Wie schreibe ich eine Pressemitteilung für ein kleines Unternehmen

Als Inhaber eines Kleinunternehmens ist es wichtig zu wissen, wie man eine Pressemitteilung schreibt.

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So bringen Sie Medien dazu, über Ihre Geschichte zu berichten

Wenn Ihr Prominentenstatus oder Ihr Einfluss auf die Öffentlichkeit sehr hoch ist (denken Sie an hochrangige Regierungsbeamte und Filmstars), suchen die Medien Sie möglicherweise auf, um Sie zu interviewen und Ihre Geschichte in ihre Sendungen oder Veröffentlichungen aufzunehmen. Aber seien wir ehrlich, die meisten Vermarkter, insbesondere kleine Unternehmen, rechtfertigen (oder wollen!) Diese Art von Aufmerksamkeit nicht. Nein, es ist unwahrscheinlich, dass Medienredakteure oder Reporter Sie aufsuchen und eine Geschichte über Ihr Unternehmen oder Ihre Ereignisse schreiben.

Unternehmen jeder Größe verfügen jedoch über ein kostengünstiges Marketinginstrument, mit dem sie Medienberichterstattung erhalten können: Die Pressemitteilung.

Was ist eine Pressemitteilung?

Eine Pressemitteilung ist ein Dokument, das an Pressevertreter gesendet wird - heutzutage allgemein als Medien bekannt , einschließlich Zeitungen, Fernsehen, Radio, Internet-Nachrichtenseiten usw. -, um sie auf Nachrichten oder andere Informationen aufmerksam zu machen, die von Interesse sein könnten an ihre Leser, Zuschauer oder Zuhörer. Die Medienredakteure entscheiden dann, ob sie die Nachricht in ihre Veröffentlichung oder Sendung aufnehmen möchten… oder ignoriere es. Wenn sie zur Aufnahme angenommen werden, können die Herausgeber die vom Absender eingereichte Pressemitteilung veröffentlichen, sie bearbeiten, um ihren redaktionellen Richtlinien zu entsprechen, oder sie sogar ihren Mitarbeitern von Schriftstellern und Reportern zuweisen, um die Geschichte zu behandeln oder zu erweitern.

Wenn eine Pressemitteilung oder der Inhalt der Pressemitteilung akzeptiert und in eine Veröffentlichung oder Sendung aufgenommen wird, ist dies ein Gewinn für die Person oder Firma, die die Pressemitteilung gesendet hat. Dies wird häufig als verdientes Medium angesehen, da dem Absender neben den Kosten für die Vorbereitung und das Senden der Veröffentlichung keine Kosten für den Empfang von Tinte oder Druckmaschine entstehen, was das Privileg bedeutet, vom Medienkanal veröffentlicht oder gesendet zu werden. Im Gegensatz dazu wird Werbung als Bezahlmedium betrachtet , da der Absender (Werbetreibende) dafür bezahlt, dass seine Informationen (Anzeige oder Story) aufgenommen werden.

Worum sollte es in einer Pressemitteilung gehen?

Als Vermarkter von Kleinunternehmen haben Sie möglicherweise das Gefühl, dass Ihre Nachrichten nicht einmal die Aufmerksamkeit eines Redakteurs verdienen. Das könnte stimmen… oder vielleicht nicht. Manchmal kommt es darauf an, wie sich der Redakteur an diesem Tag fühlt.

Denken Sie daran, dass Ihre Pressemitteilung "Nachrichten" sein sollte, was bedeutet, dass berichtet wird, dass etwas für Sie und Ihr Unternehmen passiert ist oder passieren wird oder dass Sie auf etwas reagieren, das passiert ist. Außerdem darf es sachlich sein und darf keine Urheberrechte oder Marken verletzen, darf nicht verleumderisch oder diffamierend sein, darf nicht in die Privatsphäre von Personen eindringen und darf auf keinen Fall die Vertraulichkeit verletzen. Informieren Sie sich über Fragen der Medienhaftung und lassen Sie sich rechtlich beraten, was für Sie und Ihr Unternehmen zur Veröffentlichung geeignet ist.

Ist es eine Pressemitteilung oder ein Artikel?

Haben Sie Anleitungen, Tipps oder andere Informationen, die das Publikum eines Medienkanals schätzen würde? Obwohl diese Elemente häufig als Pressemitteilung formatiert werden, ist dies technisch nicht der Fall. Diese werden als Artikel oder Funktionen betrachtet. Überprüfen Sie die verschiedenen Abteilungen der Redaktion eines Mediums, um festzustellen, welche Personen im Gegensatz zu Nachrichten Funktionen zur Prüfung erhalten sollen.

Die umgekehrte Pyramidenstruktur für Pressemitteilungen

Pressemitteilungen sollten einer Standardstruktur und einem Standardformat folgen, damit sie von vielbeschäftigten Medienredakteuren überprüft werden können.

In Bezug auf die Struktur folgt eine Pressemitteilung einer umgekehrten Pyramidenschreibformel , was bedeutet, dass die wichtigsten Informationen - wer, was, warum, wo, wann und wie - der Geschichte so nah wie möglich am Anfang des Dokuments sein sollten, idealerweise im ersten Absatz. Dann folgen weniger wichtige Details.

Warum ist es wichtig, dieser Struktur zu folgen? Redakteure müssen häufig Geschichten schneiden, um sie an den verfügbaren Raum oder die verfügbare Zeit anzupassen. Die Redakteure schneiden von unten nach oben. Wenn Ihre wichtigsten Informationen also unten waren, sind sie weg.

So formatieren Sie eine Pressemitteilung

Es gibt einige Konventionen, die beim Schreiben einer Pressemitteilung beachtet werden sollten. Diese Elemente sollten enthalten sein und normalerweise in der folgenden Reihenfolge angezeigt werden:

Notation von FOR SOFORTIGE VERÖFFENTLICHUNG oder HALTEN FÜR VERÖFFENTLICHUNG BIS

Dies teilt dem Herausgeber, Verfasser oder Reporter mit, wann es in Ordnung ist, das zu veröffentlichen, was Sie gesendet haben. Normalerweise befindet sich diese am linken Rand.

Überschrift

So kritisch! Dies ist eine Phrase, die Ihre gesamte Nachrichtengeschichte zusammenfasst. Denken Sie daran, dass die meisten Leute Schlagzeilen scannen und viele nicht die gesamte Geschichte lesen. Machen Sie es für Ihr Publikum relevant, damit es zumindest dazu verleitet wird, den wichtigen ersten Absatz zu lesen. Ihre Überschrift muss auch die Redakteure ansprechen. Sie verstehen die Wünsche und Bedürfnisse ihrer Leser, Zuhörer und Zuschauer. Wenn Sie also Ihr Verständnis für die Zielgruppe unter Beweis stellen können, haben Sie eine bessere Chance, für die Veröffentlichung in Betracht gezogen zu werden.

Die Überschrift wird normalerweise auf der Seite oder dem Bildschirm zentriert. Versuchen Sie, die Überschrift auf so wenige Wörter wie möglich zu beschränken. Lernen Sie, mit Twitter gute Schlagzeilen zu schreiben. Da Sie nur 140 Zeichen haben, um jemandes Aufmerksamkeit zu erregen, ist dies ein guter Übungsplatz!

Unterüberschrift (optional)

Wenn die Überschrift Ihre Geschichte nicht vollständig erzählen kann, kann eine Unterüberschrift hilfreich sein. Überlegen Sie jedoch ernsthaft, ob das Umschreiben Ihrer Überschrift mehr Auswirkungen haben könnte. Wie die Überschrift wird die Unterüberschrift auf der Seite oder dem Bildschirm zentriert.

Ein weises Wort: Als Redakteur haben mich Unterüberschriften verrückt gemacht, weil sie in unserem speziellen Spaltenlayoutschema unangenehm aussahen. Also habe ich sie normalerweise gelöscht.

Ort und Datum der Geschichte

Dies sollte selbsterklärend sein. Es befindet sich am linken Rand oder, wie ich manchmal gesehen habe, am Anfang des ersten Absatzes.

Körper

Erzählen Sie Ihre Geschichte in der oben genannten umgekehrten Pyramidenstruktur. Schreiben Sie Ihre Pressemitteilung immer in der dritten Person. Warum? Weil dies eine Geschichte über dich ist, nicht dass du deine Geschichte erzählst. Vermeiden Sie also "Ich" und "Wir", wenn Sie über Ihre Geschichte sprechen, es sei denn, sie ist in einem Zitat enthalten. Beispiel: "Wir sind stolz darauf, diese neue Innovation bekannt zu geben", sagte Small Business. Halten Sie es kurz und auf den Punkt. Es ist ein gutes Ziel, den gesamten Text der Geschichte auf maximal 500 Wörter zu beschränken.

Informationen (optional)

Ich habe häufig Pressemitteilungen gesehen, die die Geschichte mit einem About-Absatz abschließen, der über die Organisation berichtet, die die Pressemitteilung gesendet hat. Die Redakteure können es einschließen (was für den Absender ein Gewinn ist). Aber oft wird es aus Platzgründen gekürzt und kann als übermäßig werblich angesehen werden. Der Wert der Aufnahme besteht darin, dass der Herausgeber die Glaubwürdigkeit des Absenders überprüfen kann, wenn er mit dem Absender nicht vertraut ist (wie dies bei vielen kleinen Unternehmen der Fall sein kann). Wie beim Hauptteil des Dokuments wird dies in der dritten Person geschrieben und ist in der Gesamtwortzahl für die Veröffentlichung enthalten.

Kontakt Informationen

Redakteure, Autoren und Reporter möchten möglicherweise Informationen klären, bevor Sie Ihre Veröffentlichung veröffentlichen. Geben Sie also den besten Weg an, um Sie zu erreichen (Telefon, E-Mail usw.), und geben Sie Ihre Website an. Aber wundern Sie sich nicht, wenn niemand Sie kontaktiert und - Überraschung! - Sie sehen, wie Ihre Geschichte erscheint. Beachten Sie, dass Sie beim Senden einer Pressemitteilung den Medien mitteilen, dass die Veröffentlichung in Ordnung ist und dass sie veröffentlicht werden kann! Achten Sie darauf, dass Sie das, was Sie schreiben, in den Abendnachrichten hören möchten.

Notation von ### oder END

Dies teilt den Medien mit, dass keine zusätzlichen Informationen zu berücksichtigen sind, und sie werden am Ende der Version platziert. Einige Personen geben am Ende auch die Wortanzahl der Version an (optional). Diese Notationen waren früher eher ein Problem, als Pressemitteilungen in Papierform die Norm waren und die Redakteure wissen mussten, ob die Geschichte auf mehreren Seiten mehr enthielt. Aber es lohnt sich trotzdem, egal was passiert.

Als Randnotiz: Wenn Ihre physische, gedruckte Version auf mehrere Seiten übergeht, wird die Redaktion durch die Notation MEHR am Ende der Seite darauf hingewiesen, dass vor dem ENDE weitere Informationen zu berücksichtigen sind.

Einige zusätzliche verschiedene Tipps:

Keine funky Schriftarten oder ausgefallene Formatierungen. Die Veröffentlichung formatiert Ihre Informationen für die Veröffentlichung nach eigenem Ermessen. Die Verwendung von Standardschriftarten wie Times New Roman oder Helvetica erleichtert den Redakteuren das Lesen Ihrer Veröffentlichung und hilft Ihnen, sich als Profi zu profilieren.
Haben Sie ein Medienkit. Zusätzlich zu Ihrer Pressemitteilung wird empfohlen, ein Medienkit zur Verfügung zu haben. Heutzutage ist ein digitales Medienkit auf einer Website beliebt, da es kostengünstig ist und Medien leicht darauf zugreifen können.

Wohin senden Sie eine Pressemitteilung?

Größere Veröffentlichungen haben oft mehrere Herausgeber, von denen jeder einem bestimmten Takt gewidmet ist , was bedeutet, dass sie ein bestimmtes Segment der Branche, einen geografischen Ort oder eine Art von Geschichte abdecken. Besuchen Sie erneut die Website des Medienunternehmens, um zu erfahren, wer Ihr idealer Redaktionskandidat ist und wie er kontaktiert werden möchte.

Der Schlüssel ist, dass Sie es normalerweise an einen Editor senden. Für kleinere Medien gibt es möglicherweise eine Person, die Herausgeber, Herausgeber, Reporter und Autor ist! Überprüfen Sie die Website des Medienunternehmens, um den richtigen Kontakt zu ermitteln.

Alternativ ziehen es einige Leute vor, ihre Pressemitteilungen mithilfe von Pressemitteilungen und PR-Diensten zu verbreiten. Ein Beispiel wäre PRWeb. Diese Dienste können Ihre Veröffentlichung an Hunderte oder sogar Tausende von Medien senden. Das kann effektiv sein, aber auch teuer, da diese Dienste normalerweise eine Gebühr entweder pro Pressemitteilung oder eine monatliche Abonnementgebühr erheben. Bedenken Sie auch, dass eine breite Verbreitung kontraproduktiv und teuer sein kann, wenn Ihre Geschichte nur lokales Interesse hat.

Kostenlose Verteilungsdienste für Pressemitteilungen können ebenfalls in Betracht gezogen werden, haben jedoch möglicherweise nicht die Reichweite, die kostenpflichtige Dienste bieten, und senden Ihre Pressemitteilung möglicherweise an irrelevante Medien. Berücksichtigen Sie sorgfältig die Fähigkeiten und Kosten jedes Dienstes, bevor Sie diesen Weg gehen.

Es lohnt sich, Beziehungen zu wichtigen Medien für Ihre Branche und Ihr Publikum aufzubauen. Wenn ein Redakteur oder Reporter Ihre Freilassung erhält, ist er möglicherweise eher bereit, Ihre Geschichte für die Aufnahme in Betracht zu ziehen. Die Verbreitung Ihrer Veröffentlichung an die Medien ist nicht die einzige Möglichkeit, Ihre Geschichte bekannt zu machen. Das Senden Ihrer Pressemitteilung an Kunden und das Senden über soziale Medien kann ebenfalls sehr effektiv und kostengünstig sein.

Können Sie eine Pressemitteilung per E-Mail senden?

E-Mail-Pressemitteilungen sind heutzutage weit verbreitet und werden sogar bevorzugt. Jeder Medienausgang ist jedoch anders. Überprüfen Sie den Kanal oder die Website der Veröffentlichung auf Anweisungen zur Einreichung.

Wie sollten Sie mit den Redakteuren über Ihre Pressemitteilung sprechen?

Als ich Öffentlichkeitsarbeit für die Messebranche machte, erinnere ich mich, dass ich Redakteure angerufen und sie mit Folgeanrufen verrückt gemacht habe. Hey, ich habe gerade meinen Job gemacht. Aber dann, als ich am anderen Ende als Redakteur war, haben mich die Follow-up-Anrufe verrückt gemacht!

Wenn Sie keine Beziehung zu einem Redakteur oder Reporter aufgebaut haben, die Ihren Anruf begrüßen würde, gehen Sie vorsichtig vor, wenn Sie eine von Ihnen gesendete Pressemitteilung weiterverfolgen. Das einzige, was Sie nicht etablieren möchten, ist der Ruf, ein Schädling zu sein. Verwenden Sie immer die richtige Geschäftsetikette, wenn Sie telefonisch nachverfolgen.

Wenn sie Ihre Pressemitteilung nicht zur Veröffentlichung abgeholt oder Sie für weitere Informationen kontaktiert haben, ist dies ein Zeichen dafür, dass Sie für sie nichts Interessantes haben… wenigstens nicht heute. Lass dich nicht entmutigen. Senden Sie weiterhin interessante und relevante Geschichten an die Medien, die für Sie und Ihr Publikum am wertvollsten sind. Sie nennen es nicht umsonst "verdiente Medien"!

Vom Schreibtisch des Herausgebers: Wie ich entschieden habe, welche Pressemitteilungen ausgeführt werden sollen

Hier sind einige der Fragen, die mir als Redakteur von Fachzeitungen seit über 15 Jahren durch den Kopf gingen, wenn ich mir überlegte, wie viele Pressemitteilungen ich verwenden sollte:

Hat es lokale Bedeutung? Da die von mir bearbeitete Publikation lokal war, standen die lokalen Nachrichten an erster Stelle.
Gibt es eine Frist oder einen wichtigen Ankündigungstermin, den das Publikum kennen sollte?
Sind die Nachrichten für das Publikum oder die Branche, der die Veröffentlichung dient, relevant und bedeutsam?
Ist das wirklich neu? Oder sollte es für Merkmale oder Füllmaterial in Betracht gezogen werden?
Ist die Quelle glaubwürdig?