Wie man einen Sommerpraktikanten effektiv verwaltet und betreut

Beginnen Sie den ersten freien Tag eines Praktikanten, indem Sie sich vorstellen

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Effektive Praktikanten

Ein Praktikumsprogramm jeder Größe kann für ein Unternehmen von großem Nutzen sein. Sie bekommen billige oder freie Arbeitskräfte, und Ihr neuer Mitarbeiter kommt offen und eifrig in Ihre Türen, um sich zu beweisen. Warum fühlen sich die meisten Praktikanten unterausgenutzt und warum berichten viele Manager, dass die Praktikanten, die für sie arbeiten, nicht viel Wert darauf legen? Das meiste davon ist auf ineffektive Praktiken des Managements zurückzuführen, die Praktikanten nicht dazu befähigen, großartige Arbeit zu leisten.

Wirksamkeit vom ersten Tag an

Erinnerst du dich an deinen ersten Tag als Praktikant? Wenn Sie ein Praktikum hatten, waren Sie am ersten Tag wahrscheinlich sehr nervös und hatten keine Ahnung, was Sie erwartet. Als Mentor oder Manager eines Praktikanten müssen Sie lange vor dem ersten Tag vorbereitet sein, da Sie wissen, was Sie erwartet. Sie wissen, was Ihr Praktikant tun muss, und Sie kennen die Kultur und Einstellungen, an die er sich halten soll, um erfolgreich zu sein. Mit den folgenden Schritten sind Sie beide in der Lage, dies zu erreichen.

1. Stellen Sie sich und das Unternehmen vor

Dies sollte offensichtlich sein, aber Sie müssen am Morgen Ihres Praktikanten Zeit investieren, um sie zu treffen. Nichts beginnt ein Praktikum schlimmer als an einem Schreibtisch zu sitzen (oder schlimmer noch, nicht zu wissen, wo man sitzen soll oder noch keinen Schreibtisch hat!) Und darauf zu warten, dass jemand Ihnen sagt, was Sie tun sollen.

Finden Sie sie sofort und lassen Sie sie wissen, wer Sie sind. Geben Sie ihnen einen Überblick über das Unternehmen und das Team, an dem sie arbeiten werden. Sie wissen vielleicht schon etwas davon, aber es gibt Ihnen beiden einen Ort, an dem Sie mit den einfachen Dingen beginnen können.

2. Erfahren Sie mehr über sie

Während ihres ersten Tages und wahrscheinlich ihrer ersten Wochen werden Ihre Praktikanten meistens zuhören. Machen Sie zu Beginn ihres Praktikums einen Punkt, um ihnen Zeit zu geben, über etwas zu sprechen, das nichts mit Geschäft zu tun hat. Wo gehen sie zur Schule? Ist dieses Praktikum für sie nicht staatlich oder bleiben sie zu Hause? Diese Person hat eine begrenzte Zeit, um Aufgaben für Sie auszuführen, bevor sie zur Schule zurückkehrt. Sie müssen einige Anstrengungen unternehmen, um den Prozess der Rapportbildung zu beschleunigen.

3. Erfahren Sie mehr über ihre Fähigkeiten und Ziele

Bevor Sie sie loswerden können, verbringen Sie einige Zeit mit ihnen, um zu verstehen, welche Fähigkeiten Sie außerhalb ihres Lebenslaufs einsetzen können. Gehen Sie die in ihrem Lebenslauf aufgeführten Fähigkeiten durch und lassen Sie sie erweitern. Sie können beide anfangen zu reden.

Wie man mit Praktikanten spricht

Sprechen Sie grundsätzlich mit Praktikanten wie Ihren Kollegen, mit ein paar zusätzlichen Überlegungen. Die meisten Praktikanten sind eine Kombination aus selbstbewusst und unsicher. Sie wollen sich beweisen, wissen aber nicht wie. Implementieren Sie einige der folgenden Strategien und Sätze, wenn Sie dem Praktikanten Ihres Unternehmens bei der Sommerarbeit helfen.

"Sie wissen das wahrscheinlich schon, aber…"

Dies ist eine großartige Möglichkeit, einen Satz für einen Praktikanten zu beginnen, wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie in der Situation vorgehen sollen. Dies ist hilfreich, wenn Sie denken: "Sicher hat ihm das schon jemand gesagt, also werde ich es überspringen." oder "Werde ich sie beleidigen, indem ich annehme, dass sie das noch nicht weiß?" oder "Das sollte so offensichtlich sein, dass niemandem etwas gesagt werden muss, oder?" Sie entlasten den Schüler, indem Sie zunächst zeigen, dass Sie Vertrauen in ihn haben, aber Sie können dennoch wichtige Informationen kommunizieren, um ihn in die richtige Richtung zu bewegen.

Erkläre es, als wäre ich fünf

Okay, vielleicht nicht fünf. Aber stellen Sie sicher, dass Sie es so erklären, als wären sie 18 bis 22 Jahre alt. Sie haben wahrscheinlich nur begrenzte Erfahrung in einem Büro, bei einem großen Projekt, vor einem Kunden und sprechen mit Akronymen. Das ist nicht ihre Schuld, deshalb lernen sie jetzt dort. Es ist Ihre Aufgabe, den Übergang vom College in Ihr Unternehmen zu erleichtern, damit sich der Praktikant darauf konzentrieren kann, großartige Ergebnisse zu erzielen.

Wenn Fragen auftauchen

Es reicht nicht aus, langwierige Anweisungen zum Ausführen einer Aufgabe mit "Haben Sie noch Fragen? Nein? Okay, wir sehen uns beim wöchentlichen Treffen, wenn Sie damit fertig sind." Natürlich werden sie im Moment keine intelligenten Fragen haben; Sie sind noch nicht in das Fleisch der Arbeit gekommen. Was sie wissen müssen, ist, was sie später tun müssen, wenn sie auf ein Problem stoßen. Sollten sie es hervorheben und weitermachen? Fragen Sie Google? Fragen Sie den Manager? Du? Eine wichtige Fähigkeit, die jeder Mitarbeiter entwickeln muss, ist die autonome Problemlösung. Sie müssen jedoch die in Ihrem Unternehmen akzeptablen Umrisse festlegen.

Qualitätspraktikumsprojekte

Es kann schwierig sein, Arbeit für Praktikanten zu finden. Wir neigen dazu, einfache Aufgaben auf sie zu werfen, um nicht die Zeit zu verbringen, die wir brauchen, um zu erklären, wie kompliziertere Aufgaben zu erledigen sind. Das ist manchmal in Ordnung, wenn die Arbeit erledigt werden muss, aber versuchen Sie, die folgenden drei Arten von Aufgaben in ihre Arbeitslast einzubeziehen.

1. Das laufende Projekt

Jeder Ihrer Praktikanten sollte ein Langzeitprojekt mit niedriger Priorität im Hintergrund seiner Arbeitsbelastung durchführen. Dies ist ein Projekt, das möglicherweise ein wenig Zeit in Anspruch nimmt, um zu lernen, wie man es macht, und es muss nicht unbedingt die Grenzen dessen überschreiten, was sie tun oder eine Fähigkeit entwickeln können. Tatsächlich ist das Ziel, dass dieses Projekt etwas ist, das sie größtenteils autonom durchführen können. Dieses Projekt ist für jeden Praktikanten von wesentlicher Bedeutung, da zwischen den Projekten mit höherer Priorität immer Ausfallzeiten auftreten. Oder sie bleiben bei einem Projekt mit hoher Priorität hängen, wenn niemand verfügbar ist, der ihnen hilft.

Denken Sie darüber nach: Sie haben wahrscheinlich viele langweilige Aufgaben mit niedrigerer Priorität, die Sie erledigen müssen, wenn Sie an etwas Wichtigerem festhalten, oder wenn Sie nach einem sehr ansprechenden Morgen etwas betäubendes brauchen. Eine ähnliche Aufgabenstruktur kann Ihre Praktikanten produktiver machen.

2. Das lebenslaufwürdige Projekt

Ihre Praktikantin arbeitet vielleicht für Mist, holt jeden Kaffee und schreibt jeden Tag lahme Memos, weil sie das für den Rest ihres Lebens tun möchte. Wenn dies der Fall ist, geben Sie ihr auf jeden Fall weiterhin solche Aufgaben, sodass sie nach Abschluss nur noch "Dateneingabe" und "Dateiverwaltung" in ihren Lebenslauf aufnehmen kann. Wahrscheinlicher ist, dass sie dieses Praktikum absolvierte, um sich einer Herausforderung zu stellen und Erfahrungen zu sammeln. Diese Erfahrung muss sich in Schwarz-Weiß-Leistungen niederschlagen, die sie in Zukunft für Bewerbungen stellen kann.

Sie kennen Ihre Branche und wissen, was Personalchefs sehen möchten. Sie sind an einem großartigen Ort, um den Praktikanten unter Ihnen zu helfen, Fähigkeiten zu entwickeln, die später eingestellt werden können: vielleicht in Ihrem Unternehmen, wenn es gut passt, oder vielleicht woanders. Finden Sie ein Projekt, für das sie die ersten Fähigkeiten haben, das vor ihrer Abreise abgeschlossen werden kann und das tatsächliche Ergebnisse liefert, die sie in einem Lebenslauf festhalten und in zukünftigen Vorstellungsgesprächen besprechen können. Gib ihnen etwas zu besitzen.

3. Das Get-out-There-Projekt

Die genaue Form dieses Projekts ist je nach Branche sehr unterschiedlich. Aber wenn Sie versuchen können, ein Projekt zu finden, bei dem Praktikanten von ihrem Schreibtisch aufstehen und mit Menschen sprechen oder Dinge sehen. Zumindest sollte es ein Projekt sein, bei dem sie mit Menschen neben ihrem Mentor interagieren müssen, hoffentlich außerhalb ihres Teams. Wenn Sie etwas wirklich nicht finden können, müssen Sie möglicherweise nur an Besprechungen mit dem Kunden teilnehmen und nur beobachten.

Am Ende des Praktikums

Empfehlungsschreiben

Die Bewerbung für eine Stelle oder eine Graduiertenschule erfordert häufig ein Empfehlungsschreiben eines früheren Arbeitgebers. Das kann wirklich gut aussehen, wenn man von jemandem kommt, mit dem ein Praktikant zusammengearbeitet hat und der es weiß.

Ihre Zukunft in Ihrem Unternehmen

Sofern es für sie keine völlig miserable Erfahrung war, werden die meisten Ihrer Praktikanten gespannt sein, ob Sie sie für den nächsten Sommer zurückhaben möchten oder ob nach dem Abschluss wahrscheinlich ein Vollzeitjobangebot auf dem Tisch liegt. Laden Sie sie vor dem letzten Tag des Praktikanten ein, darüber zu diskutieren, wo sie ihre Zukunft sehen und ob das Unternehmen offene Rollen hat, die gut passen würden. Möglicherweise ist nicht sofort etwas verfügbar, aber helfen Sie ihnen, die nächsten Schritte für eine Karriere im Unternehmen zu verstehen.