"Arbeiten in einem Geschäftsumfeld": eine persönliche Erklärung (NVQ Business and Administration Exam)

Zweck und Nutzen der Achtung und Unterstützung anderer Menschen bei der Arbeit

Wenn ich zu einem Team gehöre, fühle ich mich Teil von etwas Größerem als mir. In einem teamorientierten Umfeld verstehe ich die Mission und das Ziel meiner Organisation und trage durch die Zusammenarbeit mit meinen Kollegen zum Gesamterfolg der Organisation bei. Ich habe möglicherweise eine bestimmte berufliche Funktion und gehöre zu einer bestimmten Abteilung, aber auch darüber hinaus werde ich mit anderen zusammenarbeiten, um zu den allgemeinen Zielen und dem Erfolg der Organisation beizutragen.

Um als Teil des Teams oder innerhalb einer Organisation zu arbeiten, muss ich lernen, andere Menschen bei der Arbeit zu respektieren und auch andere Menschen bei der Arbeit zu unterstützen. Ich muss wissen, was die Organisation tut, wie die Struktur der Organisation ist und warum jedes Team und jede Abteilung aufgebaut wurde, was sie tut und wie sie dazu beiträgt. Jedes Team und jeder Einzelne muss verstehen, wo seine Arbeit in den Gesamtkontext einer Organisation passt.

Wenn die Arbeit im Team erledigt wird und nicht von Einzelpersonen, die alleine sitzen und Aufgaben erledigen, kann eine Organisation florieren, da die Arbeit pünktlich und im Rahmen des Budgets erledigt wird. Um eine gute Teamarbeit aufzubauen, müssen die Mitglieder des Teams miteinander kommunizieren und sich gegenseitig unterstützen. Diese Verbindung lehrt uns, Arbeitsziele zu teilen und Ziele zu planen, und hilft jedem, sich als Individuum zu entwickeln. Wenn wir als Team arbeiten, können wir die Schwächen und Stärken des anderen identifizieren. Dies führt dazu, dass Feedback gegeben und empfangen wird, um die eigene Arbeit zu verbessern.

Ich arbeite in einem vielfältigen Arbeitsumfeld und begegne verschiedenen Personen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und aus unterschiedlichen Kulturen. Als Organisation und als Team muss ich jeden Einzelnen respektieren und wertschätzen, unabhängig von Rasse, Sitten, Glauben, Aussehen usw. Wenn verschiedene Menschen zusammenarbeiten, bringen sie verschiedene Fähigkeiten, Talente und Erfahrungen zusammen. Dies hilft dem Team und der Organisation, die bestmögliche Leistung zu erbringen.

Bevor ich jemanden beurteilen kann, muss ich in seine Fußstapfen treten, damit ich klar verstehe, wie sich diese Person fühlt. Auf diese Weise werde ich die Dinge aus der Sicht dieser Person betrachten. Ich denke immer darüber nach, wie ich mich fühlen würde, wenn ich in der Situation dieser Person wäre. Ich muss ihre Bedürfnisse, ihre kulturellen Werte und Rassenunterschiede respektieren, wenn ich Meinungsverschiedenheiten aussortiere. Auf diese Weise fühle ich mich wichtig und zeige ihnen, dass es mir wichtig ist und ich bin da, um sie auf jede erdenkliche Weise zu unterstützen. Ich gebe ihnen das Gefühl, geschätzt zu werden, indem ich ihnen zuhöre und ihre Vorlieben und Interessen unterstütze, ihre Bedürfnisse schätze und die Vertraulichkeit von Informationen respektiere, wo es die Situation erfordert.

Ich lerne auch viel von Menschen, wenn ich in einem abwechslungsreichen Umfeld arbeite. Ich bitte um Beobachtung und Anleitung, wenn ich Unterstützung brauche. Ich verstehe auch, wie wichtig es ist, bei der Arbeit mit Kollegen und Vorgesetzten Beziehungen aufzubauen und andere Menschen als Inspirationsquelle zu nutzen.

Wahrung der Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Arbeit

Informationssicherheit bedeutet, Informationen und Informationssysteme vor unbefugtem Zugriff, Verwendung, Offenlegung, Störung, Änderung oder Zerstörung zu schützen. Die Informationssicherheit befasst sich mit der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten, unabhängig davon, ob die Daten in elektronischer, gedruckter oder anderer Form vorliegen.

Vertraulichkeit ist aus verschiedenen Gründen wichtig. Daten zur Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern sind automatisch vertraulich. Abgesehen davon verarbeiten wir in meiner Organisation eine große Menge vertraulicher Daten für unsere Kunden. Sie werden alle in den Schränken und Servern der Organisation gespeichert. Wenn Daten in die falschen Hände gelangen, können diese Informationen missbraucht werden, um Betrug, Diskriminierung und andere Verstöße zu begehen.

Jede Organisation sollte vorsichtig sein, wie sie mit Daten umgeht und diese respektiert, die durch ihre Hände gehen.

Im Folgenden sind die gesetzlichen Anforderungen und bewährten Verfahren aufgeführt:

• Data Protection Act 1998 (zum Schutz der Erhebung, Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten).

• Menschenrechtsgesetz von 1998

• Common Law of Confidentiality

Vertraulichkeit ist die Pflicht aller. Die Mitarbeiter sollten sich jederzeit frei fühlen, mit ihren Senioren oder Managern zu besprechen, was dies täglich im Umgang mit Material bedeutet. Außerdem müssen alle Mitarbeiter die Regeln für die jeweilige Branche kennen und den Prozess an ihrem Arbeitsplatz für den Umgang mit vermuteten Risiken und Verstößen kennen.

Das Geschäftsumfeld sicher halten

Wenn Sie für eine Organisation, ein Unternehmen oder eine Arbeitsumgebung arbeiten, ist es sehr wichtig, die Sicherheits- und Rechtsverfahren einzuhalten. Jede Organisation hat ihre eigenen vertraulichen Informationen und es muss darauf geachtet werden, diese Dokumente vor der Öffentlichkeit zu schützen, da dies sonst zu katastrophalen Auswirkungen führen kann. Das Eigentum muss mit Schlössern gesichert werden, die nur von autorisiertem Personal geöffnet werden können. In unserer Organisation verfügen wir über sichere Schlösser, die nur von den Mitarbeitern der Organisation mit ihrer Swipe-Karte geöffnet werden können. Die Räume der Manager sind mit Nummernschlössern gesichert. Alle vertraulichen Informationen und Dateien werden in Schränken aufbewahrt, auf die nur die Mitarbeiter zugreifen können.

Die Haupttür zum Zugang zu den Büros ist mit Schlössern gesichert, die durch Durchziehen der Karte geöffnet werden können. Auch bei der Führung der Organisation befolgen alle Mitarbeiter alle gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf die Verwendung vertraulicher Informationen und den Schutz von Kundendaten. Außerdem werden Verträge für alle erbrachten und gesuchten Dienstleistungen unterzeichnet, in denen alle rechtlichen Notwendigkeiten und das Ergebnis angegeben sind, wenn das Produkt oder die Dienstleistung nicht zufriedenstellend ist.

Von den Mitarbeitern der Organisation wird erwartet, dass sie ihren Personalausweis mit sich führen, auf dem Name, Position und Name der Organisation zusammen mit dem Foto angegeben sind. Außerdem sollten alle Mitarbeiter sicherstellen, dass nicht identifizierte, nicht autorisierte oder nicht Mitarbeiter das Gebäude nicht ohne Grund betreten. Besucher, die das Gebäude betreten, müssen sich an der Rezeption in das Register eintragen und sich beim Verlassen des Gebäudes abmelden. In jedem Büro werden Aufzeichnungen über alle Vermögenswerte - Bürogeräte, Möbel und alle zur Organisation gehörenden Gegenstände sowie Marken und Modelle geführt. Jedes Gerät ist mit eindeutigen Codes versehen, die zusammen mit dem Namen und der Telefonnummer der Organisation auf den Geräten angebracht sind. Alle Gegenstände, die (wie Laptops) nicht verwendet werden oder vertraulich sind, sind sicher verschlossen.

Von Mitarbeitern ausgeliehene Gegenstände wie Laptops oder Projektoren usw. werden beim Ausleihen und Zurücksenden unterschrieben. Wertsachen der Mitarbeiter müssen jederzeit sicher verschlossen sein. Es muss darauf geachtet werden, dass nach Feierabend kein Diebstahl im Büro erfolgt. Stellen Sie daher immer sicher, dass alle Wertsachen und vertraulichen Informationen sicher aufbewahrt werden. Fehlende oder vermisste Gegenstände müssen dem Büroleiter gemeldet werden. Außerdem müssen Sie Diebstahl und verdächtige Aktivitäten der Polizei melden und die erforderlichen rechtlichen Schritte einleiten.

Vertrauliche Unterlagen sollten nicht einfach entsorgt werden. Sie müssen vor der Entsorgung zerkleinert werden.

Vorfälle mit Vertraulichkeit

Wenn es um Vertraulichkeit und Sicherheit in Bezug auf meinen Job und meine Dateien geht, gehe ich beim Umgang mit Situationen und Dokumenten mit größter Sorgfalt vor. Ich sperre alle vertraulichen Informationen und Dokumente in Bezug auf Mitarbeiter und Kunden in einem verschlossenen Schrank ab. Auch vertrauliche Dateien, die auf der Festplatte gespeichert sind, sind kennwortgeschützt, sodass jeder, der Zugriff auf die freigegebene Festplatte hat, die Dokumente nicht öffnet. Dies war das Ergebnis eines Problems, auf das ich letztes Jahr gestoßen bin. Die _________________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) werden auf dem freigegebenen Laufwerk gespeichert, auf das andere Kollegen Zugriff haben. Ich habe sie nicht im persönlichen Ordner "Eigene Dateien" gespeichert, da mein Manager auch Zugriff auf diese Dateien benötigte. Ich stellte fest, dass ein Mitarbeiter versucht hatte, die Dokumente aus dem Ordner zu öffnen, in dem sich alle _____________ befanden (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt). wurden gerettet. Nach diesem Vorfall hatte ich eine Diskussion mit meinem Manager darüber, was passiert ist, wie sich dies auf die Organisation auswirkt, wie vertraulich die Details anderer Mitarbeiter sind, und erklärte ihr, wie sich dies auch auf alle anderen Teammitglieder auswirken würde. Mein Manager fragte dann, was getan werden könne. Ich schlug vor, alle vertraulichen Dateien mit einem Passwort zu schützen. Seitdem sind alle vertraulichen Dateien, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind, passwortgeschützt und werden nur der betroffenen Person mit einem Passwort versehen, die die Erlaubnis zum Öffnen der Dateien hat.

Wartung der Ausrüstung

Im Büro beschäftigen wir uns immer mit Druckern, Faxgeräten und Dateien, die recycelt werden müssen. Leere Tonerkartuschen und Faxbänder können aufgrund der darin enthaltenen Chemikalien gefährliche Auswirkungen haben. Es geht um Gesundheits- und Sicherheitsfragen. Sie werden also in den Bereich gebracht, in dem gefährliche Abfälle entsorgt werden, und das Sammelunternehmen sammelt sie jeden Monat. Außerdem werden alle Kartons und Abdeckungen, in denen die Toner, Patronen und Schreibwaren ankommen, in ihren jeweiligen Behältern entsorgt, um Gesundheits- und Sicherheitsprobleme zu vermeiden.

Ich stelle auch sicher, dass alle Geräte wie Drucker, Faxgerät und Computer in einwandfreiem Zustand sind. Wenn es IT-Probleme gibt, protokolliere ich einen Anruf beim IT-Service-Desk und verfolge Verzögerungen unter Angabe der Fallreferenznummer.

Anhang: "Berichtsdaten"

Diese spezielle Antwort unten wurde hier hinzugefügt, da Anfragen von zwei Kandidaten eingingen. Dies steht in keinem Zusammenhang mit der obigen persönlichen Aussage.

Livingsta

Beschreiben Sie die Möglichkeiten zum Melden von Daten

a) Es erfüllt die vereinbarten Ziele

b) Ist genau und frei von Verzerrungen

Daten sind eine Gruppe von Informationen, die für verschiedene Zwecke wie Analysen, Bewertungen und das Erreichen bestimmter Ergebnisse oder Schlussfolgerungen verwendet werden. Datenberichterstattung ist ein Prozess, bei dem Daten aus einer Quelle oder mehreren Quellen extrahiert und dann in ein Format konvertiert werden, das für einen bestimmten Zweck verwendet werden kann. Es wird normalerweise in Form eines Berichts in Tabellen oder Diagrammen oder Statistiken oder Grafiken oder in Tabellenkalkulationen usw. dargestellt. Diese Daten können verwendet werden, um wichtige Entscheidungen innerhalb der Organisation oder mit externen Organisationen zu treffen. Der Datenbericht muss daher so erstellt werden, dass er den Zielen der Anforderung entspricht und außerdem genau und frei von Verzerrungen ist, da die Datenqualität sehr wichtig ist.

Es gibt folgende Möglichkeiten, Daten so zu melden, dass sie den vereinbarten Zielen entsprechen.

• Stellen Sie immer sicher, dass die von Ihnen gesammelten Daten dem Zweck des Berichts dienen, den Sie erstellen möchten.
• Stellen Sie sicher, dass der Bericht den vereinbarten Stil und das vereinbarte Format hat und von den beteiligten Personen leicht verstanden werden kann.
• Überprüfen Sie, ob ein detaillierter oder ein zusammengefasster Bericht erforderlich ist, und erstellen Sie den Bericht entsprechend.
• Halten Sie die Sprache so einfach wie möglich, wenn der Bericht an ein breites Publikum verteilt werden soll. Dies hängt wiederum vom Zweck des Berichts ab und davon, was Sie erreichen oder melden möchten.
• Überprüfen Sie, ob der Bericht eine vereinbarte / akzeptable Struktur hat und ob der Inhalt den Zielen und Zielen der Organisation entspricht. Kurz gesagt, es muss eine logische Struktur mit klaren Ideen haben und gut organisiert sein.
• Ordnen Sie die Daten in verschiedenen Abschnitten klar und ordentlich mit Notizen oder Erklärungen an, wo immer dies erforderlich ist.
• Es ist am besten, keine Personen im Bericht zu benennen oder zu kennzeichnen.
• Der Schlussfolgerungsteil muss mit den Ergebnissen Ihrer Forschung oder Analyse klar sein.
• Fügen Sie gegebenenfalls Empfehlungen hinzu.
• Es ist immer gut, zu Beginn zusammenzufassen, worum es in dem Bericht geht, wozu er dient und was diskutiert wird. Sie können auch den Grund angeben, warum dieser Bericht erstellt wurde. Sie können gegebenenfalls die Einschränkungen erwähnen und Verbesserungsmöglichkeiten vorschlagen.

Es gibt folgende Möglichkeiten, Daten so zu melden, dass sie korrekt und frei von Verzerrungen sind:

• Nehmen Sie niemals Annahmen zu Daten oder Schlussfolgerungen vor, da dies das Funktionieren der Organisation gefährden kann.
• Überprüfen Sie die Grammatik, Rechtschreibung und Richtigkeit der beteiligten Zahlen, da diese Berichte die Qualität der Organisation widerspiegeln. Wenn Berechnungen erforderlich sind, überprüfen Sie diese noch einmal, um festzustellen, ob Fehler vorliegen. Es ist immer am besten, dies für eine Überprüfung durch eine oder zwei andere Personen zu führen, um Grammatik- oder numerische Fehler zu vermeiden.
• Haben Sie keine sich wiederholenden oder irrelevanten Informationen.
• Sie müssen in Ihrem Bericht sehr genau sein und genaue, klare Wörter und Zahlen verwenden, damit Ihr Bericht frei von Verzerrungen ist.