So schreiben Sie eine effektive Beschwerde an ein Unternehmen: Schritt-für-Schritt-Anleitung und Musterbriefe

Einen Beschwerdebrief schreiben

Wir waren alle dort, wenn ein Unternehmen uns mit seinem Produkt nicht zufrieden stellt. Der Kauf eines Artikels, der fehlerhaft, von schlechter Qualität ist oder Ihre Erwartungen einfach nicht übertrifft, sollte immer angesprochen werden. Manchmal serviert Ihnen ein Restaurant Essen, das nicht Ihren Erwartungen entspricht (Haare im Fleisch, irgendjemand?).

Während die Menschen im Allgemeinen mit einem Produkt oder einer Dienstleistung zufrieden sind, kann das Unternehmen manchmal eine Ausnahme machen oder Sie einfach ganz im Stich lassen.

Ein fehlerhaftes Produkt zu erhalten oder von einem Kellner schlecht behandelt zu werden, sollte nicht unbemerkt bleiben! Probleme wie diese können leicht gelöst werden - mit einem Brief oder einer E-Mail mit einer Beschwerde.

Wie schreibe ich ein stark formuliertes Beschwerdebrief: Eine Zusammenfassung

Jeder dieser Schritte wird nachstehend ausführlich beschrieben.

Schritte	Was Sie zu sagen haben	Beispiel - Produkt
Schritt 1: Stellen Sie sicher, dass Sie es an den richtigen Ort senden	Adresse der Abteilung und Firma links. Grüße mit Sehr geehrter Herr / Frau	Adresse, Sehr geehrte Damen und Herren oder Sehr geehrter Herr / Frau Blakey
Schritt 2: Beginnen Sie den Buchstaben mit dem richtigen Ton	Sie haben am _date_ ein Produkt im _store_ gekauft. Geben Sie andere relevante Informationen wie Referenzcodes, Garantiedetails, Garantien und Verfallsdaten für Lebensmittel an.	Ich habe kürzlich die Pastell-Lavendel-Vorhänge mit den Abmessungen 1,5 x 2 m in Super Stores, Bakers Lane, am 12. September 2020 gekauft. Der Referenzcode für die Vorhänge lautet 338J.
Schritt 3: Erklären Sie das Problem effektiv	Was war mit dem Produkt oder der Dienstleistung falsch? Seien Sie kurz, präzise und präzise. Erwähnen Sie genau, was mit dem Produkt nicht stimmt.	Die Vorhänge hatten einen Riss an der Außennaht, der sehr auffällig ist und nicht repariert werden kann, ohne den Stoff zu beschädigen.
Schritt 4: Schlagen Sie eine Lösung vor	Geben Sie an, wie das Problem behoben werden soll. Was wird das Problem ändern? Es könnte sich um eine Rückerstattung / Reparatur / Ersatz / Änderung des Service / Gutscheins / kostenlose Produkte handeln	Um das Problem zu ändern, möchte ich einen vollständig bezahlten Ersatz für den oben genannten Vorhangtyp.
Schritt 5: Relevante und notwendige Dokumente beifügen oder anhängen	Sie können auch erwähnen, dass relevante Dokumente beigefügt sind, dh Garantien, Quittungen	Anbei finden Sie die Quittung mit den notwendigen Angaben und der 1-Jahres-Garantie.
Schritt 6: Legen Sie ein Zeitlimit fest	Geben Sie einen geeigneten Zeitrahmen für eine Antwort an.	Ich würde mich freuen, wenn Sie den Ersatz jederzeit vom 6. bis 15. Juni senden können.
Schritt 7: Schreiben Sie ein starkes Ende	Schließen Sie mit der Aussage, dass Sie hoffen, dass sie das Problem beheben und sich abmelden.	Ich bin sehr zuversichtlich, dass Sie den Ersatz senden und das Problem ändern werden. Hochachtungsvoll….

So schreiben Sie ein effektives Beschwerdebrief

Schritt 1: Stellen Sie sicher, dass Sie es an den richtigen Ort senden

Das erste, was Sie brauchen, ist das

Adresse des Firmensitzes in Ihrem Land und
die Abteilung, an die Sie es senden werden.

Es kann zunächst schwierig sein, den Ort zu finden, an den geschrieben werden kann, da Unternehmen möglicherweise nicht zeigen, wo sich ihre Basis sehr effektiv befindet. Höchstwahrscheinlich finden Sie ihre Kontaktinformationen unter:

eine mit Ihrem Produkt gelieferte Garantie- oder Garantieseite
ihre Website. Klicken Sie auf die Links "Kontakt" oder "Über uns", die die relevanten Informationen enthalten
das Produkt selbst. Lebensmittel und Getränke haben normalerweise Kontaktinformationen auf ihrer Verpackung. Überprüfen Sie sie daher unbedingt! Sie wären überrascht, dass sich die Informationen an den einfachsten Orten befinden.

Wenn Sie ihre Adresse haben, überprüfen Sie die entsprechende Abteilung, an die Sie den Brief senden werden. Für kleine Dienstleistungen wie Restaurants besteht keine Notwendigkeit, aber für Hochleistungsunternehmen (z. B. Unilever oder Pepsi) wird eine Abteilung benötigt. Auf der Website des Unternehmens wird angegeben, wohin Ihr Brief gesendet werden soll, unabhängig davon, ob es sich um einen technischen Brief, einen Kundendienst usw. handelt.

Schritt 2: Beginnen Sie den Buchstaben mit dem richtigen Ton

Sobald Sie diese lästige Adresse gefunden haben und bereit sind zu gehen, können Sie den Brief beginnen!

Als erstes müssen Sie die Adresse des Absenders in die obere rechte Ecke und Ihre Adresse in die linke Ecke eingeben. Dies dient der Formalität, die Ihrem Brief immer eine nette Note verleiht.
Als nächstes schreiben Sie Sehr geehrte Damen und Herren, wenn Sie nicht wissen, wer der Kundendienstmitarbeiter ist. Wenn Sie an einen Manager oder CEO schreiben, schreiben Sie Sehr geehrter Herr / Frau…..

Dann beginnen Sie mit dem eigentlichen Textkörper des Briefes, der für jeden, der ihn liest, im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit steht!

Beginnen Sie damit, dass Sie einen Artikel in einem beliebigen Geschäft zu einem beliebigen Datum gekauft haben. Geben Sie für Lebensmittel das Verfallsdatum und den Geschäftscode an. Für alles andere ist das relevant. Beispiel: Ich habe kürzlich am 19. November 2014 in Super Stores eine 2-Liter-Flasche Pepsi Max gekauft. Das Verfallsdatum der Flasche war der 30. November 2014, und der Code auf dem Engpass lautete 113A.
Angenommen, Sie haben immer die höchste Qualität von diesem Unternehmen erwartet, und an diesem Tag wurden Ihre Erwartungen gedämpft, z. B.: Ich habe TechnoPC immer hoch geschätzt und jedem einzelnen Ihrer Laptops vertraut. Ich ging in die Super Stores, um einen Laptop mit den gleichen Erwartungen zu kaufen, aber meine Erfahrung mit dem Laptop hält diese Aussage für falsch.

Schritt 3: Erklären Sie das Problem effektiv

Der nächste Teil ist der wichtigste, da genau erwähnt wird, was passiert ist, als Sie das Produkt verwendet oder den Service besucht haben.

Sagen Sie, in welchem Zustand sich das Produkt befand, als Sie die Verpackung geöffnet haben, und was genau daran falsch ist. Wenn Sie intern nicht feststellen können, was falsch ist, sagen Sie einfach, dass es nicht richtig funktioniert, und das Unternehmen wird es prüfen, z. B.: Ich habe festgestellt, dass die Kamera nicht richtig funktioniert. Jedes Mal, wenn ich die Kamera einschaltete, betrat sie die Fotogalerie. Dadurch konnte ich kein Bild aufnehmen, da ich nur auf die Galerie zugreifen konnte.
Wenn Sie über einen Gottesdienst sprechen, geben Sie an, was bei Ihrem Besuch passiert ist, z. B.: Als ich einen Termin mit dem Friseur namens "Lizze" hatte, hat sie 30 Minuten lang mit ihren Freunden gesprochen und ich habe auf einen sehr gewartet lange Zeit!

Tipps zur Vermittlung des richtigen Tons:

Bleiben Sie immer ruhig. Machen Sie sich nicht wütend, Sie haben das Recht zu sein, aber stellen Sie sich vor, wie viele Beschwerden das Kundendienstteam an diesem Tag erhalten hat. Der Leser könnte frustriert sein, sich über Sie ärgern und es wegwerfen, indem er es als falsch oder Spam ansieht.
Bleiben Sie prägnant, nicht Waffel Ihren Brief mit irrelevanten Aussagen auf, wie zu sagen, was für eine Verschwendung von Geld, es war, wie viel Sie erlitten oder was ein schlechtes Produkt ist. Sie wollen einfach nur wissen, was falsch ist, und es beheben. Normalerweise lesen sie nicht einmal die Hälfte des Briefes, sondern nur die Schlüsselsätze.
Seien Sie so genau wie möglich, wenn Sie sagen, was mit dem Produkt oder der Dienstleistung nicht stimmt. Dies spart dem Unternehmen viel Zeit.

Wenn Sie eine Beschwerde haben, zögern Sie nicht! Dafür ist Kundenservice da. Tue es!

Schritt 4: Schlagen Sie eine Lösung vor

In diesem Abschnitt geben Sie an, was Sie tun möchten, um das Problem zu beheben. Sie haben eine Reihe von Optionen, die Sie beim Unternehmen anfordern können, darunter:

Eine Rückerstattung für das Produkt
Ein Gutschein, der für jedes Sortiment verwendet werden kann
Das zu reparierende Produkt
Eine Änderung ihres Service wie das Servieren hochwertigerer Lebensmittel, die Verbesserung der Hygiene oder eine Änderung der Einstellung des Personals.
Lebensmittelgutscheine

Beispiele: Ich möchte eine volle Rückerstattung für meine Kamera, da ich stattdessen eine alternative Kamera kaufen möchte.

Sagen Sie, wie das Produkt in Zukunft aussehen soll, wenn Sie es erneut kaufen, z. B.: Ich hoffe, dass dieses Problem bei anderen Kunden nicht erneut auftritt und ich von Ihren Produkten immer die höchste Qualität erhalte.

Schritt 5: Relevante und notwendige Dokumente beifügen oder anhängen

Wenn Sie Bilder haben, die Sie (insbesondere für E-Mails), Referenzseiten wie Garantien, Garantieseiten oder Quittungen beilegen möchten, müssen Sie dies im Brief erwähnen.

Angenommen, es liegt eine Garantie / Garantie / Quittung bei.

Beispiele :: "Im Anhang finden Sie eine Kopie meiner Originalquittung sowie die Garantieseite des Weckers und Informationen zur Seriennummer."

Wenn Sie ein beschädigtes Produkt haben, das Sie reparieren möchten, erwähnen Sie dies ebenfalls.

Beispiel: Anbei finden Sie auch die fehlerhafte Kamera, auf die ich in meinem Brief Bezug genommen habe.

Schritt 6: Legen Sie ein Zeitlimit fest

Warum ein Zeitlimit festlegen? Unternehmen erhalten jeden Tag Dutzende von Briefen, wenn nicht Hunderte. Möglicherweise kann es 6 Wochen bis 3 Monate dauern, bis eine Antwort von einem Unternehmen eingeht. Wenn Sie eine Reparatur wünschen, dauert dies sogar noch länger. Das ist eine ziemlich lange Wartezeit!

Die meisten Unternehmen sehen sich Ihren Brief aufgrund des Rückstands etwa zwei Wochen nach dem Absenden an. Um zu vermeiden, dass sie es auf den Backburner werfen, können Sie einen Zeitrahmen festlegen, in dem Sie eine Antwort wünschen. Das ist gut.

Beispiele: Ich möchte so schnell wie möglich eine Antwort vom 16. bis 30. August. Das wäre sehr dankbar.

Schritt 7: Schreiben Sie ein starkes Ende

Sie können Ihren Brief beenden, indem Sie sagen, dass Sie hoffen, dass das Problem behoben wird, und sich bei Yours Faithfully abmelden - wenn Sie ihren Namen nicht kennen oder mit freundlichen Grüßen - wenn Sie ihren Namen kennen.

Beispiel: Ich hoffe, dass dieses Problem behoben wird, und ich bin sehr zuversichtlich, dass Sie das Problem ändern werden.

Senden Sie Ihren Brief ab und Sie sollten eine Antwort innerhalb des von Ihnen angegebenen Zeitrahmens erwarten.

Gründe, ein Beschwerdebrief zu schreiben

Viele Menschen ignorieren ein Produkt, das sie im Stich lässt, indem sie überhaupt nichts tun. Als Verbraucher haben Sie das Recht, Ihr Produkt zurückzuerstatten oder durch ein anderes zu ersetzen. Hier sind einige Gründe, warum das Schreiben eines Beschwerdebriefs effektiv ist:

Das Unternehmen wird über fehlerhafte Produkte in seiner Produktlinie informiert, die andere gefährden könnten. Indem sie sich an sie wenden, können sie erkennen, warum es fehlerhaft war, und verhindern, dass es erneut auftritt.
Unternehmen hassen es, einen unzufriedenen Kunden zu sehen, sodass Sie gute Chancen haben, Ihr Produkt zu ersetzen oder zu erstatten.
Für Getränke und Lebensmittel erhalten Sie anstelle eines Ersatzes kostenlose Gutscheine oder sogar kostenlose Produkte! Unternehmen stecken diese immer ein, um Sie zu versüßen.
Ein Restaurant oder eine andere Firma, die eine Dienstleistung erbringt, kann einem Mitarbeiter zur Kenntnis gebracht werden, der seine Arbeit möglicherweise nicht ordnungsgemäß erledigt.
Wenn etwas nicht stimmt, schimpfen Sie! Sie haben Ihr Geld für dieses Produkt oder diese Dienstleistung bezahlt, damit Sie ein qualitativ hochwertiges Produkt haben. Bleib niemals still, denn du wirst dein Problem ziemlich schnell lösen!

Der folgende Brief ist eine Beschwerde für ein fehlerhaftes Smartphone.

William, gemeinfrei, über Pixabay

Musterbrief für ein fehlerhaftes Smartphone

Sehr geehrter Herr / Frau, Ich habe kürzlich am 17. Juli ein Samsung Galaxy S5-Smartphone in den Super Stores in der Baker Street in London gekauft. Die Garantie gilt für ein Jahr und die Referenznummer auf der Box lautet SSF319.

Das Smartphone war defekt und ich bin sehr enttäuscht von Ihren Produkten. Das Smartphone zeigt weiterhin den Menübildschirm an, ermöglicht mir jedoch nicht, auf Anwendungen zuzugreifen oder ein neues Fenster zu öffnen. Der Bildschirm bleibt auf dem Menübildschirm eingefroren.

Ich bitte Sie, das Telefon so bald wie möglich zu reparieren, vorzugsweise innerhalb des unten angegebenen Zeitrahmens.

Anbei finden Sie die mit dem Telefon gelieferte Garantie sowie die Quittung, die mir das Geschäft beim Kauf gegeben hat. Auf diesen Dokumenten finden Sie alle erforderlichen Referenzcodes.

Ich möchte innerhalb des Zeitraums vom 27. Juli bis 10. August eine Antwort erhalten und möchte, dass das Telefon vollständig repariert ist und normal funktioniert.

Ich hoffe, dass dies nicht noch einmal und bei anderen Kunden passiert. Ich werde weiterhin ein Kunde von Ihnen sein, wenn das Problem geändert wird. Ich hoffe, dass das Problem behoben wird, und ich bin sehr zuversichtlich, dass dies der Fall sein wird.

Hochachtungsvoll, Susan Wells

Musterbrief für schlechten Service im Restaurant

Sehr geehrter Herr / Frau, Ich schreibe über meine enttäuschenden Erfahrungen in der Taco-Hütte am Mittwoch, den 26. Juli. Als Stammkunde von Ihnen bin ich sehr verärgert zu sagen, dass ich in Ihrem Restaurant eine schreckliche Erfahrung gemacht habe.

Als ich meine Tacos bestellte, verzögerte das Personal den Vorgang vollständig, indem es meine Bestellung ignorierte! Als ich sie fragte, ob ich bestellen könne, nahmen sie es, waren aber sehr bissig und unhöflich. Ein Mitarbeiter namens "Emma" bediente die Bestellung, aber es war nicht das, was ich bestellt hatte. Sie würde die Reihenfolge nicht ändern und ich musste essen, was ich überhaupt nicht verlangt hatte!

Ich denke, dass die Mitarbeiter ihre Einstellung gegenüber ihren Kunden ändern müssen. Ich möchte, dass sie ihre Arbeit richtig machen und freundlich und hilfsbereit sind. Ihre Schnelligkeit und "ugh, ein anderer Kunde" Haltung sollte verschwinden. und Der einzige Weg zu einem erfolgreichen Restaurant ist mit freundlichem Personal, das bereit ist zu helfen.

Ich werde weiterhin ein Kunde von Ihnen sein, sobald das Problem geändert wurde. Bitte benachrichtigen Sie mich, wenn sich etwas geändert hat.

Dein, Susan Wells.

Was ist der beste Weg, sich zu beschweren: Brief oder E-Mail?

Es kann schwierig sein, sich für eine E-Mail oder einen Brief zu entscheiden. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, aber es wird im Allgemeinen bevorzugt, wenn Sie einen handgeschriebenen Brief geschrieben haben. Dies liegt daran, dass das Unternehmen Sie ernster nimmt und Ihnen die Reparatur / den Austausch viel schneller zusenden kann.

Einige Unternehmen (z. B. Apple) haben jedoch keine gültige Adresse, an die Sie für eine Reparatur schreiben können, sodass Sie sie per E-Mail an die entsprechende Abteilung senden müssen.

Beste Tipps

Die folgenden Top-Tipps helfen Ihnen in Ihrem Kurs, das Problem zu lösen!

Sei präzise. Jede Art von Flusen oder Schimpfen über das Thema führt nur zu Verwirrung und Frustration für den Leser, und das ist das Letzte, was Sie wollen! Unternehmen möchten präzise, formelle Briefe, die einfach gescannt und dann zum Abrufen wichtiger Informationen verwendet werden können, z. B. was falsch ist, in welchem Zeitrahmen Sie eine Antwort wünschen und was das Problem beheben wird. Dies macht den Prozess schnell und einfach.
Schwöre nicht, werde nicht böse oder zeige kein Temperament! Das ist eine sehr schlechte Stimmung und wird die Sache nur noch schlimmer machen!
Stellen Sie keine Bedrohung für das Unternehmen dar, es sei denn, Sie haben einen Anwalt konsultiert. Bei kleinen Problemen wie fehlerhaften Produkten müssen keine rechtlichen Drohungen ausgesprochen werden.
Stellen Sie sicher, dass Sie den Eindruck haben, dass Sie weiterhin Kunde von ihnen sind, wenn sie das Problem lösen. Wenn Sie sagen, dass Sie ihre Produkte nie wieder kaufen werden, ignorieren sie möglicherweise Ihren Brief und beheben das Problem nie. Aber wenn sie sagen, dass sie Sie als Kunden behalten, wenn sie Sie erstatten / ändern.
Geben Sie einen Zeitrahmen an, in dem Sie eine Antwort oder Lösung wünschen. Dies sorgt dafür, dass die Dinge schnell und reibungslos laufen. Ohne Zeitrahmen kann das Unternehmen wochenlang nicht antworten.

Alle Kommentare sind willkommen! Haben Sie jemals ein unbefriedigendes Produkt oder eine unbefriedigende Dienstleistung erlebt? Teilen Sie Ihre Erfahrungen unten. Danke fürs Lesen!