Integration externer Daten in die Hris Ihres Unternehmens

Externe Daten in HRIS integrieren

Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick über die Integration externer Daten in ein Kern-HRIS, die Chancen und Herausforderungen dieser Integration sowie Best Practices, die bei der Planung der Integration berücksichtigt werden müssen. Während dieses Thema auf alle Bereiche der Personal- und Personaldaten anwendbar ist, liegt der Schwerpunkt dieses Artikels auf der Integration von Gehaltsumfragen und Marktdaten.

Ein Personalinformationssystem (HRIS) ist als Aufzeichnungssystem für alle Personaldaten definiert. Effektives HRIS bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Workflows gängiger HR-Aktivitäten wie Rekrutierung, Onboarding, Leistungsverfolgung und Berichterstellung zu verwalten (Celergo.com, 2017). Es ist nicht ungewöhnlich, dass die verschiedenen Funktionen der Personalabteilung ein spezielles System verwenden, um die tägliche Arbeit der Funktion zu verwalten. Traditionell kauft das Unternehmen ein Kern-HRIS, das als grundlegendes Betriebssystem dient und HR-Daten wie Mitarbeiter enthält:

Name
Adresse
Sozialversicherungsnummer
Positionstitel
FLSA-Status usw.

Sobald das Kernsystem eingerichtet ist, müssen Unternehmen in der Regel zusätzliche Systeme anbringen, um den wachsenden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. In einer perfekten Welt können die zusätzlichen Anforderungen der HR-Funktion durch den Kauf und die Implementierung von Modulen des Kernsystems erfüllt werden. In einigen Situationen unterstützen die Add-Ons des Kernsystems die Geschäftsprozesse nicht angemessen. In diesen Fällen muss entschieden werden, entweder organisatorische Prozesse zu ändern, eine andere Software zu kaufen, die den aktuellen Geschäftsprozess unterstützt, oder vollständig angepasste Systeme aus eigenem Anbau zu entwickeln. HRIS-Experten werden zunehmend aufgefordert, verschiedene HR-Systeme zu integrieren (Kavanagh und Johnson, 2018). Zusätzlich zur Systemintegration können HRIS-Experten auch gebeten werden, Datenelemente in das System zu integrieren, die Organisationsleiter bei der Entscheidungsfindung unterstützen.

Integrierte Informationssysteme

Kavanagh und Johnson (2015) definieren integrierte Informationssysteme als „Systeme, die auf gemeinsamen Plattformen basieren und die Verwendung einer einzelnen Dateninstanz in mehreren Anwendungen und die nahtlose Übertragung von Daten zwischen Systemen ermöglichen“ (S. 165). Bei der Datenintegration werden die Informationen mindestens in zwei Systemen verknüpft, bei geschäftlichen Anforderungen sind jedoch möglicherweise mehr als zwei Verknüpfungen erforderlich. Bei Integrationen werden häufig Transaktionsvorgänge in einem System verknüpft, die eine Aktion im nachfolgenden System auslösen. Ein Beispiel hierfür ist ein Bewerber-Tracking-System (ATS), das mit mehreren Systemen verbunden ist. Für das Beispiel wird, sobald ein Kandidat ausgewählt und bestätigt wurde,Der ATS löst die Eingabe in das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem aus, wodurch die Eingabe in das Zeiterfassungssystem ausgelöst wird, und benachrichtigt die Ausweisabteilung, dass ein neuer Mitarbeiter gestartet wird und dass ein Ausweis erstellt werden sollte, damit der Mitarbeiter auf der Zeitschaltuhr ein- und aussteigen kann. In diesem Beispiel werden Daten nahtlos übertragen, ohne dass über den ursprünglichen Auslöser im ATS hinaus zusätzliche menschliche Eingriffe erforderlich sind. Diese Art der Workflow-Unterstützung entlastet HR-Experten von einem Großteil der Transaktions- und Verwaltungsaufgaben, die traditionell Teil der HR-Funktion waren, und bietet HR die Möglichkeit, strategische Geschäftspartner zu werden und organisatorische Entscheidungen zu unterstützen.Daten werden nahtlos übertragen, ohne dass zusätzliche menschliche Eingriffe erforderlich sind, die über den ursprünglichen Auslöser im ATS hinausgehen. Diese Art der Workflow-Unterstützung entlastet HR-Experten von einem Großteil der Transaktions- und Verwaltungsaufgaben, die traditionell Teil der HR-Funktion waren, und bietet der HR die Möglichkeit, strategische Geschäftspartner zu werden und organisatorische Entscheidungen zu unterstützen.Daten werden nahtlos übertragen, ohne dass zusätzliche menschliche Eingriffe erforderlich sind, die über den ursprünglichen Auslöser im ATS hinausgehen. Diese Art der Workflow-Unterstützung entlastet HR-Experten von einem Großteil der Transaktions- und Verwaltungsaufgaben, die traditionell Teil der HR-Funktion waren, und bietet der HR die Möglichkeit, strategische Geschäftspartner zu werden und organisatorische Entscheidungen zu unterstützen.

Durch die Integration von Systemen und anderen Daten haben HRIS-Experten das Potenzial, aussagekräftige Metriken zu erstellen und zu erstellen und umfassende Entscheidungsunterstützung bereitzustellen. Durch die Integration von Vergütung, Arbeitsmarkt und Zeit zum Ausfüllen von Daten für Rekrutierungsaktivitäten kann die Personalabteilung möglicherweise umsetzbare Elemente identifizieren, um die Rekrutierung und / oder die Verwaltung von Vergütungen zu verbessern. Um diesen Punkt zu veranschaulichen, wird das folgende Beispiel für die Einstellung von Krankenschwestern gegeben:

Beispiel für die Rekrutierung von Krankenschwestern

Die durchschnittliche Gesamtzeit für die Besetzung von Stellen im ABC Medical Center beträgt 40 Tage. Die durchschnittliche Zeit für die Besetzung von Pflegepositionen beträgt jedoch 70 Tage. Einige mögen argumentieren, dass es einen Mangel an Pflegekräften gibt, der dazu führt, dass die Zahl länger ausgefüllt werden muss. Durch die Kombination von Daten stellt ein erfahrener HRIS-Experte jedoch fest, dass sich die Zeit bis zur Besetzung auf 50 Tage verkürzte, wenn Personalvermittler Stellenangebote mit dem 75. Perzentil des Marktreferenzgehalts ausschreiben.

… im Vergleich zu Zeiten, in denen die Vergütungsstandardphilosophie des Unternehmens angewendet wurde und die Füllzeit durchschnittlich 80 Tage betrug. Mit diesen Informationen kann das Management die Entscheidung treffen, die Vergütungsphilosophie des ABC Medical Center in Bezug auf Krankenschwestern zu ändern. In diesem vereinfachenden Beispiel wurden Daten aus dem Kern-HRIS, dem ATS und dem Arbeitsmarkt extrahiert und verwendet, um eine Entscheidung zu treffen, die sich auf das Budget des Unternehmens auswirkt. Durch die Datenintegration kann das Unternehmen sich ändernde Bedingungen verstehen und ihre Auswirkungen im Laufe der Zeit oder sofort erkennen, um Änderungen zu beeinflussen.

Vorteile der Datenintegration

Es gibt mehrere Gründe, warum sich ein Unternehmen für die Integration externer Daten in das Kern-HRIS entscheidet. Wie im obigen Beispiel erläutert, ermöglichen integrierte Daten Führungskräften, Just-in-Time-Analysen sowie Ad-hoc-Berichte zu erhalten. Durch die Integration der Datensätze schafft HRIS Mehrwert bei der Bereitstellung von One-Stop-Shop-Berichtsfunktionen. Bei der Vergütungsplanung können integrierte Systeme Leistungsrichtlinien enthalten, die auf dem Standort und innerhalb des angemessenen Gehaltsbereichs basierend auf Leistungsbewertungen basieren. Auf diese Weise entfällt durch die Datenintegration die Notwendigkeit für Manager, eine komplexe Matrix zu interpretieren, und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die auf manuellen Berechnungen und der Interpretation von Richtlinien beruhen, wird verringert. Darüber hinaus ist eine Vergütungsplanung, die nicht mit einem integrierten Echtzeitsystem durchgeführt wird, zeitaufwändig und kostspielig.In einer HR-Self-Service-Umfrage aus dem Jahr 2002 schätzte die Cedar Group, dass Unternehmen in Nordamerika mit einem automatisierten Vergütungsplanungssystem Einsparungen von 5,29 USD pro durchschnittlicher Transaktion erzielen konnten (Wright, 2004). Wenn diese Zahl zutrifft, können auch kleine und mittlere Unternehmen von der Integration von Daten und der Automatisierung der Vergütungsplanung profitieren, um diese Art von Manager-Self-Service-Anwendung zu erstellen.

Integriertes HRIS bietet auch eine sorgenfreie Einhaltung der Bundesberichterstattung. Für Unternehmen, die jährlich Daten melden müssen, kann das Sammeln von Daten mühsam und zeitaufwändig sein. Ein integriertes System, das beispielsweise die erforderlichen Schulungen nachverfolgt, könnte leicht manipuliert werden, um Standardberichte der Gemeinsamen Kommission zu erstellen. Gleiches gilt für die Berichterstattung über EEO-1 und Vets-100. Zusätzlich zur geplanten Einhaltung ermöglichen integrierte Systeme Organisationen, den Prüfern zeitnahe Antworten zu geben und Daten für die Durchführung von Selbstprüfungen zu erstellen. Die Integration von Daten von webbasierten Self-Service-Plattformen für Mitarbeiter erhöht auch die Effizienz und verringert Fehler, indem Mitarbeiter ihre eigenen Daten in das HRIS einreichen.

Zu berücksichtigende Herausforderungen

Die Integration externer Daten ist nicht nur positiv und bringt sicherlich eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die ein Unternehmen berücksichtigen muss. Die Integration von Daten und Systemen ist kostspielig und erfordert häufig Problemumgehungen oder Patches, um Daten bereitzustellen, die für die Entscheidungsunterstützung nützlich sind. Wenn eine Organisation ein selbst entwickeltes System in ein Anbietersystem oder zwei oder mehr Anbietersysteme integrieren möchte, ist ein HRIS-Experte mit technischen Kenntnissen der Protokolle und Programmiersprachen für den Datenaustausch zwischen Systemen erforderlich (Kavanagh und Johnson, 2018). Wenn dieser Programmierer derzeit nicht zum Personal der Organisation gehört, muss der HRIS-Leiter die zusätzliche Position budgetieren. Während hochintegratives HRIS durch den Einsatz von Self Service für Antragsteller, Mitarbeiter und Manager eine höhere Effizienz erzielen kann,Einige argumentieren, dass diese Systeme die Arbeit von der Personalabteilung auf Manager und Mitarbeiter übertragen und so die Linienmanager und Linienmitarbeiter überlasten könnten. Dies soll langfristig die Gesamtproduktivität in Organisationen verringern. Leistungssysteme werden von Mitarbeitern, die das Gefühl haben, zusätzliche Unterstützung bei der Entscheidungsfindung zu benötigen, möglicherweise nicht gut aufgenommen (Stone, et al. 2015). Darüber hinaus sind einige Mitarbeiter möglicherweise nicht mit der Verwendung von Technologie vertraut und bevorzugen möglicherweise Papierformulare gegenüber der Computereingabe.Einige Mitarbeiter sind möglicherweise nicht mit dem Einsatz von Technologie vertraut und bevorzugen möglicherweise Papierformulare gegenüber der Computereingabe.Einige Mitarbeiter sind möglicherweise nicht mit dem Einsatz von Technologie vertraut und bevorzugen möglicherweise Papierformulare gegenüber der Computereingabe.

Eine weitere große Herausforderung, die berücksichtigt werden sollte, ist die Systemflexibilität, die für den Erfolg der Datenintegration entscheidend ist. Im Beispiel der Vergütungsautomatisierung ändern sich die Vergütungspläne im Laufe der Zeit, und das HRIS muss in der Lage sein, mit diesen Änderungen Schritt zu halten. Zu den Änderungen können Berechtigung, Geschäftsregeln (z. B. minimale und maximale Erhöhungsbeträge), Budgets, Richtlinien, Zugriffsdaten, Berechnungen und sogar Bildschirmpräsentationen gehören. Das Hinzufügen oder Entfernen von Grundvergütungskomponenten, Bonusplänen oder Aktienplänen ist erforderlich, um Flexibilität für typische Programmänderungen zu bieten (Wright, 2004). Systeme müssen auch die Flexibilität bieten, die erforderlich ist, um sich ändernden Compliance-Anforderungen gerecht zu werden. Die Vergütungsplanung für freigestellte und nicht freigestellte Mitarbeiter kann beispielsweise unterschiedlichen Richtlinien folgen.Durch die Integration von Vergütungsdaten können Manager auch Kennzeichen erhalten, die auf potenzielle Compliance-Probleme hinweisen - beispielsweise Indikatoren für Frauen und Mitarbeiter von Minderheiten, wenn ihre Gehälter unter ähnlich qualifizierte männliche und mehrheitliche Mitarbeiter fallen. Diese Art von Flag kann kompliziert zu implementieren sein, da das System Daten aus mehreren verschiedenen Systemen (Kern-HRIS, ATS, Gehaltsmarktdaten) abrufen und Berechnungen anwenden muss (Compa-Ratio basierend auf Stundensatz oder Jahresgehalt, abhängig vom FLSA-Status). und Ausgabe eines Indikators oder einer Markierung an den Manager basierend auf der Definition des Unternehmens, was einen zu überprüfenden Gegenstand darstellt (Wright 2004).Diese Art von Flag kann kompliziert zu implementieren sein, da das System Daten aus mehreren verschiedenen Systemen (Kern-HRIS, ATS, Gehaltsmarktdaten) abrufen und Berechnungen anwenden muss (Compa-Ratio basierend auf Stundensatz oder Jahresgehalt, abhängig vom FLSA-Status). und Ausgabe eines Indikators oder einer Markierung an den Manager basierend auf der Definition des Unternehmens, was einen zu überprüfenden Gegenstand darstellt (Wright 2004).Diese Art von Flag kann kompliziert zu implementieren sein, da das System Daten aus mehreren verschiedenen Systemen (Kern-HRIS, ATS, Gehaltsmarktdaten) abrufen und Berechnungen anwenden muss (Compa-Ratio basierend auf Stundensatz oder Jahresgehalt, abhängig vom FLSA-Status). und Ausgabe eines Indikators oder einer Markierung an den Manager basierend auf der Definition des Unternehmens, was einen zu überprüfenden Gegenstand darstellt (Wright 2004).

Best Practices zur Integration von Daten

Wright (2004) bietet acht Vorschläge, die bei der Integration von Daten und deren Verwendung zur Automatisierung der Vergütungsplanung zu beachten sind. Die Vorschläge gelten für alle HR-Funktionen, und HRIS-Experten sollten die Empfehlungen berücksichtigen.

Planen Sie gründlich. Die Datenintegration sollte keine Entscheidung in letzter Minute oder ein nachträglicher Gedanke sein. Daten von allen an der Verknüpfung beteiligten Systemen müssen zugeordnet werden, um sicherzustellen, dass die Datensätze für die Übertragung kompatibel sind.
Die Funktionalität sollte im Laufe der Zeit schrittweise eingeführt werden. Es wird empfohlen, dass Organisationen nicht versuchen, zu viel zu schnell zu tun. Durch die schrittweise Implementierung bieten sich die Organisationen die Möglichkeit, auf Herausforderungen zu reagieren und bei Bedarf Ressourcen umzuleiten.
Es ist wichtig, branchenspezifische Best Practices zu erforschen und einzuhalten. Die Bedürfnisse einer medizinischen Einrichtung würden sich wahrscheinlich stark von denen eines Herstellers unterscheiden. Es gibt keine einheitliche Lösung für die Anforderungen der Datenintegration, und HRIS-Experten sollten sich dessen bewusst sein, wenn sie ein Projekt starten.
Die Personalabteilung sollte die Häufigkeit von Ausnahmen von Geschäftsregeln überprüfen, um festzustellen, ob das neu integrierte System für die Berücksichtigung der Ausnahmen konfiguriert werden sollte.
Unternehmen sollten die Auswirkungen von Berechnungen berücksichtigen, die auf Rundungen basieren. Dieser Tipp bezieht sich speziell auf Kompensationsdaten, ist jedoch wichtig zu berücksichtigen. Wenn die Zahlen gerundet werden, kann dies unerwartete Auswirkungen auf das Budget haben und die Budgetprojektionen stören. Dies scheint eine Kleinigkeit zu sein, könnte sich jedoch im Laufe der Zeit als kostspielig herausstellen.
Überprüfen Sie die erforderlichen Daten im HRIS-Kern und planen Sie die Zeit ein, um bei Bedarf eine geplante Datenbereinigung durchzuführen.
Wright betont die Notwendigkeit, alle Systemänderungen zu testen, bevor sie live gehen. Es ist wichtig, dass alle möglichen Szenarien im System getestet werden, um sicherzustellen, dass die Sicherheit intakt ist und das integrierte System wie erwartet funktioniert.
Und schließlich ist die achte Empfehlung, die Kommunikation zum Änderungsmanagement zu planen. HRIS-Implementierungen sollen nicht aufgrund von Hardware- oder Softwareproblemen fehlschlagen, sondern aufgrund des Änderungsleiters und der mit der Änderung verbundenen personellen und organisatorischen Probleme (Kavanagh und Johnson, 2015).

Zusammenfassend hat die Integration externer Daten mehrere Vorteile. Die Datenintegration ermöglicht eine bessere Entscheidungsunterstützung und Metrix. Während letztendlich Effizienzsteigerungen erzielt werden, sind mit der Datenintegration anfängliche Kosten verbunden, die HRIS-Experten berücksichtigen müssen. Darüber hinaus können einige Mitarbeiter und Manager die Self-Service-Funktionen, von denen integrierte Daten abhängen, möglicherweise nicht nutzen. Wenn Führungskräfte effektive Change-Management-Methoden anwenden und Ressourcen entsprechend planen, wird sich die Datenintegration wahrscheinlich positiv auf die HR-Funktion und das Geschäft insgesamt auswirken.

Quellen:

HRIS-Integration mit globaler Lohn- und Gehaltsabrechnung - vier Schlüssel zum Erfolg. (2017, 06. Oktober). Abgerufen am 24. Februar 2018 von

Kavanagh, MJ & Johnson, RD (2018). Personalinformationssysteme (4. Aufl.). Los Angeles, CA: Salbei.

Stein, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM & Johnson, R. (2015). Der Einfluss der Technologie auf die Zukunft des Personalmanagements. Human Resource Management Review, 25 (Personalmanagement: Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft - Band 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Wright, A. (2004). Geben Sie sich nicht mit weniger zufrieden: Globale Vergütungsprogramme benötigen globale Vergütungswerkzeuge. Überprüfung des Personalvorsorgeplans, 58 (9), 14.