Vorbereitung als Schlüssel zum Erfolg

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Die Vorbereitung mag langweilig und zeitaufwändig erscheinen, wenn Sie nur in ein Projekt eintauchen und das Gefühl haben möchten, etwas erreicht zu haben. Besonders wenn die Fristen knapp sind. Aber eine Unze Prävention kann ein Pfund Intervention abmildern. Wenn Sie zu Beginn eines Projekts etwas Zeit damit verbringen, sich zu organisieren und einen Plan auszuarbeiten, können Sie später eine Menge Zeit verschwenden, wenn Sie Ihre Arbeit wiederholen oder wenn Sie mit den Daumen drehen, weil Sie nicht wissen, welche Arbeit Sie als Nächstes geben sollen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um die richtigen Verfahren zu befolgen, können Sie außerdem verhindern, dass später Probleme auftreten, die Zeit verschwenden, das Unternehmen den Kunden schlecht präsentieren und die Mitarbeiter unnötig belasten und ängstigen.

Den Sprung vom Arbeiter zum Manager machen

Während wir die Leiter der Unternehmensverantwortung hinaufsteigen, wechseln wir möglicherweise von einer Arbeiterbienenrolle zu einer Führungsrolle, auch wenn unsere Berufsbezeichnung das Wort nicht enthält. Die Aufgabe einer Arbeiterbiene ist es, Befehlen zu folgen und Dinge so schnell wie möglich von der sprichwörtlichen "To Do" -Liste abzuhaken. Wenn Sie jedoch eine Führungsrolle übernehmen, kann die tief verwurzelte Idee „muss es schaffen“ Ihre Fähigkeit zur Verwaltung tatsächlich beeinträchtigen.

Manager müssen einen Schritt zurück von der Hektik machen und lernen, Zeit damit zu verbringen, sich vorzubereiten, zu delegieren und zu kommunizieren. Aus der Sicht der Arbeiterbienen scheinen diese Dinge sehr immateriell zu sein und geben Ihnen möglicherweise das Gefühl, nichts getan zu haben. Das Ignorieren dieser Rollenanforderungen kann jedoch dazu führen, dass diejenigen, die Sie verwalten, nichts tun, weil Sie sich nicht die Zeit genommen haben, ihnen zu sagen, was zu tun ist, oder sich nicht genügend Zeit genommen haben, um sicherzustellen, dass sie verstehen, was Sie fragen zum. Für Manager ist es auch wichtig, die Bedürfnisse jedes einzelnen Arbeitnehmers zu berücksichtigen und ihren Kommunikations- und Unterrichtsstil auf die Bedürfnisse dieses Arbeitnehmers abzustimmen, um sein Potenzial zu maximieren.

Wissen ist Macht

Eine der besten Methoden, um sich auf zukünftige Ereignisse vorzubereiten, besteht darin, die aktuellen zu dokumentieren. Wissen ist Macht. Nehmen Sie sich jetzt etwas Zeit, um Schritt für Schritt zu dokumentieren, was Sie gerade getan haben, um ein Problem zu beheben oder eine Funktion zu konfigurieren. Wenn Sie das nächste Mal dasselbe tun müssen, können Sie diese Aufgabe an eine andere Person delegieren, weil Sie alle Sie müssen sie auf den Artikel verweisen, in dem Schritt für Schritt dargelegt wird, was sie tun müssen. Wenn Sie sich jetzt eine Stunde Zeit nehmen, um einen Vorgang zu dokumentieren, der wiederholt wird, sparen Sie zwei Stunden in 3 Monaten und erneut in 6 Monaten und immer wieder und immer wieder, jedes Mal, wenn Sie den Vorgang nicht erneut herausfinden und dann ausführen müssen oder lehre es jemand anderem. Erfinden Sie das Rad nicht neu, dokumentieren Sie die Erfindung und lassen Sie es dann von jemand anderem herstellen.

Projektplanung, um konzentriert zu bleiben

Das Betrachten des Umfangs eines gesamten Projekts kann entmutigend sein, selbst wenn es überwältigend ist. Wenn ein Projekt in kleine Teile und bestimmte Aufgaben unterteilt wird, können Sie sich leicht auf jede kleine Aufgabe konzentrieren und effizient von einer zur nächsten wechseln. Die Planung eines Projekts und die Ermittlung von Aufgaben und Fristen ist ein wichtiger Schritt zur Vorbereitung auf die bevorstehenden Arbeiten. Dieser Prozess kann gelernt werden. Sie können lernen, sich und Ihre Arbeit zu organisieren, und auf diese Weise erhalten Sie mehr Arbeit in kürzerer Zeit mit weniger Stress. Wenn Sie mit einem neuen Projekt konfrontiert werden, müssen Sie zunächst die Frist ermitteln. Teilen Sie das Projekt anschließend in wichtige thematische Arbeitsbereiche auf. Dies werden Ihre Meilensteine sein. Schätzen Sie die Fristen für jeden Meilenstein, damit Sie Ihre endgültige Frist einhalten. Wenn Sie Planner verwenden, einen Organisator im Kanban-Stil,Diese Meilensteine werden zu Ihren Säulen oder Eimern. Nehmen Sie dann jeden Meilenstein und teilen Sie ihn weiter in die Aufgaben auf, die zum Erreichen dieses Meilensteins erforderlich sind. Organisieren Sie diese Aufgaben nacheinander, und voila, Sie haben einen Projektplan, der Sie auf dem Laufenden hält.

Tägliche und wöchentliche Vorbereitung

Möglicherweise ist Ihre Arbeit nicht projektbasiert oder umfasst mehrere Projekte. Die tägliche und wöchentliche Vorbereitung wird dann zum Schlüssel, um den Fokus aufrechtzuerhalten und die Ziele zu erreichen. Springen Sie zu Beginn eines jeden Tages nicht einfach in die erste E-Mail, die Sie sehen, und antworten Sie. Beginnen Sie jeden Tag mit der Vorbereitung.

Pflegen Sie eine Aufgabenliste, einschließlich eines Kalenders
Überprüfen Sie die vorhandenen Aufgaben
Überprüfen Sie alle neuen Mitteilungen und fügen Sie der Aufgabenliste Elemente hinzu. Wenn sie datumsspezifisch sind, z. B. eine Besprechung, fügen Sie dem Kalender einen Verweis auf diese Aufgaben hinzu.
Priorisieren Sie die Aufgabenliste
Identifizieren Sie anhand des Kalenders und der Aufgabenliste die Aufgaben, die Sie bis zum Ende des Tages ausführen möchten
Jetzt fang an zu arbeiten.

Überprüfen Sie jeden Montag die Aufgabenliste und den Kalender, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie Ihre Woche aussehen wird. Blockieren Sie alle erforderlichen großen Zeitabschnitte für Besprechungen oder große Aufgaben.

Wichtige Punkte

Vorbereitung ist wichtig, nicht optional
Vorbereitung erhöht die Effizienz und spart Zeit und Geld
Wenn Sie nicht vorbereitet sind, ist die Kundenzufriedenheit gefährdet
Mangelnde Vorbereitung erhöht den Stress, die Angst, die Abwesenheit und das Ausbrennen der Mitarbeiter.
Vorbereitung durch Verwalten von Aufgabenlisten und Dokumentieren von Prozessen.