Die goldenen Regeln der Büroorganisation

Ein organisiertes Büro bedeutet einen organisierten Geist. Lesen Sie weiter, um gute Organisationstipps zu erhalten.

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Wir haben vielleicht die Menge an Papier reduziert, die wir verarbeiten, aber das hat es nicht einfacher gemacht, alle konkurrierenden Anforderungen an unsere Zeit zu erfüllen. Tatsächlich ist es schwieriger, weil "Papierkram" in so vielen verschiedenen Formaten ankommt. Wenn Sie jedoch Ihre Arbeit organisieren möchten, gelten weiterhin die goldenen Regeln.

Goldene Regeln für die Organisation Ihrer Arbeit

1. Behandeln Sie jedes Blatt Papier, jede E-Mail oder jede telefonische Nachricht nur einmal
2. Wenn Sie das getan haben, legen Sie es an einem geeigneten Ort ab.
3. Wenn es vollständig fertig ist, legen Sie es ab oder archivieren Sie es.

Natürlich ist es im wirklichen Leben oft schwierig, diese Ziele zu erreichen. Aber nur wenn Sie versuchen, sich an die Regeln zu halten, werden Sie Ihr Leben viel einfacher machen.

Goldene Regel: Behandle jeden Gegenstand nur einmal

Wenn Sie beschäftigt sind, ist es verlockend, eine Rechnung oder was auch immer beiseite zu legen und zu sagen, dass Sie "später darauf zurückkommen". Die Realität ist, dass Sie es bereits betrachten, also bereits unterbrochen sind. Es wird zeiteffizienter sein, etwas damit zu tun, als es zu schließen oder abzulegen.

Ich weiß, Sie werden sagen: "Aber ich muss zur Bank gehen / ins Internet gehen / zur Post gehen, um diese Rechnung zu bezahlen, und das kann ich jetzt nicht." Ich verstehe das - aber die Idee ist, so weit wie möglich auf dieses Ziel hinzuarbeiten, auch wenn es nur ein winziger Schritt ist.

Option 1 - Machen Sie einen kleinen Schritt vorwärts

Angenommen, Sie müssen zur Post gehen, um diese Rechnung zu bezahlen. In diesem Fall legen Sie die Rechnung in Ihre Handtasche, damit Sie sie beim nächsten Einkauf nicht vergessen können. Oder wenn Sie ins Internet müssen, stellen Sie die Rechnung am Computer. Möglicherweise haben Sie ein Ablagefach für "Aufgaben", oder Sie legen die Rechnung einfach auf die Tastatur, damit Sie sie beim nächsten Anmelden nicht verpassen. Wenn es sich um eine E-Mail oder Nachricht handelt, verschieben Sie sie in einen Aufgabenordner oder fügen Sie eine Erinnerung hinzu.

Option 2 - Delegieren

Wenn jemand anderes etwas mit dem Dokument zu tun hat, lohnt es sich auf jeden Fall, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um diese Person sofort anzurufen oder per E-Mail zu kontaktieren, egal wie beschäftigt Sie sind. Das heißt, während Sie beschäftigt sind, arbeitet die andere Person bereits an dem Problem - es werden Fortschritte erzielt.

Trinkgeld!

Wenn Sie mit einem Dokument fertig sind, lassen Sie es nicht dort, wo Sie es erhalten haben. Gewöhnen Sie sich an, es sofort und an der richtigen Stelle wegzulegen.

Was ist, wenn Sie keinen "richtigen Ort" haben?

Wenn Sie keinen "richtigen Ort" haben, organisieren Sie jetzt etwas! Sie benötigen einen "richtigen Platz" für Gegenstände, mit denen Sie fertig sind, und einen richtigen Platz für Gegenstände, die Sie noch bearbeiten müssen.

Es kann so einfach sein wie eine Ziehharmonika-Datei (eine große Pappdatei mit mehreren Steckplätzen, entweder einer für jeden Buchstaben des Alphabets oder mit Etiketten, die Sie selbst bestimmen können). Selbst wenn Sie nur einen Karton mit der Aufschrift "Rechnungen" und einen anderen mit der Aufschrift "Steuer" verwalten können, stellen Sie sicher, dass Sie etwas haben.

Trinkgeld!

Denken Sie daran, manchmal ist der "richtige Ort" der Papierkorb. Sie müssen nicht alles behalten!

Sie müssen keine Haushaltsrechnungen führen

Wenn Sie kein Unternehmen von zu Hause aus betreiben und Steuern geltend machen müssen, müssen Sie die Haushaltsrechnungen nicht für immer aufbewahren. Strom-, Gas- und Telefonrechnungen können weggeworfen werden, sobald Sie die Rechnung für den nächsten Monat erhalten, und Sie können sehen, dass sie Ihre Zahlung erhalten haben. Der einzige Grund, Stromrechnungen zu führen, besteht darin, dass Sie die Nutzung überwachen möchten. Viele Lieferanten können Ihnen diese Informationen jetzt online oder auf Anfrage zur Verfügung stellen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie in naher Zukunft einen Kredit beantragen möchten, bewahren Sie die Kontoauszüge für sechs Monate auf, da die Bank möglicherweise Gebühren für den Nachdruck für Sie erhebt. Andernfalls ist es wertlos, eine Erklärung zu behalten, sobald Sie sie überprüft haben und wissen, dass sie korrekt ist, es sei denn, Sie benötigen sie für den Finanzbeamten. Gleiches kann für Gehaltsabrechnungen gelten - überprüfen Sie Ihre örtlichen Steuervorschriften.

Archivierung

Wenn Sie mit Dokumenten fertig sind, diese aber aufbewahren müssen, sind Umschläge die wirtschaftlichste Methode.

Große Umschläge nehmen viel weniger Platz ein als Pappmappen oder Ringbücher. Sie sind daher die platzsparendste Methode zum Speichern von Dokumenten, die Sie aufbewahren müssen, aber selten ansehen müssen. Sie sind auch billig! Sie können Ihre Umschläge in einem alten Koffer oder in einer dekorativen Aufbewahrungsbox Ihres Schreibwarenhändlers aufbewahren.

Wenn Sie mit einem Projekt jeglicher Art fertig sind, legen Sie alles in einen Umschlag. Beschriften Sie den Umschlag mit dem Motiv und dem Datum in einer schönen großen Schrift mit einem dicken Stift. Ein Beispiel könnte die Beantragung einer Hypothek sein - wenn Sie alle Formalitäten erledigt haben, werden Sie wahrscheinlich nie wieder die Dokumente einsehen, sondern nur die Raten bezahlen. Legen Sie also alle Briefe und Bankdokumente der Anwälte in einen Umschlag und bewahren Sie ihn an einem sicheren Ort auf.

Sperrige Ordner nehmen zu viel Platz ein

Was ist mit Steuern?

Gleiches gilt für Steuern. Sie müssen Informationen über Ihre jährliche Steuer mehrere Jahre lang aufbewahren (überprüfen Sie Ihre lokalen Anforderungen), aber Sie werden sie wahrscheinlich nie wieder prüfen, es sei denn, Sie werden geprüft. Legen Sie die Steuer jedes Jahres in einen separaten Umschlag, beschriften Sie sie und legen Sie sie weg.

Wenn Sie dieser Routine folgen, benötigen Sie nicht viel Speicherplatz zum Speichern Ihrer aktiven Dokumente, wodurch es einfacher wird, ordentlich zu bleiben und neue Dinge abzulegen.

Trinkgeld!

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Dateien am Ende eines jeden Geschäftsjahres zu überprüfen.

Reinigen Sie jedes Jahr alle Dokumente, die Sie im neuen Jahr nicht mehr benötigen - entweder umhüllen Sie sie und lagern Sie sie ein oder werfen Sie sie weg. Machen Sie dasselbe für Ihren Computer.

Dokumente sind einfacher abzulegen und zu finden, und Ihre "aktive" Ablage nimmt nicht viel Platz ein.

Sortiert!