Wie ist es, als freiberuflicher medizinischer Dolmetscher vor Ort zu arbeiten?

Sprachagenturen können oft nicht vorhersagen, wie weit im Voraus sie Dolmetscher in einem bestimmten Sprachpaar benötigen. Seien Sie also immer bereit!

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Sie haben Ihr Ausbildungsprogramm für medizinische Dolmetscher abgeschlossen und sind bereit, als unabhängiger Auftragnehmer zu arbeiten. Wahrscheinlich wurde Ihnen gesagt, dass Sie sich zunächst bei Sprachagenturen bewerben sollten, aber Sie möchten wissen, worauf Sie sich einlassen, bevor Sie sich bewerben.

Hier ist ein Einblick, wie es ist, für Sprachunternehmen als freiberuflicher medizinischer Dolmetscher vor Ort zu arbeiten, basierend auf meinen eigenen Erfahrungen.

Dieser Artikel behandelt:

Zuordnungen
Formulare zur Überprüfung der Beschäftigung
Vertraulichkeit (HIPAA)
Bewertungsformulare
Schaffung eines effizienten Ablagesystems
Zahlung
Arbeiten für mehrere Agenturen
Wartezeit dokumentieren
Herausforderungen der Arbeit als unabhängiger Auftragnehmer
Abschließende Gedanken

1. Aufgaben

Wenn Sie Ihren ersten Vertrag mit einer Agentur unterschrieben haben, können Sie sofort telefonisch und elektronisch Aufträge erhalten! Wenn Sie nicht angegeben haben, dass Sie keine Anfragen am selben Tag annehmen, können Sie davon ausgehen, dass Sie einige Wochen vor der Stunde des Auftrags kontaktiert werden.

Während es eine gute Idee ist, jede Agentur zu fragen, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen, wie viel vorherige Benachrichtigung sie normalerweise für Aufträge erhalten, können Sprachunternehmen oft nicht vorhersagen, wie weit im Voraus sie Dolmetscher in einem bestimmten Sprachpaar benötigen. Dies ist auf die oft völlig unvorhersehbare Anfrage der Endkunden nach Dolmetschern zurückzuführen.

Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus entscheiden, wie hoch Ihre Preise für Arbeiten sind, die Sie mit einer Frist von weniger als 24 Stunden annehmen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alles haben, was Sie für Ihre Aufgaben benötigen, bevor Sie jeden Tag zur Tür hinausgehen!

2. Formulare zur Überprüfung der Beschäftigung

Jedes Mal, wenn Sie einen Dolmetschauftrag von einer Agentur annehmen, sendet Ihnen die Agentur entweder ein Formular zur Überprüfung der Beschäftigung (EVF) mit den Auftragsdetails oder Sie werden gebeten, einen leeren EVF mit den Details auszufüllen, die Sie separat erhalten. EVFs enthalten im Allgemeinen die folgenden Informationen:

Name des Dolmetschers
Sprache (außer Englisch)
Datum der Zuordnung
Vertrags- und Endzeiten des vertraglichen Auftrags
Name und Anschrift der medizinischen Einrichtung
Abteilung innerhalb der medizinischen Einrichtung (Neurologie, Pädiatrie usw.)
Nummer der Patientenakte (MRN)
Patientenname

Hinweis: Es ist wichtig, auf EVFs die tatsächlichen Start- und Endzeiten für Aufgaben aufzuzeichnen, die von Ihren vertraglich vereinbarten Start- und Endzeiten abweichen können, z. B. wenn Patienten früher ankommen oder Termine länger dauern als erwartet.

Jeder EVF wird am Ende jedes Auftrags sowohl vom Dolmetscher als auch vom medizinischen Dienstleister unterzeichnet und muss innerhalb von 24 Stunden bei der Agentur eingehen. Sie können sie direkt an die Agentur faxen oder als E-Mail-Anhänge scannen. Wenn Sie Letzteres tun, scannen Sie sie unbedingt als verschlüsselte E-Mail-Anhänge, um ihre Vertraulichkeit zu schützen.

3. Vertraulichkeit

Da EVFs normalerweise hochsensible Informationen wie Patientennamen und Nummern von Krankenakten enthalten, ist es unerlässlich, sie jederzeit an einem sicheren Ort aufzubewahren sowie Ausdrucke zu vernichten und elektronische Versionen sofort nach Übermittlung an die von ihnen benannten Stellen zu löschen.

Das Gesetz über die Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA) ist ein Bundesgesetz, das den Schutz der Privatsphäre und der Sicherheit von Gesundheitsinformationen von Patienten vorschreibt und schwerwiegende Konsequenzen für Verstöße gegen dieses Gesetz erzwingt, einschließlich Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Gefängnisstrafe und Geldstrafen bis $ 50.000 pro Verstoß.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Aufgaben, einschließlich Datum, Ort sowie Anfangs- und Endzeit, für Ihre eigenen Aufzeichnungen separat dokumentieren.

HIPAA-Vorschriften

4. Bewertungsformulare

Einige Agenturen werden Sie bitten, zu jedem Auftrag ein Dolmetscherbewertungsformular mitzunehmen. Diese müssen vom Arzt nach jedem Auftrag in Bezug auf Ihre Leistung ausgefüllt werden und werden normalerweise vom Arzt selbst direkt an die Agentur gefaxt.

Fragen zu Bewertungsformularen können Folgendes umfassen:

Ist der Dolmetscher pünktlich zum Auftrag eingetroffen?
War der Dolmetscher angemessen gekleidet?
Hat sich der Dolmetscher vorgestellt?
Hat der Dolmetscher mühelos kommuniziert?
Hat der Dolmetscher effektiv kommuniziert?
Hat sich der Dolmetscher professionell verhalten?

5. Erstellen Sie ein effizientes Ablagesystem

Es ist wichtig, über ein hervorragendes Ablagesystem zu verfügen, um Ihre Unterlagen für die verschiedenen Agenturen zu organisieren, für die Sie arbeiten. Auf diese Weise können Sie Formulare schnell finden, während Sie sich auf Ihre täglichen Aufgaben vorbereiten und am Monatsende Rechnungen versenden. Außerdem wird Ihnen das Leben während der Steuerzeit erleichtert.

Ihre Dateien für jede Agentur könnten wie folgt gekennzeichnet sein:

Dateien für jede Agentur:

Richtlinien und Verfahren
Vertrag
Ausgefüllte Formulare zur Überprüfung der Beschäftigung (stellen Sie sicher, dass Sie diese sofort nach dem Senden elektronischer Kopien an Agenturen vernichten und löschen)
Leere Formulare zur Überprüfung der Beschäftigung
Leere Bewertungsformulare
Rechnungen
Monatliche Aktivitätsberichte

6. Zahlung

Einige Sprachunternehmen fordern Sie auf, ihnen am Ende eines jeden Monats eine Rechnung zu senden, während andere Ihnen einen monatlichen Aktivitätsbericht / eine monatliche Rechnung senden, die auf der auf Ihren EVFs aufgezeichneten Zeit basiert.

Agenturen zahlen Sie in der Regel elektronisch, indem sie Ihre Zahlungen monatlich oder zweimonatlich direkt auf Ihr Bankkonto einzahlen.

Behalten Sie Ihre Einzahlungen genau im Auge, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind!

7. Arbeiten für mehrere Agenturen

Jede Agentur ist einzigartig. Sobald Sie anfangen, für mehr als eine zu arbeiten, werden Sie unweigerlich Ähnlichkeiten und Unterschiede in ihren Richtlinien und Verfahren feststellen.

Beispielsweise kann ein Unternehmen verlangen, dass Sie sich sofort an ihn wenden, wenn Ihr Patient nicht innerhalb von fünfzehn Minuten nach Ihrer vertraglich vereinbarten Startzeit erscheint, während ein anderes Unternehmen Sie möglicherweise nur dann auffordert, sich mit ihm in Verbindung zu setzen, wenn die Termindauer Ihre vertraglich vereinbarte Zeit um mehr als überschreitet eine Stunde.

Diese Richtlinien basieren normalerweise auf den Vereinbarungen der Agenturen mit ihren direkten Kunden, dh den medizinischen Einrichtungen, in denen Sie dolmetschen, und es ist wichtig, dass Sie diese Nuancen im Auge behalten. Erstellen Sie bei Bedarf eine Tabelle mit den Anforderungen der einzelnen Agenturen und nehmen Sie diese als Leitfaden mit.

Möglicherweise möchten Sie auch ein Protokollblatt verwenden, um Ihre Kommunikation mit Sprachunternehmen während der Aufgaben zu dokumentieren und die Einhaltung der Richtlinien zu überwachen.

Dies sind einige zusätzliche Fälle, in denen Agenturen möglicherweise verlangen, dass Sie sie während der Aufgaben anrufen:

Beispiele:

wenn ein Patient vor Ihrer vertraglich vereinbarten Startzeit auftaucht
wenn der Termin abgesagt wurde
wenn der Termin 20 oder mehr Minuten vor Ihrer vertraglich vereinbarten Endzeit endet

8. Wartezeit dokumentieren

Erwarten Sie als medizinischer Dolmetscher lange Wartezeiten während der Einsätze.

Um sich selbst und die von Ihnen vertretenen Agenturen zu schützen, ist es wichtig, alle Wartezeiten zu dokumentieren, einschließlich:

Wenn ein Patient zu spät kommt
Wenn der Arzt zu spät kommt
Jeder Zeitraum, nach dem ein Patient zu seinem Termin aufgenommen wurde und auf einen Arzt wartet, einschließlich der Wartezeit, nachdem ein Patient seine Vitalfunktionen von einer Krankenschwester überprüft hat und auf einen Spezialisten wartet

Auf diese Weise haben Sie Unterlagen, die Sie unterstützen, wenn Sie später von Ihrer Agentur gefragt werden, warum ein Termin, der eine Stunde hätte dauern sollen, zwei Stunden dauern sollte.

9. Herausforderungen bei der Arbeit als unabhängiger Auftragnehmer

Als Freiberufler zu arbeiten hat sicherlich seine Vorteile, aber machen Sie keinen Fehler - es gibt einen Kompromiss für die Freiheit, die Sie als Freiberufler haben.

Hier sind einige der Herausforderungen, denen Sie sich stellen müssen:

Ihnen wird keine bestimmte Anzahl von Stunden pro Woche oder pro Monat garantiert, sodass Ihr Einkommen von Monat zu Monat drastisch schwanken kann. Dies kann besonders schwierig sein, wenn Sie sich in erster Linie auf Ihre freiberufliche Tätigkeit zur finanziellen Unterstützung verlassen. Selbst wenn Sie für mehrere Agenturen arbeiten, ist Ihnen keine feste Arbeit und kein stabiles Einkommen garantiert. In der Tat ist es üblich, dass verschiedene Agenturen Sie zu überlappenden Zeiten mit Terminen beauftragen möchten, sodass Sie zwangsläufig ein Angebot ablehnen müssen, um das andere anzunehmen.
Als unabhängiger Auftragnehmer erhalten Sie keine Leistungen, die normalerweise Vollzeitbeschäftigten angeboten werden, wie z. B. Kranken- und Zahnversicherungen. Sie sind daher dafür verantwortlich, diese aus eigener Tasche zu bezahlen, wenn Sie dies wünschen.
Als Freiberufler werden staatliche und bundesstaatliche Steuern nicht von Ihren Gehaltsschecks einbehalten. Daher ist es wichtig, dass Sie sich daran erinnern, diese sowie die Steuern für selbständige Erwerbstätige zu budgetieren, damit Sie nicht überrascht werden, wenn die Steuerzeit abläuft um.
Es kann verwirrend sein, die Richtlinien der einzelnen Agenturen im Auge zu behalten. Beispielsweise kann eine Agentur verlangen, dass Sie sie anrufen, wenn der Patient nicht innerhalb einer bestimmten Zeit nach Beginn des Auftrags erscheint, während eine andere Agentur dies möglicherweise nicht tut. Wenn Sie es versäumen, diese individuellen Nuancen im Auge zu behalten, kann dies Ihre zukünftige Arbeit bei einer Agentur kosten.
Sie reisen zu mehreren Orten und müssen sich mit der Fahrroute und der Entfernung zu jedem Ort sowie mit den Parkmöglichkeiten in jedem Gebäude vertraut machen, um zu wissen, wie viel Fahrzeit Sie sich erlauben müssen, damit Sie nicht in der Lage sind. t zu spät zu Aufgaben.
Sie erhalten häufig eine kurzfristige Benachrichtigung für Aufträge.
Ihr Zeitplan wird sich wahrscheinlich täglich ändern.

10. Einige abschließende Gedanken

Bleiben Sie mit Ihrer örtlichen Organisation für medizinische Dolmetscher in Verbindung, um fortlaufende Unterstützung und Networking-Möglichkeiten zu erhalten.
Führen Sie ein Kilometerprotokoll, um Ihre Reisekosten zu verfolgen.
Halten Sie Ihr Fahrzeug in gutem Zustand.
Gib immer dein Bestes!