So vermeiden Sie Besetztzeichen beim Überschlagen der Telefonleitung

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Haben Sie sich jemals gefragt, wie große Unternehmen so viele gleichzeitige Telefonanrufe empfangen können, ohne ein Besetztzeichen zu erhalten?

Heimtelefone und Mobiltelefone bieten Anklopfen. Das kennst du. Das Anklopfen funktioniert jedoch nicht mit Telefonsystemen. Wenn ein Telefonsystem, z. B. eine Telefonzentrale mit automatischer Telefonzentrale, mehrere Anrufer bedienen soll, benötigen Sie mehrere Telefonleitungen mit Rollover.

Der Telefonleitungs-Rollover ist die Methode, mit der mehr als ein Anrufer durchgelassen werden kann, indem jeder Anrufer über die nächste verfügbare Telefonleitung geleitet wird.

Es ist wichtig zu verstehen, dass der Rollover nicht von Ihrer internen Telefonausrüstung abhängt. Ihr Telefondienstanbieter muss dies tun. Sie müssen die Telefongesellschaft bitten, die zusätzlichen Anrufer auf die nächsthöhere Leitung umzuleiten. Das ist auch als Sammelanschluss bekannt.

Alle Ihre Anrufer wählen Ihre Hauptnummer, aber wenn die erste Leitung verwendet wird, klingelt der nächste Anrufer in der nächsten nicht verwendeten Leitung. Wenn alle Leitungen verwendet werden, erhält der nächste Anrufer ein Besetztzeichen.

Auf der anderen Seite ermöglicht das Warten auf einen Anruf, dass ein zweiter Anrufer in einer einzigen Leitung beantwortet wird. Dies ist nicht gut für ein Telefonsystem, mit dem jeder gleichzeitige Anrufer an eine bestimmte Abteilung oder ein bestimmtes Personal weitergeleitet werden kann.

Ein Telefonsystem beantwortet alle klingelnden Telefonleitungen. Wenn Ihr Telefondienstanbieter keine besetzten Leitungen auf die nächste Leitung umschaltet, kann das Telefonsystem diese zusätzlichen Anrufer auf keinen Fall beantworten.

Wie viele Zeilen benötigen Sie?

Einfache Antwort: Eine Leitung für jeden Anrufer. Wenn Sie beispielsweise zehn Anrufer gleichzeitig bearbeiten müssen, benötigen Sie zehn Leitungen von Ihrem Telefonanbieter.

Sie verwenden immer noch nur eine Telefonnummer. Die zusätzlichen Leitungen haben ihre eigenen Nummern und können direkt gewählt werden. Die Hauptidee ist jedoch, dass nur die erste Zahl erforderlich ist. Wenn die Leitung verwendet wird, wechselt der Anrufer zur nächsten freien Leitung.

Mit anderen Worten, der erste Anrufer klingelt auf der ersten physischen Leitung durch und der nächste Anrufer "rollt" zur nächsten verfügbaren physischen Leitung. Dieser Rollover wird fortgesetzt, bis alle Zeilen verwendet wurden.

Wenn alle Leitungen genutzt werden, dann ist der nächste Anrufer wird ein Besetztzeichen erhalten. Wenn Sie also ein hohes Anrufvolumen für Ihr Unternehmen unterstützen möchten, müssen Sie zusätzliche Leitungen von Ihrer Telefongesellschaft erhalten und anfordern, dass diese Leitungen mit einem Rollover auf die nächste Leitung in der Gruppe konfiguriert werden.

Der Rollover-Service wird normalerweise ohne Aufpreis angeboten. Die Telefongesellschaft profitiert ohnehin von den zusätzlichen Leitungsgebühren.

Mehrere eingehende Anrufe können empfangen werden, indem Sie zur nächsten verfügbaren Leitung wechseln.

Warum Anklopfen nicht notwendig ist

Beachten Sie, dass das Telefonsystem automatisiert ist, um eingehende Anrufe weiterzuleiten.

Wenn in einer Ihrer Leitungen ein Anruf wartet, wechselt der nächste Anrufer NICHT zur nächsten Leitung. Sie sitzen dort fest und warten darauf, dass die Person in dieser Leitung auf den Anklopfton reagiert.

Das funktioniert gut für eine einzelne Leitung, z. B. ein Telefon zu Hause oder ein Mobiltelefon. Wenn Sie jedoch den Rollover für zusätzliche Leitungen verwenden, beeinträchtigt das Anklopfen den Betrieb.

Wie funktioniert ein PBX-Telefonsystem mit Rollover?

Alle eingehenden Leitungen, die in einem Rollover-Sammelanschluss organisiert sind, sind mit dem Telefonsystem (PBX) verbunden, und alle internen Telefone sind mit den Nebenstellenbuchsen verbunden.

Der erste Anrufer klingelt in der ersten Leitung. Der nächste Anrufer kommt in der zweiten Leitung durch und so weiter.

Es macht keinen Unterschied, auf welche Leitung ein Anrufer kommt. Die TK-Anlage behandelt alle Anrufer gleich. Wenn das System eine automatische Telefonzentrale enthält, hilft es dem Anrufer, sein gewünschtes Ziel zu erreichen, indem ein Menü mit Optionen bereitgestellt wird.

Es gibt zwei Methoden, um die gleichen Ergebnisse zu erzielen.

1. Jedem Telefon ist eine interne Nebenstellennummer zugewiesen. Alle Anrufer wählen dieselbe Hauptnummer, wählen Optionen aus der automatischen Telefonzentrale aus, um die gewünschte Nebenstelle anzurufen, oder wählen eine bekannte Nebenstellennummer, wenn das Telefonsystem diese Option bietet.
2. Jedes Telefon kann eine Direktwahlnummer haben. Normalerweise stehen die letzten vier Ziffern der Telefonnummer für die Nebenstelle. Das Telefonsystem erkennt die letzten vier Ziffern und leitet den Anrufer automatisch an diese Nebenstelle weiter.

Beachten Sie, dass Sie im zweiten Fall nicht für jede Nummer eine eigene Zeile benötigen. Sie benötigen nur genügend Leitungen, um die maximale Anzahl von Anrufern zu unterstützen, die zu den schlechtesten Ladezeiten erwartet werden.

Wie funktioniert das Aufrufen mit mehreren Leitungen?

Das Aufrufen funktioniert bei verschiedenen PBX-Modellen unterschiedlich. Wenn internes Personal eine Nebenstelle abholt, muss der Anrufer bei den meisten Telefonsystemen 9 für eine Amtsleitung drücken. Das System liefert einen Wählton von einer der verfügbaren Amtsleitungen.

Einige TK-Anlagen geben automatisch einen Wählton von jeder verfügbaren Amtsleitung aus, ohne 9 zu wählen, sodass Anrufe ohne Drücken anderer Tasten getätigt werden können.

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Alles in allem

Wenn Sie für die Einrichtung des Telefonsystems verantwortlich sind, sollten Sie einige Punkte beachten.

Wissen Sie, wie Sie alle Ihre Anrufer gleichzeitig behandeln? Haben Sie genug Personal, um alle Anrufe zu beantworten? Wenn nicht, warum nicht einfach eine Leitung haben und den Überlauf an die von Ihrer Telefongesellschaft bereitgestellte Voicemail weiterleiten lassen.

Haben Sie sich entschieden, wie Sie alle Anrufe weiterleiten möchten? Natürlich können Sie einfach ein Telefon an jede Leitung anschließen lassen. Aber dann haben Sie keine Möglichkeit, die Anrufe von einem zum anderen weiterzuleiten. Sie haben auch keinen reibungslosen Übergang, um Anrufer an Personal oder Abteilungen weiterzuleiten.

Hier wird das PBX-Telefonsystem so wichtig. Ein einfaches Telefonsystem ermöglicht es einer Live-Empfangsdame, alle eingehenden Anrufe zu beantworten und an die richtigen Orte weiterzuleiten.

Ein automatisiertes Telefonzentralsystem ist der nächste Schritt, insbesondere wenn Sie keine Vollzeitrezeption haben, die alle Anrufe entgegennimmt. Auf diese Weise können Sie allen Anrufern eine Begrüßung und ein Menü mit Optionen zur Auswahl an das gewünschte Personal oder die gewünschten Abteilungen senden.

Ein komplettes Telefonsystem sollte auch Voicemail für jede Nebenstelle enthalten, die eine persönliche Begrüßung für jedes Personal wiedergibt und Nachrichten für unbeantwortete Anrufe entgegennimmt.

Jetzt wissen Sie, was hinter einem gut ausgestatteten Frontend für Unternehmen mit vielen Anrufern steckt.

© 2015 Glenn Stok