Tipps zum Ausschreibungsverfahren für Community-Verbände

Egal, ob es sich um Gebäudeanstriche, Dächer, Beton oder eine Vielzahl von Reparatur- und Austauschprojekten handelt, alle beginnen am selben Ort - dem Ausschreibungsverfahren. Dies kann wie ein Herkulesunternehmen erscheinen, aber hier sind einige Hinweise, die bei der Aufgabe helfen sollen.

Bevor Sie mit der Einholung der Angebote beginnen, müssen Sie zunächst den Umfang der auszuführenden Arbeiten festlegen. Müssen die Ausgaben repariert oder ersetzt werden? Es ist die gesamte Komponente oder nur ein Abschnitt? Kann die Arbeit in Phasen abgeschlossen werden? In welchem ​​Zeitplan müssen die Arbeiten abgeschlossen werden? Sobald diese Entscheidungen getroffen sind, besteht der nächste Punkt darin, ein Datenblatt oder ein Formular zusammenzustellen, in dem die genauen Details darüber aufgeführt sind, was der Verband für das Projekt tun muss. (Obwohl eine Reihe von Projekten recht einfach sein wird, muss der Verband möglicherweise zusätzliche Unterstützung einbringen, um das Datenblatt auszufüllen.) Dies deckt nicht nur die zu erledigenden Aufgaben ab, sondern hilft auch, die Angebote ähnlich zu halten, wenn nicht genau, was die Arbeit und die Materialien betrifft.

In diesem Stadium wird die Aufforderung zur Angebotsabgabe vorbereitet. Dies ist ein detaillierter Brief an die Anbieter, in dem sie um einen Vorschlag für die auszuführenden Arbeiten gebeten werden. Es ist am besten, es an so viele Anbieter wie möglich zu senden, um den Durchschnitt der Marktspanne in den Griff zu bekommen und die Extreme an jedem Ende des Spektrums auszusortieren. Es besteht auch die Möglichkeit, dass einige Unternehmen möglicherweise nicht antworten. Wenn Sie also eine große Anzahl von Unternehmen beauftragen, werden die Optionen des Vereins nicht zu kurz kommen. Die Auftragnehmer, die angesprochen werden sollten, sind diejenigen, die mehr kommerzielle Projekte durchführen, da sie die vorliegenden Verpflichtungen besser erfüllen können.

Was sollte in der Aufforderung zur Angebotsabgabe enthalten sein:

• Das Datenblatt sollte dem Brief als separates Formular beigefügt werden.
• Der Arbeitsumfang sollte im Brief vermerkt sein.
• Die Höhe der Workman's Comp-Versicherung, nach der der Verband sucht.
• Ein Antrag auf Nachweis von Lizenzen, über die der Auftragnehmer verfügen muss. Erkundigen Sie sich bei der Grafschaft und dem Bundesland, was obligatorisch ist.
• Falls erforderlich, eine Leistungsgarantie. Obwohl dies nicht üblich ist, überprüfen Sie Ihre Dokumente, bevor Sie feststellen mussten, ob dies erforderlich ist.

Achten Sie nach Eingang der Gebote auf bestimmte Details. Überprüfen Sie die Garantien für Arbeit und Material. Wenn die Ausgaben eine erwartete Lebensdauer von 20 Jahren haben, ist eine einjährige Garantie nicht ausreichend. Überprüfen Sie, ob es Subunternehmer gibt, mit denen der Anbieter zusammenarbeiten wird. Wenden Sie sich an sie, um sicherzustellen, dass ihre Garantien und Arbeitskräfte angemessen sind. Stellen Sie sicher, dass alle angegebenen Spezifikationen im Angebot enthalten sind. Wenn etwas hinzugefügt wird, fragen Sie warum und haben Sie keine Angst, eine zweite Meinung einzuholen. Überprüfen Sie unbedingt die Zahlungsbedingungen. Dies sind Begriffe, auf die der Verein bestehen sollte:

• Vorauszahlungen sollten nicht mehr als 5-10% betragen. Die Geschäfts- und Geldverwaltungsangelegenheiten des Verkäufers liegen nicht in der Verantwortung des Vereins. Es liegt in der steuerlichen Verantwortung des Vorstands, die Gelder seiner Hausbesitzer vernünftig zu verwalten.
• Behalten Sie immer 10-15% der Zahlung aller Phasen ein, bis die Arbeit die Inspektion zur Zufriedenheit des Vorstands und, falls beteiligt, des Managements besteht. Dadurch werden Mittel eingespart, die dem Verein helfen, wenn der Auftragnehmer zu Fuß geht, und es muss ein weiterer hinzugezogen werden, um das Projekt abzuschließen und die vorherigen Arbeiten zu reparieren.
• Zahlungen erst nach Abschluss der Schlagliste leisten. Wenn der Auftragnehmer mitteilt, dass eine Phase oder das gesamte Projekt abgeschlossen ist, motiviert er ihn nicht, nachträglich Korrekturen vorzunehmen.

Nehmen Sie sich vor Vertragsunterzeichnung Zeit, um die Anwälte des Vereins prüfen zu lassen. Der Verfasser eines Vertrags wird ihn zu seinen Gunsten verfassen. Ein Anwalt, der sich mit Vertragsüberprüfungen auskennt, kann den Vorstand auf Streitpunkte aufmerksam machen, die für die Gemeinde problematisch sein könnten. Ja, das kostet Geld. Aber ein paar hundert Dollar für die Anwaltskanzlei könnten dem Verein zehn, wenn nicht hunderttausende Dollar später ersparen.

© 2018 Kristen Willms