Inhaltsverzeichnis:
- Was ist ein Kommunikationsplan?
- Schritt 1. Kennen Sie Ihre Zielgruppe
- Schritt 2. Was ist Ihre Nachricht?
- Schritt 3. Was ist der Zweck Ihrer Nachricht?
- Schritt 4. Wie ist die Versandart?
- Schritt 5. Wann ist der beste Zeitpunkt für die Kommunikation?
- Schritt 6. Liefern Sie Ihren Plan!
Kommunikationswortcollage
Catherinecronin über Flickr Creative Commons
Wenn Sie angesichts von Veränderungen im Job jemals auf Widerstand gestoßen sind, kann ein guter Kommunikationsplan Ihre Initiative zum Änderungsmanagement unterstützen. Ein guter Kommunikationsplan kann nicht nur sicherstellen, dass Sie alle Ihre Stakeholder auf dem Laufenden halten, sondern auch dazu beitragen, dass Ihre Organisation Unterstützung für ein Projekt oder eine organisatorische Änderung erhält.
Was ist ein Kommunikationsplan?
Mithilfe eines Kommunikationsplans können Sie organisieren, was wichtig ist, um allen Ihren Stakeholdern mitzuteilen, welche Botschaft Sie kommunizieren möchten, wie und wann Sie es sagen sollen. Ein Kommunikationsplan sollte die großen 5 Fragen abdecken - Wer? Was? Warum? Wie? Wann?
Erstellen Sie zunächst eine einfache Matrix wie die folgende, um Ihren Plan besser zu organisieren und diese auszufüllen, während Sie die folgenden Schritte ausführen.
| Publikum | Nachricht (Was) | Zweck (Warum) | Methode (wie) | Ziel (wann) |
|---|---|---|---|---|
|
Interne Stakeholder |
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|
Externe Stakeholder |
||||
Sehen Sie sich die folgenden einfachen Schritte an, um einen erfolgreichen Kommunikationsplan für Ihr Unternehmen zu erstellen.
Schritt 1. Kennen Sie Ihre Zielgruppe
Der einfachste Ort, um mit der Erstellung Ihres Kommunikationsplans zu beginnen, ist die Identifizierung Ihrer Zielgruppe. Wenn Sie für Ihr Projekt die Mitarbeiter innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens auf dem Laufenden halten müssen, erstellen Sie zunächst eine Liste der internen und externen Stakeholder.
Einige Beispiele für interne und externe Stakeholder
| Beispiele für interne Stakeholder: | Beispiele für externe Stakeholder: |
|---|---|
|
Führungsebene |
Executive Sponsoren des Projekts |
|
Abteilungsleiter |
Unternehmer |
|
Kundenpersonal |
Kunden an vorderster Front |
Sobald Sie eine Liste aller Ihrer internen und externen Stakeholder haben, kann es hilfreich sein, unter jedem eine Notiz zu machen, die die folgenden Fragen beantwortet:
- Was wissen sie?
- Was müssen sie wissen?
- Welche Gruppen haben höhere Priorität als andere?
- Benötigen verschiedene Gruppen unterschiedliche Nachrichten?
Sobald Sie grundlegende Fragen zu jedem Zielgruppensegment beantwortet haben, ist es Zeit zu bestimmen, was mit jedem von ihnen kommuniziert werden soll.
In Ihrer Kommunikationsmatrix sollte jetzt die Zielgruppenspalte ausgefüllt sein:
| Publikum | Nachricht (Was) | Zweck (Warum) | Methode (wie) | Ziel (wann) |
|---|---|---|---|---|
|
Interne Stakeholder |
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|
Geschäftsführung |
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Manager |
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|
Angestellte |
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|
Externe Stakeholder |
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Executive Sponsoren |
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|
Besitzer |
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Kunden an vorderster Front |
Schritt 2. Was ist Ihre Nachricht?
Wenn Sie darüber nachdenken, was die Botschaft ist, die Sie Ihrem Publikum mitteilen müssen, denken Sie einfach daran, die Frage „Was?“ Zu beantworten. Der Zweck der Nachricht und wie sie zugestellt wird, wird später bekannt gegeben.
Verwenden Sie die folgende Checkliste, um festzustellen, was Ihr Publikum wissen muss:
- Was weiß Ihre Zielgruppe aktuell? (Identifizieren Sie dies für die Liste aller Zielgruppensegmente, die Sie in Schritt 1 erstellt haben.)
- Was müssen sie wissen?
- Was müssen sie nicht wissen?
- Welchen Ton müssen Sie mit jedem Publikum nehmen? (Möglicherweise gehen Sie bei der Kommunikation mit Führungskräften professionell und unkompliziert vor, während Ihre Kommunikation direkt mit Kunden möglicherweise energischer und greifbarer sein muss.)
- Was sind die Anliegen Ihres Publikums? Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachrichten für jedes Publikum ihre individuellen und individuellen Fragen und Anliegen ansprechen. Denken Sie daran, dass sich die Fragen eines internen Mitarbeiters zu einem Projekt oder einer Änderung möglicherweise grundlegend von denen eines leitenden Sponsors unterscheiden.
Sobald Sie diese Fragen, füllen Sie bitte die 2 beantwortet nd Spalte Ihrer Matrix:
| Publikum | Nachricht (Was) | Zweck (Warum) | Methode (wie) | Ziel (wann) |
|---|---|---|---|---|
|
Interne Stakeholder |
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|
Geschäftsführung |
Der Geschäftswert der Änderung. |
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|
Manager |
Was Ihr Team über die Änderung wissen muss. |
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|
Angestellte |
Wie sich die Änderung auf Ihre tägliche Arbeit auswirkt. |
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|
Externe Stakeholder |
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|
Executive Sponsoren |
Vorteile der Änderung für die Organisation. |
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|
Besitzer |
Wie sich die Änderung auf Ihr Endergebnis auswirkt. |
|||
|
Kunden an vorderster Front |
Wie sich die Änderung auf Ihre tägliche Arbeit auswirkt. |
Schritt 3. Was ist der Zweck Ihrer Nachricht?
Beantworten Sie in diesem Schritt die Frage „Warum?“. Warum ist es notwendig, jede Nachricht (Was) jedem Ihrer Zielgruppen mitzuteilen? Die Beantwortung dieser Frage hilft Ihnen zu verstehen, warum es wichtig ist, Ihre Informationen und Informationen an Ihre Mitarbeiter und Kunden weiterzugeben, und welchen Wert die Übermittlung dieser Informationen für Ihr Unternehmen und Ihren Kundennutzen hat.
Einige häufige Gründe für die Übermittlung von Schlüsselbotschaften an Stakeholder:
- Verbesserung des Verständnisses für die Veränderung und das Projekt
- Hervorheben der Vorteile des Projekts oder der Änderung
- Um die positiven Auswirkungen auf das Unternehmensergebnis herauszustellen
- Um das Publikum über alle Fähigkeiten oder Informationen zu informieren, die es zur Vorbereitung lernen muss
- Damit Ihr Publikum versteht, wie sich dies auf es auswirkt
Denken Sie daran, versuchen Sie zu antworten: "Was ist für mich drin?" Wenn Sie den Zweck jeder Kommunikation identifizieren, um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Zielgruppen gut informiert haben.
Sobald Sie wissen, für jedes Ihrer Stakeholder, Füllung im 3 „ was drin ist“ rd Spalte Ihrer Matrix:
| Publikum | Nachricht (Was) | Zweck (Warum) | Methode (wie) | Ziel (wann) |
|---|---|---|---|---|
|
Interne Stakeholder |
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|
Geschäftsführung |
Der Geschäftswert der Änderung. |
Um über den finanziellen und Kundennutzen zu informieren. |
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|
Manager |
Was Ihr Team über die Änderung wissen muss. |
Vorbereitung der Teams auf die Änderung, bevor dies geschieht. |
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|
Angestellte |
Wie sich die Änderung auf Ihre tägliche Arbeit auswirkt. |
Damit Mitarbeiter Fähigkeiten und alltägliche Änderungen erlernen können, bevor die Änderung stattfindet. |
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|
Externe Stakeholder |
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|
Executive Sponsoren |
Vorteile der Änderung für die Organisation. |
Informieren über die Kosteneinsparungen und Vorteile. |
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|
Besitzer |
Wie sich die Änderung auf Ihr Endergebnis auswirkt. |
Unterstützung für die Änderung erhalten, indem die Auswirkungen auf das Endergebnis hervorgehoben werden. |
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|
Kunden an vorderster Front |
Wie sich die Änderung auf Ihre tägliche Arbeit auswirkt. |
Kunden auf Veränderungen vorzubereiten; die Vorteile hervorheben. |
Mobile soziale Medien
jasonahowie über Flickr Creative Commons
Schritt 4. Wie ist die Versandart?
Jetzt, da Sie wissen, mit wem Sie kommunizieren, was Sie sagen werden und warum Sie es sagen werden, müssen Sie den besten Weg finden, um die Nachricht zu übermitteln. Abhängig von Ihrer Organisation kann es hilfreich sein, ein „Spickzettel“ aller verfügbaren Kommunikationskanäle zu führen.
Einige gängige Kommunikationskanäle können sein:
- E-Mail-Kommunikation
- Schriftliche Mitteilungen per Post
- SMS-Erinnerungen
- Social Media Nachrichten
- Rathaussitzungen
- Gemischte Medien
- Pressemeldungen
- Flyer oder Poster
Trinkgeld
Während die E-Mail-Kommunikation bequem sein kann, zögern Sie nicht, dieselbe Nachricht über mehrere Kanäle zu veröffentlichen. Es schadet nicht, eine freundliche Erinnerung zu senden. Zu viel Kommunikation ist besser als nicht genug.
Jetzt können Sie in der 4 füllen ten Spalte Ihrer Matrix:
| Publikum | Nachricht (Was) | Zweck (Warum) | Methode (wie) |
|---|---|---|---|
|
Interne Stakeholder |
|||
|
· Geschäftsführung |
Der Geschäftswert der Änderung. |
Um über den finanziellen und Kundennutzen zu informieren. |
E-Mail-Kommunikation |
|
· Manager |
Was Ihr Team über die Änderung wissen muss. |
Vorbereitung der Teams auf die Änderung, bevor dies geschieht. |
E-Mail-Kommunikation |
|
Angestellte |
Wie sich die Änderung auf Ihre tägliche Arbeit auswirkt. |
Damit Mitarbeiter Fähigkeiten und alltägliche Änderungen erlernen können, bevor die Änderung stattfindet. |
E-Mail-Kommunikation, Plakate, Flyer, Rathäuser |
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Externe Stakeholder |
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|
· Executive Sponsoren |
Vorteile der Änderung für die Organisation. |
Informieren über die Kosteneinsparungen und Vorteile. |
E-Mail-Kommunikation |
|
· Eigentümer |
Wie sich die Änderung auf Ihr Endergebnis auswirkt. |
Unterstützung für die Änderung erhalten, indem die Auswirkungen auf das Endergebnis hervorgehoben werden. |
Geschriebener Brief per Post |
|
· Kunden an vorderster Front |
Wie sich die Änderung auf Ihre tägliche Arbeit auswirkt. |
Kunden auf Veränderungen vorzubereiten; die Vorteile hervorheben. |
Geschriebener Brief per Post, E-Mail-Erinnerung |
Hinweis
Weisen Sie jedem Element, das Sie in Ihrer Spalte "Methode" auflisten, nach Möglichkeit immer einen "Eigentümer" zu, um sicherzustellen, dass die Nachrichten pünktlich und genau zugestellt werden.
Schritt 5. Wann ist der beste Zeitpunkt für die Kommunikation?
Ihr Kommunikationsplan ist fast vollständig! Sie haben Ihr Publikum identifiziert, die Nachricht, die Sie kommunizieren möchten, den Zweck hinter jeder Nachricht und wie Sie sie übermitteln werden. Jetzt müssen Sie das beste Timing herausfinden, um diese Nachrichten an jedes Ihrer Zielgruppen zu übermitteln. Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie möglicherweise durchdenken möchten, um das beste Timing für jede Nachricht zu ermitteln.
- Wer muss zuerst informiert werden?
- Wann findet die Änderung statt?
- Wie schnell muss jeder im Voraus informiert werden?
- Gibt es Fristen, die Sie beachten müssen?
- Werden einige Ihrer Zielgruppen-Stakeholder nicht verfügbar sein oder haben sie Daten, die Sie umgehen müssen?
- Liefern Sie Ihre Nachricht mit mehr als einer Methode für jede Zielgruppe? Was muss zuerst, zweitens, drittens usw. passieren?
Wenn diese Fragen beantwortet sind, sollten Sie in der Lage sein, die letzte Spalte Ihrer Matrix mit Start- und Enddaten leicht zu vervollständigen, um sicherzustellen, dass Sie gegenüber Ihrer Zeitachse verantwortlich sind:
| Publikum | Nachricht (Was) | Zweck (Warum) | Methode (wie) | Ziel (wann) | |
|---|---|---|---|---|---|
|
Interne Stakeholder |
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Geschäftsführung |
Der Geschäftswert der Änderung. |
Um über den finanziellen und Kundennutzen zu informieren. |
E-Mail-Kommunikation |
Anfang: mmddyyyy Ende: mmddyyyy |
|
|
Manager |
Was Ihr Team über die Änderung wissen muss. |
Vorbereitung der Teams auf die Änderung, bevor dies geschieht. |
E-Mail-Kommunikation |
Anfang: mmddyyyy Ende: mmddyyyy |
|
|
Angestellte |
Wie sich die Änderung auf Ihre tägliche Arbeit auswirkt |
Damit Mitarbeiter Fähigkeiten und alltägliche Änderungen erlernen können, bevor die Änderung stattfindet. |
E-Mail-Kommunikation, Plakate, Flugblätter, Rathaussitzungen |
Anfang: mmddyyyy Ende: mmddyyyy |
|
|
Externe Stakeholder |
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|
Executive Sponsoren |
Vorteile der Änderung für die Organisation. |
Informieren über die Kosteneinsparungen und Vorteile. |
E-Mail-Kommunikation |
Anfang: mmddyyyy Ende: mmddyyyy |
|
|
Besitzer |
Wie sich die Änderung auf Ihr Endergebnis auswirkt. |
Unterstützung für die Änderung erhalten, indem die Auswirkungen auf das Endergebnis hervorgehoben werden. |
Geschriebener Brief per Post |
Anfang: mmddyyyy Ende: mmddyyyy |
|
|
Kunden an vorderster Front |
Wie sich die Änderung auf Ihre tägliche Arbeit auswirkt. |
Kunden auf Veränderungen vorzubereiten; die Vorteile hervorheben. |
Geschriebener Brief per Post; E-Mail-Erinnerung |
Anfang: mmddyyyy Ende: mmddyyyy |
Schritt 6. Liefern Sie Ihren Plan!
Herzliche Glückwünsche! Sie haben Ihren Kommunikationsplan erfolgreich abgeschlossen. Sobald Sie Ihren Plan mit den Projektbeteiligten geteilt haben, können Sie jetzt mit der Erstellung Ihrer Nachrichten beginnen, das Erscheinungsbild Ihrer Materialien festlegen und Ihre Nachrichten gemäß Ihrer Zeitachse an Ihre Stakeholder senden.
Mit ein wenig fortgeschrittener Planung unter Verwendung einer Matrixvorlage können Sie durch Erstellen von Kommunikationsplänen für Ihre Projekte alle Ihre Stakeholder auf dem Laufenden halten, Verwirrung, Missverständnisse vermeiden und Unterstützung für Ihr Projekt erhalten. Veränderungen können für viele Menschen am Arbeitsplatz unangenehm sein. Wenn Sie sich Zeit nehmen, um einen guten Kommunikationsplan zu erstellen, können selbst die Unbehaglichsten dem Unbekannten mit Zuversicht und Verständnis begegnen.