Einheit 2: Organisation von Reisen und Unterbringung in Unternehmen

Hinweis: Diese Informationen sollen Ihnen beim Level 2-Diplom in Wirtschaft und Verwaltung helfen. Bitte nicht kopieren.

Verschiedene Arten von Besprechungen

Die Arten von Besprechungen hängen von der Größe einer Organisation, den zu diskutierenden Themen und der Anzahl der Personen ab, die möglicherweise teilnehmen werden.

Ein stehendes Meeting ist genau das, wonach es sich anhört: ein Meeting im Stehen. Diese Besprechungen werden häufig täglich für kurze Zeit vom Manager abgehalten. Sie werden normalerweise verwendet, wenn der Manager Mitarbeiter über einfache Änderungen oder Aufgaben informieren muss, die begonnen und abgeschlossen werden müssen.
Eine Konferenz ist ein hoch geplantes und organisiertes Treffen, und Konferenzen basieren weitgehend auf Diskussionen und Meinungen. Sie werden von einem Vorsitzenden gehalten, um ein oder mehrere Themen zu erörtern, und sind häufig häufig von verschiedenen Personen innerhalb der Organisation besucht. Manchmal finden Telefonkonferenzen statt. Diese können eine oder mehrere Personen betreffen.
Eine Präsentation ist eine Besprechung, in der Mitarbeiter über Änderungen an Routine, Regeln und Verfahren informiert werden. Die Planung einer Präsentation ist oft sehr zeitaufwändig, da es wichtig ist, dass alle Informationen präzise und detailliert sind. In einer Präsentation gibt es oft ein oder zwei Moderatoren, und die Teilnehmer haben normalerweise die Möglichkeit, am Ende Fragen zu besprechen.
Ein aktuelles Meeting ist ein Meeting, bei dem ein einzelnes Thema besprochen wird.
Notfalltreffen finden plötzlich statt, oft ohne viel Planung und Ankündigung. Sie beinhalten normalerweise Diskussionen über eine Krise innerhalb oder außerhalb der Organisation. An einem Notfalltreffen müssen alle Mitglieder eines Teams teilnehmen, was zu einer Unterbrechung der täglichen Arbeit führen kann. Dies ist jedoch sehr wichtig. Eine Tagesordnung ist für ein Notfalltreffen aufgrund der kurzen Frist nicht erforderlich. Protokolle sollten jedoch entweder während oder nach der Sitzung notiert werden.

Administrative Unterstützung für Besprechungen

Es ist wichtig, dass die Besprechungen administrative Unterstützung erhalten. Bevor eine Besprechung abgehalten wird, sollte eine Liste aller Teilnehmer erstellt und kurze Informationen über den Zweck der Besprechung gesammelt werden. Wenn Personen zur Besprechung eintreten, ist es wichtig, dass jemand notiert, wer ankommt.

Es sollte immer einen Minutennehmer geben; Dies sind Personen, die die Diskussionen und Vereinbarungen aufzeichnen, die während eines Meetings stattfinden, und es den Personen ermöglichen, auf sie zurückzugreifen. Wenn Personen den Bereich für die Besprechung betreten, ist es wichtig, dass jemand die Namen der Personen dort aufschreibt, falls eine zweite Besprechung mit denselben Teilnehmern stattfinden muss. Dies ermöglicht es dem Manager usw. auch zu wissen, wer die neuen Ziele erhalten hat oder wer sich der neuen Ergebnisse bewusst ist.

Administrative Unterstützung ist auch bei der Planung und Organisation eines Meetings erforderlich (siehe Frage 3, wofür sie helfen).

Meetings organisieren

Berücksichtigen Sie bei der Organisation eines Meetings den Zweck des Meetings und wer der „Leiter“ des Meetings sein wird. Es sollte ein geeigneter Zeitpunkt vereinbart werden, damit das Treffen nicht im Widerspruch zu wichtigen Terminen der an dem Treffen beteiligten Personen steht. Die Länge des Meetings sollte geplant werden sowie eine Liste der Teilnehmer und ein geeigneter Veranstaltungsort (einer, den auch alle Teilnehmer erhalten können). Eine Agenda sollte erstellt werden; Dies ist eine Liste von Punkten, in denen die Themen aufgeführt sind, die auf der Besprechung erörtert werden sollen.

Wenn Erfrischungen bereitgestellt werden sollen, sollte über den Betrag nachgedacht werden. Je nachdem, wie weit / nah das Meeting ist, sollten die Erfrischungen gekauft und korrekt aufbewahrt werden. Spezielle Diäten sollten berücksichtigt werden.

Der Zugang zu Behinderungen sollte in Betracht gezogen werden, um die Teilnehmer zu unterstützen. Falls erforderlich, sollte der Ort des Meetings überprüft werden, um sicherzustellen, dass es für den Zugang für Rollstuhlfahrer usw. geeignet ist. Gebärdensprachdolmetscher können angeheuert oder zur Teilnahme an der Kommunikation eingeladen werden.

Geschäftsunterkunft

Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, kann die Region lokal oder international sein. Es ist wichtig, dass alle verschiedenen Reisemöglichkeiten vor der Buchung untersucht werden, um die Eignung und Zuverlässigkeit sowie die verschiedenen Arten von Unterkünften zu vergleichen.

Verschiedene Reisemöglichkeiten: Auto, Taxi, Bus, Bus, Bahn, Boot / Fähre, Flugzeug
Verschiedene Arten von Unterkünften: Hotel, Bed & Breakfast.

Innerhalb des Unternehmenssektors ist es sehr wichtig, Anweisungen und Anforderungen für Geschäftsreisen und Unterkünfte zu bestätigen. Bei der Organisation von Geschäftsreisen mit Unterkunft ist der Planungsprozess sehr wichtig. Die Anzahl der Reisenden und das Budget müssen ermittelt werden, um den Planungsprozess voranzutreiben.

Erstens sollten die verschiedenen Arten von Geschäftsreisen bekannt sein; Wird die Reise lokal oder international sein? Sobald der Standort bestätigt ist, sollte bei der Auswahl der Unterkunft sorgfältig überlegt werden.

Hotels bieten oft drei quadratische Mahlzeiten pro Tag an (einschließlich eines Lunchpakets), können jedoch recht teuer sein. Sie bieten den Besuchern jedoch viele verschiedene Einrichtungen, einschließlich öffentlicher Räume im Hotel, und bieten möglicherweise auch kostenloses WLAN, mit dem Geschäftsleute in ihrem Zimmer über ihre Aufgaben auf dem Laufenden bleiben und mit Kollegen kommunizieren können.
Bed & Breakfasts bieten immer morgens ein Frühstück, das in den Kosten für einen Aufenthalt enthalten ist. Die Einrichtungen in einigen Bed & Breakfasts sind begrenzt, was nicht allzu wichtig sein sollte, da es wahrscheinlich ist, dass sich der Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen nicht oft in seinem zugewiesenen Zimmer befindet.

Reise buchen

Bei der Buchung von Reisen ist es wichtig, dass zusätzliche Nachforschungen angestellt werden. Wenn das Hotel / Bed & Breakfast eine Ausgangssperre für die Buchung hat, ist es wichtig, dass der Geschäftsmann vorher dort ankommt. In einigen Fällen ist es einfacher, am Vortag zu reisen, um sich in einem Raum niederzulassen und sich zu entspannen, bis die Arbeit beginnt. Die Ausgaben müssen sorgfältig geprüft werden, damit die Kosten innerhalb des Budgets liegen.

Tickets für die Reise und die Hotel- / Bed & Breakfast-Zimmer sollten im Voraus gebucht werden, um Enttäuschungen und Stress zu vermeiden. In einigen Fällen kann Geschäftsreisenden ein bestimmter Geldbetrag zur Verfügung gestellt werden, um Lebensmittel zu kaufen, mit dem Bus oder Taxi zu reisen und für andere Bedürfnisse zu sorgen.

Wenn die Planung abgeschlossen ist, sollten alle Mitarbeiter, die an der Geschäftsreise teilnehmen möchten, die Details zu Reise und Unterkunft erhalten, damit sie die genauen Details ihrer Aktivitäten vorbereiten und kennen können.

Es ist wichtig, Aufzeichnungen über Geschäftsreisen und Unterkünfte zu führen, um den Cashflow und die Unternehmensgewinne im Auge zu behalten, da das für Geschäftsreisen verwendete Geld häufig auf ein Budget festgelegt ist. Wenn Angaben zu Reise und Unterkunft gemacht werden, z. B. wie viel Geld sie kosten und wie geeignet sie sind, kann in Zukunft auf die Aufzeichnung zurückgegriffen werden, um Geld zu sparen und / oder eine bessere Unterkunft zu finden.

Es ist auch hilfreich, Aufzeichnungen zu führen, da dies den Mitarbeitern die Kommunikation über mögliche Änderungen während ihrer Reise ermöglicht.

Arten von Bürogeräten

Schreibwaren: Schreibwaren werden hauptsächlich im Büro verwendet. Beispiele für Schreibwaren: Kugelschreiber, Bleistifte, Hefter, Büroklammern, Haftnotizen, Lineale.

Sicherheitssystem: An meinem Arbeitsplatz sind alle Bürotüren geschlossen und mit verschlüsselten Schlössern versehen. Damit soll sichergestellt werden, dass die Öffentlichkeit und Unbefugte keinen Zugang zu Patientenakten und Bargeld erhalten. Es gibt auch CCTV-Kameras innerhalb der Rezeption und außerhalb des Gebäudes, um die Sicherheit sowohl interner als auch externer Kunden zu gewährleisten. Alle Personalcomputer verfügen über eine spezielle Panik-Taste, die beim Drücken als Warnung auf den Computern anderer Mitarbeiter angezeigt wird. Dies warnt sie, dass Sie in Not sind, und es ist unsere Politik, dass wir, wenn dies geschieht, während wir uns nicht mit dem Patienten befassen, zu dem Mitarbeiter gehen müssen, der den Panikknopf aktiviert hat, um zu sehen, was falsch ist.

Computer: Ein Computer ist eines der Hauptgeräte im Büro. Sie enthalten verschiedene Software, zum Beispiel Microsoft Word, mit der Mitarbeiter Briefe erstellen können usw. Computer sind normalerweise mit dem Internet verbunden, was Online-Kommunikation und Recherche ermöglicht. Auf allen Computern sollte eine spezielle Antivirensoftware installiert sein, damit Sie das Internet sicher verwenden können. Es ist auch wichtig, dass alle Arbeiten gesichert werden, um einen Arbeitsverlust zu vermeiden. Die meisten Softwareprogramme auf Computern können mit einem Kennwort verschlüsselt werden, um nur autorisierten Zugriff zu ermöglichen und die Vertraulichkeit zu schützen.

Drucker / Fotokopierer: Fotokopierer werden verwendet, um Kopien von Dokumenten auf Papier zu erstellen. Es ist immer nützlich, Kopien von Informationen zu haben, insbesondere wenn es sich um einen Kunden handelt.

Scanner: Scanner sind an Computer angeschlossen und werden verwendet, um etwas von Papier auf den Computer zu übertragen. Meine Aufgabe an meinem Arbeitsplatz ist es, mit dem Scanner Patientennotizen und Krankenhausbriefe zur Zuordnung auf das System zu übertragen.

Schreibtische und Stühle: Die meisten Mitarbeiter einer Büroorganisation sind ihren eigenen Schreibtischen zugeordnet. In einigen Organisationen "Hot Desk" für Mitarbeiter. Dies bedeutet, dass sie keinen eigenen Bereich haben, sondern nur nehmen, wo immer verfügbar ist.

Faxgerät: Faxgeräte werden zum Kopieren von Dokumenten in ein externes Unternehmen verwendet. Jedes Faxgerät verfügt über eine individuelle Nummer, ähnlich einer Telefonnummer, die es anderen Unternehmen ermöglicht, Ihre Informationen sofort weiterzuleiten.

Frankiermaschine: Frankiermaschinen werden zum Wiegen und Drucken von Umschlägen (Briefen / Paketen) verwendet, damit diese gebucht werden können. Das Guthaben wird gekauft und in die Maschine eingegeben, um die Stempelkosten zu bezahlen, die entweder in die 1. oder 2. Klasse geändert werden können. (Weitere Informationen zu Frankiermaschinen finden Sie in Einheit 12)

Laminator: Papier oder Pappe wird in einen Laminator eingelegt, der dann in einer Kunststoffabdeckung „versiegelt“ wird, um sie vor Wasserschäden und Rissen zu schützen. Dokumente werden häufig laminiert, wenn sie ausgestellt werden sollen, beispielsweise Poster oder Anweisungen.

Festnetztelefon: Telefone werden fast immer im Büro verwendet. Sie können sowohl zum Geben / Empfangen von externen als auch von internen Anrufen verwendet werden. An meinem Arbeitsplatz werden Telefone verwendet, um mit anderen Mitarbeitern zu kommunizieren und um andere Gesundheitsunternehmen und Patienten anzurufen. Wir erhalten auch eingehende Anrufe von Patienten, die möglicherweise eine Anfrage haben oder einen Termin buchen möchten. Jedes Telefon verfügt außerdem über eine Mailbox, in der anrufende Personen eine Nachricht hinterlassen können, wenn Sie diese nicht beantworten können. Sie können auch auf die Einstellung "Nicht stören" gestellt werden.

Aktenschrank: zu organisieren und zu speichern Dokumente Ein Aktenschrank verwendet. Sie haben oft mehrere Schubladen und Abschnitte, die zur Unterstützung der Organisation beschriftet werden können. An meinem Arbeitsplatz haben wir Aktenschränke speziell für personenbezogene Daten von Patienten, die in alphabetischer Reihenfolge nach Nachnamen sortiert sind und gesperrt werden können. Viele von ihnen haben den Vorteil, dass sie feuerfest sind, sodass wichtige Informationen bei einem Brand nicht zerstört werden.

Aktenvernichter: Aktenvernichter können im Büro verwendet werden, um private und vertrauliche Informationen über einen anderen Mitarbeiter oder einen Kunden / Patienten zu entsorgen. Dies soll sicherstellen, dass keine unbefugten Personen die Informationen erhalten können. Das Datenschutzgesetz sieht vor, dass personenbezogene Daten „nicht länger als unbedingt erforderlich aufbewahrt werden“. An meinem Arbeitsplatz vernichten wir alle vertraulichen Informationen, die nicht mehr benötigt werden.

Safe: Ein Safe ist eine wichtige „Ausrüstung“ für ein Büro, wenn Geld aufbewahrt wird. Ein Safe bewahrt das Geld sicher auf und nur autorisierte Personen sollten wissen, wie sie entweder mit einem Schlüssel oder einem Code darauf zugreifen können. Die Schlüssel zu einem Safe sollten ebenfalls an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, um Verlust oder Diebstahl zu vermeiden.

Bürogeräte verwenden

Bei der Auswahl der Büroausstattung zur Ausführung einer Aufgabe muss berücksichtigt werden, was die Aufgabe von Ihnen verlangt. Wenn Sie einen Brief schreiben müssen, können Sie Microsoft Word auf einem Computer und dann einen Drucker verwenden. (Berücksichtigen Sie die verfügbaren Ressourcen: Möglicherweise ist nicht genügend Papier zum Drucken vorhanden.)

Es ist auch wichtig zu berücksichtigen, wie viel Zeit Sie zum Ausführen einer Aufgabe benötigen. Wenn Sie beispielsweise ein Diagramm erstellen müssen, dauert es länger, es freihändig zu zeichnen, als wenn Sie Software auf einem Computer verwenden.

Wenn die Aufgabe darin besteht, andere Personen mit Informationen zu versorgen, muss dies schnell erledigt werden oder ist Geschwindigkeit nicht sehr wichtig? Das Faxen und die Nutzung der Telefonkommunikation erfolgen fast sofort, während das E-Mail-Senden davon abhängt, wie lange jemand benötigt, um darauf zuzugreifen und es zu lesen.

Kosten und Qualität müssen bei der Ausführung einer Aufgabe ebenfalls berücksichtigt werden. Einige Bürogeräte können Dokumente von höherer Qualität erstellen, dies muss jedoch mit hohem Aufwand sorgfältig geplant werden.

Abfall reduzieren

Es ist wichtig, den Abfall im Arbeitsumfeld auf ein Minimum zu beschränken, da die Leistung effizienter ist und sich Kunden / Patienten wohler fühlen. Alle Mitarbeiter sollten korrekt geschult werden, einschließlich der Identifizierung und Minimierung von Abfall.

Die Verwendung von E-Mail hilft, Papierverschwendung zu reduzieren, da Sitzungsprotokolle, Newsletter usw. an Mitarbeiter-E-Mails gesendet werden können, anstatt sie auf Papier zu erhalten.
Wenn ein Mitarbeiter einen Drucker verwendet, sollte er nur die Anzahl der benötigten Seiten drucken und diese nach Möglichkeit duplexen. Dies kann auch bei Verwendung eines Fotokopierers gelten.
Die Reduzierung von „Elektroschrott“ ist ebenfalls von großer Bedeutung: Die Rechnungen werden niedriger und das Gebäude und die Umwelt werden wirtschaftlicher. Nach Ablauf des Arbeitstages sollten alle Lichter sowie die Computer und ihre Komponenten (Scanner, Drucker, Fotokopierer) ausgeschaltet sein. Zentralheizung oder Klimaanlage sollten nur bei Bedarf verwendet werden.

Tagebuchsysteme

Eine Hardcopy oder ein manuelles Tagebuchsystem liegt häufig in Form eines gebundenen oder ringgebundenen Buches vor. Sie sind in vielen verschiedenen Tages- / Monatsformaten erhältlich, daher muss vor der Auswahl berücksichtigt werden, wie viele Einträge in das Tagebuch aufgenommen werden. Die Nachteile dieses Systems sind die Möglichkeit des Verlusts und die Verwendung von Papier. Der Platz in einem gebundenen Tagebuch kann begrenzt sein, was zu unklaren Einträgen führen kann. Dies kann dazu führen, dass Einträge falsch gelesen werden. Innerhalb meiner Organisation gibt es einen oder mehrere Wandplaner in jedem von Mitarbeitern gepflegten Raum, die regelmäßig aktualisiert werden. Diese sind nützlich, da sie immer in Sichtweite sind. Es ist eine persönliche Entscheidung, ob wir ein Tagebuch im Buchstil verwenden oder nicht.

Elektronische Tagebuchsysteme können auf einem Computer, einem Telefon oder einem elektrischen Organizer erstellt werden. Auf einem Computer gibt es viele verschiedene Programme, mit denen Sie ein Tagebuchsystem erstellen können. Es hängt also von Ihren persönlichen Vorlieben ab. Wenn Tagebuchsysteme elektronisch sind, besteht immer die Möglichkeit, sie mit einem Passwort zu verschlüsseln, um sicherzustellen, dass nur Personen mit autorisiertem Zugriff sie anzeigen und bearbeiten können.

Vorteile eines Tagebuchsystems

Mithilfe von Tagebuchsystemen können Sie Ihre eigene und andere Zeit effizient planen und organisieren. Wenn Tagebuchsysteme für andere Mitarbeiter zugänglich sind, können diese Ihre allgemeine Verfügbarkeit für Besprechungen, Schulungstage und an meinem Arbeitsplatz während der Verwaltungstage ermitteln. Tagebuchsysteme helfen bei der Planung von Besprechungen und Veranstaltungen, da Sie sicherstellen können, dass sich nichts mit ihnen überschneidet.

Bei der Bestellung von Ressourcen ist es oft eine gute Idee, ein Tagebuch darüber zu führen, was wann bestellt wurde und wie viel bestellt wurde. Dies hilft dem Manager und dem Kassenchef, den Überblick darüber zu behalten, wie oft Ressourcen verbraucht werden, und kann möglicherweise dazu beitragen, Probleme zur Reduzierung der Ressourcenverschwendung zu lösen.

Es ist wichtig, Datum und Uhrzeit in ein Tagebuchsystem aufzunehmen. Diese sollten gegebenenfalls mit Namen versehen und Informationen über den Termin oder die Veranstaltung notiert werden. Tagebuchsysteme sollten immer genau und korrekt sein und alle erforderlichen Details enthalten.

Beispiel eines verwendeten Systems

Es ist wichtig, bei Tagebucheinträgen die richtigen Informationen zu erhalten. An meinem Arbeitsplatz verwenden wir eine Software namens "SystmOne". Dieses enthält eine Art elektronisches Tagebuchsystem für Buchungstermine und telefonische Konsultationen. Es ist wichtig, dass die Informationen hierzu korrekt sind, um Konflikte zu vermeiden, um die Sicherheit der Patienten zu gewährleisten, um sicherzustellen, dass der richtige Patient eingegeben wird, und damit der Arzt oder der verschreibende Angestellte eine kleine Zusammenfassung der Symptome / Bedürfnisse des Patienten kennt.

Wir haben auch die Möglichkeit, eigene Tagebuchsysteme zu führen, um Termine für Teambesprechungen und Trainingstage einzugeben. Wenn wir diese Daten im Auge behalten, können wir die freie Zeit verfügbar halten. Durch die Teilnahme an Besprechungen und Schulungstagen können wir mit anderen Kollegen kommunizieren, eventuelle Probleme innerhalb der Operation verbessern und unser Wissen erweitern.