Was in einen wöchentlichen Projektstatusbericht aufzunehmen ist

Einführung

Das Schreiben wöchentlicher Projektstatusaktualisierungen kann sich wie eine lästige Pflicht anfühlen, ist jedoch ein wichtiges Werkzeug, mit dem Projektmanager ein Projekt auf Kurs halten können. Wöchentliche Projektstatusberichte halten Führungskräfte und das Projektteam über den Status des Projekts auf dem Laufenden, bieten Ihnen ein Forum, um Risiken und Probleme allen vorzustellen, und bieten Ihnen eine weitere Möglichkeit, Meilensteintermine vor allen anderen zu verschieben Stellen Sie sicher, dass die Menschen sich auf sie konzentrieren. In diesem Artikel werden die kritischen Elemente beschrieben, die Sie in jeden wöchentlichen Projektstatusbericht aufnehmen sollten.

Eine einfache grüne, gelbe oder rote Ampelanzeige kann sehr schnell viel über den Status eines Projekts aussagen.

US-Außenministerium

Ampelstatus

Ein Ampelstatus ist eine grüne, gelbe oder rote Anzeige. Grün zeigt an, dass das Projekt im Zeitplan liegt und keine Probleme vorliegen. Gelb zeigt an, dass Risiken drohen, die sich, wenn sie nicht angegangen werden, eindeutig auf den Projektplan oder das Projektbudget auswirken. Rot zeigt an, dass das Projekt erhebliche Probleme aufweist und eine Auswirkung auf Umfang, Zeitplan oder Budget unvermeidbar ist. Nachdem Sie ein Projekt angesprochen haben, das sich in einem roten Status befindet, müssen Sie das Projekt neu planen. Zu diesem Zeitpunkt können Sie es aus einem roten Ampelstatus verschieben.

Status-Update

Der Abschnitt zur Statusaktualisierung ist eine kurze, ausgeschriebene Zusammenfassung, aus der hervorgeht, wo sich das Projekt derzeit befindet. Idealerweise sollte dies auf einige Sätze beschränkt sein, die die hohen Töne treffen. Im Allgemeinen wird hiermit angezeigt, wo sich das Team befindet, um den nächsten Projektmeilenstein zu erreichen. Wenn das Projekt derzeit einen großen Rückschlag erleidet, ist dies ein guter Ort, um dies herauszustellen, damit es auf das Radar der obersten Führungsebene gelangt. Wenn Ihr Projekt mehrere Phasen hat, enthalten Sie außerdem eine kurze Statusaktualisierung, die dem Status jeder Phase oder eines wichtigen Teils des Projekts zugeordnet ist.

Durch das Einbeziehen der Projektmeilensteine und der zugehörigen Daten können alle hochrangigen Kontrollkästchen überprüfen, ob ein Projekt auf dem richtigen Weg ist.

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Meilenstein-Zeitplan

Meilensteine sind die wichtigen Daten, die das Projektteam bei der Entwicklung des Projekts unbedingt einhalten muss. Ein Meilenstein kann beispielsweise eine Demo dessen sein, woran Sie für Investoren oder wichtige Stakeholder arbeiten, oder der voraussichtliche Fertigstellungstermin. Sie müssen die Meilensteindaten in Ihrem wöchentlichen Projektstatusbericht angeben, um sicherzustellen, dass sowohl die wichtigsten Projektbeteiligten als auch das Projektteam sie nicht aus den Augen verlieren.

In-Flight und anstehende Arbeit

Nehmen Sie einen Abschnitt in Ihre wöchentliche Projektstatusaktualisierung auf, in dem zusammengefasst ist, an welchen Projektteammitgliedern derzeit gearbeitet wird und an welcher Arbeit sie danach arbeiten werden. Sie sollten in der Lage sein, diese Informationen aus einer Kombination des Projektplans und der Projektstrukturplan zu entnehmen. Dies hilft auch dabei, den Projektmanager in Schach zu halten, da er gezwungen ist, mit allen Kontakt aufzunehmen, um zu überprüfen, woran sie arbeiten und welche Aufgaben sie als Nächstes ausführen werden. Es gibt den Mitgliedern des Projektteams auch eine weitere Möglichkeit, Probleme oder Risiken, die sich am Horizont abzeichnen, vorzubringen.

Risiken und Probleme

Die letzten, aber immer noch kritischen Abschnitte, die Sie in einen wöchentlichen Projektstatusbericht aufnehmen müssen, befassen sich mit Risiken und Problemen. In dem Abschnitt, in dem Risiken genannt werden, müssen alle potenziellen Risiken für das Projekt, das Sie am Horizont sehen, und der Plan, mit dem Sie diese Risiken mindern müssen, falls sie zu Problemen werden, klar herausgestellt werden. Dies ist keine exakte Wissenschaft, und es gibt keine Möglichkeit, auf alles vorbereitet zu sein, aber Sie möchten sicherstellen, dass Sie alles identifiziert haben, was Sie können, und dass Sie eine ungefähre Vorstellung davon haben, wie Sie es kontrollieren würden, falls es zu einer wird Problem. Im Abschnitt "Probleme" sollten alle Probleme aufgeführt sein, die derzeit im Projekt auftreten, und die Maßnahmen, die ergriffen werden, um sie zu beheben.