Warum es wichtig ist, Jobbeschreibungen zu aktualisieren

Es ist wichtig, die Stellenbeschreibungen regelmäßig zu aktualisieren, um einen echten Überblick über die ausgeführte Arbeit zu geben.

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Stellenbeschreibungen sind wirksame Instrumente für Arbeitgeber am Arbeitsplatz. Als Zusammenfassung der einer Position zugewiesenen Aufgaben und Pflichten können Stellenbeschreibungen für einen Arbeitgeber aus verschiedenen Gründen nützlich sein: zur Einstellung neuer Mitarbeiter, zur Durchführung von Leistungsbewertungen, zur Untersuchung von Beschwerden am Arbeitsplatz und zum Verständnis des Wesentlichen Funktionen des Jobs, wie sie sich auf die ADA beziehen.

Regelmäßig aktualisierte und genaue Stellenbeschreibungen können für die Zuweisung von Aufgaben besonders wichtig sein, da sie sich auf die Erreichung der Ziele der Organisation beziehen. Sie sind sehr nützliche Werkzeuge, die Vorgesetzten und den Mitarbeitern, die die Arbeiten ausführen, helfen.

Um eine Jobbeschreibung ordnungsgemäß zu erstellen, müssen mehrere Elemente des Jobs enthalten sein.

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Was ist eine Stellenbeschreibung?

Es ist hilfreich, die Definition einer Stellenbeschreibung zu kennen, um ihre Rolle am Arbeitsplatz zu verstehen. Jobbeschreibungen werden erstellt, nachdem eine Jobanalyse durchgeführt wurde. Diese Analyse befasst sich mit den wesentlichen Funktionen des Jobs und den Mindestanforderungen, die für die erfolgreiche Ausführung der zugewiesenen Funktionen erforderlich sind. Die Auflistung der Spezifikationen oder "Beschreibung" wird zur Stellenbeschreibung. Das SHRM-Lernsystem (Modul 2, Personalplanung und Beschäftigung 2006) definiert eine Stellenbeschreibung als Zusammenfassung der wichtigen Merkmale einer Stelle, einschließlich:

Die Mitarbeiter der Gesellschaft für Personalmanagement (SHRM) erkennen die Bedeutung einer genauen Darstellung von Arbeitsplätzen durch effektive Stellenbeschreibungen am Arbeitsplatz an. Weitere Informationen zu Stellenbeschreibungen und anderen Personalfragen finden Sie auf der SHRM-Website unter www.shrm.org.

Alle Jobs, einschließlich temporärer Jobs, sollten aktualisierte Jobbeschreibungen haben, um eine genaue Darstellung des Jobs zu ermöglichen.

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Warum sollten Manager Jobbeschreibungen regelmäßig aktualisieren?

Manager werden häufig mit der Überprüfung und Änderung von Jobbeschreibungen beauftragt, um sicherzustellen, dass sie den Job richtig beschreiben. Es gibt mehrere Gründe, Jobbeschreibungen zu aktualisieren. Folgendes berücksichtigen:

1. Rekrutierung und Einstellung

Wenn am Arbeitsplatz eine Stelle frei wird, muss der Vorgesetzte Schritte unternehmen, um einen Ersatz zu finden, um die Lücke zu füllen. Einer der ersten Schritte im Einstellungsprozess besteht darin, die neueste Stellenbeschreibung herauszuholen, um die Mindestanforderungen und die wesentlichen Funktionen der zu besetzenden Stelle zu überprüfen.

Da Ziele und Vorgaben von Änderungen in den strategischen Gesamtplänen eines Unternehmens beeinflusst werden, werden Vorgesetzte feststellen, dass Stellenbeschreibungen den zu besetzenden Auftrag manchmal nicht mehr wirklich darstellen. Die Verschiebung von Prioritäten aufgrund begrenzter Änderungen des Personals und / oder des Arbeitsplatzes in der Organisationsstruktur führt häufig zu einer Änderung dessen, was wirklich durch den Job erreicht werden muss. Sobald die Stellenbeschreibung aktualisiert wurde, um die zu erledigende Arbeit widerzuspiegeln, ist der Arbeitgeber bereit, die freie Stelle für Bewerber zu veröffentlichen, um sich zu bewerben.

Darüber hinaus veröffentlichen einige Arbeitgeber die Stellenbeschreibung auf ihrer Website, damit die Bewerber sie vor dem Ausfüllen der Online-Bewerbung überprüfen können. Wenn Arbeitssuchende Zugriff auf die Stellenbeschreibung haben, können sie besser verstehen, ob ihre Fähigkeiten mit denen der ausgeschriebenen Position übereinstimmen. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer können viel Zeitverschwendung vermeiden, wenn die Stellenbeschreibung veröffentlicht oder Arbeitssuchenden zur Verfügung gestellt wird, die an der ausgeschriebenen Stelle interessiert sind.

2. Neue Mitarbeiterorientierung

Neue Mitarbeiter sollten am ersten Arbeitstag eine Kopie ihrer Stellenbeschreibung erhalten. Während der Neuorientierung von Mitarbeitern erhalten neue Mitarbeiter beispielsweise viel Papierkram über die Richtlinien des Arbeitgebers, Gehaltsscheckinformationen, Gesundheitsleistungen und / oder andere Leistungen, die Vollzeitbeschäftigten gewährt werden. Gleichzeitig erhalten sie solche Informationen und können eine Kopie ihrer Stellenbeschreibung erhalten.

Auch diese Stellenbeschreibung sollte aktualisiert werden, um dem neuen Mitarbeiter eine genaue Beschreibung der Stelle zu geben, für die er eingestellt wurde. Ein neuer Mitarbeiter wird leicht von dem neuen Job enttäuscht sein, wenn der Job, für den er sich beworben hat, sich stark von dem unterscheidet, was auf der Website veröffentlicht wurde. Arbeitgeber können gute Arbeitnehmer verlieren, die sich aus diesem Grund dafür entscheiden, nicht bei ihrem neuen Arbeitgeber zu bleiben.

Es ist auch ratsam, dass der Mitarbeiter die Stellenbeschreibung unterschreibt, damit eine unterschriebene Kopie in die Personalakte aufgenommen werden kann. Die unterschriebene Kopie zeigt lediglich an, dass die Person eine Kopie der Stellenbeschreibung erhalten hat, die den Auftrag darstellt, für den sie eingestellt wurde.

3. ADA Unterkünfte

Um festzustellen, ob für einen Mitarbeiter oder einen Bewerber mit einer Behinderung eine angemessene Vorkehrung getroffen werden kann, muss die Organisation die Stellenbeschreibung der Stelle überprüfen. Die Gerichte werden wahrscheinlich einen Arbeitgeber, der eine Stellenbeschreibung erstellt, ungünstig beurteilen, nachdem ein Arbeitnehmer eine Unterkunft beantragt hat. Das Erstellen von Unterkünften ist nur möglich, wenn eine aktualisierte Jobbeschreibung für den Job vorhanden ist.

4. Beschwerden von Mitarbeitern

Mitarbeiter, die zur Personalabteilung oder zu ihren direkten Vorgesetzten kommen, um sich über einen Aspekt ihrer Arbeit zu beschweren, profitieren häufig von der Betrachtung ihrer Stellenbeschreibungen. In der Stellenbeschreibung ist die wesentliche Funktion der Stelle aufgeführt, die für den Mitarbeiter, der das Gefühl hat, aufgefordert zu werden, Aufgaben zu erfüllen, die weit außerhalb seiner Stellenbeschreibung liegen, häufig umstritten ist.

Während viele Arbeitgeber in der Stellenbeschreibung eine Zeile für "alle anderen zugewiesenen Aufgaben" aufgeführt haben, dürfen Vorgesetzte Mitarbeiter nicht mit Arbeiten beauftragen, die weit außerhalb ihrer Stellenbeschreibung liegen. Eine solche Sprache ist enthalten, um dem Arbeitgeber eine gewisse Flexibilität zu bieten, wenn es Arbeiten gibt, die vorübergehend sind oder außerhalb der normalen Zuständigkeiten liegen. Wenn Mitarbeiter diese Aufgaben regelmäßig erhalten, wird es irgendwann einen unzufriedenen oder verärgerten Mitarbeiter geben, der das Gefühl hat, nicht fair behandelt zu werden.

5. Vergütungsprobleme

Vergütungsfachleute bewerten Stellenbeschreibungen, um die Löhne zu bestimmen, die für die Ausführung einer Stelle gezahlt werden sollten. Die Bestimmung der Löhne für einen Job ist ein weiterer entscheidender Grund dafür, dass die Jobbeschreibungen korrekt und aktuell sind. Da es nicht ungewöhnlich ist, dass sich am Arbeitsplatz wesentliche Änderungen ergeben, sollte das Management die Stellenbeschreibungen jährlich oder nach Bedarf überprüfen und / oder aktualisieren.

Darüber hinaus können Arbeitnehmer Arbeitgeber herausfordern, wenn sie das Gefühl haben, für Arbeiten unterbezahlt zu sein, die außerhalb ihrer Stellenbeschreibung liegen, die sie regelmäßig ausführen. Dieses Problem kann besonders problematisch sein, wenn es Richtlinien für Gewerkschaftsverträge gibt, die vorschreiben, wie ein Mitarbeiter für zusätzliche geleistete Arbeit bezahlt werden soll.

6. EEOC-Gebühren

Wenn ein Arbeitgeber über das Beschwerdesystem der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) eine Anklage wegen Diskriminierung von einem Arbeitnehmer oder ehemaligen Arbeitnehmer erhält, ist das Management damit beauftragt, den Anspruch zu untersuchen und eine schriftliche Antwort auf die Einzelheiten der Anklage zu geben. Die bereitgestellte Dokumentation enthält häufig Stellenbeschreibungen. Diese Stellenbeschreibung, die aus der Personalakte des Mitarbeiters oder aus der Entsendung abgerufen wird, bietet dem Ermittler des EEOC eine gute Beschreibung der Aufgaben und Anforderungen der Stelle.

7. Leistungsbewertungen

Wenn Vorgesetzte sich darauf vorbereiten, eine Leistungsbewertung für einen Mitarbeiter durchzuführen, ist es hilfreich, die Stellenbeschreibung der Position zu überprüfen, um die verschiedenen Bewertungsfaktoren auf dem Bewertungsformular auszufüllen. Es bietet eine Struktur, anhand derer die Leistung in Bezug auf die verschiedenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Auftrags überprüft werden kann.

Genaue Jobbeschreibungen sind wichtig

Die Stellenbeschreibungen müssen korrekt sein, um den Anforderungen der oben aufgeführten Verantwortlichkeiten am Arbeitsplatz gerecht zu werden. Obwohl sie nicht so detailliert sein sollen in Bezug auf die genaue Anzahl der ausgeführten Aufgaben oder jedes mögliche Szenario, mit dem ein Mitarbeiter in seiner Arbeit konfrontiert sein könnte, sollten sie den allgemeinen Umfang und das Niveau der auszuführenden Arbeit enthalten.

Vorgesetzte sollten die Stellenbeschreibungen regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ein gutes Bild der Aufgabenverantwortung vermitteln. Beschäftigungsaktivitäten wie Fluktuation, Beschwerden von Mitarbeitern und andere Mitarbeiterprobleme bringen diesen Punkt für das Management häufig in den Vordergrund.

Stellenbeschreibungen zu einer Priorität am Arbeitsplatz machen

Stellenbeschreibungen sind wichtige Dokumente, die am Arbeitsplatz aufbewahrt werden müssen. Wie oben erwähnt, können Stellenbeschreibungen in vielen Personalarbeiten verwendet werden, die entweder regelmäßig oder bei weniger häufigen Tätigkeiten (EEOC-Gebühren, jährliche Leistungsbewertungen usw.) durchgeführt werden. Die in den Akten enthaltenen Informationen werden als Mittel zur Aufzeichnung verwendet.

Wie bei jedem anderen Dokument sollte eine Stellenbeschreibung für die Momente gespeichert werden, in denen sie für einen bestimmten Zweck am Arbeitsplatz verwendet werden müssen. Wenn ihre Bedeutung nicht erkannt wird und sie nicht effektiv genutzt werden, um die von ihnen dargestellten Jobs widerzuspiegeln, werden Arbeitgeber mit einer Vielzahl unnötiger Probleme beauftragt.