Nvq: Bearbeitung und Verteilung von E-Mails und Paketen in Unternehmen und Verwaltung

In jedem Büro wird ein großes Kommunikationsvolumen wie Briefe, Rundschreiben und Telegramme an Außenstehende gesendet oder von diesen empfangen. Innerhalb der Organisation werden schriftliche Materialien zwischen verschiedenen Abteilungen ausgetauscht. Ein geplanter und effizienter Umgang mit der Post ist für den Erfolg jeder Unternehmensorganisation von entscheidender Bedeutung. Es wird als Rückgrat und integraler Bestandteil eines Büros beschrieben.

Für eine effiziente Postbearbeitung müssen bestimmte Verfahren festgelegt werden, die eine schrittweise Postbearbeitung beinhalten. Die eingehende Post sollte schnell und genau empfangen und verteilt werden. Die genaue Art der Bearbeitung eingehender Post ist von Büro zu Büro unterschiedlich.

Wir haben zwei verschiedene Mail-Systeme in unserer Organisation, interne Mail und externe Mail.

• Die verfügbaren internen Postdienste dienen zur Verteilung von E-Mails innerhalb der Büros und Abteilungen von ____________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) . Sie werden täglich abgeholt und geliefert.
• Externe Mails werden über ______________ gesendet (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) . Externe Mail-Dienste werden verwendet, wenn Mails die Kriterien für interne Mail-Dienste nicht abdecken können oder nicht. Zum Beispiel, wenn E-Mails an Kunden oder andere Unternehmen zugestellt werden müssen oder ____________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) Korrespondenz. Sie werden auch täglich geliefert und abgeholt.

Mails bestehen aus drei Haupttypen - nach innen, nach außen und abteilungsübergreifend. Der Postdienst hilft dem Unternehmen, Kunden und die Öffentlichkeit zu erreichen und mit ihnen in Kontakt zu treten. Eine unabhängige Postabteilung wird gebildet, um alle Arten von Post im Büro zu bearbeiten. Die Vorteile zentraler Postdienste sind Spezialisierung, bessere Überwachung, Wirtschaftlichkeit, bessere Leistung, optimale Nutzung der Poststellenausrüstung und geschultes Personal.

Die Routine für eingehende E-Mails umfasst Schritte wie das Empfangen von E-Mails, das Sortieren von E-Mails, das Öffnen der E-Mails, das Markieren der E-Mails, das Aufzeichnen der E-Mails (Eingangsregister) und das Verteilen der E-Mails.

Die Routine für ausgehende Post umfasst auch verschiedene Schritte wie das Sammeln ausgehender Post, das Eingeben der ausgehenden Post (Versandregister, Kurierbuch), das Falten der Briefe, das Vorbereiten von Umschlägen, das Sortieren, Wiegen und Stempeln sowie das endgültige Versenden.

Ich sammle jeden Tag morgens und nachmittags Post, sowohl die interne als auch die externe Post. Ich verteile an eine bestimmte Person gerichtete E-Mails an diese bestimmte Person, und alle anderen allgemeinen E-Mails für die Abteilung werden von mir geöffnet. Ich schaue sie durch, um zu sehen, was sie betreffen, und verteile sie entsprechend. Wenn meine Ortsleiterin in Jahresurlaub oder Krankheit abwesend ist, behalte ich auch ihre Post im Auge und kümmere mich um alle dringenden, indem ich mich an den Leiter des Dienstes wende. Ich stelle auch sicher, dass ich sie pünktlich verteile, damit die in der Mail angegebene Aufgabe innerhalb des angegebenen Zeitrahmens erledigt und die Frist eingehalten wird.

Wir verwenden externe Postdienste, wenn die Zustellung außerhalb des Landkreises erfolgt und für andere Unternehmen oder Kunden. Es handelt sich um Bereiche, die nicht unter die Bürobereiche ______________ ( aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt ) fallen. Wir verwenden interne Post, wenn Lieferungen an Büros oder Abteilungen erfolgen müssen, die unter ___________________ fallen ( aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt ). Interne Mails sparen Zeit und Geld. Alle Mails, die per interner Mail verschickt werden können, werden auf diese Weise verschickt, und nur der Rest wird über ein externes Mailsystem verschickt.

Ich bringe die ausgehenden Posten am Nachmittag zur Rezeption. Ich sortiere die Beiträge nach Größen. Ich lasse die ausgehenden internen Mails in den entsprechenden Feldern, die nach Gebieten sortiert sind. Außerdem sortiere ich die ausgehenden internen E-Mails nach der Dringlichkeit und Wichtigkeit als erste oder zweite Klasse. Überseeposten müssen ebenfalls aussortiert werden.

Vor dem Versand der Mails werden die richtigen Versandkosten berechnet, je nachdem, ob es sich bei den Posts um erstklassige oder zweitklassige oder aufgezeichnete Lieferungen handelt. Um Verzögerungen zu vermeiden, sende ich die Mail zum richtigen Zeitpunkt mit dem richtigen Porto. Verdächtige Pakete oder E-Mails werden mit größter Sorgfalt behandelt. Wenn sie als verdächtig eingestuft werden, werden sie dem Büroleiter gemeldet und an der Rezeption im Vorfallbuch festgehalten.

Beim Umgang mit Post muss ich bestimmte Verfahren einhalten und befolgen.

1. Ich schaue zuerst die Post für jede Abteilung durch, sortiere sie nach Größe und Klasse und finde dann die beste Methode heraus, um sie zu senden - entweder normal oder aufgezeichnet.
2. Ich schaue mir dann die Gewichte und Größen an und suche nach den Kosten. Das Gewicht kann an der Maschine nachgeschlagen werden, mit der die Pfosten gewogen werden.
3. Wenn aus irgendeinem Grund spezielle Lieferungen durch Kuriere erforderlich sind, werde ich mit meinem Manager zur Autorisierung und dann mit dem Büroleiter sprechen, und dann werden wir Vorkehrungen treffen, damit das Geld aus unserem Kostencode herauskommt. Andernfalls werden die in unserem Unternehmen verwendeten Dienste ___________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) .
4. Wenn ich Artikel sehe, die besagen, dass die erste Klasse aufgezeichnet wurde, zeichne ich alle Details der Post auf, einschließlich der Adresse des Absenders und des Empfängers, und mache die erforderliche Kennzeichnung für die dringenden und aufgezeichneten Lieferungen.
5. Bei Postpaketen, die schwerer als das normale Gewicht und größer als die normale Größe sind, verwende ich die Maschine, mit der Post und Pakete gewogen und die richtigen Portos berechnet werden. Für den Rest der Post haben wir eine Tabelle, in der die Kosten je nach Größe für die Zustellung in der ersten und zweiten Klasse angegeben sind.
6. Beiträge werden für jede Abteilung entsprechend frankiert. Die Kosten für jede Abteilung gehen also auf die entsprechenden Kostenstellen. Bei anderen erfassten Lieferungen werden die Kosten an der Rezeption in einem Buch erfasst.
7. Alle Posts werden gestempelt und sortiert und täglich bis 15.45 Uhr versandbereit gehalten. Wir haben ein Mitglied der ________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernten) Besatzung, das jeden Tag an der Rezeption die Post vom Gebäude abholt.

Beim Umgang mit E-Mails und Paketen können viele Probleme auftreten.

1. Alle eingehenden Posts und Pakete werden an der Rezeption mit Firmenstempeln versehen. E-Mails von verdächtigen Adressen oder Personen oder Pakete, die sich nicht normal anfühlen oder verdächtig aussehen, werden beiseite gelassen, ohne behandelt zu werden.
2. Die verdächtigen Mails und Pakete werden dem Büroleiter gemeldet. Der Büroleiter und die Administratoren an der Rezeption protokollieren die Vorfälle im Vorfallbuch und ergreifen die erforderlichen Maßnahmen. Sie werden auch sicherstellen, dass ____________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) über die Probleme informiert wird.

Fragen & Antworten

Frage: Was ist Junk-Mail?

Antwort: Junk-Mail ist unerwünschtes oder unerwünschtes Werbe- oder Werbe- / Werbematerial, das per Post oder E-Mail erhalten wird. Diese werden normalerweise von Marketingunternehmen gesendet, um neue Produkte einzuführen oder Investitionsmöglichkeiten usw. zu benachrichtigen. Wenn sie unaufgefordert per E-Mail empfangen werden, spricht man auch von Spam.