So organisieren Sie Ihren unorganisierten Chef

Sie sind aus einem bestimmten Grund der Boss (aber organisatorische Fähigkeiten sind es nicht)

Wenn Sie Ihrem Chef helfen, sich zu organisieren, wird sein professionelles Image gestärkt. Helfen Sie ihnen, es zu schaffen, ohne ein Show-Off zu sein.

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Helfen Sie Ihrem Chef, seine (oder ihre) Sachen zusammenzubringen

Er ist aus gutem Grund der Chef, aber dieser Grund ist sicherlich nicht seine organisatorischen Fähigkeiten.

Manchmal vernachlässigt er wichtige Details. Sein Büro ist ein Berg verlegter Akten. Wenn Ihr Chef dieses wichtige Dokument nicht findet, können sich die Büros aufgrund bevorstehender Fristen wie ein Schnellkochtopf anfühlen. Klingt bekannt? Wenn ja, helfen Sie Ihrem Chef, seine Zeit zu verwalten und Prioritäten zu setzen - und lassen Sie ihn dabei denken, dass es seine Idee war.

Wenn Ihr Chef besser organisiert ist, verbessert er sein professionelles Image. Er wird sich auch mehr dessen bewusst sein, was auf seinem Zeitplan steht, und wird seine Zeit besser beherrschen. Im Gegenzug können Sie die verbleibenden Vorteile von weniger Stress und mehr Effizienz nutzen.

Denken Sie an die zusätzliche Zeit und Mühe, die erforderlich ist, um ihn als Investition zu organisieren. Durch das Verwalten verwalten Sie gleichzeitig Ihren eigenen beruflichen Fortschritt und Ihr berufliches Image.

Bereit anzufangen?

Du schaffst das!

Mit gutem Beispiel vorangehen. Zeigen Sie zunächst selbst solide organisatorische Fähigkeiten.

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Bauen Sie zuerst Vertrauen auf

Bevor Sie versuchen, etwas zu reparieren, müssen Sie sich das Recht dazu verdienen. Das bedeutet, eine Vertrauensbasis aufzubauen.

Mit gutem Beispiel vorangehen

Stellen Sie sicher, dass Sie selbst solide Organisationsfähigkeiten nachweisen, indem Sie Ihr System so optimieren, dass es auf dem richtigen Weg bleibt. Halten Sie Ihren eigenen Arbeitsplatz aufgeräumt. Zeigen Sie sich zu den vorbereiteten Besprechungen. Halten Sie alle Fristen ein. Zeigen Sie außerdem Ihren Einfallsreichtum, indem Sie sich am häufigsten auf Informationen verlassen (z. B. wichtige Kontakte, Berichte, auf die häufig zugegriffen wird).

Versuchen Sie zu verstehen

Wenn Sie das Vertrauen Ihres Chefs gewinnen, hören Sie auch zu und achten Sie dabei besonders auf die Gefühle, die zum Ausdruck gebracht werden. Achten Sie auf Anzeichen dafür, dass die schlechten organisatorischen Fähigkeiten Ihres Chefs zu Frustration, Konflikten oder sogar Konsequenzen in der Organisation führen. Beispiele sind versäumte Termine oder Besprechungen, verlorene Unterlagen und Kommentare von anderen.

Beurteilen Sie zuerst die Situation, bevor Sie einspringen, um zu helfen, und vermeiden Sie insbesondere, ihm Feedback zu geben, das auf Sie zurückschlagen könnte. (Denken Sie daran, dass Sie sich in einem Informationserfassungsmodus befinden.) Möglicherweise gibt es eine Methode für seinen Wahnsinn, wie unwirksam sie auch sein mag, die Sie verstehen müssen.

Egal wie irritiert Sie seine Schlamperei macht, stimmen Sie niemals mit jemandem überein, der ihn schlecht mundtot macht. Ihre Entlüftung könnte zu ihm zurückkehren, und solche kritischen Kommentare stehen im Widerspruch zu Ihrer Absicht zu helfen.

Der Aufbau einer vertrauensvollen Partnerschaft ist ein Schlüssel zum Erfolg

Zeigen Sie selbst solide organisatorische Fähigkeiten, indem Sie zu vorbereiteten Besprechungen erscheinen und Ihren eigenen Arbeitsbereich aufgeräumt halten. Hören Sie auf das Gefühl, mit welchen Gefühlen oder Konsequenzen die schlechten organisatorischen Fähigkeiten des Chefs verbunden sind.

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Strategische Unterstützung bieten

Stellen Sie sicher, dass sowohl Ihre Rolle als auch Ihr Verhalten die beste Leistung Ihres Chefs unterstützen, indem Sie Ablenkungen minimieren und seine Effizienz steigern.

Ziele ausrichten

Erfahren Sie, was die Ziele Ihres Chefs sind und wie er im Unternehmen gemessen wird. Stellen Sie sicher, dass Ihre Leistungsziele mit seinen verknüpft sind. Wenn Sie eine Unterbrechung bemerken, sagen Sie ihm, dass Sie Klarheit darüber suchen möchten, wie Ihre Ziele seine und die der Organisation besser unterstützen können.

Unterbrechungen minimieren

Fragen Sie ihn, wie er Informationen erhalten möchte, sowohl in Bezug auf seinen Kanal (z. B. elektronisch, persönlich, telefonisch) als auch in Bezug auf die Zeiteinstellungen. Einige Leute sind "Morgenmenschen" und tauchen gerne bis in den Tag hinein, während andere sich nur langsam aufwärmen.

Verstehen Sie auch, wie er mit Unterbrechungen umgehen möchte, und helfen Sie ihm, unnötige zu vermeiden. Untersuchungen haben ergeben, dass Büroangestellte durchschnittlich alle drei Minuten unterbrochen werden. ¹ Angesichts der Tatsache, dass die Rückkehr zur ursprünglichen Aufgabe bis zu 23 Minuten dauern kann, ist es kein Wunder, dass jeder das beenden kann, was er begonnen hat.

Anstatt vorbeizuschauen, um diese schnelle Frage zu stellen - was oft nicht so schnell ist, oder? -, versuchen Sie diese Technik. Gruppieren Sie mehrere weniger wichtige Elemente und buchen Sie dann 15 Minuten im Kalender Ihres Chefs, um alle in einer Sitzung zu erledigen. Erklären Sie ihm, nachdem Sie diese Technik einige Male angewendet haben, dass Ihre Begründung Effizienz und Minimierung von Störungen ist. Besprechen Sie, wie es für Sie beide funktioniert. Möglicherweise ist dies ein guter Gesprächsstarter in Bezug auf Effizienz.

Machen Sie einen guten Chef zu einem organisierten

Seien Sie prägnant in der Kommunikation und helfen Sie Ihrem Manager, Ablenkungen zu vermeiden.

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Leserumfrage

Klar kommunizieren

Fass dich kurz

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

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Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

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Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

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Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

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The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ Das Wall Street Journal. "Ablenkungen am Arbeitsplatz: Deshalb werden Sie diesen Artikel nicht fertigstellen." Zuletzt geändert am 11. Dezember 2012.