Nvq Level 3: Dokumente in einer Geschäftsumgebung erstellen

Überprüfen Sie die Richtlinien und Verfahren zum Erstellen hochwertiger Geschäftsdokumente.

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Einführung in diese Einheit

Dies ist eine optionale Einheit der Gruppe B auf Stufe 3 mit 4 Credits. Die Kandidaten verfügen über gründliche Kenntnisse und praktische Fähigkeiten im Zusammenhang mit der Erstellung hochwertiger Dokumente. Sie müssen wissen, welche Ressourcen in der Organisation / im Unternehmen verfügbar sind und wie sie verwendet werden, alle Richtlinien und Verfahren zur Erstellung von Dokumenten befolgen, Ressourcen effektiv nutzen und die Spezifikationen einhalten.

1.1 Nennen Sie Beispiele für verschiedene Arten von Dokumenten, die für das Geschäftsumfeld erstellt werden können, und erläutern Sie verschiedene Stile, die verwendet werden können.

Es gibt viele verschiedene Arten von Dokumenten, die in einer Geschäftsumgebung erstellt werden können. Dazu gehören: Faxdokumente, Visitenkarten, Memos, Tagesordnungen, Protokolle, Tabellenkalkulationen, Analysediagramme, Datenblätter, Briefe, Diashows und vieles mehr. Sie alle haben unterschiedliche Zwecke und Verwendungszwecke.

Visitenkarten

Diese werden verwendet, um dem Kunden Informationen darüber zu geben, wie er das Unternehmen kontaktieren kann. Es können kleine Karten sein.

Faxdokument

Eine andere Art von Dokument, die im Geschäftsleben verwendet wird, ist ein Faxdokument. Diese sind im Geschäftsleben sehr nützlich und bieten die schnellste Möglichkeit, Dokumente zu übertragen. Diese sind im Papierformat, entweder in Farbe oder in Schwarzweiß.

Agenda

Tagesordnungen sagen Ihnen, was stattfinden wird. Sie helfen den Menschen, sich zu organisieren, damit sie genau wissen, was sie tun sollen und was passieren wird. Diese liegen bei Besprechungen in Papierform vor und können elektronisch verteilt werden.

Memos

Memos werden für die informelle Kommunikation mit einer Organisation verwendet und können entweder in Papierform oder in elektronischer Form vorliegen.

Protokoll

Diese enthalten Einzelheiten darüber, was bei einem Treffen stattgefunden hat. Diese können für Besprechungen in Papierform ausgedruckt und elektronisch verteilt werden.

Tabellenkalkulationen

Diese können für verschiedene Zwecke verwendet werden, von statistisch bis analytisch. Diese liegen in elektronischen Formaten vor und können je nach Bedarf in demselben Buch oder als unterschiedliche Blätter verwaltet werden.

Analysediagramme

Dies können entweder Diagramme oder Diagramme sein, mit denen die Leistungsstatistik überwacht werden kann. Diese liegen ebenfalls in elektronischer Form vor und können bei Bedarf in Papierform ausgedruckt werden.

Datenblätter

Diese Blätter können entweder im Word- oder im Excel-Format vorliegen. Diese können verwendet werden, um bestimmte Daten zu sammeln, die innerhalb oder außerhalb von Organisationen kommuniziert werden sollen, oder um Statistiken und Leistungen zu überwachen.

Briefe

Dies sind Dokumente, die für verschiedene Arten der Kommunikation in allen Abteilungen für verschiedene Zwecke verwendet werden. Es gibt verschiedene Arten von Briefen, formelle, informelle, geschäftliche usw.

Diashows

Dies sind PowerPoint-Dokumente, die zu Demonstrationszwecken in Besprechungen verwendet werden. Diese liegen in elektronischer Form vor und können bei Bedarf ausgedruckt werden.

1.2 Nennen Sie Beispiele und erläutern Sie verschiedene Textformate.

Wenn Sie ein Dokument speichern, können Sie den Dateinamen festlegen und festlegen, wo die Datei auf Ihrem Computer gespeichert werden soll.

Sie können auch das Dateiformat ändern. Beim Ändern des Formats ändern sich das Design, das Layout oder die Schriftarten. Es ist ein völlig anderes Format, während der Inhalt gleich bleibt.

Jedes Textverarbeitungsprogramm verfügt über ein eigenes Speicherformat. Viele Textdateien verwenden Nur-Text (.txt), Rich-Text-Format (.rtf) sowie Microsoft Word (.doc) und jetzt.docx. Es gibt jedoch Möglichkeiten zum Importieren und Exportieren im Word- Format.

RTF-Dateien können von jedem Textverarbeitungspaket gelesen werden und sind kleiner.

PDF ist ein weiteres portables Dateiformat, das nicht bearbeitet werden kann. Es gibt jedoch einige bearbeitbare Felder, die bestimmte Felder mit Textfeldern für die Eingabe von Daten zulassen. PDF-Dateien können in Word konvertiert und formatiert und bei Bedarf wieder in PDF konvertiert werden. PDFs werden jedoch immer für fertige Dokumente verwendet, die nicht weiter bearbeitet werden müssen. Wenn Sie Dokumente an andere senden, die nicht bearbeitet werden müssen oder nicht bearbeitet werden sollten, senden Sie sie am besten als PDF.

1.3 Was ist der Zweck und die Vorteile der Erstellung hochwertiger und attraktiver Dokumente?

Die Dokumente, die Sie für Ihre Organisation erstellen, sind ein Bild oder eine Darstellung Ihrer Organisation. So entsteht beim Leser automatisch ein Eindruck über die Standards des Unternehmens und wie es seine Kunden schätzt. Ein Dokument von guter Qualität sieht auch in den Augen des Lesers gut aus und ist leicht zu folgen und zu lesen.

Dokumente von guter Qualität ziehen Kunden und Lieferanten an und erhöhen so den Gewinn für das Unternehmen. Es hilft bei der Verbesserung verschiedener Bereiche und erhöht die Kreativität bei Ihren Aktivitäten, was wiederum Kunden anzieht. Ein ordentlich erstelltes Dokument enthält schrittweise Erklärungen oder Pläne oder Statistiken zu den Anforderungen und hilft bei der Identifizierung, Verwaltung und Überwachung von Risiken. Dies wiederum hilft der Organisation, sich um ihre Kunden zu kümmern und für sie verantwortlich zu sein.

Auch die Qualität Ihrer Dokumente spiegelt Sie wider.

2.1 Erläutern Sie die verschiedenen Ressourcen, die für die Erstellung hochwertiger und attraktiver Dokumente erforderlich sind.

Ressourcen, die Sie möglicherweise benötigen, um qualitativ hochwertige und attraktive Dokumente zu erstellen, sind

Für die Produktion

1. Ein hochwertiger Benutzer von Fotokopierern und Fotokopierern, damit Sie einen sauberen und klaren Ausdruck erhalten

2. Ein hochwertiger Drucker für hochwertige Ausdrucke

3. Scanner, damit Sie Dokumente in ihrer ursprünglichen Form scannen können.

4. Computer zur Verarbeitung und Bedienung aller oben genannten Maschinen

5. Hochwertige Software, dh Microsoft Word für die Textverarbeitung

6. Ein fähiger oder qualifizierter Schreibkraft, der das Dokument so erstellt, dass das Dokument im erforderlichen Format und Layout erstellt wird

7. Wahrscheinlich ein Cover oder eine Bindung für diesen ordentlichen und fertigen Look

Für Qualität

1. Bilder, damit Dokumente attraktiv und freundlicher aussehen

2. Lesbare Schrift, die jeder problemlos lesen kann

3. Ordentliche Schriftgröße, damit sie für alle lesbar ist

4. Einfaches Layout für ein ordentliches und angenehmes Aussehen.

2.2 Wie können Sie verschiedene Ressourcen nutzen, um qualitativ hochwertige und attraktive Dokumente zu erstellen?

Durch die Verwendung hochwertiger Papiere, hochwertiger Laserstrahldrucker und einer guten Bearbeitungssoftware kann ein qualitativ hochwertiges und attraktives Dokument erstellt werden.

2.3 Beschreiben der verschiedenen verfügbaren Technologietypen zum Eingeben, Formatieren und Bearbeiten von Text sowie deren Hauptfunktionen.

Die verschiedenen verfügbaren Technologien zum Eingeben, Formatieren und Bearbeiten von Text sind:

• Computer mit Monitor, Tastatur und Maus oder Laptop
• Drucker, Scanner
• Textverarbeitungssoftware

Eine normale oder Standardmethode für die Eingabe von Text in einen Computer (oder früher eine Schreibmaschine) ist die Verwendung einer Tastatur. Je nach verwendetem Gerät kann es sich um eine drahtlose oder kabelgebundene Tastatur oder ein Touchpad handeln. Auf einer Tastatur drückt der Benutzer die spezifische Taste für jedes Zeichen, das eingegeben werden muss, und diese wird an die Textverarbeitungssoftware übertragen, die auf dem Gerät verfügbar ist, installiert ist oder verwendet wird. Normalerweise wird in den meisten Organisationen die Microsoft-Textanwendung für die Textverarbeitung verwendet.

Eine andere Form der Texteingabe erfolgt über einen Scanner. Der Scanner kann je nach Bedarf als JPEG oder PDF scannen. In einigen Fällen können auch gescannte Dokumente in Word konvertiert und Änderungen vorgenommen werden. Hierfür steht Software zur Verfügung.

Technologie zur Texteingabe verfügbar

Tastatur (und Maus) dienen zur manuellen Eingabe von Text. Kann langsam und / oder fehleranfällig sein, abhängig von den Fähigkeiten des Tastaturbedieners. Diese sind universell verfügbar und werden normalerweise mit einem PC geliefert.

Dokumente werden mit einem Scanner gescannt und können dann mit einer optischen Zeichenerkennungssoftware in Text konvertiert werden. Die Genauigkeit der Konvertierung hängt von der Qualität des Systems ab. Das Originaldokument muss sehr klar und in einer geeigneten Schriftart sein. Nicht alle Systeme können mit Grafiken im Original umgehen.

Technologie zum Formatieren und Bearbeiten von Text

Der einfachste verfügbare Texteditor ist der Notizblock. Es kann nur für die grundlegende Bearbeitung verwendet werden. Sie können nicht zu viele modische Schriftarten oder Formate verwenden oder Zeichen einfügen. Dies wird im Wesentlichen zum Bearbeiten und Korrigieren verwendet und nimmt nicht zu viel Speicherplatz ein, da seine Größe im Vergleich zu anderen Textverarbeitungsprogrammen zu klein ist.

Wenn Sie sich für modische Stile und Layouts entscheiden müssen, ist Microsoft Word die beste Textverarbeitung. Es verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, die eine höhere Bearbeitung, Korrektur und Textverbesserung ermöglichen. Es stehen unzählige Schriftarten, Layouts, Vorlagen, Funktionen, Farben usw. zur Verfügung. Aufgrund dieser Vorteile ist die Größe der Datei im Vergleich zu Notizblock oder Wortblock relativ groß, da alle diese Formatierungsdetails zusammen mit den Zeichen gespeichert werden.

Andere Software (Tabellenkalkulation, Datenbankanwendungen) wird zum Sortieren von Text und anderen Daten verwendet. Diese werden auch zu statistischen und analytischen Zwecken verwendet.

3.1 Was sind die Vorteile einer Vereinbarung über Zweck, Inhalt, Stil und Fristen für die Erstellung von Dokumenten?

Alle Dokumente

• sind an ein bestimmtes Publikum geschrieben;
• habe eine konsistente Nachricht
• Das Dokument sollte Informationen enthalten, die leicht zugänglich, klar, genau und lesbar sind.
• Erreichen Sie tatsächlich das beabsichtigte Publikum.
• Sollte das beabsichtigte Publikum rechtzeitig erreichen

Wenn Sie Dokumente schreiben oder Dokumente vorbereiten, muss es immer einen Zweck geben. Es muss auch ein bestimmtes Layout oder einen bestimmten Stil für das Dokument geben, je nach Verwendungszweck. Es gibt auch Fristen für das Dokument. Daher müssen all diese Aspekte berücksichtigt und mit Ihrem Manager, der Organisation oder dem Team vereinbart werden, je nachdem, welche Richtlinien und Verfahren gelten. Dies entscheidet, ob das Dokument eine exakte Nachbildung dessen ist, was für die Organisation erforderlich ist, und hilft Ihnen dabei, ein fehlerfreies Dokument zu erstellen, das den Anforderungen der Zielgruppe entspricht, die Sie erreichen. Wenn Sie all dies im Voraus planen, können Sie das Dokument rechtzeitig und mit minimaler Zeit- und Fehlerverschwendung vorbereiten.

3.2 Beschreiben von Möglichkeiten zum Organisieren von Inhalten, die für Dokumente benötigt werden.

Bevor Sie mit der Arbeit an einem Dokument beginnen, müssen Sie es herausfinden

• Wie das Dokument präsentiert werden soll
• Die Informationen, die enthalten sein sollen.
• Für wen das Dokument ist
• Wie lang kann das Dokument sein?
• Zweck des Dokuments
• Welche Formate werden benötigt?
• Erarbeiten Sie einen groben Entwurf
• Wählen Sie die richtige Sprache (formell / informell)

Alle zur Vorbereitung des Dokuments erforderlichen Informationen sollten sicher mit eindeutigen Dateinamen, einer Liste oder einer Datenbank mit Ressourcen gespeichert werden. Wie das fertige Dokument präsentiert und organisiert wird, hängt davon ab, wofür das Dokument verwendet werden soll, welches Format und welchen Inhalt es hat. Dies muss daher mit dem Urheber vereinbart und regelmäßig aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass das fertige Produkt für den jeweiligen Zweck geeignet ist. Unterüberschriften sind nützlich, damit ein bestimmter Informationspunkt leicht zu finden ist.

3.3 Beschreiben Sie die Möglichkeiten zur Integration und Gestaltung von Text und Nicht-Text.

Text und Nicht-Text können problemlos in Microsoft Office Word integriert werden. Mit Microsoft Office Word können Sie Bilder, Grafiken, Cliparts und Text einfügen und mit den verschiedenen Funktionen umgehen, um ein einheitliches Format zu erhalten. Es gibt eine Vielzahl verschiedener Funktionen, die ebenfalls verwendet werden können. Es gibt auch verschiedene andere Office-Anwendungen, die bei der Integration und Gestaltung von Text und Nicht-Text helfen, z. B. Excel und PowerPoint, sowie bei der Integration von Text und Nicht-Text in Tabellenkalkulationen und Folien. Unabhängig davon, welche Anwendung verwendet wird, müssen die Formatierung und andere Prozesse durchgeführt werden, wobei zu berücksichtigen ist, wie das Ausgabedokument aussehen soll.

3.4 Wie würden Sie ausgefüllte Dokumente auf Richtigkeit wie Rechtschreibung und Grammatik, Zeichensetzung und Korrektheit prüfen? Wieso würdest du das machen?

Die meisten Textverarbeitungsprogramme verfügen über eine Rechtschreibprüfung. Wenn Sie also etwas in einen Computer eingeben, wird es ständig auf Rechtschreibprüfung überprüft. Die Rechtschreibprüfung ist nicht vollständig korrekt. Wenn Sie anstelle des erforderlichen Wortes ein anderes Wort eingeben, wird es von der Rechtschreibprüfung nicht identifiziert. Sie benötigen ein Wörterbuch. Die Rechtschreibprüfung enthält nicht alle Wörter, daher müssen Sie immer neue Wörter hinzufügen, wenn Sie sie im Wörterbuch benötigen. Es können auch Wörter und Namen hinzugefügt werden, die Sie wiederholt verwenden, jedoch nicht im Wörterbuch, um zu verhindern, dass die Rechtschreibprüfung immer durchgeführt wird.

Nach Abschluss der Rechtschreibprüfung ist es auch gut, eine Grammatikprüfung durchzuführen, obwohl die Grammatikprüfungen nicht so gut sind und nicht alle Grammatikfehler heraussuchen. Es ist daher am besten, das Dokument ein- oder zweimal selbst zu lesen, auch wenn alle diese Überprüfungen durchgeführt wurden. Wenn Sie können, ist es gut, es von einer anderen erfahrenen Person lesen zu lassen, da wir immer nicht alle Fehler in unserem eigenen schriftlichen Dokument sehen.

Genauigkeit und Richtigkeit werden überprüft, da Dokumente ein Bild der Organisation sind und einen hohen Standard aufweisen müssen. Es hilft dem Leser auch, leicht zu verstehen, was Sie erklären oder präsentieren möchten.

Es gibt sowohl digitale als auch physische Speicherlösungen für Dokumente.

3.5 Erklären Sie, warum Sie Dokumente sicher aufbewahren würden. Geben Sie Beispiele dafür, wie Sie dies tun würden.

Wichtige Dokumente, ob kleinere oder größere, müssen gemäß den Richtlinien und Verfahren des Unternehmens sicher und sicher aufbewahrt werden. Je nach Bedarf und unter Berücksichtigung seiner Vertraulichkeit kann es sich entweder um einen digitalen oder einen physischen Speicher handeln. Der digitale Speicher kann der Server, das Laufwerk oder die Flash-Laufwerke des Unternehmens sein, die alle sicher sind. Die physische Lagerung kann Aktenschränke sein. In beiden Fällen werden sie für zukünftige Referenzen gespeichert und sind daher wichtig. Man muss sich auch an das Datenschutzgesetz halten.

Dateien und Aufzeichnungen sollten so gespeichert werden, dass sie den Vorschriften entsprechen, um die Sicherheit dieser Dokumentationen / Daten zu gewährleisten. Dies ist für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung. Informationen müssen sicher gespeichert werden, damit sie ohne die entsprechenden Berechtigungen nicht an Dritte weitergegeben werden können. Dies ist wichtig, da nicht sichere Daten über das Internet verbreitet werden können. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihre Arbeit speichern und ordnungsgemäß sichern.

Außerdem sollten Sie die Änderungen an dem Dokument, der Zeichnung oder der Tabelle, an denen Sie arbeiten, immer so oft wie möglich speichern - im Falle eines Stromausfalls oder eines Computerabsturzes.

Die meisten Unternehmen verlassen sich heutzutage auf elektronische Daten. Daher ist es am besten, eine gute Backup-Lösung zu haben. Unsere Organisation sichert jede Nacht Daten auf ihrem Server und bei Bedarf auf externen Medien, um Datenverlust bei unvermeidbaren Abstürzen zu vermeiden.

3.6 Was ist der Zweck der Vertraulichkeit und des Datenschutzes bei der Erstellung von Dokumenten?

Die Weitergabe personenbezogener Daten kann schwerwiegende Folgen haben. Es gibt wahrscheinlich keinen wichtigeren Aspekt eines Unternehmens als Datenschutz und Vertraulichkeit. Es hilft, das Unternehmen, seine Werte und das Vertrauen der Kunden zu retten.

3.7 Was ist der Zweck und die Vorteile der Einhaltung von Fristen?

Die Einhaltung von Fristen ist wichtig, da dies Zeit, Geld und Ressourcen spart und wir unseren Wettbewerbern immer einen Schritt voraus sein möchten.

Der Zweck und die Vorteile der Einhaltung von Fristen bestehen darin, dass Sie finanzielle Kosten wie Kostensenkungen sparen und wertvolle Zeit sparen. Wenn die Fristen nicht eingehalten werden, geben Sie mehr Geld für die Arbeit aus, deren Fertigstellung noch aussteht, und dies wirkt sich auf den Gesamtumsatz aus, wodurch sich Ihr Budget drastisch auswirkt.

Die Nichteinhaltung der Frist wirkt sich indirekt auch auf verschiedene andere miteinander verbundene Abteilungen aus. Beispiele können die Finanzabteilung, die Personalabteilung und die Buchhaltung sowie mit Sicherheit alle anderen verbundenen Abteilungen sein. Dies wirkt sich dann auf das Gesamteinkommen oder den Gewinn der Organisation aus, was sich wiederum auf die Gehälter, Gehaltserhöhungen und Boni der Mitarbeiter auswirkt.