10 Grundlegende Zeitmanagementfähigkeiten und -strategien

Lernfähigkeiten und Strategien für einen guten Umgang mit Ihrer Zeit sind entscheidend für das Leben, das Sie tatsächlich leben möchten.

Egal wie Sie es sehen, jeder von uns hat jeden Tag die gleichen 24 Stunden. Dies ist unabhängig von unserer Rasse, unserem Rang, unserer Intelligenz oder unserem Kontostand. Es ist für alle gleich 24 Stunden.

Über erfolgreiche Menschen kann viel gesagt werden, aber eines haben sie gemeinsam: Sie gehen bewusst vorsichtig damit um, wie sie ihre Zeit verbringen. Wir haben alle die gleichen 24 Stunden, daher liegt es nahe, dass der entscheidende Unterschied darin besteht, wie klug wir unsere Zeit nutzen .

In diesem Artikel werden wir einige Möglichkeiten behandeln, wie Sie durch effektives Zeitmanagement viel produktiver werden können.

10 Wichtige Fähigkeiten und Strategien für das Zeitmanagement

1. Bewerten Sie die aktuelle Situation
2. Pflegen Sie einen Zeitplan
3. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
4. Setzen Sie Grenzen für das, was von Ihnen erwartet wird
5. Beseitigen Sie alle Ablenkungen
6. Kontrolliere deine Gedanken
7. Halte dich an den Plan
8. Finden Sie Ihren bequemsten Ort und Ihre bequemste Zeit
9. Kombinieren Sie ähnliche Aufgaben miteinander
10. Organisiert werden

1. Beurteilen Sie die aktuelle Situation

Zunächst müssen Sie anhalten und eine Bestandsaufnahme darüber machen, wie Sie Ihre Zeit in letzter Zeit genutzt haben. Dies ist eine persönliche Selbsteinschätzung, die Ihnen ein Bild davon gibt, wie Sie diese unersetzliche Ressource genau nutzen.

Sie haben vielleicht bemerkt, dass Ihr Tag ziemlich schnell vergeht. Bevor Sie es wissen, sind die 24 Stunden vorbei und Sie haben kaum das erreicht, was Sie sich vorgenommen haben. In diesem Fall müssen Sie Ihre täglichen Aktivitäten protokollieren.

Sobald Sie die Aktivitäten identifiziert haben, die Ihre Zeit in Anspruch nehmen, können Sie diejenigen isolieren und sich auf diejenigen konzentrieren, die die meisten Renditen erzielen. Setzen Sie sich und berechnen Sie, wie viel Zeit Sie vom Aufwachen an für jede Aufgabe aufwenden.

Wie verfolgen Sie Ihre Zeit? Es stehen nützliche Apps zur Verfügung, die Sie herunterladen können, um Ihre Zeit jeden Tag zu erfassen. Weitere Informationen finden Sie in dieser Liste der 10 besten Zeiterfassungs-Apps für 2020.

Durch das Festlegen und Verwalten eines Zeitplans können Sie große Projekte in kleinere, umsetzbare Aufgaben aufteilen. Auf diese Weise sind sie nicht so einschüchternd und einfacher zu erledigen.

2. Pflegen Sie einen Zeitplan

Bereiten Sie eine einfache Vorlage vor, die Sie mit den Aufgaben ausfüllen können, die für den jeweiligen Tag ausgeführt werden müssen. Diese Aufgabenliste muss in folgende Kategorien unterteilt werden: persönliche Aktivitäten, familiäre Aktivitäten, geschäftliche Aktivitäten usw.

Es ist notwendig, große Projekte in kleinere, umsetzbare Aufgaben zu unterteilen, damit sie nicht so einschüchternd und einfacher zu erledigen sind.

3. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Wenn Sie das Gefühl haben, immer mehr zu tun zu haben als die Stunden an einem Tag, müssen Sie Prioritäten setzen. Wenn Sie Aufgaben nach ihrer Priorität ordnen, können Sie Zeit für die Themen verwenden, die in Ihrem Leben am wichtigsten sind.

Hier können Sie einige Experimente durchführen, bis Sie das für Sie am besten geeignete Arrangement gefunden haben. Mit der Dokumentverarbeitungssoftware können Sie die Kategorien mithilfe der Farbcodierung in ihrer Prioritätsreihenfolge unterscheiden.

Alternativ können Sie sie einfach als A-, B- und C-Aktivitäten kennzeichnen, wobei A die Aufgaben mit der höchsten Priorität, B die Aufgaben mit der mittleren Priorität und C die Aufgaben mit der niedrigsten Priorität sind.

Wenn Sie festlegen, wie die Aufgaben priorisiert werden sollen, müssen Sie sich folgende Fragen stellen:

• Welche Aufgaben müssen heute erledigt werden?
• Welche Aufgaben können verschoben werden?
• Welche Aufgaben können delegiert werden?
• Welche Aufgaben sind für meine persönlichen Ziele von zentraler Bedeutung?
• Welche Aufgaben können beseitigt werden?

4. Setzen Sie Grenzen für das, was Sie voraussichtlich tun werden

Stellen Sie fest, dass Sie nicht allen oder allen Anforderungen zustimmen müssen. Lerne nein zu sagen. Wenn Ihre To-Do-Liste viel zu lang ist, ist es wahrscheinlich, dass Dinge, denen Sie Ihre Zeit widmen, entbehrlich sind.

Werden Sie fest in Ihrer Entschlossenheit und setzen Sie klare Grenzen in Ihrem Leben. Bevor Sie etwas zustimmen oder zustimmen, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Habe ich wirklich die Kapazität und Zeit, um damit umzugehen?
• Wird es rentabel sein?
• Entspricht es meinen Prioritäten, Aufgaben und Zielen?
• Was würde es kosten, diese Aufgabe nicht zu erledigen?

5. Beseitigen Sie alle Ablenkungen

Überall, wo Sie heute abbiegen, gibt es Zeitsauger. Ablenkungen gibt es zuhauf. Halten Sie inne und betrachten Sie für einen Moment die unerwarteten Dinge in Ihrem Alltag, die ungeplant sind und Ihre Zeit verbrauchen.

Dies kann alles sein, von E-Mails und Textnachrichten auf Ihrem Telefon bis hin zu ungeplanten sozialen Begegnungen. Sie können diesem Trend widerstehen, indem Sie sicherstellen, dass Sie Ihre E-Mail-Adresse während der Arbeit deaktivieren. Wenn ein Familienmitglied oder Freund Sie sozial anruft, fragen Sie ihn höflich, ob Sie den Anruf zu einem späteren Zeitpunkt zurückgeben könnten.

Unterbrechungen können störend sein, wenn Sie am Zeitmanagement arbeiten, insbesondere wenn diese Unterbrechungen weder dringend noch wichtig sind. Hier müssen Sie die Disziplin üben, von Anfang bis Ende an einer Aufgabe festzuhalten. Wenn etwas anderes auftaucht, das erledigt werden muss, notieren Sie es in Ihrer Liste und arbeiten Sie weiter an dem Projekt oder der Aufgabe.

6. Kontrollieren Sie Ihre Gedanken

Nicht alle Ablenkungen sind jedoch äußerlich. Viele von ihnen sind innerlich und haben mit unserem "Gedankenleben" zu tun. Es kann manchmal das Gefühl haben, dass Ihr eigener Verstand sich gegen Sie verschwört und Ihre Bemühungen sabotiert.

Möglicherweise bemühen Sie sich, Ihre Aufmerksamkeit einer Aufgabe zu widmen, aber dann schleichen sich Gedanken über etwas, das in der Vergangenheit passiert ist, oder über schreckliche Nachrichten, die Sie kürzlich erhalten haben, oder über einen emotionalen Austausch, den Sie mit jemandem hatten, ein und entgleisen Sie von Ihrem Ziel.

Die durchschnittliche Person hat ungefähr 70.000 Gedanken pro Tag. Wenn Sie Dinge in Ihrem Leben erledigen wollen, müssen Sie Ihren Geist verwalten. Wenn Sie sich in einem ablenkenden Gedankengang befinden, anstatt sich auf Ihr Projekt zu konzentrieren, halten Sie sofort an und fragen Sie sich:

Wenn Sie dies üben, werden Sie feststellen, dass es leicht sein wird, störende Gedanken zu beseitigen und Ihre Aufmerksamkeit wieder auf das zu richten, was in der heutigen Zeit wirklich zählt.

7. Halten Sie sich an den Plan

Dies ist so wichtig, dass es einen eigenen Abschnitt benötigt. Sobald Sie Ihre Zeitmanagementstrategie erstellt haben, müssen Sie dieser Strategie treu bleiben, egal was passiert.

Machen Sie sich klar, dass viele Menschen, die nicht daran interessiert sind, ihre Zeit zu verwalten, Notfälle haben, mit denen Sie sich befassen müssen. Mit anderen Worten, aufgrund ihres Zeitmanagements laufen die Dinge in ihrem Leben schief. Dann drehen sie sich um und möchten, dass Sie das Problem beheben.

Lernen Sie zu unterscheiden, was ein echter Notfall ist und was Sie einfach zurückwerfen wird. Weisen Sie sich Fristen für die Projekte zu, die Sie in Ihrer Liste haben, und organisieren Sie sich so, dass diese Fristen eingehalten werden. Wenn Ablenkungen auftreten, verfügen Sie über ein Filtersystem, um Zeitverschwendung zu vermeiden.

8. Finden Sie Ihren bequemsten Ort und Ihre bequemste Zeit

Wenn Sie die Aktivitäten durchlaufen, die Sie für den Tag geplant haben, führen Sie die Aufgaben aus, die zum Zeitpunkt Ihrer Aktualität ein Höchstmaß an Denken erfordern.

Sind Sie morgens am produktivsten oder sind Sie eine Nachteule? Planen Sie Ihren Plan so, dass Sie die anspruchsvollsten Aufgaben bewältigen können, wenn Sie am produktivsten sind.

Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen für Ihre Arbeit festgelegte Platz frei von Unordnung und Ablenkungen ist. Die Umgebung sollte so weit wie möglich ein inspirierendes Gefühl haben, das Sie motiviert, mit Ihrer Zeit Ergebnisse zu erzielen.

9. Kombinieren Sie ähnliche Aufgaben miteinander

Überprüfen Sie die von Ihnen erstellte Liste. Wenn es Aktivitäten gibt, die ähnlicher Natur sind oder zur selben Unterkategorie gehören, gruppieren Sie diese und führen Sie sie in einer Reihenfolge aus.

Auf diese Weise sparen Sie mehr Zeit beim Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben in den Unterkategorien, und Sie können Ihre Aktivitäten schneller verarbeiten.

Wenn Sie Aufgaben auf diese Weise kombinieren, fällt es Ihrem Gehirn leichter, durch sie zu navigieren. Mit der Zeit werden Sie sich darauf vorbereiten, systematisch zu arbeiten, im Gegensatz zu der in unserer heutigen Zeit so weit verbreiteten, zerstreuten Lebenseinstellung.

10. Organisiert werden

Wenn alles am richtigen Ort ist, sparen Sie Zeit und schaffen Platz, um sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Die persönliche Organisation ist von Person zu Person unterschiedlich, da wir in Bezug auf unsere Herangehensweise an Situationen nicht alle gleich sind.

Aus diesem Grund fühlen sich Mitarbeiter in einem Unternehmen möglicherweise gefangen und werden auf kontraproduktive Ebenen unterdrückt, wenn das Management einen umfassenden Organisationsprozess implementiert, der zu spezifisch ist und es ihnen nicht ermöglicht, ihren eigenen Rhythmus festzulegen.

Wie können wir uns also in unserem persönlichen Leben organisieren?

In unserer Zeit wird viel Zeit in verschiedenen Kommunikationsformen verbracht. Eine Möglichkeit, sich zu organisieren, besteht darin, Ihre Telefonlisten oder Kontakte in Gruppen zu ordnen und sie entsprechend Ihrer Verwendung zu kennzeichnen, z. B. Familie, Verwandte, Freunde, Mitarbeiter usw.

Gruppieren Sie Ihre E-Mails in Kategorien und erstellen Sie jeweils Ordner. Wenn Sie regelmäßig viele E-Mails aus bestimmten Quellen erhalten, sollten Sie eine Posteingangsregel einrichten, die alle diese Nachrichten automatisch in die entsprechenden Ordner überträgt. Anstatt mehrere Kalender oder Planer zu verwenden, um Arbeitstermine, andere Ereignisse und Besprechungen zu verfolgen, planen Sie sie alle in einem.

Entlasten Sie, wie bereits erwähnt, Ihre Arbeitsbereiche, um sicherzustellen, dass Ihre Konzentration nicht beeinträchtigt wird. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, alles vorzubereiten, was Sie für den Tag am Vorabend benötigen, bevor Sie in den Ruhestand gehen.

Wenn Sie Ihre Zeit richtig verwalten, erreichen Sie mit weniger Aufwand mehr. Lassen Sie niemals Zeit, um einfach vorbeizuschlüpfen. Übernehmen Sie lieber Verantwortung und Kontrolle.

Werden Sie wählerisch, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Konzentrieren Sie sich auf Aktivitäten, die Ihrer Vision und Ihren Zielen entsprechen.

Es wird zunächst nicht einfach sein, aber je mehr Sie sich angewöhnen, Ihre Zeit zu überwachen, zu messen und zu verwalten, desto mehr werden Sie erfolgreiche Ergebnisse in Ihrem Leben sehen. Die Belohnungen sind die Mühe wert.