Personalabteilung: Führen Sie eine Jobanalyse durch - Vor- und Nachteile

Das typische Ziel einer Jobanalyse ist es, das aktuelle Personal zu halten, ohne eine Überlastung der Arbeit zu verursachen. Der letztendliche Zweck einer Jobanalyse besteht jedoch darin, eine Jobbeschreibung zu definieren. Eine Stellenbeschreibung ist erforderlich, um den qualifiziertesten Mitarbeiter für eine bestimmte Position einzustellen. Sobald Sie eine Jobanalyse abgeschlossen haben, werden Sie am besten verstehen, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten eine Position benötigt.

Auf diese Weise kann das Management entscheiden, ob ein Vollzeit-, Teilzeit-, Vertrags- oder Zeitarbeitnehmer eingestellt werden soll. Die Kenntnis der Nachteile einer Jobanalyse hilft auch bei der Durchführung. Sie werden für den Kampf gerüstet sein, wenn es zu Zusammenstößen zwischen den Mitarbeitern kommen sollte.

Dieser Artikel untersucht die Geschichte einer Jobanalyse, verschiedene Perspektiven einer Jobanalyse, die formale Definition einer Jobanalyse, wann sie durchgeführt wird, warum sie durchgeführt wird, die Nachteile einer Jobanalyse, wie die Aufgabe zu erfüllen ist (einzigartig und traditionelle Methoden) und Links für weitere Informationen.

Michele Jones

Michele Jones

Die Theorie einer Jobanalyse wurde im frühen 20. Jahrhundert von zwei Psychologen, Fredrick Taylor und Lillian Moller Gilbreth, entwickelt (Muchinsky, 2012).

Stellen Sie sich als Mitarbeiter vor…

Du bist beschäftigt. Sie haben einen vollständigen Zeitplan für den Tag. Sie haben immer gewusst, dass Sie und der Sachbearbeiter dieselben Informationen aufzeichnen, sodass sich Ihre Jobs überschneiden. Sie wissen jedoch auch, dass Ihr Tag schneller vergeht, wenn Sie beschäftigt sind. Deshalb haben Sie noch nie darauf hingewiesen.

Auf einmal werden Sie unterbrochen. Sie werden zu einer Besprechung eingeladen und erhalten Anweisungen, wie Sie Ihren Teil einer Jobanalyse abschließen können. Nach Ihrem Verständnis ist dies nur ein ausgefallenes Wort, um zu sagen, was Sie tagsüber tun.

Der unsichere Teil von Ihnen denkt: „Warum müssen sie wissen, was ich den ganzen Tag mache? Ich erledige den Job, nicht wahr? Versuchen sie zu lernen, was ich den ganzen Tag mache, damit sie Pflichten an andere weitergeben können? Sind sie gerade dabei, mich gehen zu lassen? Vielleicht sollte ich nicht ganz ehrlich sein. Vielleicht sollte ich meine Positionsanforderungen um weitere Aufgaben erweitern… “

Stellen Sie sich vor, Sie wären ein Personalvertreter…

Der Verwaltungsrat hat beschlossen, dass Sie Jobanalysen für alle Mitarbeiter des Unternehmens durchführen sollen. Sie kennen viele Möglichkeiten, um diese Aufgabe zu erfüllen, aber Sie wissen auch, dass damit Fallstricke verbunden sind.

Derzeit beschäftigen Sie sich unter anderem mit Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern darüber, wer für wen verantwortlich ist, Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern darüber, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, und Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern darüber, wer welche Leistung erbracht hat.

Mit anderen Worten, Sie sind bis zum Hals im Streit unter den Mitarbeitern. Das gehört natürlich zum Job. Das Problem ist, dass diese Streitigkeiten diese Aufgabe direkt betreffen. Der Versuch herauszufinden, wer der „echte“ Vorgesetzte ist, wer welche Aufgabe erledigt und wer welche Leistung erbracht hat, muss Teil einer Jobanalyse sein.

Einer der Vorteile einer Jobanalyse besteht darin, dass sie politische Streitigkeiten durch die Klärung von Berichtsbeziehungen und Verantwortungsbereichen begrenzen kann, sodass sich dieses Problem auf eine Art und Weise lösen kann (Fisher, Schoenfeldt & Shaw, 2006).

Obwohl Jobanalysen Vorteile und wichtige Zwecke haben, können sowohl Mitarbeiter als auch Jobanalysten Probleme mit dieser Aufgabe haben. Versuchen Sie, unabhängig davon, ob Sie Mitarbeiter oder Jobanalyst sind, die andere Seite der Medaille zu visualisieren, um festzustellen, welche Schwierigkeiten auftreten können.

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Was ist eine Jobanalyse?

Eine Jobanalyse ist das Verfahren, bei dem die Personalabteilung Informationen über den Jobinhalt und die Anforderungen sammelt, dokumentiert und analysiert. Es zeigt die klare Beziehung zwischen Arbeitsaufgaben und den Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten, die zur Ausführung der Aufgaben erforderlich sind (US Office of Personnel Management, 2007).

Um eine genaue Analyse zu erhalten, sollte sich die Personalabteilung auf die Vorgesetzten und Mitarbeiter verlassen, um eine vollständige Jobanalyse, das Organigramm der Abteilung und andere Informationen zu Änderungen in der Abteilung bereitzustellen, die diese bestimmte Position beeinflusst haben.

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Wann erwartet die Personalabteilung normalerweise eine Jobanalyse?

• Wenn Fusionen oder Übernahmen stattfinden
• Wenn neue Unternehmen alte übernehmen
• Wenn ein Unternehmen Leistungsbewertungen durchführt
• Wenn Änderungen im Unternehmen vorgenommen werden

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Das Arbeitsministerium der Vereinigten Staaten erstellte eine Datenbank mit 20.000 Stellenbeschreibungen auf der Grundlage von Stellenanalysen, die von den Personalabteilungen durchgeführt wurden. Die Datenbank heißt O'NET. Es ist kostenlos zu suchen und enthält ein Career Exploration Tool, mit dem Benutzer mehr über neue Karrieren erfahren können. Entdecken Sie das Online-Wörterbuch der Berufsbezeichnungen (O'NET), das heute vom Arbeitsministerium der Vereinigten Staaten erstellt wurde, um mehr zu erfahren.

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Warum werden Jobanalysen durchgeführt?

1. Um herauszufinden, was erforderlich ist, um die Arbeit erfolgreich zu erledigen, verstehen Sie Folgendes:

• Wie die Arbeit gemacht wird
• Wenn die Arbeitsaufgaben benötigt werden
• Wer ist von der Arbeit betroffen?
• Welche Eigenschaften werden benötigt, um die Arbeit auszuführen
• Welche Funktionen und Aufgaben werden regelmäßig erledigt?
• Welche geistigen und körperlichen Anforderungen werden als notwendig erachtet?

2. Um zusätzliche Verantwortlichkeiten und Pflichten neu zuzuweisen, zu beseitigen, zu entdecken oder aufzuteilen

3. Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung und dokumentieren Sie die Attribute der Position

4. Verbesserungen für Prozesse oder Verfahren vornehmen

5. Verbesserung der Mitarbeiterleistung

6. Effektive Verwaltung von Schulungs- und Werbesystemen

7. Den Mitarbeitern helfen, ihre Talente zu maximieren und ihre Karriere voranzutreiben

8. Um die beste Qualität der Mitarbeiter für jede bestimmte Position zu finden

9. Feststellen, ob eine behinderte Person in der Lage ist, die Aufgaben einer Position mit oder ohne besondere Vorkehrungen auszuführen

10. Unterstützung bei der Rechtsverteidigung in Bezug auf die Auswahl oder Beseitigung der Besetzung von Positionen durch das Unternehmen; Weitere Informationen darüber, wie sich eine Stellenanalyse auf das Gesetz bezieht, finden Sie auf der Website der Equal Employment Opportunity Commission.

11. Jobs richtig nach ihrem angemessenen Titel und Gehaltsbereich zu klassifizieren

Warum gibt es Nachteile bei Jobanalysen?

• Jede Person kann anders behandelt werden, da sie unterschiedliche Aufgaben wahrnimmt.
• Viele Arbeitnehmer passen sich nicht gerne an eine neue Umgebung an.
• Störende Einstellungen können auftreten, wenn sich Menschen in ihrer Arbeit bedroht fühlen.
• Geistige Qualifikationen können schwierig zu erkennen sein, da sie nicht direkt beobachtet werden können.
• Nach Abschluss der Analyse kann festgelegt werden, dass einige Positionen beseitigt werden sollen.
• Persönliche Vorurteile des Jobanalysten können die gesammelten Daten verfälschen.
• Wenn sich Menschen in ihrer aktuellen Position unsicher fühlen, können sie die Wahrheit darüber verfälschen, was sie an einem Tag wirklich tun.
• Eine Jobanalyse ist sehr zeitaufwändig, da genaue Informationen gewünscht werden.
• Wenn Arbeitnehmer nicht verstehen, was eine Jobanalyse ist, können sie möglicherweise nicht auf nützliche Weise teilnehmen.
• Das Abschließen einer Jobanalyse kann sehr schwierig sein, wenn sich Jobs häufig ändern.
• Die Koordination einer umfassenden Jobanalyse erfordert viel Personal und Zusammenarbeit.

• Eine schockierende Geschichte über das Versäumnis, eine Jobanalyse abzuschließen

  Diese Geschichte ist ein Beispiel für einen Nachteil, der mit einer Jobanalyse verbunden ist. Die Einstellung eines Kandidaten, der nicht für eine Stelle qualifiziert ist, war das Ergebnis des Versäumnisses dieses Unternehmens, eine erfolgreiche Stellenanalyse durchzuführen.

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Wie werden Jobanalysen durchgeführt?

Häufig entwickelt die Personalabteilung eine eigene Methode zur Durchführung einer Stellenanalyse, um auf der Grundlage ihrer Methoden einheitliche Stellenbeschreibungen zu erstellen. Es gibt jedoch auch andere Möglichkeiten, Jobanalysen durchzuführen.

Es gibt viele einzigartige und traditionelle Methoden, die bei der Durchführung von Jobanalysen implementiert werden können, um die Mitarbeiter während dieses Vorgangs zu entlasten. Im Folgenden werden sechs Beispiele für die Ausführung dieser Aufgabe veranschaulicht.

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1. Mitarbeiterbeteiligung

Lassen Sie jeden Mitarbeiter eine Jobanalyse ausfüllen. Alle Mitarbeiter sollten aufgefordert werden, eine Jobanalyse durchzuführen. Wenn Sie Fragen oder Probleme beim Ausfüllen einer Stellenanalyse haben, sollte die Personalabteilung jeden Mitarbeiter unterstützen.

Auf diese Weise kann die Personalabteilung feststellen, wo eine Überlastung vorliegt oder wo Aufgaben verschoben werden können. Die Abteilung kann die von den Mitarbeitern und Vorgesetzten erhaltenen Informationen analysieren und feststellen, ob Änderungen erforderlich sind.

Wenn die Position eines Mitarbeiters als beseitigt gilt, ist es in der Regel das Ziel des Unternehmens, eine andere Rolle für ihn zu finden und ihn gegebenenfalls neu auszubilden. Ein gutes Unternehmen sollte glauben, dass talentierte Einzelpersonen die Herausforderung einer neuen Rolle begrüßen und sich mit den damit verbundenen zusätzlichen Verantwortlichkeiten beruflich weiterentwickeln können.

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2. Ein Bonussystem

Nach Abschluss einer Analyse jedes Auftrags kann ein Unternehmen entscheiden, ob ein Bonus an diejenigen ausgegeben werden soll, die als förderfähig eingestuft werden. Diese Berechtigung kann anhand der jüngsten Leistungsbewertung des Vorgesetzten und der Zeitdauer, in der der Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt war, bestimmt werden. Der prozentuale Betrag des Bonus sollte für alle berechtigten Mitarbeiter gleich sein.

Ein solcher festgelegter Bonusplan würde Vorgesetzte und Mitarbeiter motivieren, bereitwillig und gerne an einer Jobanalyse teilzunehmen. Sie würden es vielleicht eher als Chance denn als Bedrohung betrachten.

Zusammen mit einem Bonusplan könnte ein Anreizsystem eingerichtet werden, damit auch diejenigen motiviert werden, die vom Bonus übersehen werden. Grundsätzlich könnte das System den Nicht-Bonusarbeitern „Hoffnung“ geben. Sie konnten lernen, warum sie keinen Bonus erhielten und was sie in Zukunft tun könnten, um die Leistung ihrer Position zu verbessern.

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3. Details der Jobanalyse

Um eine genaue Analyse einer Position zu erhalten, müssen Mitarbeiter möglicherweise mehrere Tage lang ein Tagebuch über ihre Aktivitäten führen, um zu beobachten, wie sie ihre Zeit bei der Arbeit verbringen. Die Jobanalyse sollte auch von jedem Vorgesetzten genehmigt werden.

Die Analyse sollte Folgendes auflisten:

• Der Name der Abteilung
• Eine Positionszusammenfassung ihrer Gesamtverantwortung oder ihres Hauptzwecks
• Eine detaillierte Darstellung aller Aufgaben, die mit der Wahrnehmung ihrer Position verbunden sind
• Eine Schätzung des durchschnittlichen Zeitaufwands für die Ausführung jeder Aufgabe von insgesamt hundert Prozent, wobei diese in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit angeordnet werden
• Eine Liste der Mitarbeiter, deren Aktivitäten diese Position koordiniert oder überwacht
• Eine Liste, in der die Arten der damit verbundenen Aufsichtsaufgaben aufgeführt sind, z. B. die Zuweisung von Arbeit, die Einstellung oder die Abgabe von Leistungsbewertungen

Der Supervisor sollte kurz die Mindesterfahrung, Ausbildung und Lizenzierung beschreiben, die für die Position erforderlich sind.

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4. Zwei Ansätze zur Jobanalyse

Zwei gängige Ansätze für Jobanalysen sind aufgabenorientiert und arbeiterorientiert. Die aufgabenorientierte Methode konzentriert sich auf die Aufgaben, die mit der Ausführung des Auftrags verbunden sind. Die arbeiterorientierte Methode versucht, die menschlichen Qualitäten zu untersuchen, die für eine erfolgreiche Ausführung der Arbeit erforderlich sind.

Diese Merkmale werden normalerweise in vier Abschnitte unterteilt, die als KSAOs bezeichnet werden:

• Wissen
• Kompetenzen
• Fähigkeiten
• Andere (Persönlichkeit, Interessen und Erfahrungen)

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5. Methoden zur Jobanalyse

Einige der Möglichkeiten zur Durchführung einer Jobanalyse umfassen traditionelle Methoden und einzigartige Methoden. Viele Personalabteilungen entwickeln ihre eigenen Methoden zur Durchführung von Jobanalysen. Möglicherweise möchten sie dies aufgrund der Art und Weise tun, in der sie ihre Jobanalyse verwenden möchten.

Der Hauptgrund für eine Jobanalyse ist die Erstellung einer geeigneten Jobbeschreibung. Viele Personalfachleute möchten alle ihre Stellenbeschreibungen ähnlich gestalten. Sie möchten, dass sie dasselbe Format haben und mit derselben Methode erstellt werden.

Einzigartige Möglichkeiten zur Durchführung einer Jobanalyse
Arbeitsbeispiele
Hintergrundanalyse
Fragebögen
Beobachtungen - sowohl direkt als auch indirekt
Interviews mit Mitarbeitern oder Vorgesetzten
Kritische Vorfalluntersuchungen
Arbeitstagebücher
Die Repertorium-Gitter-Technik
Checklisten
Hierarchische Aufgabenanalyse

Was ist ein PAQ? Das PAQ ist ein Instrument zur Jobanalyse, das von einem professionellen Jobanalysten ausgefüllt wird und die Gültigkeit von Jobkomponenten für Qualitäten misst, die bei Eignungsprüfungen festgestellt wurden. Was ist JASR? Diese Methode ist aufgabenorientiert und schnell.

Traditionelle Methoden zur Durchführung einer Jobanalyse
Persönliche Interviews
Umfragen
Arbeitsbewertungen
Telefoninterviews
Verfahrens- und Prozessüberprüfungen
Fragebogen zur Positionsanalyse (PAQ)
Interviews mit Verhaltensereignissen
Jobanalyse mit der Geschwindigkeit der Realität (JASR)
Arbeitsblätter zur Jobanalyse

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6. Der 6-stufige Jobanalyseprozess

Viele Unternehmen verwenden einen sechsstufigen Prozess, um eine Jobanalyse durchzuführen. Typischerweise ist es wie folgt angeordnet:

1. Sammeln Sie die Daten und entscheiden Sie, wie Sie sie am besten nutzen möchten. Dies kann das Schreiben von Stellenbeschreibungen, die Festlegung von Leistungsstandards oder die Durchführung weiterer Berufsstudien umfassen.
2. Listen Sie die Aufgaben und Qualifikationen auf, die für eine erfolgreiche Ausführung des Auftrags erforderlich sind. Überprüfen Sie Organigramme und Prozessdiagramme.
3. Identifizieren Sie die kritischen Aufgaben oder repräsentativen Jobs für die Hauptanalyse.
4. Analysieren Sie den Job, indem Sie Daten zu Jobaktivitäten, Arbeitsbedingungen und Fähigkeiten sammeln, die für die Ausführung des Jobs erforderlich sind. Bewerten Sie die Fähigkeiten und ermitteln Sie, welche Kompetenzen am kritischsten sind.
5. Überprüfen Sie die Schlussfolgerungen mit dem Arbeitnehmer und seinem Vorgesetzten. Beseitigen Sie nach der Bestätigung Aufgaben, die nicht mit Kompetenzen verknüpft sind.
6. Dokumentieren Sie alle Ergebnisse und entwickeln Sie eine genaue Stellenbeschreibung mit Stellenbeschreibungen.

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Das wahrscheinlich Schwierigste, aber auch das Wichtigste bei einer Jobanalyse ist, alle an Bord zu bringen. In diesem Artikel wurden viele Optionen bereitgestellt, die Ihnen dabei helfen, dies zu erreichen. Ein Memo, eine formelle Besprechung oder ein Einzelinterview sind möglicherweise am besten. Den Teilnehmern der Jobanalyse zu erklären, warum sie abgeschlossen wird, kann ihnen dabei helfen, die Entscheidung des Unternehmens zu verstehen.

O'NET Demonstration - Jobanalyse

Verweise

Fisher, CD, Schönfeldt, LF & Shaw, JB (2006). Personalmanagement (6. Aufl.). Boston: Houghton Mifflin.

Muchinsky, PM (2012). Psychologie angewendet auf die Arbeit. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.

US-Büro für Personalmanagement. (2007). Handbuch für delegierte Prüfungsoperationen: Ein Leitfaden für Prüfungsämter der Bundesbehörde. Abgerufen am 30. November 2013 von