Prozesse zum Speichern und Abrufen von Informationen verstehen

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Informationssysteme und ihre Merkmale

Informationssysteme pflegen, erstellen, verarbeiten, verteilen und überprüfen Daten, um die Effizienz und Effektivität eines Unternehmens zu verbessern. Einige Beispiele für Informationssysteme sind:

• Transaktionsverarbeitungssystem (TPS): Verantwortlich für die Verarbeitung von Geschäftsvorfällen. Die Arten von Transaktionen variieren zwischen Organisationen, aber einige Beispiele könnten Bestellungen, Abrechnungen, Scheckeinzahlungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme, Reservierungssysteme und Bestandskontrolle sein. Sie helfen beim Verwalten, Addieren, Ändern und Entfernen von Daten.
• Managementinformationssystem: Hilft bei der Ausführung der Aufgaben, die zur Problemlösung und Entscheidungsfindung erforderlich sind. Sie unterstützen das Management, indem sie Leistung, Effizienz, Buchhaltung und Transaktionsdaten überwachen. Einige Beispiele umfassen Vertriebsmanagementsysteme, Budgetierung, Personal und Bestandskontrolle. Diese Informationen müssen korrekt und relevant sein.
• Entscheidungsunterstützungssysteme: Unterstützt Manager bei der Entscheidungsfindung. Es verwendet interne und externe Ressourcen, um vorhandene Informationen zu analysieren und die Auswirkungen zu projizieren. Sie helfen dabei, Berichte, Prognosen und Grafiken zusammenzufassen. Einige Beispiele sind Logistiksysteme und Tabellenkalkulationen.
• CRM-Systeme (Customer Relationship Management): Geschäftsinhaber verwenden Kundenbeziehungssysteme, um Kundenaktivitäten zu akkumulieren und zu verfolgen, einschließlich Einkäufen, Produktfehlern und Kundenanfragen
• Business Intelligence Systems (BIS): Stellen Sie Analysen bereit, die zukünftige Verkaufsmuster vorhersagen, aktuelle Kosten zusammenfassen und Umsatzerlöse prognostizieren.

Rechtliche und organisatorische Informationsanforderungen

Es ist wichtig, Regeln für die Sicherheit und Vertraulichkeit von Informationen zu haben, da diese sensible Daten enthalten können, wie z.

• Persönliche Aufzeichnungen
• Gehaltsabrechnungen
• Personalaufzeichnungen
• Finanzdaten

In den falschen Händen können diese Informationen eine Bedrohung für das Unternehmen und seine Kunden darstellen oder zur Begehung von Betrug, Diskriminierung und anderen Verstößen verwendet werden.

Es gibt Gesetze wie das Datenschutzgesetz von 1998, die, wenn sie nicht befolgt werden, zu rechtlichen Schritten führen können.

Auswählen, welche Informationen gespeichert werden sollen

Unternehmen können nicht alle Informationen behalten, die sie erhalten. Das Speichern falscher oder irrelevanter Informationen nützt nichts und nimmt wertvollen Speicherplatz ein, was das Abrufen von Informationen erschwert.

Bei Entscheidungen darüber, welche Informationen gespeichert werden sollen, hängt die Entscheidung in erster Linie von den gesetzlichen Anforderungen ab, die sich auf die jeweilige Art von Informationen beziehen. In den gesetzlichen Bestimmungen heißt es beispielsweise:

• Personalakten müssen von einer Organisation sechs Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eines Mitarbeiters aufbewahrt werden
• Gesundheits- und Sicherheitsunterlagen müssen dauerhaft aufbewahrt werden
• Die Aufzeichnungen über Konten müssen je nach Art der Organisation zwischen drei und sechs Jahren aufbewahrt werden

Informationen wie personenbezogene Daten ehemaliger Kunden müssen entsorgt werden, sobald sie nicht mehr verwendet werden. Wenn Sie diese Anleitungen befolgen, können Sie sicherstellen, dass nur relevante Informationen gespeichert werden, sodass Sie sie bei Bedarf leichter finden können.

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Gewährleistung der Genauigkeit von Informationen

Das Datenschutzgesetz von 1998 verpflichtet Unternehmen, die Richtigkeit der von ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die Informationen müssen bei Bedarf immer auf dem neuesten Stand gehalten werden. Einige Möglichkeiten hierfür sind:

• Verwendung regelmäßig aktualisierter Datenbanken und Tabellen
• Festlegen von Warnungen für Kunden- und Mitarbeiterinformationen, um sicherzustellen, dass diese bei der Aktualisierung der Systeme kontaktiert werden
• Verwendung externer und interner Audits
• Überprüfung und Überarbeitung Ihrer Methoden zur Datenerfassung

Informationen rechtzeitig formatieren und bereitstellen

Informationen, die nicht im richtigen Format bereitgestellt werden, müssen vor ihrer Verwendung neu formatiert werden. Dies führt zu einer Verzögerung und birgt das Risiko, dass die Informationen versehentlich geändert werden. Informationen, die nicht innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens bereitgestellt werden, sind möglicherweise nicht von Nutzen, da möglicherweise nicht genügend Zeit für die Interpretation der Daten vorhanden ist.

Auswählen, welche Informationen gelöscht werden sollen

Organisationen legen ihre eigenen Richtlinien fest, wann und welche Informationen gelöscht werden dürfen. Diese Richtlinien hängen von der Art und Größe einer Organisation, dem verfügbaren Speicherplatz im Live- oder aktuellen Ablagesystem und der Art der Informationen ab.

Informationen, die irrelevant, veraltet oder ungenau sind, können gelöscht werden.

Informationen in archivierten Dateien dürfen nur gelöscht werden, wenn ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Personenbezogene Daten werden nicht länger als nötig gespeichert. Die Entsorgung personenbezogener Daten, wenn diese nicht mehr benötigt werden, verringert das Risiko, dass sie ungenau, veraltet oder irrelevant werden.

Probleme mit Informationssystemen angehen

Zu den Problemen, die in Informationssystemen auftreten können, und Möglichkeiten zu deren Lösung gehören:

• Informationen werden nicht richtig gespeichert. Zum Beispiel: in der falschen Reihenfolge; unnötige Dateien werden aufbewahrt; Duplikate werden gespeichert; und fehlende Dateien. Um dieses Problem zu lösen, muss ein Unternehmen Richtlinien für das Speichern von Informationen festgelegt haben, damit Informationen bei Bedarf schneller und einfacher abgerufen werden können. Manager müssen benachrichtigt werden, wenn Informationen fehlen, da dies gegen Datenschutzgesetze verstoßen könnte. Eine andere Möglichkeit, den Überblick über Informationen zu behalten, besteht in einem System, das unnötige Informationen regelmäßig überprüft und entsorgt.
• Probleme mit Computersystemen wie Viren. Diese müssen einem IT-Manager oder IT-Technikern gemeldet werden.
• Innerhalb von Organisationen kann es zu Kommunikationsstörungen kommen, die dazu führen, dass Informationen nicht richtig übertragen werden. Diese müssen zwischen dem Team gelöst oder einem Manager gemeldet werden, wenn sie nicht sofort gelöst werden können.
• Die meisten Unternehmen verwenden Transaktionsverarbeitungssysteme, um die Funktionen der Kernoperationen eines Unternehmens zu erfassen, zu speichern, zu verarbeiten und auszugeben. TPS-Informationssysteme sammeln Daten aus Benutzereingaben und generieren dann Ausgaben basierend auf den gesammelten Daten. Diese Systeme werden zur Abwicklung von Hunderten von Transaktionen verwendet und erfordern, dass viele Benutzer gleichzeitig an demselben Datensatz arbeiten. Dies führt manchmal zum Absturz des Systems. Im Falle eines Absturzes ist es wichtig, dass das System einer Organisation gesichert wird, damit keine Informationen verloren gehen. Es ist wichtig, dass Regeln Schritt für Schritt festgelegt und befolgt werden, damit eine Transaktion als erfolgreich angesehen werden kann.

Der Zweck der Speicherung von Informationen besteht darin, dass sie in einer sicheren Umgebung aufbewahrt werden, die den Datenschutzgesetzen entspricht. Es ist auch eine gesetzliche Verpflichtung für Organisationen, bestimmte Informationen zu speichern.