30 Tipps zum Umgang mit Beschwerden von Mitarbeitern

Der beste Weg, um Beschwerden von Mitarbeitern am Arbeitsplatz zu bearbeiten.

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Beschwerden von Mitarbeitern

Wenn Sie in einer Autoritätsposition sind, erhalten Sie Beschwerden von den Mitarbeitern, die unter Ihnen arbeiten. Die Beschwerden reichen von sehr geringfügigen bis zu sehr schwerwiegenden Beschwerden. Es liegt an einem Vorgesetzten, herauszufinden, ob die Beschwerde legitim ist und wie er darauf reagieren soll.

Wenn Sie keine Personalabteilung haben, müssen Sie sehr sorgfältig mit der Situation umgehen. Es ist allerdings nicht so einfach. Ein Missbrauch einer Beschwerde kann zukünftige und schlimme Folgen haben. Als Vorgesetzter müssen Sie Maßnahmen ergreifen, um sich selbst, den Mitarbeiter, der die Beschwerde einreicht, und die von der Beschwerde Betroffenen zu schützen, wenn es sich um eine andere Person handelt.

Dieser Artikel behandelt, was Sie als Vorgesetzter tun müssen, wenn Sie eine Beschwerde von einem Mitarbeiter erhalten.

Arten von Beschwerden von Mitarbeitern

Dies sind nur einige der Probleme, über die sich Mitarbeiter häufig beschweren.

Probleme mit Mitarbeitern	Niedrige Löhne und Lohnstreitigkeiten	Mangel an Urlaub / Krankheitsurlaub
Belästigung	Bevorzugung	Überarbeitung
Bürotemperatur	Büro Sauberkeit	Arbeitsstunden
Beruflichen Pflichten	Richtlinienänderungen	Mikromanagement

Umgang mit Beschwerden von Mitarbeitern

Wenn Sie keine Personalabteilung haben oder wenn die Beschwerde klein ist, müssen Sie die Beschwerde möglicherweise selbst bearbeiten. Der Erhalt einer Mitarbeiterbeschwerde ist der Beginn des Prozesses und kann der kritischste sein, da die Beschwerde bestimmt, wie Sie reagieren. Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn Sie eine Mitarbeiterbeschwerde erhalten:

1. Hören Sie sich die Beschwerde genau an. Auch wenn es wie ein leichtfertiges Thema erscheint, hören Sie vollständig zu. Dies gibt dem Mitarbeiter das Gefühl, dass seine Stimme gehört wird. Manchmal wollen sie überhaupt keine Aktion - sie wollen nur, dass du zuhörst.
2. Stellen Sie viele Fragen. Stellen Sie während des Gesprächs viele Fragen zu dem Vorfall. Denken Sie immer daran: "Wer, was, wann, wo, warum und wie." Sie können die Beschwerde auch umschreiben und fragen, ob Ihre Interpretation korrekt ist, um sicherzustellen, dass Sie sie vollständig verstehen. Fragen sind eine großartige Möglichkeit, um die Genauigkeit sicherzustellen und Fehlinterpretationen und Inkonsistenzen zu vermeiden.
3. Bitten Sie schriftlich um etwas. Dies ist ein sehr kritischer Teil des Beschwerdeverfahrens. Bitten Sie die Person nach Ihrem Gespräch, in einer E-Mail etwas einzureichen, in dem die Fakten der Beschwerde dargelegt werden. Wenn sich dann aufgrund der Beschwerde etwas ergibt, haben Sie eine schriftliche Dokumentation als Beweis dafür, was gesagt wurde.
4. Weisen Sie die Person an, die Beschwerde für sich zu behalten. Mitarbeiter mögen es vielleicht zu klatschen, und sie werden sicherlich auf Verbündete am Arbeitsplatz hoffen… aber wenn es um eine formelle Beschwerde geht, müssen sie diese für sich behalten. Als Vorgesetzter müssen Sie die Beschwerde für sich behalten.
5. Aktion sicherstellen. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter wissen, dass Sie folgen werden. Machen Sie keine weiteren Kommentare (z. B. was Sie vorhaben oder wann Sie es tun werden). Vielen Dank an den Mitarbeiter für die Informationen und sagen Sie ihm, dass Sie sich mit der Angelegenheit befassen werden.

Wie man auf die Beschwerde eines Mitarbeiters hört.

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Wer, was, wann, wo, warum und wie

Wenn Sie Fragen zur Beschwerde eines Mitarbeiters stellen, stellen Sie sicher, dass Sie alle folgenden Punkte abdecken, um so viele Details wie möglich zu erhalten:

• Wer - Um wen geht es bei diesem Vorfall? Wer war beteiligt? Wer weiß davon? Wer hat es gesehen?
• Was - Was ist passiert? Was geschah zum Zeitpunkt des Vorfalls noch? Was hat den Vorfall verursacht? Welcher Beweis kann erbracht werden, dass dieser Vorfall passiert ist?
• Wann - Wann hat der Vorfall stattgefunden? Wann sonst hätte das passieren können?
• Wo - Wo hat sich dieser Vorfall ereignet? Wo sonst hätte das passieren können? Wo genau waren die Mitarbeiter zum Zeitpunkt des Vorfalls?
• Warum - warum ist es passiert? Warum hat der Mitarbeiter diese Beschwerde eingereicht? Warum glauben sie, dass der Vorfall passiert ist?
• Wie - wie fühlen sie sich nach diesem Vorfall? Wie hat sich dieser Vorfall auf andere ausgewirkt? Wie kannst du ihnen helfen? Wie kann dieses Problem behoben werden?

Verzögern Sie nicht, auf eine Beschwerde zu antworten

Bei der Bearbeitung von Beschwerden von Mitarbeitern ist Zeit von entscheidender Bedeutung. Je länger Sie brauchen, um das Problem zu lösen, desto leichter können die Leute Details vergessen, ein weiteres Missgeschick kann zu einer weiteren Beschwerde führen usw. Ich habe gesehen, dass sich die Lage verschlechtert, weil die Vorgesetzten Beschwerden nicht sofort bearbeitet haben.

So untersuchen Sie Beschwerden von Mitarbeitern

Schwerwiegende Beschwerden sollten immer von einer Personalabteilung bearbeitet werden, falls Sie eine haben. Wenn nicht, müssen Sie das Problem selbst untersuchen. Sobald Sie eine Beschwerde erhalten haben, müssen Sie diese entsprechend untersuchen. Abhängig von der Beschwerde kann es verschiedene Möglichkeiten geben, sie zu untersuchen, sie sollte jedoch im Allgemeinen jedes Mal dieselbe sein.

1. Wenn es Zeugen des Vorfalls gab, sprechen Sie mit allen. Stellen Sie Fragen nach dem Motto "Wer, was, wann, wo, warum und wie". Teilen Sie so wenig Details wie möglich mit, um sicherzustellen, dass sie die Informationen in eigenen Worten bereitstellen, und Sie können nicht beschuldigt werden, ihre Antwort "angeführt" zu haben.
2. Besorgen Sie sich alle relevanten Unterlagen. Wenn Dokumente, Dateien, Computerinformationen oder andere Beweise im Zusammenhang mit der Beschwerde vorliegen, sammeln Sie diese Informationen, um sie in Ihrer Obhut zu halten.
3. Schauen Sie sich alle Beweise an. Während es überwältigende Beweise dafür geben könnte, dass der Vorfall wahr ist, könnte es einen Beweis geben, der alles umdreht. Nehmen Sie nicht nur das Wort der Person, sondern schauen Sie sich alles an.
4. Sprechen Sie erneut mit der Person, die die ursprüngliche Beschwerde eingereicht hat. Wenn Sie weitere Informationen erhalten und die Details überprüft haben, stellen Sie der beschwerdeführenden Person weitere Fragen, falls sie irgendwelche Details vergessen hat. Lassen Sie sich klären, wenn es Unstimmigkeiten gibt.
5. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten. Normalerweise benötigen Sie den Rat Ihres Vorgesetzten zur Behandlung einer Beschwerde. Präsentieren Sie die Beweise und Ihre Schlussfolgerung und entscheiden Sie, welche Maßnahmen Ihr Unternehmen in Bezug auf die Beschwerde ergreifen soll. Alternativ können Sie in den Richtlinien Ihres Unternehmens nachsehen, wie mit Beschwerden umgegangen wird.

So reagieren Sie auf Beschwerden von Mitarbeitern

Es gibt verschiedene Schritte, die unternommen werden müssen, wenn Sie endlich eine Beschwerde bei einem Mitarbeiter bearbeiten können.

1. Ergreifen Sie die entsprechenden Maßnahmen bezüglich der Beschwerde. Wenn jemand geschrieben werden muss, dann schreibe ihn auf. Wenn eine Richtlinienänderung implementiert werden muss, implementieren Sie sie. Die Aktion sollte so schnell wie möglich durchgeführt werden, damit es keine zukünftigen Probleme gibt.
2. Informieren Sie die Person, die die Beschwerde einreicht, darüber, welche Maßnahmen ergriffen wurden. Wenn die Beschwerde gegen eine andere Person gerichtet war, gehen Sie nicht auf Details ein, sondern geben Sie einfach an, dass sie bearbeitet wurde. Wenn es sich bei dem Problem um ein Verfahrensproblem handelte oder um ein Problem, an dem kein anderer Mitarbeiter beteiligt war, können Sie Details zur Lösung angeben.
3. Wenn die Beschwerde unbegründet war, teilen Sie dies der Person mit, die die Beschwerde eingereicht hat. Auf diese Weise kann der Mitarbeiter wissen, was in Zukunft zu tun ist, wenn ähnliche Situationen auftreten. Lassen Sie sie sich wegen der Beschwerde nicht schlecht fühlen. versuchen Sie es in eine Lernerfahrung zu verwandeln.
4. Weitergehen. Sobald die Beschwerde bearbeitet und das Problem behoben wurde, fahren Sie fort. Verweilen Sie nicht bei diesem Thema, da dies die Situation auf lange Sicht nur verschlimmern könnte. Jedoch….
5. Behalten Sie die Beschwerde im Hinterkopf. Wenn Sie ein Muster derselben Beschwerde oder derselben Person sehen, die eine andere Beschwerde einreicht, sehen Sie möglicherweise ein anderes Problem, das behoben werden muss.

So dokumentieren Sie eine Beschwerde

Eine gründliche und sorgfältige Dokumentation zeigt, dass Sie die Beschwerde ernst genommen haben. Befolgen Sie immer die Richtlinien Ihres Arbeitsplatzes für den Umgang mit Beschwerden und Ermittlungen.

1. Lassen Sie sie es schriftlich festhalten. Lassen Sie sie eine E-Mail mit Einzelheiten zu ihrer Beschwerde einreichen. Lassen Sie sie gegebenenfalls alle relevanten Informationen in Bezug auf Datum, Uhrzeit, Ort, Name, Zeugen, Auswirkungen und Details enthalten.
2. Antworte per E-Mail. Antworten Sie auf diese E-Mail, indem Sie sie wissen lassen, dass Sie die Angelegenheit gründlich untersuchen und sich so schnell wie möglich bei ihnen melden werden.
3. Kommunizieren Sie weiter. Wenn die Untersuchung länger dauert als erwartet, senden Sie eine weitere E-Mail, um sicherzustellen, dass Maßnahmen ergriffen werden.
4. Senden Sie eine letzte E-Mail. Nachdem Sie die Angelegenheit gründlich untersucht haben, senden Sie ihnen eine weitere E-Mail, in der sie wissen, was Sie gefunden haben und welche Maßnahmen genau ergriffen werden.
5. Halte es kurz und süß. Wenn immer möglich, halten Sie Ihre Gespräche schriftlich per E-Mail, um sicherzustellen, dass es eine "Papierspur" gibt. Halten Sie diese E-Mails präzise, ​​professionell, emotionslos und neutral.

Was NICHT zu tun ist, wenn sich ein Mitarbeiter beschwert

• Machen Sie mit dem Mitarbeiter oder anderen Personen Witze (auch gutartige) über die Situation.
• Lass dich ablenken, während sie mit dir reden. Schalten Sie Ihr Telefon aus und schließen Sie Ihre Bürotür.
• Respektlosigkeit zeigen. Verringern Sie nicht ihre Beschwerde, stellen Sie ihre Richtigkeit in Frage und tun Sie nichts, damit sie das Gefühl haben, dass Sie das Problem nicht ernst nehmen.
• Machen Sie die Beschwerde öffentlich. Sprechen Sie nicht mit anderen Mitarbeitern über die Beschwerde.
• Bestrafen. Ergreifen Sie keine zu schnellen Disziplinarmaßnahmen gegen den beschwerdeführenden Mitarbeiter oder die Person, über die er sich beschwert. Nehmen Sie sich Zeit, um herauszufinden, was passiert, bevor Sie Maßnahmen ergreifen.

• Stellung beziehen. Versuchen Sie, neutral und professionell, aber freundlich zu bleiben, auch nachdem Sie gründlich nachgeforscht haben.
• Held spielen. Versuchen Sie, das Problem zu lösen: Spielen Sie keinen Mediator oder Therapeuten - das ist nicht Ihre Aufgabe.
• Klatsch. Besprechen Sie die Situation nicht mit anderen Personen bei der Arbeit. Es ist besonders wichtig, dass Sie nicht klatschen oder Partei ergreifen.
• Eskalieren. Schlagen Sie dem Mitarbeiter nicht vor, einen Anwalt zu beauftragen oder einen neuen Job zu finden. Machen Sie keine drastischen Vorschläge, bis Sie alle Fakten kennen.

Was ist das Schlimmste, was passieren kann, wenn Sie eine Beschwerde falsch behandeln? Lesen Sie, was Vergeltungsmaßnahmen am Arbeitsplatz sind. Und warum haben Arbeitgeber solche Angst davor?

FAQ

Wie sollten Sie mit einer Beschwerde gegen Sie bei der Arbeit umgehen?

Erstens ist es wichtig, ruhig zu bleiben, genau zuzuhören und nicht zu überreagieren. Dieser Artikel, der beschuldigt wird, bei der Arbeit falsch gehandelt zu haben: Was zu tun ist, gibt Ihnen mehr Einblick in das, was als nächstes zu tun ist.

Was tun, wenn ein Mitarbeiter eine Beschwerde gegen einen anderen Mitarbeiter einreicht?

Es ist wichtig, immer neutral zu bleiben, und dies gilt insbesondere dann, wenn sich ein Mitarbeiter über einen anderen beschwert. Es ist äußerst wichtig, dass Sie keine Partei ergreifen und die Angelegenheit so schnell wie möglich gründlich untersuchen. Beziehen Sie immer die Personalabteilung mit ein, falls Sie eine haben. Wenn nicht, dann sagte er in diesem Artikel: Sie sagt: Wer sagt die Wahrheit bei einer Untersuchung am Arbeitsplatz? bietet weitere Tipps zur Untersuchung einer Beschwerde.

Wie lassen sich Beschwerden von Mitarbeitern gegen Manager oder Vorgesetzte am besten bearbeiten?

Wenn Sie selbst Manager oder Vorgesetzter sind, neigen Sie möglicherweise dazu, mit Ihren Kollegen zu sympathisieren und sich in einem Interessenkonflikt zu befinden. Wenn Sie eine Personalabteilung haben, ist es am besten, die Untersuchung an diese zu übergeben.

Wie soll die Personalabteilung mit einer Mitarbeiterbeschwerde umgehen?

Wenn Sie eine Personalabteilung haben, sollten Sie ernsthafte Beschwerden von Mitarbeitern an diese richten. Eine Personalabteilung sollte über ein klares und dokumentiertes Protokoll zur Behandlung dieser Probleme verfügen. Das ist ihre Aufgabe, also ist es am besten, sie damit umgehen zu lassen.

Größte Beschwerde eines Mitarbeiters?

Ressourcen

Wenn Sie noch Fragen haben, lesen Sie diese Liste mit Links zu hilfreichen Websites mit ausführlicheren und spezifischeren Antworten.

Mitarbeiterbeschwerdeuntersuchungen: Was die Personalabteilung nicht sagt Sie erhalten Tipps und Ratschläge zu Mitarbeiterbeschwerdeuntersuchungen, die auf der Erfahrung eines Experten der Personalabteilung als Ermittler in der Personalabteilung von Unternehmen basieren.

Zusammenfassung der wichtigsten Gesetze des Arbeitsministeriums ist eine kurze Beschreibung der wichtigsten Arbeitsgesetze, einschließlich Informationen zu Löhnen, Stunden, Sicherheit am Arbeitsplatz, Wettbewerb und mehr.

Auf der Website der US Equal Employment Opportunity Commission finden Sie Informationen zum Einreichen von Diskriminierungsfällen und andere hilfreiche Links, einschließlich Informationen zu Belästigungen am Arbeitsplatz.

So gehen Sie NICHT mit Beschwerden von Mitarbeitern um

Was tun Sie also, um Beschwerden von Mitarbeitern zu bearbeiten? Lass es mich in den Kommentaren unten wissen.

Fragen & Antworten

Frage: Wie gehen Sie mit einem Mitarbeiter um, der ständig die Arbeit eines anderen Mitarbeiters kritisiert?

Antwort: Teilen Sie dem Mitarbeiter mit, dass er sich Sorgen um seine eigene Arbeit machen muss und nicht um die Arbeit eines anderen. Wenn sie ein Problem sehen, können sie es ihrem Vorgesetzten melden, sollten es jedoch nicht selbst beheben.

Frage: Wie viele Überstunden kann ein Mitarbeiter leisten?

Antwort: Es hängt von den Gesetzen in einem bestimmten Land ab. In den USA gibt es beispielsweise kein festgelegtes Limit, aber es ist erforderlich, dass alle Stunden über 40 in Überstunden bezahlt werden. Einige Orte benötigen zwischen den Schichten mindestens acht Stunden Pause, andere arbeiten möglicherweise.

Ich empfehle, die Gesetze in Ihrem Land / Bundesstaat / Region zu lesen, um dies herauszufinden. Es kann jedoch erforderlich sein, dass Sie Überstunden leisten, und Sie können gekündigt werden, wenn Sie dies ablehnen.

Frage: Was machen Sie mit einem Manager, der negativ über Mitarbeiter spricht, mit anderen Mitarbeitern (per Text)?

Antwort: Es ist empfindlich. Sie können mit Ihrem Chef darüber sprechen oder mit dem Chef Ihres Chefs darüber sprechen, aber selbst dann wäre es Ihr Wort gegen ihren. Wenn Sie eine Personalabteilung haben, ist dies möglicherweise die beste Wahl. Andernfalls können Sie versuchen, es zu ignorieren. Aber ich kann Ihnen jetzt sagen, dass Manager sich viel über ihre Mitarbeiter beschweren, obwohl sie es nicht bei anderen Mitarbeitern tun sollten.

Frage: Wie gehe ich mit Mitarbeitern um, die sich ständig über ihre Arbeitsbelastung beschweren?

Antwort: Sie müssen sie einbeziehen, um herauszufinden, warum sie sich über die Arbeitsbelastung beschweren, welche Hindernisse sie daran hindern, ihre Aufgaben zu erfüllen usw. Lenken Sie das Gespräch von ihrer Arbeitsbelastung ab und