Nvq Level 3: Bestellung von Produkten und Dienstleistungen in Wirtschaft und Verwaltung

Um das Level 3-Diplom in Wirtschaft und Verwaltung zu erhalten, müssen Sie über gründliche Kenntnisse in der Bestellung von Produkten und Dienstleistungen verfügen.

Einführung in diese Einheit

Diese Einheit ist eine optionale Level 3-Einheit der Gruppe B mit 5 Credits, eine ziemlich lange Einheit. Nach Abschluss dieser Einheit kann der Kandidat verschiedene Produkte und Dienstleistungen identifizieren und verwenden, Spezifikationen für Produkte und Dienstleistungen schreiben und sicherstellen, dass die Produkte und Dienstleistungen den Erwartungen und Standards der Organisation oder des Unternehmens entsprechen.

Der Kandidat sollte in der Lage sein, den Grund zu erklären, warum Produkte von guter Qualität ausgewählt werden, jedoch mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Sie sollten auch erklären können, wie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis ausgehandelt werden kann. Der Kandidat muss wissen, wie und warum er gute Beziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern pflegen und wissen und verstehen muss, was eine Lieferkette ist und wie sie funktioniert.

Zusätzlich zu diesem Artikel gibt es eine persönliche Erklärung, die einen Großteil der Einheit abdeckt!

1.1 Identifizieren Sie verschiedene Informationsquellen zu Produkten und Dienstleistungen für eine Organisation.

Unternehmen suchen immer nach Informationen zu den Produkten, die sie in verschiedenen Quellen und Anbietern verwenden, damit sie eine gute Entscheidung darüber treffen können, was sie benötigen, um ihr Geschäft effektiv zu gestalten. Sie untersuchen die Kosten von Produkten bei verschiedenen Unternehmen. Sie betrachten den Preis einzelner Dienstleistungen und finden die beste Übereinstimmung, dh das Produkt, das in Bezug auf Kosten und Qualität am besten zu ihrer Organisation passt. Informationen dazu können über Kataloge, Websites, Zeitungen, Broschüren oder durch Anrufen und Besuchen von Unternehmen gesammelt werden.

1.2 Erklären Sie, wie verschiedene Informationsquellen zu Produkten und Dienstleistungen verwendet werden.

Informationen zu Produkten und Dienstleistungen sind entweder online oder in Broschüren erhältlich oder können direkt vom Unternehmen bezogen werden. Diese Informationen müssen verwendet werden, um den Service oder das Produkt zu identifizieren, der den Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter am besten entspricht. Verschiedene Quellen helfen auch dabei, verschiedene Produkte und Dienstleistungen zu vergleichen, um die richtige auszuwählen. Wir können sie bitten, uns Muster und Kataloge zu senden, um Kosten und Qualität zu überprüfen. Auch für Großeinkäufe können wir Angebote anfordern und das beste auswählen.

1.3 Beschreiben, wie eine Spezifikation für ein Produkt oder eine Dienstleistung geschrieben wird.

Die Spezifikation beschreibt, welche Artikel Sie kaufen möchten und was der Lieferant anbieten und bereitstellen muss.

Beim Schreiben einer Spezifikation für ein Produkt:

• Die Richtlinien müssen klar und kurz sein.
• Es muss die Kosten und die Menge enthalten und angeben, ob es sich um eine Lieferung oder eine Abholung handelt.
• Es muss auch Gesundheits- und Sicherheitshandbücher oder Hinweise enthalten.
• Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, was erforderlich ist.
• Erforschen Sie den Markt gründlich, indem Sie mit verschiedenen Lieferanten über Kosten und Lieferzeiten sprechen
• Identifizieren Sie die möglichen Risiken, die mit der Beschaffung von Produkten verbunden sind
• Haben Sie ein klares Verständnis der Waren und Dienstleistungen von jedem Anbieter

1.4 Identifizieren Sie Quellen für Produkte und Dienstleistungen, die den Qualitätserwartungen eines Unternehmens entsprechen.

Stellen Sie bei der Auswahl von Produkten und Dienstleistungen für ein Unternehmen sicher, dass Sie Angebote von verschiedenen Dienstleistern und Unternehmen erhalten, damit Sie die verschiedenen Dienstleistungen vergleichen und die kostengünstigste auswählen können. Das zweite, was zu beachten ist, ist die Qualität. Vergleichen Sie verschiedene Services und besuchen Sie die Unternehmen, um zu sehen, welche Services sie anbieten, und um die Qualität der Services zu überprüfen, bevor Sie sich für einen Kauf entscheiden. Qualität bedeutet viel für eine Organisation.

Vergleichen Sie nach Abschluss der oben genannten Schritte den besten Service, der sowohl kostengünstig als auch von guter Qualität ist, und kaufen Sie ihn.

1.5 Erläutern Sie den Zweck der Auswahl von Produkten und Dienstleistungen, die den Qualitätserwartungen eines Unternehmens entsprechen.

Jede Organisation denkt gut vor, bevor sie Produkte kauft. Sie kaufen nur Dinge, die benötigt werden. Um in ihrem Geschäft erfolgreich zu sein, müssen sie Produkte oder Dienstleistungen mit einem klaren Verständnis für die Anforderungen ihrer Kunden kaufen. Nur wenn das Unternehmen Produkte und Dienstleistungen auswählt, die den Qualitätserwartungen entsprechen, können sie ihren Kunden den besten Service bieten.

Dies ist auch wichtig für die Vorteile der Mitarbeiter, die für die Organisation arbeiten. Damit eine Organisation erfolgreich und effektiv ist, muss sich die Qualität auf alle Personen, Abteilungen, Aktivitäten und Funktionen verteilen.

1.6 Beschreiben Sie, wie Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis aushandeln.

Es ist wichtig, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis auszuhandeln, damit Sie Ihr Budget im Griff haben und auch Ausgaben sparen. Sammeln Sie vor den Verhandlungen so viele Informationen über die Produkte oder Dienstleistungen, die Sie kaufen möchten, und stellen Sie anschließend sicher, dass die Dienstleistung oder das Produkt qualitativ und für das Unternehmen nützlich ist. Überprüfen Sie das gleiche Produkt bei verschiedenen Unternehmen. Sie können dies tun, indem Sie online recherchieren, Broschüren überprüfen, Unternehmen anrufen oder sie persönlich besuchen.

Einmal entschieden, wählen Sie einen Preis und bleiben Sie dabei. Sie sollten bereit sein, wegzugehen, wenn der Lieferant nicht zustimmt. Sie kommen möglicherweise zu Verhandlungen zu Ihnen zurück, oder ein anderes Unternehmen kann Ihnen wettbewerbsfähige Preise anbieten.

1.7 Erläutern Sie den Zweck der Entwicklung und Aufrechterhaltung guter Beziehungen zu Lieferanten und Möglichkeiten dazu.

Gute Beziehungen zu Lieferanten zu pflegen, ist eine gute Geschäftspraxis. Dies kommt sowohl der Organisation als auch dem Lieferanten zugute. Lieferanten können Ihnen Angebote unterbreiten und flexibel Geschäfte abwickeln, wenn Ihre Beziehung zu ihnen gut ist. Stellen Sie immer sicher, dass Sie alle Konten rechtzeitig abwickeln, Rücksicht auf die Vertriebsmitarbeiter nehmen, Bestellungen rechtzeitig aufgeben und dem Lieferanten genügend Zeit geben, um sie rechtzeitig an Sie zu liefern, anstatt sie in letzter Minute zu erledigen, und seien Sie schließlich sehr vorsichtig über beschädigte oder fehlende Waren. Es muss mit Sorgfalt behandelt werden.

1.8 Beschreiben Sie eine Lieferkette und wie sie funktioniert.

Laut Wikipedia und anderen Definitionen im Netz,

In einer Lieferkette finden verschiedene Aktivitäten statt, z. B. die Umwandlung eines Produkts von einer natürlichen Ressource oder einem Rohstoff in ein End- oder Endprodukt, das an den Kunden oder Kunden geliefert wird. Die Lieferkette besteht aus allen beteiligten Parteien wie dem Produktionsteam, dem Unternehmen, dem Lieferanten, der Organisation, an die sie geliefert wird, und den Kunden, die sie kaufen. Es sind im Grunde die Hersteller, die Lieferanten oder Großhändler, die Einzelhändler und die Verbraucher.

Kurz gesagt, eine Lieferkette führt ein Produkt von einem Lieferanten zu einem Verbraucher durch, und jede an der Kette beteiligte Person trägt zur Lieferkette bei.

2.1 Beschreiben Sie die Verfahren für die Bestellung und Lieferung von Produkten und Dienstleistungen für eine Organisation.

Die Bestellung und Lieferung von Produkten und Dienstleistungen für ein Unternehmen ist eine sehr wichtige Aufgabe, da es um die Betreuung der Kunden geht. Zu den Produkten gehören möglicherweise grundlegende Dinge wie Büromaterial wie Druckmaterial, Schreibwaren, IT-Geräte usw., die viel Geld kosten können. Zu den Diensten kann jeder Dienst gehören, der von einer anderen Organisation oder einem anderen Anbieter bezogen wurde. Zum Beispiel nimmt unsere Organisation Dienstleistungen vom NHS und von Pflegeheimen in Anspruch.

Bei der Bestellung von Dienstleistungen und Produkten muss der Verantwortliche genügend Mengen bestellen, damit diese nicht auf Lager sind und die Funktionsweise der Organisation beeinträchtigen. Wenn beispielsweise Umschläge, Druckmaterial usw. ausgehen, kann dies die Organisation auf verschiedene Weise beeinflussen.

Die folgenden Verfahren müssen bei der Bestellung von Produkten befolgt werden:

• Geben Sie bei der Bestellung von Büromaterial die klaren und genauen Details der Produkte einschließlich des Produktcodes an, sofern dies möglich ist.
• Die Größe, Farbe und andere Details sollten angegeben werden
• Stellen Sie sicher, dass Sie das vom Büroleiter autorisierte Bestellformular erhalten
• Die Bestellung kann über ein Bestellformular oder über Kataloge im System erfolgen, und in unserem Büro erfolgt dies über SRM.
• Wenn der stationäre Lieferauftrag geliefert wird, sollte er Artikel für Artikel gründlich überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle angeforderten Lieferungen im Bestellauftrag korrekt und in der richtigen bestellten Menge geliefert wurden.
• Die Bestellanforderung wird von der Person unterschrieben, die die Lieferungen überprüft, um nachzuweisen, dass die gelieferte Bestellung vereinbart wurde.
• Jeder Artikel, der ohnehin nicht korrekt oder beschädigt ist, sollte so schnell wie möglich zurückgesandt und vom Lieferanten ersetzt werden, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

2.2 Beschreiben Sie die Bedürfnisse und Prioritäten für die Bestellung und Lieferung von Produkten und Dienstleistungen für eine Organisation.

Überprüfen Sie bei der Bestellung von Produkten und Dienstleistungen für ein Unternehmen, ob sie für das Unternehmen wirklich wichtig sind und wie sie zum reibungslosen Ablauf des Unternehmens beitragen, welche Vor- und Nachteile es gibt, wer sie benötigt und welche die anderen Vorteile der Verwendung dieser Produkte und Dienstleistungen. Priorisieren Sie Produkte auch nach ihren Bedürfnissen und bestellen Sie nur die wichtigsten, da die Bestellung aller gewünschten Produkte später im Geschäftsjahr zu einem Budgetproblem führen kann.

2.3 Erläutern Sie den Zweck organisatorischer Richtlinien für die Annahme von Geschenken und die Bewirtung.

Für eine Organisation ist es wichtig, eine schriftliche Richtlinie zu haben, die die Beziehung zwischen dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern und dem externen Umfeld regelt. Jede Organisation hat eine Richtlinie zur Annahme von Geschenken. In unserem Unternehmen ist es nicht akzeptabel, Geschenke oder Gastfreundschaft ohne Genehmigung oder Offenlegung anzunehmen . Dies verdeutlicht die Standards für die Organisation und teilt den Mitarbeitern mit, was von ihnen erwartet wird, und schützt das Unternehmen oder die Organisation. Das Annehmen von Geschenken kann den Verdacht auf unangemessenes Verhalten erwecken.

Gemäß der Geschenk- und Gastfreundschaftspolitik

3.1 Erläutern Sie den Zweck der Überwachung und Bewertung der Verfahren für die Bestellung und Lieferung von Produkten und Dienstleistungen sowie Möglichkeiten dazu.

Die Überwachung und Bewertung von Beschaffungsverfahren ist ein wesentlicher Bestandteil des Managements einer Organisation. Während des Beschaffungsprozesses ist ein hohes Maß an Aufmerksamkeit und Konzentration erforderlich. Jeder Auftrag muss überwacht und bewertet werden, um Verluste für die Organisation zu vermeiden.

Überwachung: In diesem Prozess werden die Produkte kontinuierlich überprüft. Bestellungen werden überwacht, um festzustellen, ob sie zum erforderlichen Zeitpunkt abgeschlossen sind und ob das Ziel erreicht wird, einschließlich Budget und anderer Anforderungen. Durch Überwachung kann man die notwendigen Maßnahmen ergreifen, wenn Probleme auftreten, und schlechte Praktiken verhindern.

Bewertung: Dieswird durchgeführt, um den Fortschritt in Richtung bereits festgelegter Ziele zu analysieren. In allen Organisationen sollten Produkte und Dienstleistungen je nach Kapazität oder Leistungsfähigkeit monatlich, vierteljährlich oder jährlich bewertet werden. Es hilft zu verfolgen, ob Ziele und Pläne erreicht wurden, und ebnet so den Weg für zukünftige Pläne.

Dies kann erreicht werden durch

• Entwickeln Sie eine Checkliste, um festzustellen, ob die Beschaffungsverfahren eingehalten werden. Bereiten Sie die Checkliste mit Diskussionen zwischen Teammitgliedern und Mitgliedern der Organisation vor, wie es mit allen und nicht nur mit Ihnen zu tun hat
• Wenn Bedenken bestehen, können Sie diese anhand eines Diagramms oder einer Grafik identifizieren. Risikobereiche können identifiziert und Lösungen von erfahrenen Personen gesucht werden.
• Sie sollten jede Beschaffung über den gesamten Beschaffungsprozess verfolgen und verfolgen.
• Stellen Sie außerdem immer fest, ob die verwendete Beschaffungsmethode für die erworbenen Waren oder Dienstleistungen geeignet war.
• Dokumentieren Sie alle Beschaffungen und Transaktionen.

3.2 Beschreiben Sie Maßnahmen, die zur Verbesserung der Effizienz bei der Bestellung und Lieferung von Produkten und Dienstleistungen ergriffen werden können.

Die Effizienz bei der Bestellung und Lieferung von Produkten und Dienstleistungen kann wie folgt verbessert werden:

• Bestellen Sie über das vom Unternehmen bereitgestellte System, um Probleme zu vermeiden.
• Wählen Sie das kostengünstigste und qualitativ hochwertigste Unternehmen
• Führen Sie immer eine Liste der zu bestellenden Artikel, wenn die Bestellung regelmäßig erfolgt, z. B. einmal im Monat, damit Sie keine Artikel verpassen.
• Wenn Sie keine Bestellung rechtzeitig erhalten, erkundigen Sie sich beim Lieferanten nach dem Grund.
• Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Artikel mit den richtigen Codes und Mengen auswählen, und überprüfen Sie immer, ob Bestellungen über einem Schwellenwert vom Manager genehmigt wurden.
• Sobald die Bestellung geliefert wurde, überprüfen Sie die Rechnung und den Wareneingang der Rechnung und senden Sie sie an das zentrale Zahlungsteam, damit der Lieferant pünktlich bezahlt wird.

3.3 Beschreiben Sie Möglichkeiten, um ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis für die angebotenen Produkte und Dienstleistungen zu erzielen.

Alle öffentlichen Aufträge für Waren und Dienstleistungen müssen auf einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis basieren. Bei einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis geht es nicht darum, den niedrigsten Anfangspreis zu erzielen, sondern um Qualität und Kosten für qualitativen Service

Ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bei der Beschaffung kann auf viele Arten erzielt werden:

• Höhere Servicequalität bei gleichen Kosten.
• Vermeiden Sie unnötige Einkäufe, da dies Geld verschwendet.
• Sicherstellen, dass die Benutzeranforderungen qualitativ erfüllt werden.
• Sie können jederzeit mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten und Großbestellungen aufgeben, da beim Großeinkauf bessere Rabatte erzielt werden können.
• Die Beziehung zwischen Ihnen und dem Lieferanten muss gut sein, um ein kostengünstiges Geschäft zu haben.

Warum ist es wichtig, Produkte und Dienstleistungen auszuwählen, die das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten?

Bei der Auswahl von Produkten und Dienstleistungen ist es wichtig, immer diejenigen auszuwählen, die das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Dies ist wichtig, weil:

• Es hat ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosten und Qualität und diese Dienstleistungen sind die zuverlässigsten.
• Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis macht sowohl den Lieferanten als auch den Kunden glücklich, da der Saldo Meinungsverschiedenheiten ausschließt.
• Es hilft beim Aufbau einer Kunden-Lieferanten-Beziehung
• Diese Produkte halten länger und sparen so viele andere kleine Kosten. Wenn Sie sich beispielsweise die Kosten eines teuren Produkts ansehen, ist es viel billiger als die Gesamtkosten für die Lebensdauer eines Produkts, das ursprünglich billiger gekauft wurde und dann während seiner Lebensdauer andere geringe Kosten verursacht hat.
• Die Lieferzeiten werden kürzer, wodurch Verluste im Geschäft und in dessen Betrieb eingespart werden.
• Die Zahlungsbedingungen sind flexibel und die Preise variieren nicht oft.
• Auf diese Weise sparen Sie Geld, ohne an Qualität zu verlieren. Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bedeutet jedoch nicht, Geld zu sparen. Zum Beispiel kann ein Lieferant, der qualitativ hochwertigen Service mit schnellen Antworten zu einem höheren Preis bietet, immer noch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, da Sie für das ausgegebene Geld qualitativ hochwertige Services erhalten haben.