So schreiben Sie bessere Geschäftsberichte und Präsentationen

Stellen Sie sich Berichte und Präsentationen als eine Reise vor - für Sie und Ihr Publikum.

Pixabay (modifiziert von Catherine Giordano)

In der Wirtschaft werden wir oft aufgefordert, einen Bericht oder ein Memo zu schreiben oder eine Präsentation zu halten. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen sollen, effektiver zu kommunizieren.

Stellen wir uns diese Aufgabe als eine Reise vor. Zu Beginn einer Reise gibt es Dinge zu tun, Dinge zu tun, um die Reise einfacher und angenehmer zu machen, und Dinge, die am Ende einer Reise zu tun sind.

Tipps für Präsentationen von Anfang bis Ende

1. Beginnen Sie mit einer Gliederung
2. Eines nach dem anderen
3. Gehen Sie vom Gesamtbild zu den Details
4. Folgen Sie den Schlussfolgerungen mit Unterstützungen
5. Es ist in Ordnung, in der Mitte zu beginnen
6. Verwenden Sie Plain English
7. Seien Sie präzise und unkompliziert
8. Missbrauche Power Point nicht
9. Stellen Sie sicher, dass Ihre Formatierung gut funktioniert
10. Machen Sie White Space zu Ihrem Freund
11. Schreiben Sie für Ihr Publikum
12. Binden Sie alles mit einer Zusammenfassung zusammen
13. Erreichen Sie Ihr Ziel

Beginnen Sie gut mit Planung und Organisation.

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Die Reise beginnen

Bevor Sie sich auf eine Reise begeben, möchten Sie möglicherweise Informationen sammeln, z. B. nach Transport- und Unterkunftsmöglichkeiten suchen und Broschüren für das Ziel erhalten. Ebenso besteht die erste Phase für die Erstellung eines Geschäftsberichts oder einer Präsentation darin, die Informationen zu den Fakten und Daten zu sammeln und zu organisieren, die Sie einbeziehen möchten.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

1. Beginnen Sie mit einer Gliederung

Listen Sie alle Punkte auf, die Sie in Ihrem Bericht, Memo oder Ihrer Präsentation hervorheben möchten. Gruppieren Sie sie in Themenbereiche. Entscheiden Sie, welche Punkte Ihre Schlussfolgerungen und welche Ihre unterstützenden Beweise sind.

Dies ist Ihre Roadmap. Planen Sie Ihre Route - wie Sie vom Anfang bis zum Ende kommen. Möglicherweise finden Sie im Laufe der Zeit eine bessere Route. Nehmen Sie also im Laufe der Zeit Änderungen vor.

2. Das Wichtigste zuerst

Wenn Sie eine Reise planen, müssen Sie bestimmte Dinge zuerst wissen, bevor Sie fortfahren können. Zum Beispiel würden Sie nicht entscheiden, welche Kleidung Sie einpacken möchten, bevor Sie sich für Ihr Ziel entschieden haben.

Ebenso müssen in einem Bericht Ihre Punkte in der richtigen Reihenfolge dargestellt werden. Besprechen Sie einen Punkt erst, wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, die Ihr Publikum benötigt, um diesen Punkt zu verstehen.

Wenn Sie einen Fachbegriff verwenden, mit dem Ihre Zielgruppe möglicherweise nicht vertraut ist, sollten Sie diesen Begriff definieren, bevor Sie ihn in den Bericht oder die Präsentation einführen.

3. Gehen Sie vom Gesamtbild zu den Details

Wenn Sie auf einem Roadtrip wären, würden Sie mit der Interstate beginnen, dann auf die Staatsstraßen fahren und schließlich auf den Straßen der Stadt oder auf unbefestigten Straßen ankommen.

Wenn Sie einen Bericht schreiben, möchten Sie mit dem Gesamtbild beginnen - den Hauptthemen, den wichtigsten Punkten. Von dort aus gelangen Sie zu den Details und weniger wichtigen Punkten.

4. Folgen Sie den Schlussfolgerungen mit Unterstützungen

Hier wird Ihre Gliederung nützlich sein.

Jeder Absatz sollte mit einer Schlussfolgerung beginnen. Als nächstes werden Sie die Beweise liefern, die diese Schlussfolgerung stützen. Jede Schlussfolgerung sollte zwei oder drei unterstützende Aussagen enthalten.

Wenn Sie eine lange Liste unterstützender Aussagen haben, müssen Sie Ihre Gliederung überdenken. Vielleicht versuchen Sie, zwei oder drei verschiedene Schlussfolgerungen zu einer Schlussfolgerung zusammenzufassen. Versuchen Sie, Ihre Punkte in zwei oder sogar drei Überschriften zu gruppieren, anstatt sie alle unter eine Überschrift zu setzen.

5. Es ist in Ordnung, in der Mitte zu beginnen

Wenn Sie unterwegs sind, können Sie nicht mitten auf einer Reise beginnen. Glücklicherweise ist es beim Schreiben in Ordnung, in der Mitte zu beginnen.

Manchmal haben wir Schreibblockaden. Wir können einfach nicht den richtigen Weg finden, um zu beginnen. Schauen Sie sich in diesem Fall Ihre Gliederung an. Finden Sie das Teil, mit dem Sie sich am wohlsten fühlen. Schreiben Sie diesen Teil. Sobald Sie dies getan haben, fließt der Rest oft leicht.

Sie können die Teile des Berichts oder der Präsentation später neu anordnen, um den richtigen Ablauf zu erzielen.

Gehen Sie erstklassig. Schreiben Sie immer mit Stil.

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Mit Stil reisen

Auf einer Reise ist es immer schön, stilvoll zu reisen - wenn Sie es sich leisten können.

Glücklicherweise kostet es nicht extra, mit Stil zu schreiben. Sie sollten immer mit Stil schreiben, denn wie Sie schreiben oder sprechen, kann genauso wichtig sein wie das, was Sie sagen.

Hier sind einige Tipps zum Schreiben und Präsentieren mit Stil.

6. Verwenden Sie Plain English

Vergessen Sie die Schlagworte und den Jargon. Sie versuchen vielleicht, wie ein Insider zu klingen oder Ihr Publikum zu beeindrucken, aber am Ende klingen Sie vielleicht nur pompös.

Verwenden Sie eine gewöhnliche Sprache, die jeder verstehen kann. Nehmen Sie so viel wie möglich einen Gesprächston. Dieser Rat gilt nicht nur für Präsentationen, sondern auch für schriftliche Berichte und Memos.

7. Seien Sie präzise und unkompliziert

Halte es einfach. Geben Sie die Schlussfolgerung und die unterstützenden Aussagen und fahren Sie dann fort. Sei nicht repetitiv. Füllen Sie die Präsentation nicht auf. Überladen Sie es nicht mit Spielereien.

Wenn Sie Diagramme oder Tabellen verwenden, beschränken Sie die Informationsmenge auf die einzelnen Elemente auf das Wesentliche.

• Versuchen Sie, nur ein bis drei Spalten in einem Diagramm zu haben - fünf sollten das Maximum sein. Sie können die verbleibenden Daten jederzeit in einem anderen Diagramm oder einer anderen Tabelle bereitstellen.
• Der Leser oder Betrachter sollte in der Lage sein, das Diagramm oder die Tabelle auf einen Blick zu erfassen. Detaillierte Tabellen können Sie im Anhang Ihres Berichts oder in einem separaten Handzettel bereitstellen.

8. Missbrauche Power Point nicht

Nur weil die Power Point-Software viele Schnickschnack enthält, müssen Sie nicht alle in einer Präsentation verwenden. Sie möchten Ihr Publikum nicht blenden. Sie möchten sie informieren.

Halten Sie die Folien minimal. Manchmal reicht ein Wort oder ein kurzer Satz. Der Zweck der Folie ist es, als Hinweis für den Punkt zu dienen, den Sie ansprechen möchten, und die Aufmerksamkeit des Publikums auf das Thema zu lenken.

• Sie möchten nicht, dass Leute Ihre Folien lesen, während Sie sprechen.
• Wenn sich auf einer Folie viel Text befindet, wird der Text außerdem zu klein, als dass die Personen im hinteren Teil des Raums ihn sehen könnten.

Wenn zwei oder drei Folien erforderlich sind, um den gewünschten Punkt zu vervollständigen, wiederholen Sie Ihre Überschrift auf jeder Folie. Durch Wiederholen des Headers wird das Publikum darüber informiert, dass Sie immer noch den gleichen Punkt machen. Angenommen, ich möchte eine Liste mit Verkaufszahlen für zwölf Hauptmärkte veröffentlichen. Mein Header lautet "Verkaufszahlen", und ich würde diesen Header für jede Folie wiederholen, wobei auf jeder Folie nur drei oder vier Märkte aufgeführt sind.

9. Stellen Sie sicher, dass Ihre Formatierung gut funktioniert

Lassen Sie die Folien nicht zu beschäftigt aussehen. Wenn Sie Bilder oder Spezialeffekte verwenden möchten, halten Sie diese auf ein Minimum.

Entscheiden Sie sich für ein Formatierungsschema und bleiben Sie in Ihrem Bericht oder Ihrer Präsentation konsistent. Ihre abschließende Überprüfung sollte eine Formatprüfung enthalten.

• Verwenden Sie nur eine Schriftart. Wenn Sie die Schriftgröße variieren, müssen Sie konsistent sein. Ein Header kann beispielsweise eine größere Schriftart haben. Überprüfen Sie in diesem Fall, ob Sie für jeden Header dieselbe Schriftgröße verwendet haben.
• Verwenden Sie Einrückungen oder Aufzählungszeichen? Überprüfen Sie in diesem Fall, ob dieses Format einheitlich verwendet wird und ob die Anzahl der eingerückten Leerzeichen gleich ist.
• Verwenden Sie Spezialeffekte in PowerPoint? Wenn ja, wählen Sie nur einen Spezialeffekt und verwenden Sie ihn konsequent. Zum Beispiel könnten Support-Statements einfliegen, aber keine Header oder Schlussfolgerungen.

Wenn Sie ein Gliederungsformat verwenden, gehen Sie nicht über zwei Ebenen hinaus. Wenn Sie dies tun, befindet sich Ihr Text so weit rechts, dass es so aussieht, als würde er gleich von der Seite fallen.

10. Machen Sie White Space zu Ihrem Freund

Dichte Textseiten sind nicht leserfreundlich. Die weißen Räume sind wie die kleinen Rastplätze am Straßenrand.

Halten Sie Ihre Absätze kurz. Halten Sie Ihre Diagramme kurz. Verwenden Sie Einrückungen, um die unterstützenden Aussagen aus den Schlussfolgerungen hervorzuheben.

Sie müssen Ihr Publikum zum Ziel führen.

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An das Ziel gelangen

Sie sind fast da - Nur noch ein paar Stationen und Ihre Reise ist abgeschlossen.

Hier sind einige Tipps für eine „glückliche Landung“.

11. Schreiben Sie für Ihr Publikum

Hast du für dein Publikum geschrieben? Haben Sie darüber nachgedacht, was sie bereits wissen und was sie wissen wollen? Haben Sie mögliche Fehlwahrnehmungen angesprochen? Sagen Sie ihnen Informationen, die sie gerne hören werden, oder wollen sie Sie widerlegen?

Überprüfen Sie Ihren Text unter Berücksichtigung dieser Fragen und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. Sie möchten Fragen und Einwände antizipieren und im Verlauf des Berichts oder während der Präsentation beantworten.

12. Binden Sie alles mit einer Zusammenfassung zusammen

Die Zusammenfassung ist kein Ort, um die im Hauptteil des Berichts oder der Präsentation angegebenen Daten zu wiederholen. Es ist ein Ort, um die Geschichte zu erzählen. Es ist ein Ort, um alles zusammenzubinden.

In einer schriftlichen Präsentation steht die Zusammenfassung normalerweise vor dem Text. In einer Präsentation wird es am Ende kommen. Es ist eine Zusammenfassung.

Vermeiden Sie die Verwendung von Zahlen in der Zusammenfassung. Geben Sie stattdessen die Bedeutung hinter den Zahlen an. Treffen Sie die Highlights und diskutieren Sie die Auswirkungen der von Ihnen bereitgestellten Informationen.

Sie müssen die Fakten nicht in der Reihenfolge präsentieren, in der Sie sie für den Bericht verwendet haben. Das ist eine Wiederholung, keine Zusammenfassung. Erwähnen Sie die Fakten in der Reihenfolge, in der die Geschichte am besten erzählt wird. Beseitigen Sie die tangentialen oder unwichtigen Informationen.

Verwenden Sie die Zusammenfassung, um etwaige Widersprüche in den Daten zu erklären. Wenn Sie Widersprüche in den Daten nicht erklären können, sind Sie nicht bereit, Ihren Bericht einzureichen oder die Präsentation zu halten. Arbeiten Sie mit den Daten, bis Sie die Antworten finden.

13. Erreichen Sie Ihr Ziel

Wohin sollen Ihre Leser und Zuhörer gehen? Ist es Ihr Ziel, eine Vorgehensweise zu befürworten? Möchten Sie, dass Ihr Publikum zu einem bestimmten Ergebnis kommt?

Möglicherweise haben Sie Ihr Ziel festgelegt, bevor Sie mit dem Schreiben begonnen haben, aber manchmal ist das Ziel erst klar, wenn Sie mit den Daten gearbeitet haben. Wenn Sie Ihren ersten Entwurf fertiggestellt haben, überprüfen Sie Ihre Arbeit und bearbeiten Sie sie, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Ziel erreichen.

Stellen Sie sich vor, Sie nehmen Ihr Publikum bei der Hand und führen es Schritt für Schritt dahin, wohin Sie möchten. Wenn Sie zu Ihren endgültigen Schlussfolgerungen oder Empfehlungen kommen, möchten Sie, dass Ihr Publikum mit Ja, Ja, Ja nickt. Sie haben sie genau dorthin gebracht, wo Sie sie haben möchten.

Sie erzählen eine Geschichte und spucken keine Daten aus. Das Publikum sollte sehen können, wie alle Teile der Geschichte zusammenpassen. Wie die Handlung einer Geschichte führt jede Information zum Ende.

Zeigen Sie bei der Präsentation jeder neuen Tatsache, wie sie mit den anderen zuvor angegebenen Fakten zusammenpasst.

Zeit, einen tollen Job zu feiern.

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Genieße die Reise

Wenn Sie den oben genannten Rat befolgt haben, werden Sie sich sicher fühlen, wenn Sie Ihren Bericht oder Ihr Memo einreichen oder wenn Sie Ihre Präsentation halten. Ebenso wichtig ist, dass Ihr Publikum glücklich sein wird.

Jetzt können Sie diesen Mai-Tai am Strand haben. Du hast es verdient.

© 2016 Catherine Giordano

Ich freue mich über Ihre Fragen und Kommentare.

Catherine Giordano (Autorin) aus Orlando Florida am 12. September 2016:

Vielen Dank, Larry Rankin. Ich bin froh, dass es dir gefällt.

Larry Rankin aus Oklahoma am 12. September 2016:

Wunderbare Prozessanalyse.

Catherine Giordano (Autorin) aus Orlando Florida am 25. August 2016:

teahes12345 Es ist großartig, wenn mir ein Lehrer sagt, dass mein Aufsatz über das Schreiben besserer Berichte und Präsentationen (insbesondere Power Point) nützlich ist. Der Teil, den ich am liebsten mag, ist der Teil, in dem es darum geht, einen Bericht oder eine Präsentation als Reise und den Autor / Moderator als Leitfaden zu betrachten, der das Publikum zum Abschluss führt.

Dianna Mendez am 25. August 2016:

Ich fand Ihre Tipps zu Powerpoint ausgezeichnet. Dies sind die Informationen, die ich den Schülern für Präsentationen gegeben habe, und sie helfen dabei, die Höhepunkte hervorzuheben. Ihr Artikel gibt den Lesern wertvolle Informationen, die zum Erfolg führen.

Catherine Giordano (Autorin) aus Orlando Florida am 21. August 2016:

AudreyHowitt: Danke, dass Sie mich wissen lassen, dass Ihnen die Fähigkeiten gefallen, die ich in diesem Artikel vermittelt habe.

Catherine Giordano (Autorin) aus Orlando Florida am 21. August 2016:

heidithorne: Vielen Dank für Ihre Wertschätzung. Ich bin froh, dass Sie einen meiner Tipps nützlich fanden.

Audrey Howitt aus Kalifornien am 21. August 2016:

Was für ein informativer Artikel - effektive Geschäftspräsentationen sind sehr geschickt -

Heidi Thorne aus der Region Chicago am 21. August 2016:

Einige großartige Tipps zu PowerPoint-Folien und Leerzeichen. Hier auf HP teilen!

Catherine Giordano (Autorin) aus Orlando Florida am 21. August 2016:

ChitrangadaSharan: Vielen Dank für Ihren Kommentar. Anscheinend haben Sie das meiste bereits gewusst, aber ich hoffe, Sie haben ein oder zwei Tipps erhalten. Wie Sie sagen, ist das Schreiben guter Berichte und Präsentationen eine wichtige Geschäftskompetenz.

Chitrangada Sharan aus Neu-Delhi, Indien am 21. August 2016:

Business-Präsentation ist eine Fähigkeit, die viele Fachleute haben, während andere sie durch Erfahrung lernen.

Sie haben Punkt für Punkt sehr gut erklärt, wie man bessere Berichte und Präsentationen schreibt. Sehr beeindruckend.

Ich bin sicher, dass es vielen betroffenen Fachleuten helfen wird.

Danke für das Teilen!

Catherine Giordano (Autorin) aus Orlando Florida am 21. August 2016:

FlourishAnyway: Ich stimme zu. Übermäßig beschäftigte PowerPoint-Präsentationen sind eher ärgerlich als informativ. Es ist Aufgabe des Redners, die Details einzugeben. Text in PowerPoint dient nur dazu, die Aufmerksamkeit des Betrachters auf das Thema zu lenken. Bilder sollten nur verwendet werden, wenn sie der Präsentation etwas hinzufügen, nicht nur, um Bilder zu haben. Vielen Dank für Ihren Kommentar.

FlourishAnyway aus den USA am 21. August 2016:

Tolle Tipps für Geschäftsberichte und Präsentationen. Eine meiner Lieblingsbeschwerden ist eine vollgepackte PowerPoint-Folie, die so beschäftigt ist, dass die Aufmerksamkeit des Publikums eher auf das Lesen als auf das Hören gelenkt wird. Kein Grund für den Sprecher wirklich.