Der beste Weg, um Belege zu organisieren

Diese einfachen Schritte können Ihnen bei der Organisation Ihrer Belege helfen.

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Schnelle und einfache Empfangsorganisationssysteme

Verbringen Sie zu viel Zeit damit, eine Quittung zu finden, um einen Artikel zurückzugeben? Sind Sie bereit für die Steuerzeit oder ist es ein Rätsel, es rechtzeitig zum 15. April zu schaffen? Wenn Sie wie ich sind, könnten Sie versucht sein, Quittungen nur so lange stapeln zu lassen, bis sie nicht mehr sortierbar sind. Aus diesem Grund können Sie Belege am besten organisieren, indem Sie Ihr System behalten:

• Einfach zu merken.
• Schnell Papiere einreichen.
• Einfach zu finden, was Sie brauchen.

Wenn Sie diese drei Ziele berücksichtigen, können Sie mithilfe der folgenden vier einfachen Schritte ein System erstellen, das für Sie funktioniert.

1. Wählen Sie ein System

Kein Ablagesystem ist perfekt. Sie müssen immer die Kosten für ein detailliertes System abwägen, das das Auffinden von Belegen mit der Zeit erleichtert, die zum Ablegen dieser Belege erforderlich ist. Hier sind vier verschiedene Systeme mit den Vor- und Nachteilen von jedem.

Das Bindersystem für Quittungen ist etwas aufwendiger, hilft Ihnen jedoch dabei, Dinge schnell zu finden. Verwenden Sie Pocket Index Dividers, um kleinere Belege einzureichen.

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Bindemittel

Mit einem Ordner mit Karteikarten zur Trennung der Belegarten können Sie leicht finden, was Sie benötigen. Dieses System eignet sich am besten für Personen, die häufig nach Belegen suchen, da Sie problemlos zu verschiedenen Abschnitten wechseln können und der Ordner die Papiere in Ordnung hält. Wenn Sie immer neue Papiere entweder vorne oder hinten einreichen, können Sie die Belege schnell chronologisch durchsehen.

Ich habe dieses System verwendet, um die Quittungen der Eltern meines Mannes zu organisieren, wenn er Vormundschaft über sie hatte, weil wir regelmäßig über ihre Einnahmen und Ausgaben berichten mussten und ich in der Lage sein musste, Quittungen leicht zu finden.

Vor- und Nachteile der Verwendung von Bindemitteln

• Das Ablegen dauert am meisten
• Am einfachsten ist es, Dateien in der Reihenfolge des Monats aufzubewahren.
• Am besten für Quittungen, auf die Sie häufig verweisen müssen
• Ordentlich und einfach in einem Bücherregal zu halten.
• Begrenzt durch die Größe des Notebooks, oder Sie können mehrere verwenden.

Dateiordner sind schnell, einfach und erweiterbar.

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Dateiordner

Das Dateiordnersystem ist das am einfachsten und schnellsten zu verwendende System, sodass Sie eine bessere Chance haben, die Dinge tatsächlich zu organisieren. Nachdem ich 6 Monate in Verzug geraten war, mein Notizbuchsystem für unsere Familienbelege einzureichen, entschied ich mich schließlich, wieder zu den Aktenordnern zurückzukehren. Ich lege nicht eingereichte Papiere in die Vorderseite und platziere sie im Allgemeinen, wenn dieser vordere Bereich gefüllt ist oder ungefähr einmal im Monat.

Tipp: Bewahren Sie Papiere, von denen Sie wissen, dass Sie sie später in einer Datei benötigen, zusammen auf. Ich habe alle meine Steuerinformationen, einschließlich Spenden für wohltätige Zwecke, in einer Datei zusammengefasst.

Vor- und Nachteile der Verwendung von Dateiordnern

• Preiswert und einfach.
• Benötigen Sie nur Dateiordner und Aktenschrank oder Box.
• Schnell zu archivieren.
• Erweiterbar auf eine beliebige Größe und Anzahl von Dateien.
• Es ist schwieriger, ein Papier zu finden als das Notebook-System.

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Dateien erweitern

Nehmen Sie für ein kleineres Organisationsprojekt eine expandierende Datei mit Abschnitten und Registerkarten. Wenn Sie ein Student mit nur wenigen Arten von Belegen sind oder wenn Sie Belege aus einem Projekt wie einem Hausrenovierungsprojekt organisieren möchten, ist dies eine großartige Möglichkeit, dies zu tun. Ich habe dieses System auch für alle Unterlagen für unsere Adoption verwendet und ich verwende oft eine kleine expandierende Datei für Urlaubspläne.

Vor- und Nachteile der Verwendung erweiterter Dateien

• Hält alles in einer ordentlichen, tragbaren Datei.
• Ideal zum Organisieren von Belegen, die Sie dauerhaft aufbewahren möchten.
• Gut für kleine Papiermengen.
• Tragbar.
• Funktioniert nicht für viele Papiere.

Digitale Dateien

Ich fange an, papierlos zu werden, und vielleicht auch Sie. Viele Unternehmen möchten, dass Sie "papierlos" arbeiten, und geben Ihnen möglicherweise einen Bonus dafür. In einigen Geschäften wie Home Depot erhalten Sie jetzt eine E-Mail-Quittung anstelle einer Papierquittung. Darüber hinaus können Sie scannen, um Bilder von Belegen aufzunehmen, die nicht digital sind. Sie müssen sich jedoch noch daran erinnern:

• Organisieren digitaler Dateien: Speichern Sie nicht nur alle Ihre Belege in einer Datei, sondern verbringen Sie einige Zeit damit, Ihre Dateigruppen zu erstellen. Beschriften Sie jeden Ihrer Belege beim Erstellen, da Sie sonst Probleme haben, wenn Sie jeden einzelnen öffnen müssen Sie versuchen etwas zu finden.
• Sicherung: Computerviren oder Computerzusammenbrüche können Ihr System stören. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihre Belege auf einem Computer haben, der über eine Cloud- Sicherung wie Carbonite verfügt.

Digitale Belege können viele Kopfschmerzen beim Einreichen von Papieren lindern, aber nur, wenn Sie vorsichtig sind. Sie sollten sicher sein, dass Sie die Belege aller wichtigen Kontoauszüge herunterladen, die Sie möglicherweise später benötigen, da viele Unternehmen Ihre Kontoauszugsbelege nur 12 Monate lang aufzeichnen. Als ich zum Beispiel einen Anspruch auf erweiterte Garantie für Kreditkarten für einen defekten Geschirrspüler geltend machte, verlangten sie unsere ursprüngliche Erklärung von vor 15 Monaten. Es war nicht verfügbar