So bleiben Sie mit einer Checkliste organisiert

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mithilfe von Checklisten organisiert bleiben.

mohamed_hassan, CC0, über PIxabay

Haben Sie das Gefühl, die Kontrolle verloren zu haben?

Hatten Sie jemals einen dieser Tage, an denen Sie die Arbeit verlassen und das Gefühl haben, nichts erreicht zu haben?

Ihr Schreibtisch sieht überladener aus als bei Ihrer Ankunft.
Ihr Posteingang war letzte Woche voll.
Haftnotizen decken Ihren Computerbildschirm ab.
Unter dem Schreibtisch ist kein Platz mehr für Ihre Füße.
Und das morgendliche Treffen war vor einer Stunde endlich zu Ende.

Organisiert zu bleiben ist eine Herausforderung. Informationen bombardieren uns aus allen Richtungen. Textnachrichten, soziale Medien, E-Mails, Antworten auf Webformulare, Besprechungsanfragen, Weiterleiten von Gesprächen, Telefonanrufen und Standard-E-Mails stehen für unsere Aufmerksamkeit.

Kein Wunder, dass der Stress hoch ist. Die American Psychological Association (APA) berichtet, dass 39% der Amerikaner im Jahr 2017 unter "etwas erheblichem" bis "erheblichem Stress" litten, der durch "zu hohe Arbeitsbelastung" am Arbeitsplatz verursacht wurde.

Desorganisation am Arbeitsplatz

Unrealistische oder unsichere Rollen gehörten 2017 in der APA-Umfrage ebenfalls zu den fünf wichtigsten Belastungen am Arbeitsplatz. Diese negativen Aspekte sowie zu viel Arbeit machen es schwierig, den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten.

Und es sind nicht nur Büroangestellte, die mit einer Überlastung von Aufgaben und Zeitmanagementbeschränkungen zu kämpfen haben. Handwerker, Einzelhandelsarbeiter und Entertainer haben ebenfalls Schwierigkeiten, Dinge zu erledigen.

Die meisten Arbeitsplätze bieten Ihnen eine Stellenbeschreibung, in der Aufgaben und Aufgaben hervorgehoben werden. Manchmal sind sie veraltet oder decken nicht alles ab, was Sie tun. Und obwohl sie möglicherweise eine Liste von Verantwortlichkeiten mitteilen, fehlen ihnen Einzelheiten.

Selbst wenn an einem Arbeitsplatz Schritt für Schritt dokumentierte Verfahren vorhanden sind, können Sie immer noch zu viel tun. Zu wissen, wie man eine hohe Arbeitsbelastung mit einer Checkliste priorisiert und verwaltet, hat Vorteile. Und Checklisten dienen als wesentliches organisatorisches Instrument.

Wenn Sie sich bei der Arbeit überfordert fühlen, organisieren Sie sich mithilfe einer To-Do-Liste. Schreiben Sie zu Beginn eines jeden Morgens alles auf, was Sie tun müssen. Sei genau.

Führen Sie eine tägliche Liste, die übertragen wird

Eine tägliche Aufgabenliste mit Aufgaben und Aktivitäten:

Dient als Erinnerung
Hilft Ihnen, Ihren Tag zu priorisieren
Zeigt an, ob Sie zu viel Engagement haben
Spart Ihnen Zeit

Verwalten Sie Ihre Zeit und Prioritäten nach oben

Eine Checkliste unterstützt auch den Workflow. Wenn Sie eine Sekretärin oder ein persönlicher Assistent sind, der mehr als einem Vorgesetzten antwortet, hilft Ihnen eine Checkliste bei der Verwaltung nach oben. Nehmen Sie eine Spalte in Ihre Liste auf, um eine Schätzung der Zeit für die Fertigstellung jeder Aufgabe aufzuzeichnen.

Ermutigen Sie Ihre Manager, die Aufgaben, die sie Ihnen geben, auf Ihrer Aufgabenliste festzuhalten. Die Checkliste erweitert das Bewusstsein für Ihre Arbeitsbelastung. Sie sehen, was Sie sonst noch tun müssen und wann es erforderlich ist. Die Liste verwaltet ihre Erwartungen.

Selbst wenn Sie nur einen Vorgesetzten haben, ist eine Checkliste ein wichtiger Beweis für Ihre Arbeitsbelastung. Verwenden Sie Ihre Aufgabenliste, um:

Entdecken Sie effizientere Arbeitsprozesse
Erleichtern Sie Ihre Arbeit
Hilfe anfordern
Argumentieren Sie für einen Assistenten oder ein neues Teammitglied

Was ich Ihnen jedoch mitteilen möchte, ist nicht irgendeine gewöhnliche Aufgabenliste. Es ist ein Checklisten-Organisator.

Was Sie brauchen, um Ihre Checkliste zu erstellen

Notizbuch (Ich habe empfohlen, ein Buch im A5-Format zu verwenden.)
Mindestens vier farbige Stifte wie Grün, Gelb, Lila und Rot
Lineal (optional)
Sternaufkleber (jede Farbe)

Wenn Sie alle Aufgaben auf der Seite erledigt haben, geben Sie sich einen Stern.

7-Schritt-Checklisten-Organizer

Öffnen Sie Ihr Notizbuch zur ersten verfügbaren Seite.
Schreiben Sie das heutige Datum oben.
Schreiben Sie alle Dinge auf, die Sie erledigen müssen, bevor Sie nach Hause gehen.

* Fügen Sie neue Aufgaben hinzu, auch solche, die Sie an diesem Tag nicht erledigen müssen.

* Verwenden Sie eine Zeile pro Aufgabe.

* Priorisieren Sie jede Aufgabe mit farbigen Stiften (siehe Farbanleitung unten).

Tipp: Möglicherweise möchten Sie einige Aufgaben in mehrere Aufgaben aufteilen, um sie einfacher zu verwalten.
Regel eine gerade Linie durch jede Aufgabe, wenn Sie sie erledigen. Oder setzen Sie ein Häkchen am Ende der Zeile.
Starten Sie morgen eine neue Liste auf einer neuen Seite.
Gehen Sie jeden Tag Ihr Buch durch und finden Sie die Seiten ohne Sterne. Beurteilen Sie alle noch nicht erledigten Aufgaben. Wenn Sie eine Aufgabe auf eine neue Seite übertragen müssen, schließen Sie die Aufgabe auf der alten Seite ab, damit Sie sie nicht erneut aufrufen.
Belohnen Sie sich mit einem Stern, wenn die Tagesliste fertig ist. Platzieren Sie den Sternaufkleber auf der Seite, wo Sie ihn leicht sehen können. Wenn Sie Ihre Bemühungen visuell belohnen, wird auch angezeigt, dass jedes Element auf der Seite abgeschlossen ist. Eine Seite ohne Stern hat noch nicht abgeschlossene Geschäfte.

Sternaufkleber bedeuten, dass die Elemente auf der Liste entweder fertiggestellt oder auf einen anderen Tag übertragen wurden.

Priorisieren Sie Ihre Liste mit Farben

Rote Aufgaben haben ein Gefühl der Dringlichkeit. Sie müssen an diesem Tag abgeschlossen sein.
Blaue Aufgaben wiederholen sich.
Grüne Aufgaben sind für lange Projekte. Sie erwarten, dass die Fertigstellung länger als eine Woche dauert.
Schwarze Aufgaben sind allgemeine Aufgaben, die Sie möglicherweise in Ihrer Stellenbeschreibung finden.

Sie können andere Farben für die weitere Kategorisierung verwenden. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise verschiedene Farben verwenden, um zwischen täglichen und wöchentlichen sich wiederholenden Aufgaben zu unterscheiden.

Bleiben Sie mit Ihrer Checkliste zu Hause organisiert

Ein Checklisten-Organizer arbeitet überall. Möglicherweise möchten Sie zwei Notizbücher aufbewahren: eines für die Arbeit und eines für Ihr Privatleben.

Halten Sie Ihr Haus sauber und Ihren Rasen gemäht, indem Sie Aufgaben zu Ihrer Checkliste für den Heimorganisator hinzufügen. Sie können es auch verwenden, um:

Organisieren Sie Ihre Hochzeit
Jobsuche
Planen Sie Onkel Bens Ruhestandsfeier
Rechnungen priorisieren und bezahlen
Vereinbaren Sie Ihren nächsten Urlaub in Übersee

Sie können es verwenden, um die meisten Arten von Ereignissen oder Lebensumständen zu verwalten.

Organisatoren digitaler Checklisten

Haben Sie einen Prozess am Arbeitsplatz, der häufig überprüft werden muss? Erwägen Sie, Ihren Checklisten-Organizer für die Verwendung auf einem Smartphone oder Tablet zu automatisieren. Erstellen Sie ein PDF-Formular oder probieren Sie eine der unten aufgeführten Apps aus.

PDF Checkliste Organizer Form

Arbeitsplätze, an denen Kunden Zugang zu Einrichtungen haben, beginnen den Tag häufig mit einem Standortaudit zur Inspektion von Geräten und Einrichtungen. Erstellen Sie eine Prioritätenliste wie die folgende, die ein bestimmter Mitarbeiter abhaken oder kommentieren kann. Nach Abschluss speichert der Mitarbeiter die Audit-Checkliste und sendet sie per E-Mail an einen Manager oder einen Arbeitsschutzbeauftragten.

Checkliste Apps für PC, Smartphones und Tablets

Wenn Sie kein Notebook mit sich herumtragen möchten, können diese Apps Ihnen auch bei der Organisation helfen.

Apples iOS wird mit einer Standard-Erinnerungs-App geliefert. Verwenden Sie dies als alternativen Prozess, um Ihre Organisation aufrechtzuerhalten.

Finden Sie die Apple Reminder-App, die ein iOS-Gerät einschränkt oder nicht verwendet? Versuchen Sie Todoist: To-Do-Liste und Task-Manager. Es ist kostenlos auf mehreren Geräten verfügbar, bietet jedoch auch eine Premium-Option. Melden Sie sich mit Ihrem Google- oder Facebook-Konto bei der App an oder erstellen Sie ein neues. Ich benutze es auf meinem Windows 10 PC.

Andere Checklisten- und Organisations-Apps (einige haben eine geringe Gebühr oder enthalten In-App-Käufe) umfassen:

Wunderlist
Google Keep
Habitica (eine gamifizierte To-Do-Liste)
OmniFocus 2
2Do (Aufgabenliste, Aufgaben und Notizen)

Apps versus papierbasierte Checklisten

Apps automatisieren Checklisten. Sie erleichtern das Teilen und Integrieren Ihres Workflows mit anderen Personen, Programmen und Arbeitsprozessen. Wenn jedoch ein Computersystem ausfällt oder die Stromversorgung ausfällt, behalten Sie die Kontrolle über einen manuellen Checklisten-Organizer.

Eine papierbasierte Checkliste ist ein wesentliches Instrument für Notfälle. Halten Sie eine gedruckte Kopie Ihrer digitalen Checkliste bereit.

Wenn Sie die Sicherheit Ihres Arbeitsplatzes kontrollieren, bewahren Sie eine Zwischenablage und einen Ausdruck der Checklisten für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz an einem leicht erreichbaren Ort auf. Es könnte auch eine gute Idee sein, eine Checkliste für Blackout-Verfahren zu haben.

Bewahren Sie papierbasierte Checklisten auf, wenn der Strom ausfällt.

Warum Sie mit einer Checkliste organisiert bleiben sollten

Durch die Verwendung eines Checklisten-Organizers wie einer Aufgabenliste übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Arbeit zurück. Anstatt sich ständig an alles zu erinnern, was Sie tun müssen, können Sie sich durch das Aufschreiben Ihrer Aufgaben auf den jeweiligen Job konzentrieren.

Ein Checklisten-Organizer geht auch über die alltägliche To-Do-Liste hinaus. Verwenden Sie diese Option, um einen bestimmten Prozess abzuschließen, z. B. eine Arbeitsschutzprüfung oder ein Standortaudit. Oder um alles zu organisieren, was Sie tun müssen, um sich zu entspannen und ein Wochenende zu genießen.

Indem Sie Checklisten zu einem Teil Ihres Tages machen, entlasten Sie den Stress am Arbeitsplatz. Sie können auch eine Aufgabenliste verwenden, um:

Stellen Sie einen Business Case für mehr Ressourcen vor
Aktualisieren Sie eine Stellenbeschreibung und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu

Vor allem helfen Checklisten dabei, einen Prozess oder Dinge, die Sie tun müssen, visuell zu verwalten und zu organisieren. Infolgedessen entlastet Sie dieser letzte Tick von einem Haufen Druck.

Wie bleibst du organisiert? Verwenden Sie Listen?

Will English am 1. Mai 2013:

unorganisiert? Das bin ich jeden Tag lol. Es ist kein Wunder, dass ich immer noch gesund bin. Ich habe tatsächlich ein iPhone und benutze die "Reminder" -App die ganze Zeit. Ich weiß nicht, wie gut ich dank ihr organisiert bin, aber es hilft sehr. Guter Hub.