Ratschläge für Mitarbeiter: wie man Bürogeräte respektiert

Bitte brechen Sie nicht die Büroausstattung: Wenn nicht investierte Mitarbeiter Schurke werden

Haben Sie jemals bemerkt, dass es einigen Mitarbeitern anscheinend nicht wirklich wichtig ist, Geld zu sparen oder Firmeneigentum zu pflegen, als ob es ihr eigenes wäre?

Als ich klein war, gab es eine Reihe von Mietwohnungen in der Nähe meines Wohnortes. Sie schienen immer heruntergekommen zu sein mit alten Schrottautos im Vorgarten, Katzen mit mehreren halbwilden Kätzchen und kaputten und ramponierten Spielsachen, die über den Hof verstreut waren.

Meine Mutter erzählte uns, dass Menschen, die Häuser gemietet hatten, oft nicht unverfallbar waren oder sich nicht so sehr um ihre Instandhaltung kümmerten wie Menschen, die sie besaßen, weil sie nicht hart gearbeitet hatten, um das Grundstück zu bekommen, und planten, woanders weiterzuziehen, also taten sie es nicht. Es ist mir egal, ob sie das Haus verwüstet und es jemand anderem überlassen, es zu reinigen und zu reparieren, nachdem sie gegangen sind. Während ich denke, dass meine Mutter ein wenig Vorurteile hatte, hatte sie einen Punkt.

Manchmal scheint es, dass neue Mitarbeiter und Mitarbeiter außerhalb des Büros die Lieferungen und Geräte nicht respektieren. Sie scheinen nicht an der Firma beteiligt zu sein und kümmern sich nicht darum, wenn etwas schief geht, weil sie weggehen und jemand anderen das Problem lösen lassen können. Sie weigern sich, Verantwortung für ihre mangelnde Besorgnis zu übernehmen, und dies kann zu großen Spannungen in einem Büro führen, Geld kosten und die Arbeitsproduktivität beeinträchtigen.

Die Schulung im Büro sollte die Verwendung der Grundausstattung abdecken

Ein grundlegender Hintergrund im richtigen Umgang mit Bürogeräten sollte Teil der Schulung eines jeden sein, und obwohl es offensichtlich ist, dass jeder weiß, wie man einen Kopierer, ein Faxgerät, einen Hefter und ein Telefon benutzt, einen Computer einschalten und Dokumente an den senden Drucker und Dateien in alphabetischer Reihenfolge, leider ist dies oft nicht der Fall.

Wie man ein respektvoller Mitarbeiter in einem Büro ist

1. Seien Sie vorsichtig und höflich mit dem Drucker / Kopierer

• Lassen Sie kein Papier mit geschlossener Oberseite auf dem Kopierer, damit die Benutzer Ihr Papier entfernen müssen, bevor sie ihr eigenes kopieren können.
• Lassen Sie die Oberseite nicht offen (Staub und Schmutz können eindringen und die Spiegel beschädigen).
• Machen Sie nichts weiß und versuchen Sie dann, das Papier zu kopieren, ohne das Weiß trocknen zu lassen.
• Führen Sie keine zerknitterten oder gehefteten Kopien durch das Gerät. Die Ergebnisse sollten offensichtlich sein, bevor Sie es überhaupt versuchen.
• Erstellen Sie keinen Papierstau und lassen Sie ihn von jemand anderem beseitigen.
• Verwenden Sie nicht das gesamte Papier und legen Sie nicht mehr ein.
• Zuletzt sehen Sie sich an, was Sie drucken möchten, damit Sie nicht Hunderte von Blättern Papier verschwenden, die möglicherweise nur sieben Cent pro Stück kosten, sondern sich auf Hunderte von Dollar summieren, die im Laufe der Zeit verschwendet werden.

2. Halten Sie Büroklammern von Druckstiften getrennt und setzen Sie die Kappen wieder auf die Markierungen

Es gibt einen Grund, warum wir Büroklammern von Stiften getrennt halten und Markierungskappen ersetzen. Sie würden das wissen, wenn Sie jemals selbst in einem Büro gearbeitet hätten. Es ist nicht so aufregend, die Hand in die Büroklammer zu legen und an einem halben Dutzend Stecknadeln hängen zu bleiben, wie es sich anhört.

Wenn brandneue Textmarker und schwarze Markierungen, die wir fast täglich verwenden, schlecht werden oder überall bluten, weil Sie vergessen haben, die Kappe wieder aufzusetzen, oder halbherzig versucht haben, sie zu ersetzen, aber nicht darauf gewartet haben, dass sie einrastet kostet uns mindestens 1 US-Dollar pro Stück und macht unsere Arbeit viel schwieriger als nötig. Übrigens hat die Verwendung eines schwarzen Sharpie zum Hervorheben von Text den gegenteiligen Effekt von dem, was Sie beabsichtigt haben, und kann nicht rückgängig gemacht werden… seufz!

3. Setzen Sie die Dinge wieder so ein, wie Sie sie gefunden haben

Wenn wir mit Kunden in einer schnelllebigen Umgebung arbeiten, müssen wir nicht darüber nachdenken, wo sich der Hefter oder die Bandrolle möglicherweise versteckt oder nach unserem Stift greifen, und an seiner Stelle ein Bündel Tootsie-Rollenverpackungen finden. Das Telefon sollte dem Benutzer zugewandt sein und nicht umgekehrt gedreht werden. Es ist schwierig, eine Nummer zu wählen, wenn die Tastatur auf dem Kopf steht. Bitte ersetzen Sie alles so, wie Sie es gefunden haben oder noch besser, berühren Sie es überhaupt nicht! Es ist nicht so, dass Sie es für etwas Produktives verwenden.

4. Verwenden Sie wie beabsichtigt Haftnotizen

Haftnotizen sind für temporäre Nachrichten gedacht, nicht zum Erstellen einer Collage um den Computer. Haftnotizen, die auch teuer sind, sollten nicht als Ersatz für eine gute Buchhaltung verwendet werden. Während es großartig ist, eine Telefonnummer aufzuschreiben oder eine Nachricht für jemanden zu hinterlassen, der in der nächsten Schicht kommt, müssen die Notizen nach dem Lesen entfernt und nicht wochenlang hinterlassen werden, damit niemand eine Ahnung hat, ob sie es sind sind wichtig oder nicht und hören daher auf, ihnen überhaupt Aufmerksamkeit zu schenken, da sie sich wie trockene Blätter auf dem Desktop ansammeln und niemand bereit ist, die Initiative zu ergreifen, um sie zu entfernen, nur für den Fall, dass sie wichtig sein könnten.

5. Respektieren Sie die Ausrüstung und die Personen, die sie verwenden

Schlagen Sie nicht auf Kopierer, spannen Sie keine Telefonkabel um die Computer und schließen Sie Ihre Mitarbeiter nicht ein oder belasten Sie den gemeinsamen Schreibtisch, damit niemand darauf zugreifen oder etwas anderes als Sie verwenden kann. Ersetzen Sie die Kopiererabdeckungen vorsichtig. Stellen Sie keine offene Tasse Kaffee in die Nähe der Computertastatur und hinterlassen Sie keine Tropfenflecken oder noch schlimmer Ihren Mundgeruch, Kölnischwasser oder fettige Hautreste auf einer Oberfläche, insbesondere Telefonhörer!

6. Laden Sie keine Dinge auf den Firmencomputer herunter, es sei denn, es ist Ihre Aufgabe, dies zu tun

Falls Sie es nicht bemerkt haben, gibt es diese sogenannten Viren, die sich in Downloads verstecken und Computer deaktivieren. Das Unternehmen hat möglicherweise Antivirensoftware installiert, aber versuchen Sie es nicht mit dem Schicksal. Es ist in Ordnung, gelegentlich Websites zu durchsuchen, wenn das Geschäft langsam läuft und Ihre gesamte Arbeit erledigt ist. Seien Sie jedoch vorsichtig beim Herunterladen von Viren, die gespeicherte Daten löschen und Ihre Mitarbeiter und Chefs zu Ihren schlimmsten Feinden machen können.

7. Leihen Sie keine Lieferungen von anderen Abteilungen aus

Wenn Sie Abteilungen in der Nähe anderer Büros teilen, "leihen" Sie ihre Vorräte nicht aus und geben Sie sie nicht zurück oder noch besser, leihen Sie sie überhaupt nicht aus. Hol dir dein eigenes! Okay, wir alle wissen, dass einige Büros nicht so gut in der Versorgung sind wie andere, aber genau wie zu Hause, wenn Sie den letzten Tropfen Milch verwenden, legen Sie den leeren Karton nicht zurück in den Kühlschrank. Wenn Sie etwas verwenden müssen, das nicht Ihnen gehört, fragen Sie zuerst, stellen Sie sicher, dass es in Ordnung ist, und ersetzen Sie es dann durch den Versorgungsfonds Ihres eigenen Büros.

8. Wenn Sie große Aufträge planen, informieren Sie jemanden im Voraus

Wenn Sie 200 Broschüren kopieren möchten, die zusammengestellt und geheftet werden müssen, müssen Sie im Voraus planen. Stellen Sie sicher, dass genügend Papier vorhanden ist, damit Sie nicht das letzte Papier verwenden. Stellen Sie sicher, dass während der Zeit, in der Sie den Drucker oder Kopierer verwenden, niemand anderes den Drucker oder Kopierer verwenden muss, und nutzen Sie die Funktionen des Kopierers (z. B. Gruppieren, Heften, Lochstanzen), damit Untergebene nicht gezwungen werden, 800 Blatt Papier in Ordnung zu bringen und heften sie von Hand. Was uns zu Nummer neun führt!

9. Fragen Sie nach der Verwendung der Büroausstattung

Wenn Sie nicht wissen, wie man ein Bürogerät benutzt, lernen Sie, wie oder bitten Sie jemanden, es Ihnen zu zeigen. Es wäre auch schön, wenn Sie sich daran erinnern würden, damit Sie beim nächsten Mal andere, die ihre eigene Arbeit machen, nicht stören. Ich bin immer wieder erstaunt über jemanden, der fragt, in welche Richtung das Papier in diesem "Ding" geht. Es gibt ein Diagramm aller modernen Bürogeräte, das Ihnen zeigt, wo und in welche Richtung das Papier abgelegt werden muss. Ich könnte Ihnen zeigen, wo Sie es hinstellen sollen, aber meine Antwort könnte Ihnen nicht gefallen.

10. Verwenden Sie die richtige Ausrüstung für den richtigen Job

• Verwenden Sie nicht das Büroband, um einen Flyer an der bemalten Wand anzubringen. Es wird die Farbe von der Wand reißen.
• Blockieren Sie den Hefter nicht und schlagen Sie ihn dann und brechen Sie die Feder.
• Versuchen Sie nicht, 200 Exemplare mit einem Hefter zu heften, der für kleine und nicht für große Arbeiten ausgelegt ist. Dies führt zu einer schlechten Leistung des Hefters und lässt höchstwahrscheinlich ungefaltete scharfe Metallzinken in die Hand der nächsten Person zurück, die die gehefteten Papiere bearbeitet.

11. Verwenden Sie den gesunden Menschenverstand

Es ist nichts Falsches daran, jemanden zu fragen, wie er etwas tun soll, aber wenn Sie erwarten, dass er es für Sie erledigt, wenn er damit beschäftigt ist, seine eigene Arbeit zu erledigen, anstatt sie selbst richtig zu erledigen, sind Sie gegenüber dem Büro haftbar und kein Vermögenswert. Jeder, unabhängig von seinem Status, sollte grundlegende Bürokenntnisse und Höflichkeit beim Teilen und Verwenden von Verbrauchsmaterialien kennen. Es mag albern erscheinen, diese Dinge überhaupt zu erwähnen, wenn es viel wichtigere Dinge zu beachten gibt, aber wenn das Büro reibungslos funktioniert, die Ausrüstung respektiert und keine Vorräte missbraucht werden, kann dies zu mehr Geld und mehr Zeit für andere Dinge wie das Jahresende führen Boni und Pizza-Partys

Werfen Sie den Hefter also nicht mit den festsitzenden Heftklammern in den Papierkorb und tauschen Sie ihn nicht mit dem Hefter Ihres Kollegen aus, als hätten Sie ihn nie zerbrochen. Kopieren Sie nicht Ihren Hintern oder Ihr Gesicht auf den Kopierer und respektieren Sie, wohin die Dinge gehen, und ersetzen Sie die Dinge so schnell wie möglich, wenn Sie darum bitten, Dinge auszuleihen, da der Hefter, das Klebeband und die Schere von Minute zu Minute benötigt werden Basis und nicht etwas, auf das Sie zehn Tage lang verzichten können, ohne sich das eines anderen ausleihen zu müssen, während Sie ein anderes bestellen, bis Ihr altes zehn Minuten vor dem Eintreffen des neuen auftaucht. Wenn Sie die Dinge zurückstellen und Ihren Teil dazu beitragen, dass die Dinge sauber und gepflegt bleiben, trägt dies wesentlich dazu bei, einen glücklichen und produktiven Arbeitsplatz für alle zu gewährleisten!

Haben Sie jemals in den Büroklammerhalter gegriffen und sich eine 20 Fuß lange Kettenhalskette ausgedacht? Ja, jemand hat diese 10 Dollar pro Stunde gut genutzt, um einen neuen Beruf zu erlernen.

Wer wusste, dass es Talent brauchte, Dinge wie Papierschneider, Hefter und Locher zu verwenden?

Ich habe den größten Teil meines Erwachsenenlebens in einem Büro verbracht und die Hälfte davon als Büroleiter, damit ich einige Geschichten erzählen konnte. Ich habe gesehen, wie Papier durch die Waldladung verschwendet wurde, tödliche Waffen aus Gummibändern und Bleistiften, die an leeren Kisten entlang einer Wand abgefeuert wurden, und brandneue Bürostühle, die in weniger als einer Woche mit vollständig zerrissenen Armlehnen und Rückenlehnen zerstört wurden aus. Hast du gedacht, es wäre ein Liegestuhl oder eine Trittleiter?

Kürzlich wurde der Papierschneider, den wir fast zwanzig Jahre lang im Büro verwendet hatten, mit abgerissenem Griff zwischen dem Kopierer und dem Aktenvernichter zerquetscht gefunden. Ein Ersatzmodell des gleichen Kalibers würde 150 US-Dollar kosten, aber mit einigen sparsamen Online-Vergleichen konnten wir unseren Lieferanten zu einem angemessenen Ersatz für 35 US-Dollar überreden.

Weniger als einen Monat nach dem Kauf des neuen Cutters kam ich eines Morgens, um ein schreckliches Geräusch zu hören, und fand einen neuen Mitarbeiter, der versuchte, 20 Blatt Papier mit einer Klinge zu schneiden, die für nicht mehr als fünf gleichzeitig ausgelegt war !!!

Ich widerstand dem Drang zu schreien: "Was denkst du, was du tust?" und fragte stattdessen: "Sie wissen, dass Sie nicht mehr als fünf Blätter gleichzeitig schneiden sollen, oder?"

Der Angestellte sah mich verständnislos an und versuchte weiterhin, die 20 Blätter zu schneiden, wobei er etwas mehr Kraft in den Schnitt steckte. Er dachte, dies würde das Problem lösen, anstatt ein größeres zu schaffen und unseren zweiten Papierschneider in weniger als zwei Monaten zu zerstören.

"Ca-Runch, Quoosh", ertönte das Geräusch, als die Klinge sechs Zoll in die Papiere schnitt und den Rest bog und zerkleinerte. In weniger als zwei Sekunden werden zwanzig Blätter zerkleinertes, gebogenes und vorgedrucktes Papier in den Papierkorb geworfen, nicht in den Papierkorb, und es ist alles, was ich tun kann, um mein Herz nicht festzuhalten und auf dem abgenutzten Teppich in Ohnmacht zu fallen.

Kein Office Manager möchte kleine Jobs im Mikromanagement verwalten, aber kleine Fehler können im Laufe der Zeit viel Geld kosten

Wenn Sie die Lieferungen bestellen müssen, wissen Sie, wie viel sie kosten, und wenn Sie wissen, dass Ihre Abteilung ein begrenztes Budget hat und die Arbeitszeit der Mitarbeiter verkürzt wird und Gehaltserhöhungen von der Einhaltung Ihres Budgets abhängen, sind Sie in der Regel besonders vorsichtig über kleine Dinge, die im Laufe der Zeit viel Geld ausmachen, wie die Verwendung von mehr als der Hälfte der Taschentücher in einer brandneuen Schachtel Kleenex, um einen verschütteten Kaffee zu beseitigen, wenn sich hinter dem Schrank ein Mopp und ein altes Handtuch befinden oder Büroklammern gebogen werden in Tierformen oder zerbrechen sie in kleine Stücke und lassen sie auf dem Schreibtisch liegen wie ein älterer Hund, der zerbröckelt.

Sicher, jeder verwendet manchmal Bürogeräte für den persönlichen Gebrauch, beispielsweise beim Kopieren eines Rezepts, aber wenn Sie 200 Seiten mit Kommentaren auf dem Farbkopierer ausdrucken, wenn Sie nur das einseitige Rezept wünschen, es aber vor dem Ausdrucken einer Liste nicht anzeigen Über 600 Menschen kommentieren, wie sie das Rezept geliebt haben oder verbessern könnten, dann wird der Missbrauch von Geräten für alle kostspielig.

Ich habe gesehen, wie Mitarbeiter die Büroschere benutzten, um Hundekot von ihren Schuhen zu kratzen und die Schere wieder in die Schublade zu legen, ohne sie abzuwischen, oder die Spitzen von allen Stiften zu kauen oder eine halbe Dose Lysol im Badezimmer zu sprühen Nach dem Passieren des Windes oder fünf große Papiertücher zum Trocknen der Hände und eine halbe Rolle Taschentuch zum Abwischen des Bodens und Verstopfen der Toilette, damit sie auf den Boden überläuft und jemand anderem zum Aufräumen überlässt.

Während Sie nicht die Minuten zählen möchten, die Menschen in der Toilette verbringen, oder sie auf fünf Blatt Toilettenpapier für Nummer eins und zehn für größere Arbeiten beschränken möchten, müssen Sie die Leute an einen Punkt erinnern, an dem es genauso wichtig ist, Vorräte zu verschwenden Schlimm wie Zeitverschwendung, wenn noch Arbeit zu erledigen ist.

Alles ist gut, das ist gut erledigt

Es gibt einige Dinge, die zu vernachlässigen sind, z. B. eine Raumheizung über Nacht in der Höhe zu lassen, ohne den Netzstecker zu ziehen, oder den Kistenschneider offen und nach außen gerichtet zu lassen und gegen eine harte Oberfläche zu drücken. Es gibt andere Dinge, die ärgerlich sind, wie das Zurücklassen schwarzer Stifte in den Spalten der schwarzen Tastatur, sodass der Stift beim Tippen auf Sie zu springt und unter Ihren Fingern rollt, sodass Sie Ihren Zugangscode nicht eingeben und erneut von vorne beginnen müssen.

Ein guter Mitarbeiter zu sein ist wie ein guter Mitbewohner zu sein. Wenn Sie andere und die Umgebung, in der Sie arbeiten, respektieren, wird alles gut gehen, aber wenn Sie durch Ihre Anwesenheit das Leben erschweren, ist es unwahrscheinlich, dass Sie in dieser Position lange durchhalten oder viele Freunde haben.

Seien wir ehrlich, wir machen alle Fehler und machen Fehler, und es ist der seltene Mitarbeiter, der moderne Bürogeräte nicht für persönliche Arbeiten nutzt, die er zu Hause nicht erledigen konnte, aber ständiger Missbrauch von Geräten und Kollegen bestimmt das Arbeitsplatz bis zu einem unglücklichen Ort mit vielen Streitereien und Beschwerden. Wenn Sie zu einem unglücklichen Arbeitsplatz beitragen, sind Sie Teil des Problems und nicht Teil des Teams. Die Pflege der Versorgung und der Respekt vor dem persönlichen Raum anderer tragen wesentlich zur Schaffung eines komfortablen und produktiven Arbeitsumfelds bei.