So erstellen Sie einen genauen Projektzeitplan und eine Kostenschätzung

Erfahren Sie, wie Sie bessere Projektschätzungen vornehmen und diese schneller durchführen können.

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Warum Genauigkeit wichtig ist

Als Projektmanager werden wir oft unter Druck gesetzt, sehr schnell und mit zu wenig Informationen Schätzungen zu erstellen. Schlimmer noch, wir werden unter Druck gesetzt zu sagen, was die Sponsoren der Geschäftsleitung hören möchten: "Ich habe nur 15.000 US-Dollar für dieses Datenbank-Upgrade. Sie können es tun, richtig? Und es muss auch in zwei Monaten erledigt sein!"

Wenn wir jedoch Ja sagen und es einfach nicht möglich ist, macht das die Sache noch schlimmer. Wir sehen zwei Monate und fünfzehntausend Dollar später nicht sehr gut aus, wenn wir zurückkommen und um weitere zehntausend Dollar und einen weiteren Monat bitten. Und doch waren 3 Monate und 25.000 Dollar das Beste, was man tun konnte, und das hätten wir von vornherein wissen können.

Die Berufswelt erwartet schlechte Schätzungen

Leider haben sich viele Unternehmen daran gewöhnt, niedrige Schätzungen zu akzeptieren und zu glauben, dass die meisten Projekte über das Budget hinausgehen und verspätet geliefert werden. Laut dem Project Management Institute liefern 55% aller Projekte keine zufriedenstellenden Ergebnisse. Der Prozentsatz der Projekte, die rechtzeitig und unter Budget zufriedenstellende Ergebnisse liefern, liegt weit darunter.

Auch die Projektmanager sind zu der Überzeugung gelangt, dass wir keine realistischen Schätzungen vornehmen können oder, selbst wenn wir könnten, dies nicht innerhalb der uns zur Verfügung stehenden Zeit tun können. Und wenn wir könnten, würde der Chef es nicht hören wollen.

Einfach ausgedrückt hat die Berufswelt schlechte Schätzungen erwartet.

Warum wir gute Schätzungen brauchen

Das heißt, wir werden wirklich gut aussehen, wenn wir gute Schätzungen vornehmen können. Nun, ich bin ehrlich, es wird nicht einfach sein, sie zu präsentieren. Unsere Chefs davon zu überzeugen, dass wir gute Informationen und genügend Zeit brauchen, um gut abzuschätzen, wird eine Herausforderung sein. Die Bereitstellung realistischer Schätzungen bedeutet zunächst höhere Projektbudgets und längere Zeitpläne - mehr Argumente. Aber schauen Sie, was auf der anderen Seite passiert: Wir beginnen, unsere Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern - oder verdammt knapp. Und wir sind die einzigen, die das tun.

Das ist Gold wert.

Die Augenbinde zur Gerechtigkeit der Frau ist ein Zeichen ihrer Blindheit gegenüber persönlichen Agenden, Status, Bestechung und anderen Elementen, die uns von der Wahrheit abbringen.

Durch eigene Arbeit (retuschiert), über Wikimedia Commons

Bias beseitigen

In der Schätzung ist Bias ein Druck, der uns dazu bringt, eine Schätzung zu erstellen, die entweder zu niedrig oder zu hoch ist. Das erste, was wir tun müssen, ist, eine genaue Schätzung vornehmen zu wollen. Denken Sie daran, dass Sie am Ende des Projekts zurückblicken und sagen möchten: Meine Schätzung war richtig; Mein Management war gut und ich lieferte genau das Richtige.

In der Tat besteht eine Möglichkeit, Voreingenommenheit zu verstehen, darin, zu glauben, dass dies etwas ist, das Sie konsequent vom Ziel abhält. Beim Bogenschießen bläst ein Seitenwind die Pfeile vom Ziel in Windrichtung. Das ist Voreingenommenheit. Wir kompensieren Voreingenommenheit, indem wir uns des Drucks bewusst sind und uns weigern, uns abwerfen zu lassen.

Hier sind einige Dinge, die uns abschrecken könnten, und was wir mit jedem einzelnen tun können:

Erforderliche oder auferlegte Budgets und Aufstellungen der verfügbaren Mittel. Ein erforderliches oder auferlegtes Budget ist eine Erklärung darüber, was die Projektsponsoren oder der Kunde bereit sind, auszugeben. Eine Aufstellung der verfügbaren Mittel gibt an, wie viel Geld sich im Budget befindet. Stellen Sie klar, dass nichts davon mit einer Schätzung zu tun hat. Entweder kennen Sie diesen Betrag nicht, bevor Sie ihn schätzen (wie die Gerechtigkeit der Blinden in Abbildung 2), oder legen Sie ihn beiseite, wenn Sie ihn kennen. Nachdem Sie Ihre realistische Schätzung vorgenommen haben, können Sie einen Vergleich des geschätzten Budgets mit dem erforderlichen Budget präsentieren.
Wunschdenken oder ärgerliches Denken. Wenn wir unseren Chef mögen, wollen wir den Job in das integrieren, was er sich leisten kann. Wenn wir unseren Chef für unrealistisch halten, wollen wir doppelt so viel verlangen. Dies sind natürliche, menschliche Reaktionen auf Freundlichkeit oder Ressentiments. Bitte legen Sie sie beiseite. Konzentrieren Sie sich auf den professionellen Stolz, der mit der Erstellung einer realistischen, genauen Schätzung der zu erledigenden Arbeit sowie ihrer Kosten und Zeit verbunden ist.
Sie möchten nur eine Kopie eines alten Projektvoranschlags verwenden. Kopieren Sie nicht einfach einen Kostenvoranschlag aus einem anderen Projekt. In diesem Fall treten zwei Fehler auf. Erstens war diese Schätzung möglicherweise nicht genau. Verwenden Sie immer genaue tatsächliche Kostenaufstellungen und Zeitpläne, nicht frühere Schätzungen. Zweitens sind keine zwei Projekte gleich. Auch wenn Ihr Projekt einem früheren Projekt sehr ähnlich ist, konzentrieren Sie sich auf die Unterschiede, nicht auf die Ähnlichkeiten.
Das gesamte Projekt als nur eine Sache zu schätzen. Das funktioniert nicht. Genaue Schätzungen basieren auf Details. Überlegen Sie, wie viel jedes Projektstück kostet und wie lange es dauern wird. Sie erhalten ein genaueres Bild. Wenn ein Element hoch und ein anderes niedrig ist, gleicht sich alles aus.

Jetzt wissen Sie, wie Sie den Druck vermeiden können, der zu Verzerrungen führt. Schauen wir uns einige Tipps an, um eine gute Schätzung zu erhalten.

Zu oft streiten sich Menschen bei der Arbeit, ohne zuzuhören. Unseren Vorgesetzten realistische Schätzungen vorzulegen, kann eine Herausforderung für Ihre Unternehmenskultur sein.

Tambako der Jaguar (CC BY-ND), via flickr

Tipps für eine gute Schätzung

Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um eine gute Schätzung vorzunehmen:

Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was das Projekt liefern soll. Ohne einen klar definierten Umfang ist eine genaue Schätzung nicht möglich.
Geben Sie sich so viel Zeit wie möglich. Ihre ersten Schätzungen mit einer neuen Methode werden langsam gehen. Danach wissen Sie, wie lange Sie brauchen.
Holen Sie sich gute Informationen. Brummen Sie nicht nur ein paar E-Mails ab. Nehmen Sie sich Zeit, um mit Menschen zu sprechen, zu erklären, was Sie tun, um sicherzustellen, dass sie verstehen, und um sicherzustellen, dass sie über Ihre Fragen nachdenken und Ihnen gute Informationen geben.
Konzentrieren Sie sich zuerst auf die Einzelstücke. Jedes Projekt hat einige einzigartige Elemente. Schätzen Sie diese zuerst sorgfältig ab. Anschließend können Sie das tatsächliche Budget und die Zeitpläne des vergangenen Projekts für die routinemäßigeren Teile kopieren.
Lass nichts aus. Sobald die Verzerrung beseitigt ist, entstehen die größten Schätzfehler, wenn einfach ein Teil des Projektplans vergessen wird.

Schätzprozess und Techniken

In einem mittelgroßen oder großen Projekt können wir zwei Schätzungen erstellen. Die erste oder frühzeitige Schätzung erfolgt, nachdem wir eine klare Aussage zum Umfang haben, aber bevor sie genau in der Projektstrukturplan ausgearbeitet wird. Die frühe Schätzung kann durch Vergleich mit frühen Projekten, durch die Bucket-Methode oder durch eine ausgefeilte (und teure) Technik namens Modified Wide-Band Delphi erstellt werden.

Nachdem der PSP und die Aktivitätsliste vollständig sind, werden mit PERT, der Projektevaluierungs- und Überprüfungstechnik, sehr genaue Schätzungen erstellt. Die Beziehung zwischen dem Projektplanungsprozess und der frühen und späten Schätzung wird ausführlicher unter Projektmanagement-Zeit- und Kostenschätzungstechniken beschrieben Überblick.

Überall dort, wo Sie sich im Projektplanungsprozess befinden und welche Schätztechnik Sie verwenden, gelten alle Methoden in diesem Artikel, um Verzerrungen zu vermeiden und die Schätzung zu vereinfachen.

Gute Schätzung vornehmen - schnell

Wenn Sie Ihre ersten Schätzungen vornehmen, sollten Sie die Dinge so einrichten, dass sie beim nächsten Mal schneller ausgeführt werden. Hier ist wie:

Organisieren und speichern Sie Ihre Daten. Sie verwenden häufig aktuelle Daten aus früheren Projekten (Zeitpläne und Budgets). Stellen Sie sicher, dass es leicht verfügbar, gut organisiert und wenn möglich in Standardformaten und durchsuchbar ist. Idealerweise sollte es in einem Format vorliegen, aus dem sich leicht kopieren lässt, z. B. aus einer Datenbank, einer Tabelle oder einem bearbeitbaren Dokument, und nicht aus einem druckfertigen Dokument wie einer PDF-Datei.
Erstellen Sie eine Kontaktliste. Sie werden feststellen, dass bestimmte Personen wirklich hilfreich sind. Sie verstehen die Art der Daten, die Sie wollen. Einige werden andere Projektmanager sein. Einige werden Buchhalter sein. Einige werden Anbieter sein, die gerne eine schnelle Schätzung vornehmen, in der Hoffnung, dass Sie bei ihnen kaufen. Erstellen Sie eine Kontaktliste mit Personen, die Ihnen besonders gut Informationen zu Schätzungen geben können, und notieren Sie deren Fachgebiete.
Vorlagen erstellen. Erstellen Sie Ihre eigenen Schätzvorlagen, Formulare und Tabellen. Dies wird die Dinge beim nächsten Mal sehr schnell machen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Daten aus der aktuellen Schätzung aus Ihrer Vorlage löschen - Sie möchten nicht, dass sich Fehler einschleichen. Mit diesen Vorlagen können Sie auch andere schulen, damit Sie Ihre Schätzungen schneller erstellen können.
Bauen Sie ein Team auf. Der schnellste Weg, um Zahlen zu überprüfen, besteht darin, dass eine Person die Quelle liest, während die andere das endgültige Dokument überprüft. Sie können auch Teile des Projekts aufteilen und die Mitarbeiter ihre eigene Zeit und Kosten schätzen lassen. Dies ist weitaus genauer und ermutigt auch dazu, die Schätzung zu besitzen, damit sie versuchen, dem zu entsprechen, was sie versprochen haben.

Vergleichen Sie abschließend nach Abschluss des Projekts, was tatsächlich im Projekt passiert ist, mit Ihrer Schätzung. Wenn Ihre Schätzung richtig war, haben Sie einen großartigen Prozess. Wenn Ihre Schätzung nicht korrekt war - und das ist in Ordnung, manchmal auch -, suchen Sie nach dem Grund und aktualisieren Sie Ihre Vorlagen, um Ihren Prozess zu verbessern.

Sie sind in kürzester Zeit ein schneller und genauer Schätzer. Nein, das stimmt nicht. Das ist ein voreingenommener Hype. Sie werden sehr bald ein schneller und genauer Schätzer sein, und zwar früher, wenn Sie Ihr Bestes geben!