Inhaltsverzeichnis:
- Wie wir Produkte und Dienstleistungen anfordern
- Aufträge überwachen und auswerten
- Wie wir sicherstellen, dass wir den besten Wert für Dienstleistungen und Produkte erzielen
- Überprüfung und Kontaktaufnahme mit Lieferanten und Dienstleistern
Um Unternehmen und Organisationen effektiv zu führen, müssen alle Produkte und Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sein. Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Lieferanten. Sie sammeln Informationen über Lieferanten und Produkte aus verschiedenen Quellen. Unsere Organisation hat in der Vergangenheit __________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) für die Bestellung von Schreibwaren verwendet und ist kürzlich zu _______________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) umgezogen, weil sie festgestellt hat, dass dies kostengünstiger ist. Die Kosten der Produkte werden verglichen und ein Gesamtangebot von den Lieferanten erhalten. Für die Dienstleistungen wird das Unternehmen ausgewählt, das neben Qualität auch das beste Angebot bietet.
Wir rufen Lieferanten an und vereinbaren nach Möglichkeit einen Besuch beim Lieferanten, um die Qualität der von ihnen erbrachten Dienstleistungen zu überprüfen. Unser Unternehmen übernimmt Dienstleistungen von _____________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) . Daher wird in der Regel ein Besuch arrangiert, um zu überprüfen, ob alle Richtlinien und Verfahren eingehalten werden und ob dies ein sicherer und besserer Ort für den Kunden ist. Wir prüfen auch Angebote, um die beste Qualität und den besten Service zu finden.
Wie wir Produkte und Dienstleistungen anfordern
Nach Auswahl des Lieferanten nehmen wir weiterhin Dienstleistungen von ihm in Anspruch. Jeden Monat werden Bestellungen gemäß den Anforderungen für stationäre und tägliche Bestellungen für andere Dienstleistungen aufgegeben. Wenn wir eine Dienstleistung oder ein Produkt anfordern, stellen wir sicher, dass wir die Anforderungen und Spezifikationen sehr klar spezifizieren. Wir notieren den Namen des Produkts, einen Code, falls verfügbar, die Menge und die Kosten. Dies ist nur möglich, wenn mir die Produkte und Dienstleistungen bekannt sind.
Bei der Auswahl der Produkte und Dienstleistungen arbeitet mein Büroleiter mit den Lieferanten zusammen und erhält Angebote von verschiedenen Lieferanten. Die Lieferanten stellen uns auch Musterprodukte zur Verfügung, um die Qualität zu überprüfen. Nachdem mein Bürovorsteher die Kosten und die Qualität gründlich untersucht hat, entscheidet er sich für ein Unternehmen und erhält Dienstleistungen von ihm.
Qualität ist bei der Auswahl von Dienstleistungen und Produkten sehr wichtig. Es muss die Erwartungen der Kunden erfüllen. Ebenso wichtig ist, wie diese Dienstleistungen den Mitarbeitern zugute kommen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, nur die Produkte zu kaufen, die wir benötigen, und dabei die Anforderungen von Kunden und Mitarbeitern zu berücksichtigen. Wenn nicht, wird das Geld, das für unerwünschte Gegenstände ausgegeben wird, zur Verschwendung. Eine klare Planung hilft, das Budget zu sparen.
Bei der Suche nach Lieferanten und Produkten arbeitet der Business Manager mit den verschiedenen Lieferanten zusammen, um das beste Angebot zu erhalten. Dies hilft der Organisation, Geld zu sparen und das Budget im Griff zu behalten.
Bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten stellt jeder sicher, dass er seine Professionalität beibehält, pünktliche Zahlungen leistet und Bestellungen und Lieferungen verfolgt. Wir stellen sicher, dass wir die Bestellung rechtzeitig aufgeben und dem Lieferanten genügend Zeit geben, um die Produkte oder Dienstleistungen rechtzeitig zu liefern.
Bestellung, Empfang und alles, was mit der Bereitstellung und dem Empfang von Waren und Dienstleistungen zu tun hat, gehören zur sogenannten Lieferkette. Die Lieferkette beginnt bei den zur Herstellung des Produkts verwendeten Rohstoffen bis hin zum gelieferten Produkt für den Verbraucher, einschließlich aller dazwischen liegenden Personen wie Großhändler, Einzelhändler usw. Jeder, der in diese Kette einbezogen ist, ist für die Leistung und Qualität verantwortlich.
Bei der Bestellung von Produkten achte ich sehr darauf, dass ich klare Angaben zu den von mir benötigten Produkten mache, darunter Code, Größe, Farbe und andere erforderliche Angaben. Ich überprüfe, ob alle bestellten Artikel notwendig sind und wer sie benötigt. Ich priorisiere die Reihenfolge nach Bedarf und bestelle nur die wesentlichen. Ich lasse sie dann von meinem Manager autorisieren. Ich gebe Bestellungen über ein System namens ____________ auf (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) . Bestellungen werden über den bereits im System verfügbaren Lieferantenkatalog aufgegeben. Sobald wir die Bestellungen erhalten haben, werden sie gründlich anhand der Rechnung überprüft, um festzustellen, ob wir alle Artikel gemäß Rechnung erhalten haben. Anschließend wird die Quittung unterschrieben. Auch ich habe dann Wareneingang die Bestellung am ____________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) , damit das Zahlungsteam benachrichtigt wird, dass wir die Bestellung erhalten haben. Das System generiert eine Bestellnummer. Ich schreibe dann die Bestellnummer auf die Rechnung und sende sie an das Zahlungsteam, das die Zahlungen an den Lieferanten freigibt.
Aufträge überwachen und auswerten
Bestellungen werden überwacht, um zu verfolgen, was passiert. Bestellungen werden auf schnelle Lieferung und Qualität überwacht, um Probleme zu vermeiden. Bestellungen für IKT-Geräte werden über unseren IKT-Service-Desk ausgeführt, und jedes Produkt von der Bestellung bis zur Lieferung wird nachverfolgt.
Bestellungen und Dienstleistungen werden ebenfalls jeden Monat bewertet, um festzustellen, ob sie der erforderlichen Qualität und Leistung entsprechen. Dies wird auch dazu beitragen, die Leistungen zu verbessern und Wege zu finden, um die Leistungen zu verbessern, da nicht nur eine Person, sondern das Team und die Organisation betroffen sind.
Sobald die Überwachung und Bewertung abgeschlossen ist, kann sie zur Verbesserung der Effizienz der beteiligten Verfahren verwendet werden. Es kann verbessert werden, indem das richtige Unternehmen ausgewählt und das richtige Bestellsystem verwendet wird. Ich habe immer eine Liste mit Artikeln, die ich bestellen muss. Ich sende dem Team auch eine E-Mail mit der Frage nach den Anforderungen, sammle sie dann und stelle sie in die Bestellung. Wenn ich die Bestellung nicht rechtzeitig erhalte, setze ich mich mit meinem Büroleiter in Verbindung, der sie wiederum mit dem Lieferanten verfolgt. Wenn die Bestellung eingeht, empfange ich sie im System, damit der Lieferant pünktlich bezahlt wird.
Wie wir sicherstellen, dass wir den besten Wert für Dienstleistungen und Produkte erzielen
Wir arbeiten als Team zusammen, um ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis für die von uns angebotenen und erhaltenen Dienstleistungen zu erzielen. Bei einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis geht es darum, das richtige qualitative Produkt zu einem günstigeren Preis zu haben. Um dies zu erreichen, müssen wir mit Lieferanten oder Dienstleistern verhandeln, wir vermeiden unnötige Einkäufe. Bei Bedarf erteilen wir Großbestellungen, da dies Zeit und Geld spart. Um dies alles aufrechtzuerhalten, pflegen wir eine gute Beziehung zum Lieferanten.
Ich erinnere mich, dass ich 3 Wochen zuvor mit einem ____________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) Kontakt aufgenommen habe, als ich versuchte, ______________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) für einen Kunden zu tun. Der _______________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) teilte mir mit, dass er den Dienst nicht bereitstellen kann, da er nicht sicher war, ob jemand diesen Dienst benötigt. Ich habe sie sofort über den Verlust für unsere Organisation informiert, falls dieser Kunde nicht ___________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) . Unsere Organisation zahlt Geld für diesen Service, ohne dass es jemand hatte, da sie __________ sind (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt). . Die Dame am Telefon sprach mit ihrem Manager und stimmte dann zu, das zu befolgen, wonach ich fragte. Auf diese Weise wurde Geld für die Organisation gespart.
Mitarbeiter, die für unsere Organisation arbeiten, dürfen keine Geschenke oder Bewirtung ohne Genehmigung oder Offenlegung annehmen. Die Richtlinie besagt, dass " ___________________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) ". Wenn ein Mitarbeiter die Richtlinien und Verfahren der Organisation nicht befolgt, wird er in formelle Maßnahmen einbezogen und kann sogar zur Entlassung führen, da dies ein schwerwiegendes Fehlverhalten darstellt.
Wir erhalten immer Mitteilungen von Dienstleistern über neue Dienste, die sie anbieten. Sie senden uns aktualisierte Broschüren, die wir Kunden geben, die sie benötigen. Jede Kommunikation, die ich erhalte, wird mit dem Team und allen anderen Abteilungen, von denen ich denke, dass sie diese erfordern, kaskadiert.
Bei der Bestellung habe ich ______________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) ein Autorisierungslimit. Auch wenn eine Rechnung für einen größeren Betrag oder eine Dienstleistung eingeht oder wenn eine Bestellung für einen höheren Betrag aufgegeben werden muss, überprüfe ich sie und überprüfe, ob sie wirklich benötigt wird, und fahre erst dann mit der Bestellung fort.
Bei der Bestellung von Produkten überprüfe ich, ob wir das bekommen, was wir wollen. Bei der Bestellung eines Faxgeräts habe ich beispielsweise mit meinem Manager und dem IKT-Team über ein teures Gerät verhandelt, da ein billigeres Gerät zu viel Tinte oder Bänder verbraucht und mehr Geld kostet, während ein teures Gerät weniger Tinte verbraucht. Ich habe das Argument vorgebracht, einmal auszugeben und danach Geld zu sparen, anstatt eine billige Maschine zu kaufen, für die wir jedes Mal Geld ausgeben müssen.
Bei der Bestellung von Produkten und Dienstleistungen achte ich darauf, dass ich die Richtlinien und Verfahren der Organisation befolge und einhalte. Ich stelle sicher, dass die Rechnungen, die ich erhalte, echte und originale Rechnungen sind und keine kopierten Rechnungen. Ich bestelle Produkte nur bei den Unternehmen, mit denen wir einen Vertrag abgeschlossen haben, und darf bestellen.
Wenn ich mit ____________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) Kontakt aufnehme, um Dienstleistungen für Kunden bereitzustellen , und wenn keine ___________ (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) verfügbar sind, empfehle ich dem Team, ___________ anzufordern (aus Gründen der Vertraulichkeit entfernt) . Auf diese Weise verwenden wir das Geld, für das wir bezahlt haben, und lassen unsere Dienste nicht ungenutzt, wodurch wir kein Geld verschwenden oder verlieren.
Überprüfung und Kontaktaufnahme mit Lieferanten und Dienstleistern
Bei der Auswahl der Lieferanten für Schreibwaren oder Pflegedienste treffen sich Manager und Senioren und vereinbaren bei Bedarf Besuche bei den Dienstleistern, um festzustellen, ob sie für die Kunden gut genug sind, und vereinbaren dann einen Dienstleistungsvertrag. Bei der Bestellung von Schreibwaren stimme ich Produkten zu, die unter mein Autorisierungslimit fallen, und ich stelle immer sicher, dass ich die erforderlichen und nicht unerwünschten Produkte bestelle. Wenn es mein Limit überschreitet, nehme ich den Rat meines Managers an und erkläre ihr, warum es wichtig ist, bevor ich mit der Bestellung fortfahre.
Wenn ich mit Dienstleistern zusammenarbeite, halte ich Professionalität aufrecht. Ich verhandle über Dienstleistungen, die wir brauchen, damit wir das Beste für unsere Kunden tun können. Wie oben erläutert, habe ich mit Haushalten gesprochen, um den Verlust von Geld für unsere Organisation zu verhindern, was in meiner Autorität liegt.
Wenn Dienstleistungen für Kunden erbracht werden, versende ich Verträge, die ein Vertrag zwischen dem Dienstleister, dem Kunden und unserer Organisation sind. Wir als Organisation stellen sicher, dass wir uns alle an das halten, was im Vertrag unterzeichnet ist. Die erbrachten Dienstleistungen werden stets überwacht und überprüft, um sicherzustellen, dass sie den Verträgen und Gesetzen der Organisationen entsprechen. Alle auftretenden Probleme werden an das höhere Management weitergeleitet, und Diskussionen und Entscheidungen werden in dringenden Besprechungen getroffen.
In regelmäßigen Abständen werden Überprüfungen durchgeführt, um über Dienstleister zu diskutieren. Alle auftretenden Probleme werden ernst genommen und die erhaltenen Dienstleistungen werden vorübergehend oder dauerhaft ausgesetzt, um das Wohl der Kunden zu berücksichtigen.