstandssitzungen oder Jahreshauptversammlungen oder in rechtlichen Situationen verwendet, in denen eine Person die Diskussion Wort für Wort aufzeichnet. Alle Argumente und Kommentare werden aufgezeichnet. Normalerweise ist es eine Situation, in der sich die Diskussion auf eine bestimmte Person konzentriert. Da dies ein langwieriger Prozess sein kann, muss die Person, die aufzeichnet, abhängig von der Sensibilität der besprochenen Probleme einen Audiorecorder oder eine Kurzschrift verwenden und die Notizen später eingeben. Bei der Audioaufnahme ist darauf zu achten, dass das aufgenommene Stück nicht in die Hände falscher Personen gelangt.Beispiele für Situationen, in denen wörtliche Protokolle erstellt werden, sind Berufungen, öffentliche Anhörungen, Ratssitzungen, Disziplinargremien, Beschwerdeverfahren usw.

Diskursive Protokolle: Diese Arten von Protokollen werden verwendet, wenn formellere Sitzungen wie Ausschuss- oder Vorstandssitzungen stattfinden. Sie haben den Hauptinhalt der Diskussions- und Aktionspunkte. Diese Arten von Besprechungen haben wahrscheinlich ein externes Publikum, das die in der Besprechung diskutierten Informationen verbreitet. Das Protokoll wird also in Form von Absätzen, ordentlich in Abschnitten und in der Reihenfolge der Diskussionen vorliegen.

Es kommt sehr selten vor, dass Personen in solchen Protokollen mit ihrem Namen angesprochen werden, da Maßnahmen und Diskussionen von einem Vorstand oder einem Ausschuss ergriffen werden und daher im Protokoll als Vorstand oder Ausschuss erwähnt werden. Das Protokoll wird von der Sekretärin oder einer Person in einer ähnlichen Rolle erstellt, die nicht an der Diskussion teilnimmt und daher frei ist, das Protokoll genau aufzuzeichnen. In diesem Fall ist der Sekretär für die Vorbereitung der Tagesordnung, die Organisation des Treffens wie Veranstaltungsort, Erfrischungen, Nachverfolgung von Aktionspunkten, Unterrichtung des Vorsitzenden und Verteilung anderer relevanter Papiere verantwortlich.

Aktionspunkte: Dies ist die häufigste Art von Protokollen und wird normalerweise als kurze Notizen mit Einzelheiten zu Entscheidungen und Aktionsnotizen aufgezeichnet. Die Diskussionen werden nicht detailliert aufgezeichnet, sondern nur erwähnt. Diese Protokolle werden bei Teambesprechungen, Diskussionen in kleinen Gruppen, internen Besprechungen, Projektdiskussionen usw. erstellt. Wie der Name schon sagt, enthalten diese Protokolle nur eine Liste von Entscheidungen oder kurze Notizen mit Aktionspunkten. Diese konzentrieren sich auf das Ergebnis und zukünftige Maßnahmen. Es hat einen informellen Stil und kann als Aufzählungszeichen geschrieben werden, da sie nur intern verbreitet werden. Oft nimmt der Protokollführer auch an Diskussionen teil. Diese Minuten sind einfach, können schneller aufgeschrieben werden und sind genau. Diese Besprechungen haben auch eine Tagesordnung, die von den Administratoren oder allen Verantwortlichen der Besprechung erstellt wird.Es gibt Zeiten, in denen einer der Teilnehmer im Verlauf des Meetings nur Notizen macht.

Alle oben genannten sind die Arten von Minuten und das Wichtigste ist, jeden Stil angemessen und effektiv zu verwenden.

Verschiedene Schreibstile, die in wenigen Minuten verwendet werden

Der Schreibstil für die Minuten ist die wichtigste Aufgabe im Minutenerfassungsprozess. Protokollieren bedeutet, dass die Notizen während der Besprechung oder während der Besprechung erstellt werden. Sie müssen auf eine Weise aufschreiben, die Sie später bei der Erstellung der Protokolle verstehen werden. Es gibt keine besondere Regel, an die man sich halten muss, da jeder seinen eigenen Stil hat, Protokolle aufzuschreiben.

Die verschiedenen Schreibstile, die beim Protokollieren verwendet werden, sind:

• Es ist gut, einen Überblick gemäß der Tagesordnung zu haben, damit Sie im Verlauf der Diskussion unter jedem Punkt leicht Notizen machen können
• Halten Sie eine Liste der Teilnehmer bereit und kreuzen Sie sie an, wenn sie den Raum betreten. Dadurch erhalten Sie auch eine Liste der abwesenden Personen. Dies ist hilfreich, da Sie nicht die Namen aller Teilnehmer aufschreiben müssen, da dies bei einer großen Gruppe zeitaufwändig und verwirrend sein kann.
• Notieren Sie den Namen, das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Besprechung sowie die Punkte, die aus irgendeinem Grund nicht besprochen wurden, da sie in Zukunft zurücküberwiesen werden müssen. Vergessen Sie auch nicht, das Datum und die Uhrzeit des nächsten Meetings am Ende anzugeben.
• Versuchen Sie nicht, alles zu erfassen, es sei denn, es handelt sich um wörtliche Minuten. Hören Sie genau zu und erfassen Sie die wichtigen Details. Schreiben Sie keine langen Sätze, sondern notieren Sie die Punkte (Aufzählungspunkte) mit einer einfachen Sprache. Vermeiden Sie auch Wiederholungen und seien Sie genau.
• Wenn das Notieren aufgrund zu vieler Diskussionen, Querverweise usw. zu schwierig wird, können Sie jederzeit die Erlaubnis einholen, um zu prüfen, ob das Meeting auf einem Audioaufzeichnungsgerät aufgezeichnet werden kann. Stellen Sie sicher, dass sich die Teilnehmer dessen bewusst sind. Dies hilft sehr bei der Klärung der Dinge während der Erstellung der Protokolle.
• Wenn es um wörtliche Protokolle geht, schreiben Sie alles Wort für Wort unter die entsprechenden Überschriften, da dies bei der Erstellung der Protokolle hilfreich ist. Dafür müssen Sie ein schneller Schriftsteller sein, und es ist am besten, die Kurzschrift zu kennen. Es ist wichtig, so viel wie möglich aufzuschreiben, und alles, was nicht notwendig ist, kann später weggelassen werden. Wenn Sie bestimmte Informationen weglassen, können Sie sich möglicherweise später nicht mehr an sie erinnern, wenn Sie die Protokolle aufschreiben.
• Schreiben Sie für diskursive Protokolle die wichtigen Punkte für jede Diskussion auf, damit Sie daran erinnert werden, was während der Erstellung der Protokolle besprochen wurde. Auch hier ist es am besten, unter geeigneten Überschriften zu schreiben, um Verwirrungen bei der Erstellung von Minuten zu vermeiden.
• Verwenden Sie für Aktionsnotizen Aufzählungszeichen, um die wichtigen Punkte zu notieren. Sie können eine Vorlage mit Spalten für das behandelte Thema, die Entscheidung und die Aktionen verwenden
• Es ist gut, beim Schreiben Abkürzungen zu verwenden, auch für Namen von Mitgliedern, da dies das Schreiben beschleunigt. Stellen Sie sicher, dass Sie Abkürzungen verwenden, denen Sie folgen, da andere Abkürzungen keinen Sinn ergeben, wenn Sie die Notizen später während der Erstellung der Minuten betrachten. Einige Beispiele sind: Minuten (Minuten), Verwaltungsrat (GB), Vorbereitung (Vorbereitung), Wichtig (Kobold) usw.
• Schreiben Sie die Diskussionen immer in der Reihenfolge auf, in der sie besprochen wurden. Sie können die Artikelnummer jedoch weiterhin entsprechend der Tagesordnung festlegen. Wenn beispielsweise Punkt 7 auf der Tagesordnung in der Sitzung als dritter besprochen wurde, schreiben Sie ihn als dritte Diskussion auf. Sie können jedoch die Nummer 7 daneben haben, um die Tagesordnung zu erleichtern.

Alle Minuten müssen präzise und genau sein, und um dies zu erreichen, müssen die Notizen genau in der richtigen Reihenfolge und im richtigen Stil geschrieben werden. Machen Sie das Schreiben von Notizen so einfach wie möglich, indem Sie vor dem Meeting einige fortgeschrittene Vorbereitungen treffen. Wenn das Schreiben von Notizen gut verläuft, wird die Erstellung von Protokollen dadurch viel einfacher. Das Protokoll sollte auch jedem helfen, der nicht an der Sitzung teilnehmen konnte, klar zu verstehen, was während der Sitzung stattgefunden hat, ohne dass eine weitere Sitzung zur Klärung derselben Diskussionen erforderlich ist.

So sortieren, auswählen und strukturieren Sie Informationen, um Minuten zu erstellen

Das Erstellen von Minuten ist die nächste Aufgabe im Minutenerfassungsprozess. Schreiben Sie das Protokoll am besten so bald wie möglich nach dem Meeting auf, damit Sie sich besser an die Dinge erinnern können. Beim Aufschreiben des Protokolls muss nicht alles angegeben werden, was während des Notizenprozesses notiert wurde. Es sollten genügend Informationen vorhanden sein, damit Personen, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, den Inhalt verfolgen und erfassen können, ohne Verwirrung zu stiften oder weitere Informationen zu benötigen. Schreiben Sie also die wichtigsten Punkte auf.

Der erste Punkt, an den Sie sich erinnern sollten, ist die Nummerierung der Minuten. Jeder in einer Besprechung besprochene Punkt oder jeder besprochene Tagesordnungspunkt hat eine kurze Notiz, die als Minute bezeichnet wird. Minuten insgesamt ist eine Sammlung von kurzen Notizen. Um das Lesen und Verfolgen zu erleichtern und um darauf zu verweisen, ist es am besten, jeder Minute eine Nummer zu geben.

Jeder Tagesordnungspunkt oder jede Diskussion sollte eine Erklärung (wenn diskursives Protokoll) oder eine kurze Notiz (wenn Aktionsnotizen) darüber enthalten, was mit den Hauptpunkten der Diskussion besprochen wurde, etwaige Meinungsverschiedenheiten, Entscheidungen und Maßnahmen. Es wird empfohlen, eine Standardvorlage für Protokolle zu haben, wenn eine Besprechung regelmäßig wiederholt wird, da dies das Schreiben von Minuten vereinfacht. Alle Standardpunkte auf der Tagesordnung können zur Protokollvorlage hinzugefügt werden.

Die Standardelemente für alle Minuten sind:

• Titel / Name der Sitzung / des Vorstandes / des Ausschusses
• Datum des Treffens
• Zeitpunkt des Treffens
• Veranstaltungsort / Ort
• Teilnehmerliste - Dies sind Personen, die zu dem Meeting eingeladen wurden
• Liste der Entschuldigungen - Personen, von denen Entschuldigungen eingegangen sind
• Liste der Abwesenden - Personen, die eingeladen wurden, aber weder anwesend waren noch sich entschuldigten
• Bestätigung des vorherigen Protokolls zusammen mit dem Datum der vorherigen Sitzung
• Änderungen aus früheren Protokollen
• Angelegenheiten entstehen
• Zusammenfassung der Diskussionen, Entscheidungen und Maßnahmen
• Angelegenheiten in Bearbeitung oder aufgeschoben oder abgeschlossen
• Irgend ein anderes Geschäft
• Datum des nächsten Treffens

Für den Rest der Elemente fügen Sie die Überschriften zu Ihrer Vorlage hinzu / erstellen Sie sie. Jetzt haben Sie ein Layout mit Überschriften für alle in der Besprechung behandelten Punkte. Gehen Sie nun Ihre Notizen durch und fügen Sie relevante Informationen wie Diskussionen, Entscheidungen und Aktionspunkte über oder unter jeder Überschrift hinzu, wobei Sie irrelevante Informationen verwerfen.

Die Strukturierung der Protokolle ist keine sehr schwierige Aufgabe, da es einen vereinbarten Standard, Stil oder eine Vorlage gibt, die zum Aufschreiben der Protokolle verwendet wird. Die Struktur des Protokolls hängt auch von der Tagesordnung ab, da die Protokolle in der Reihenfolge verfasst werden, in der die Tagesordnungspunkte erörtert wurden.

In Fällen, in denen Berichte, Richtlinien oder Verfahren in einer Sitzung genehmigt wurden, müssen diese dem Protokoll beigefügt werden. Wenn Protokolle Anhänge haben, wird die Anmerkung Att am Rand des Protokolls angezeigt. Auf der Titelseite des Anhangs wird auch auf den Namen der Sitzung oder des Ausschusses oder des Vorstandes, das Datum der Sitzung und den Punkt im Protokoll, zu dem der Anhang gehört, verwiesen. Dieser Anhang muss zusammen mit dem Protokoll nach der Genehmigung eingereicht werden.

Sobald Sie das Protokoll verfasst haben, können Sie es zur Klärung und anschließenden Genehmigung an den Vorsitzenden senden. Nach Genehmigung durch den Vorsitzenden können sie an die relevanten Personen verteilt werden, dh an die Teilnehmer und an die Personen, die die Entscheidungen treffen müssen. Es kann nützlich sein, wenn die Aktionsliste zusammen mit den Stichtagen zusammen mit den Protokollen angehängt wird, damit die jeweiligen Personen leichter darauf reagieren können.

Wenn Personen nach der Verteilung um Korrekturen bitten, können sie notiert und zur folgenden Sitzung gebracht werden, damit der Vorsitzende sie zusammen mit anderen in der Sitzung anwesenden Mitgliedern überprüfen und klären kann. Erst nachdem alle Änderungen vorgenommen wurden, werden die Protokolle vereinbart und als korrekt abgemeldet.

Richtiger Ton und Verwendung der Fachsprache in wenigen Minuten

Während des Schreibens ist der Ton des Schriftstellers sehr wichtig, da dies eine Botschaft vermittelt und die Haltung oder Emotion des Schriftstellers gegenüber dem Thema zeigt und sich auf den Leser auswirkt. Die geeigneten Töne hängen davon ab, wer das Publikum ist, und hängen auch von den geschriebenen Informationen ab.

Protokolle sind professionelle Dokumente, die nicht nur von internen Personen eingesehen werden können, sondern auch von jedem außerhalb der Organisation eingesehen werden können, selbst wenn es sich um eine interne Besprechung zu Zeiten handelte, in denen es um rechtliche Angelegenheiten ging. Daher ist es wichtig, sie professionell mit dem richtigen professionellen / formalen Ton und der richtigen Sprache aufzuschreiben. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Dokument kurze und klare Sätze enthält, die auf den Punkt kommen, und verwenden Sie einfache Wörter, die leicht zu verstehen sind.

Protokolle sollten in der Vergangenheitsform geschrieben werden, da es sich um ein Treffen oder eine Diskussion handelt, die in der Vergangenheit stattgefunden hat. Verwenden Sie Passivsprache, wo Sie können, während Sie Minuten aufschreiben, da dadurch die Verwendung des Namens einer Person entfällt. Die Verwendung von Passivsprache macht jedoch keinen Sinn und erschwert das Verständnis. Verwenden Sie daher beim Aufschreiben der Minuten immer eine Mischung aus Sätzen mit aktiver und passiver Stimme.

Das Protokoll enthält Einzelheiten darüber, was in einer Sitzung von einer Gruppe von Mitgliedern besprochen und beschlossen wurde. Daher ist es am besten, das Protokoll als dritte Person zu verfassen. Auf diese Weise distanzieren Sie sich von Ihrem Schreiben und schreiben die Dinge neutral auf. Verwenden Sie Ausdrücke wie „der Vorsitzende gab an, dass“, „es wurde notiert“, „der Ausschuss entschied, dass“, „es wurde entschieden“ usw. In Fällen, in denen Punkte von einer bestimmten Person vermittelt wurden oder in denen eine Vereinbarung von einem getroffen wurde Für Einzelpersonen ist es wichtig, diese Person und ihre Aussagen anzugeben, da dies für zukünftige Referenzen hilfreich ist.

Gesprochene Wörter in einer Besprechung sollten nicht genau im Protokoll geschrieben werden, sondern müssen in eine andere Sprache umgewandelt werden, die für professionelle Dokumente akzeptabel ist. Wenn die Mitglieder der Besprechung Slangs verwendet haben, nehmen Sie sie nicht in das Protokoll auf, sondern ersetzen Sie sie durch entsprechende Wörter. Wenn sie für die Entscheidung nicht relevant oder nicht wichtig sind, lassen Sie sie einfach weg. Wenn in Besprechungen Argumente oder Meinungsverschiedenheiten auftreten, schreiben Sie diese nicht als Argumente auf, sondern verwenden Sie alternative Ausdrücke wie „verschiedene Ansichten wurden geäußert“ oder „verschiedene Meinungen wurden geäußert“. Dies gibt nicht die Person an, die nicht einverstanden war, sondern teilt dem Leser mit, dass aufgrund von Meinungsverschiedenheiten eine Diskussion stattgefunden hat.

Verwenden Sie Ausdrücke oder Wörter wie "waren besorgt", "der Direktor hervorgehoben", "der Vorstand erklärte", "der Geschäftsführer bat", "äußerte Besorgnis über", "schlug der Sitzung vor", "sprach das Thema an", usw. Der nächste zu beachtende Punkt ist die Überprüfung auf Rechtschreibung, Grammatik und Interpunktion. Verlassen Sie sich nicht nur auf die Rechtschreib- und Grammatikprüfung Ihres Dokumenteditors. Es ist am besten, die Minuten nach dem Entwurf manuell zu lesen und eine andere Person zum Lesen und Feedback zu bewegen.

Ich hoffe, das hat Ihnen geholfen. Danke fürs Lesen. Bitte zögern Sie nicht, mich bei Fragen oder Feedback zu diesem Hub zu kontaktieren. Wenn Sie der Meinung sind, dass die relevanten Themen nicht behandelt werden, geben Sie bitte Feedback!

Dankeschön.

Livingsta