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Meetings finden häufig in jeder Organisation statt und spielen eine sehr wichtige Rolle bei der Entscheidung für bessere Leistungen. Mir ist bewusst, dass eine ordnungsgemäße Planung und Organisation erforderlich ist, damit ein Meeting erfolgreich verläuft und erfolgreich stattfindet. Bei der Planung des Meetings berücksichtige ich das Ziel des Meetings, die Art des Meetings, die Anzahl der Teilnehmer, den Veranstaltungsort usw. Ich überprüfe, ob Besucher anwesend sind, die um das Meeting gebeten haben. Wenn ja, setze ich mich auch mit ihnen in Verbindung, um zu sehen, ob die Daten günstig sind.
Nach der Planung organisiere ich das Treffen. Ich stelle sicher, dass der Zeitpunkt des Treffens nicht im Widerspruch zu anderen Terminen der beteiligten Personen steht. Ich wähle einen Veranstaltungsort für die Teilnehmer des Meetings. Ich gebe den Teilnehmern den Zeitpunkt der Besprechung und die ungefähre Dauer der Besprechung bekannt. Ich sorge dafür, dass auch Erfrischungen arrangiert werden. Bei der Organisation von Erfrischungen berücksichtige ich die Ernährungsbedürfnisse der Teilnehmer, falls jemand welche hat. Es ist wichtig, Erfrischungen anzubieten, da sich die Teilnehmer dadurch willkommen fühlen und nicht müde werden, insbesondere wenn es für einige ein anstrengender langer Tag war.
Arten von Besprechungen
In unserer Organisation gibt es je nach Bedarf und Anzahl der Teilnehmer verschiedene Arten von Besprechungen. Wir haben Teambesprechungen, die je nach Bedarf alle zwei Wochen oder einmal im Monat stattfinden. Die Teilnehmer sind in der Regel meine Teammitglieder und alle Besucher, wenn sie dies gewünscht haben. Wir haben gemeinsame Teambesprechungen, bei denen es sich um eine kombinierte Besprechung für ____________________________ (aus Vertraulichkeitsgründen entfernte) Teams handelt, die zusammen mit Besuchern anwesend sind. Wir rufen manchmal zu Notfalltreffen auf, wenn dringende Fragen besprochen werden müssen. Es gibt auch Einzelgespräche, in denen vertrauliche Fragen und die Leistung von Einzelpersonen besprochen werden. Präsentationen finden statt, wenn Änderungen an Systemen vorgenommen oder neue Richtlinien und Verfahren eingeführt werden, die mit der Abteilung kommuniziert werden müssen.
Bei der Planung von Besprechungen stelle ich sicher, dass es einen soliden Grund für die Besprechung gibt und dass der Veranstaltungsort für alle Teilnehmer leicht zugänglich ist. Ich bereite die Tagesordnung vor und leite sie durch die Vorsitzende, um sicherzustellen, dass sie über die Punkte informiert ist, die besprochen werden. Ich informiere sie darüber, worum es bei dem Meeting geht, wer anwesend sein wird, wer nicht anwesend sein wird, wofür der Gast anwesend sein wird, wo das Meeting stattfinden wird und wie lange es dauern wird, und mache weiter. Es ist wichtig, sie zu informieren, damit sie bereit ist und weiß, was sie vorher vorbereiten muss. Ich sende allen Teilnehmern eine Kopie der Tagesordnung und lade zu Besprechungen ein. Ich informiere sie über die Adresse, an der das Treffen stattfinden wird. Wenn jemand die Einladung zur Besprechung ablehnt, muss er begründen, warum und die Zustimmung des Managers einholen und sich für die Besprechung entschuldigen.Außerdem stelle ich sicher, dass das Treffen mit den Personen fortgesetzt werden kann, die nicht teilnehmen werden.
Buchung und Einrichtung
Wenn ich Veranstaltungsorte oder Räume für Besprechungen buche, suche ich nach Veranstaltungsorten oder Räumen, die die Kapazität haben, alle Teilnehmer aufzunehmen, und dass der Raum oder Veranstaltungsort über alle für die Besprechung erforderlichen Einrichtungen verfügt. Ich kläre mit dem Veranstaltungsort oder überprüfe, ob der Veranstaltungsort strukturell sicher ist und alle elektrischen Leitungen versiegelt sind und den Gesundheits- und Sicherheitsverfahren entsprechen. Wenn es Teilnehmer mit Behinderung gibt, stelle ich sicher, dass sie über alle Einrichtungen verfügen, die sie am Tagungsort benötigen. Ich stelle auch sicher, dass der Veranstaltungsort leicht zugänglich und für alle Teilnehmer bequem ist. Wenn der Veranstaltungsort weit im Voraus gebucht wurde, rufe ich sie an, um sicherzustellen, dass der Raum für das Meeting verfügbar ist, um Enttäuschungen in letzter Minute zu vermeiden. Alle Zahlungen, die für den Veranstaltungsort geleistet werden müssen, werden vom Budgetmanager vereinbart.Das Budget für Erfrischungen wird von allen Mitarbeitern im Team geteilt.
Vor dem Meeting habe ich alle Ressourcen wie Notizblöcke, Stifte und Geräte wie OHP, Laptop, Projektoren, Verlängerungskabel und Ethernet-Kabel usw., die für das Meeting erforderlich sind. Stühle und Tische werden gemäß den Anforderungen angeordnet. Ich drucke einige Exemplare der Tagesordnungen und auch Protokolle der vorherigen Sitzungen aus, um zu überprüfen, ob alle Aktionen abgeschlossen wurden. Wenn Handouts gedruckt und verteilt werden müssen, habe ich sie für die Teilnehmer zu bereit. Ich richte Laptops und Projektoren ein, wenn sie für das Meeting benötigt werden. Alle vertraulichen Dokumente, die zur Besprechung gebracht werden, werden von mir aufbewahrt, damit sie nicht in die falschen Hände gelangen und nur befugte Personen sie durchsehen dürfen.
Die Agenda
Auf der Tagesordnung stehen Datum, Titel und Ort, Name des Meetings, Entschuldigungen, Besuchernamen und die Liste der Punkte, die besprochen werden müssen. Wenn es bestimmte Themen gibt, die von einer bestimmten Person diskutiert werden, wird dies auch auf der Tagesordnung erwähnt. Tagesordnung und Protokoll werden als Sitzungspapiere bezeichnet und enthalten alle Details aller wichtigen Dinge, die in der Besprechung besprochen wurden.
Während der Besprechung
Alle Teilnehmer des Meetings sind willkommen und erhalten Erfrischungen. Ich verteile Tagesordnungen und Handzettel, die verteilt werden müssen. Wenn jemand Fragen zu irgendetwas hat, versorge ich ihn mit klaren Informationen, und wenn er sich dessen nicht bewusst ist, lasse ich mich von meinen Kollegen oder Managern beraten und beraten.
Während Besprechungen werde ich gebeten, mich bei der Protokollierung und Einrichtung von IT-Geräten zu unterstützen. Ich nehme auch Kopien der Tagesordnung und der vorherigen Protokolle auf.
Mir ist bewusst, dass ich bereit sein muss, alle Probleme zu lösen, die während des Meetings auftreten können. Wenn es Probleme mit IT-Geräten gibt, werde ich mein Bestes geben, um die Probleme innerhalb meiner Administratorrechte zu lösen. Aber wenn es irgendetwas damit zu tun hat, wende ich mich an den IT-Service-Desk, um Hilfe zu erhalten. Unter den Teilnehmern können Probleme aufgrund von beruflichen und persönlichen Problemen auftreten. Diese Probleme werden gelöst, indem persönliche Gespräche geführt, Rotas bei Bedarf gewechselt, Beschwerdeverfahren durchgeführt usw. werden.
Wenn ich Protokolle in einer Besprechung aufzeichne, zeichne ich alles auf, was wichtig ist, da es in Zukunft als Referenz dient und bei der Entwicklung der Organisation hilft. Ich schreibe die Minuten klar und kurz auf. Ich bin sehr aufmerksam, um keine Informationen zu verpassen. Ich nehme eine Vorlage mit, die Einzelheiten zu allen Punkten enthält, die auf der Besprechung besprochen werden. Es wird das Datum, die Uhrzeit und den Titel der Sitzung enthalten. Es enthält auch Einzelheiten darüber, was besprochen wurde, welche Entscheidungen getroffen wurden und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen. Das Datum der nächsten Sitzung, falls entschieden, wird ebenfalls aufgezeichnet. Wenn das Meeting beginnt und neue Teilnehmer und Besucher anwesend sind, stellen wir uns einander vor. Ich bleibe beim Schreiben von Protokollen wachsam und nummeriere die Seiten beim Schreiben, damit ich später nicht verwirrt werde.
Nach dem Treffen
Am Ende des Meetings sammle ich alle Dokumente, die zurückgenommen werden müssen. Ich trenne und packe alle verwendeten IT-Geräte. Alle neu angeordneten Stühle und Tische werden an ihren ursprünglichen Platz zurückgesetzt, um Hindernisse für das nächste Treffen zu vermeiden. Nach dem Treffen schaue ich mir die Notizen an, arbeite sie aus und schreibe eine faire Kopie, bevor ich vergesse, was die Diskussionen waren. Ich sende dann das fertige Protokoll entweder per E-Mail oder in gedruckter Form an den Lehrstuhl und bitte sie, es zu überprüfen, bevor es an die Teilnehmer verschickt werden kann. Der Stuhl überprüft sie und nimmt die erforderlichen Änderungen vor. Ich ändere sie und bereite eine faire Kopie vor und sende sie an die Teilnehmer.
Nach dem Meeting verfolge ich die Aktionen, die weiterverfolgt werden müssen. Ich rufe entweder an oder sende eine E-Mail, um sicherzustellen, dass die Aktionen zum gewünschten Zeitpunkt abgeschlossen sind.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Sammeln von Feedback von Teilnehmern. Es hilft mir, auf die Ansichten der Menschen zu hören und die notwendigen Verbesserungen vorzunehmen. Ich höre sehr ruhig auf Feedback und denke darüber nach. Es kann positiv, neutral oder negativ sein. Ich lasse mich nicht von negativen Rückmeldungen beeinflussen. Stattdessen verwende ich es, um meine Leistung und die Leistung von Teams zu verbessern. Bei der Arbeit im Team kommt es nicht auf die Idee oder den Ausblick des Einzelnen an. Auf die Sicht des gesamten Teams kommt es an. Alle allgemeinen Rückmeldungen werden mit dem gesamten Team besprochen und kommuniziert, um die Teamleistung zu verbessern.
Alle Probleme in Besprechungen werden notiert und in Besprechungen von Managern erörtert. Sie entscheiden, was getan werden kann, um diese Situationen in Zukunft zu vermeiden.