Projektstrukturplan (WBS) und Aktivitätsliste für den Projekterfolg

PSP und Aktivitätsliste: Gibt es einen Unterschied?

Viele Projektmanager kennen den Unterschied zwischen einem Projektstrukturplan (PSP) und einer Aktivitätsliste nicht. Bei kleinen Projekten spielt der Unterschied keine große Rolle. Wenn die Dinge jedoch komplizierter werden, ist es entscheidend, den Unterschied zu verstehen und gute Arbeit zu leisten, um jeden einzelnen zu schaffen.

PSP und Aktivitätsliste: Was ist der Unterschied?

Viele Projektmanager verwenden die Begriffe Projektstrukturplan (PSP) und Aktivitätsliste synonym. Dies ist bei kleinen, einfachen Projekten in Ordnung. Dies kann uns jedoch in große Schwierigkeiten bringen, da wir für größere und kompliziertere Projekte verantwortlich werden, insbesondere für Projekte, an denen Teams mit besonderen Fähigkeiten beteiligt sind oder Subunternehmer eingesetzt werden.

Hier ist die verwirrende Art, es zu sagen:

• Ein PSP ist eine Liste dessen, was wir machen.
• Eine Aktivitätsliste ist eine Liste unserer Aktivitäten.

Denken Sie so und sie klingen ziemlich gleich… und du bist auf dem Weg in Schwierigkeiten.

Denken wir also anders darüber nach.

• Ein PSP ist eine Liste der Komponenten des Liefergegenstandes.
• Eine Aktivitätsliste ist eine Liste der Aktivitäten, an denen wir während des Projekts teilnehmen werden.

Jetzt klingen sie ganz anders. Wir brauchen beides, und die richtige Reihenfolge lautet: Erstellen Sie zuerst die Projektstrukturplan und dann die Aktivitätsliste.

Wie wichtig ist es, den PSP von der Aktivitätsliste zu trennen?

Ich habe einmal ein 10-Millionen-Dollar-Projekt geklärt, das bereits 600.000 Dollar verschwendet hatte und sechs Monate lang nirgendwo hin führte. Sie hatten keine separate Aktivitätsliste von ihrem PSP erstellt, und alle machten den falschen Job. Ich habe nur zwei Wochen mit dem Team gearbeitet, und wir haben alles klargestellt. Sobald die Teammitglieder ihre eigene Arbeit durchdacht und ihre eigenen Aktivitätslisten erstellt hatten, wurde alles klar und klar und das Projekt war wieder auf Kurs.

Denken Sie an ein Abendmenü…

Stellen Sie sich vor, Sie sind Caterer und erstellen eine Liste mit Artikeln, die bei einem vereinbarten Abendessen ohne besondere Bestellungen serviert werden. Möglicherweise haben Sie eine Liste wie diese:

• Meeresfrüchte-Biskuit
• Caesar Salat
• Hähnchen Marsala
• Sautiertes gemischtes Gemüse
• Pasta
• Tiramisu

Schön! Und was Sie oben sehen, ist die Work Breakdown Structure (WBS) dieses Dinners. Die Aktivitätsliste würde folgendermaßen aussehen:

• der Einkaufsplan - welche Geschäfte zu gehen und was in jedem Geschäft zu kaufen
• die Rezepte für jeden Artikel mit Kochanleitung
• die Arbeit des Überziehens, Servierens und Aufräumens danach

Ein PSP listet Elemente auf. Eine Aktivitätsliste beschreibt Prozesse.

Wann erstellen wir den PSP und die Aktivitätsliste?

Die Erstellung der Projektstrukturplan und der Aktivitätsliste sind ein Wendepunkt in der Projektplanung. Der PSP wird nach fortschreitender Ausarbeitung als feinstes Detail des definierten Projektumfangs erstellt. Es schließt unsere Arbeit an der Bereichsplanung ab und bereitet uns darauf vor, alle acht anderen Bereiche des Projektmanagements einschließlich der Zeit zu planen. Der erste Schritt bei der detaillierten Zeit- und Kostenschätzung ist die Erstellung der Aktivitätsliste. Die Aktivitätsliste muss vorbereitet werden, damit wir unser PERT-Diagramm erstellen können.

Ein guter PSP erleichtert den Übergang von der Bereichsplanung zur Zeitplanung. Sobald wir klar wissen, was wir machen, ist es einfach zu planen, wie wir es machen werden.

Wer macht den PSP und die Aktivitätsliste?

Zwischen dem PSP und der Aktivitätsliste gibt es eine große Verschiebung, wer an dem Projekt arbeitet. Das Erstellen eines PSP erfordert viel Kundeneingabe. Die Kundenkommunikation wird vom Projektmanager durchgeführt oder koordiniert. Die Erstellung des PSP wird in erster Linie vom Projektmanager oder von Designern durchgeführt, die wissen, wie Kundenanforderungen ermittelt werden können.

Im Gegensatz dazu wird die Aktivitätsliste am besten von den tatsächlichen Arbeitnehmern erstellt, die die Arbeit erledigen werden. Wenn sie beschreiben, wie sie ihre eigene Arbeit erledigen, ist die Aktivitätsliste genauer. Noch wichtiger ist, dass das Team unter Anleitung des Projektmanagers sehr effiziente Wege finden kann, um schnell zu arbeiten und Probleme zu vermeiden. Teams, die ihre eigene Arbeit planen und selbst verwaltet werden, erstellen großartige Dinge zu geringen Kosten. Während die Teammitglieder die Aktivitätsliste erstellen, werden sie hoch motiviert und konzentriert, sodass das Projekt auf dem Weg zum Erfolg ist.

Im Bau wird der PSP vom Architekten oder einem Architekten in seinem Team erstellt. Anschließend überprüft und modifiziert der Generalunternehmer den PSP und erstellt in Zusammenarbeit mit den tatsächlichen Vorarbeitern die Aktivitätsliste.

In der Computerprogrammierung haben wir heutzutage häufig Programmierer-Analysten, die sowohl Design als auch Anwendungsentwicklung durchführen. In diesem Fall ändert sich die Person , die die Arbeit ausführt, nicht. Aber die Rolle ändert sich. Wenn Sie diese Art von Arbeit machen - und ich auch -, ist es eine gute Idee, sich vorzustellen, wie Sie die Hüte wechseln. Setzen Sie einen Hut auf, um den Kunden zuzuhören und zu entwerfen, und einen anderen Hut, um allein zu sein und die Aktivitäten Ihrer Arbeit zu planen.

Mein Gebrauchsregal

Die Utility-Regale, die ich mit dem PSP und einer der Aktivitätslisten in diesem Artikel erstellt habe.

Sid Kemp

Eine Fallstudie: Aufbau eines Versorgungsregals

Diese Fallstudie sollte den Unterschied zwischen einem Projektstrukturplan (PSP) und einer Aktivitätsliste vollständig klarstellen.

Ich baute eine Reihe von Regalen in meiner Waschküche. Es gibt drei Regale an einer Wand, die jeweils 3 Fuß lang sind. Hier ist der PSP:

Arbeitsstrukturplan für Versorgungsregale

3 Holzregale, 3 'x 8 "x 3/4"

6 Klammern, 9 "lang, zwei, um jedes Regal zu halten

2 verstellbare Wandhalterungen, um die Klammern zu halten

6 Schrauben, um Regale an der Wand zu befestigen

6 Anker, um Schrauben in der Wand zu halten

Das Foto links zeigt Ihnen übrigens, wie die Regale aussehen.

Drei mögliche Aktivitätslisten für ein Projekt

Um Ihnen zu zeigen, wie unterschiedlich eine Aktivitätsliste von einem PSP ist, werde ich drei verschiedene Aktivitätslisten erstellen, von denen jede denselben PSP verwendet, um denselben Satz von Regalen zu erstellen:

• Die DIY-Liste (Do it yourself) kann von jemandem mit Tischlerkenntnissen erstellt werden.
• Der Heimwerker macht es selbst, macht aber keine Tischlerei.
• Die Einstellung einer professionellen Lösung sieht ganz anders aus!

Aktivitätsliste Nr. 1: Der Do-It-Yourself-Ansatz (DIY)

1. Kaufen Sie Anker, Schrauben, Wandhalterungen und Klammern.
2. Kaufen Sie zwei 8 'x 8 "x 3/4" Kiefernregale und Walnussbeize
3. Schneiden Sie drei 3 'Regale von den Brettern.
4. Färben Sie die Bretter und lassen Sie sie trocknen.
5. Messen Sie die Positionen in der Wand für die Wandhalterungen.
6. Markieren Sie die Positionen der Schraubenlöcher.
7. Überprüfen Sie die Positionen der Schraubenlöcher mit einer Wasserwaage.
8. Bohren Sie 6 Löcher und platzieren Sie 6 Anker in Wänden.
9. Montieren Sie 2 verstellbare Wandhalterungen mit 6 Schrauben, die Schrauben sind lose gesetzt.
10. Ziehen Sie alle Schrauben fest.
11. Befestigen Sie die Klammern an den Wandhalterungen.
12. Überprüfen Sie die Zahnspangen mit einer Wasserwaage.
13. Stellen Sie die Regale auf die Zahnspange.
14. Aufräumen.

Aktivitätsliste Nr. 2: Der Home-Repair-Hobby-Ansatz

1. Kaufen Sie alle Artikel auf der To-Do-Liste, einschließlich vorgeschnittener, vorgefärbter Regale.
2. Messen Sie die Positionen in der Wand für die Wandhalterungen.
3. Markieren Sie die Positionen der Schraubenlöcher.
4. Überprüfen Sie die Positionen der Schraubenlöcher mit einer Wasserwaage.
5. Bohren Sie 6 Löcher und platzieren Sie 6 Anker in Wänden.
6. Montieren Sie 2 verstellbare Wandhalterungen mit 6 Schrauben, die Schrauben sind lose gesetzt.
7. Ziehen Sie alle Schrauben fest.
8. Befestigen Sie die Klammern an den Wandhalterungen.
9. Überprüfen Sie die Zahnspangen mit einer Wasserwaage.
10. Stellen Sie die Regale auf die Zahnspange.
11. Aufräumen.

Aktivitätsliste Nr. 3: Stellen Sie eine professionelle Lösung ein

1. Kaufen Sie alle Artikel auf der To-Do-Liste, einschließlich vorgeschnittener, vorgefärbter Regale.
2. Stellen Sie einen Handwerker ein, um die Regale zu installieren und nach sich selbst aufzuräumen.
3. Bezahle den Handwerker.

Drei verschiedene Aktivitätslisten für einen PSP

Wie das alte Sprichwort sagt, gibt es mehr als einen Weg, eine Katze zu häuten. Sie sehen oben drei verschiedene Möglichkeiten, dasselbe Projekt durchzuführen. drei verschiedene Aktivitätslisten. Und Sie können sehen, dass jeder einen anderen Zeitplan und ein anderes Budget haben würde.

PSP und Aktivitätsliste

Halten Sie Ihren PSP und Ihre Aktivitätsliste gerade

Die Lektion lautet also: Halten Sie Ihren PSP und Ihre Aktivitätsliste getrennt und halten Sie sie gerade.

Bei einem kleinen Projekt, insbesondere wenn Sie die gesamte Arbeit erledigen, können Sie sie zusammen ausführen.

Bei einem Projekt mit einem Team oder einem Projekt, bei dem es möglicherweise unterschiedliche Ansätze gibt, sollten Sie zuerst den PSP ausführen und dann die Aktivitätsliste ausarbeiten. Und wenn Sie können, lassen Sie das Team eine eigene Aktivitätsliste erstellen.