Fortschreitende Ausarbeitung für den Projekterfolg

Progressive Ausarbeitung - Erstellen Sie Schritt für Schritt den Projekterfolg

Viele Menschen befürchten, einen guten Projektplan zu erstellen - sie denken, dass dies zu lange dauert. Das Project Management Institute (PMI) verfügt über eine Lösung namens Progressive Elaboration. Es ist ein ausgefallener Begriff, um Schritt für Schritt gutes Design zu machen, bis wir großartige Ergebnisse liefern.

Progressive Ausarbeitung

Eine Beschwerde, die ich häufig von Leuten bekomme, die ich im Projektmanagement trainiere, ist, dass es viel zu lange dauern muss, ein Projekt genau genug zu definieren, um eine Projektkatastrophe zu verhindern. Sie sind besorgt, dass wir für immer planen und niemals irgendwelche Arbeiten erledigen werden. Das ist ein echtes Problem, und ich nenne es Lähmung durch Analyse . Eine hervorragende Planung und Gestaltung muss jedoch nicht zu einer Lähmung durch Analyse führen.

Das Verständnis von drei Schlüsselpunkten wird die Idee - und den Wert - von Qualitätsdesign durch fortschreitende Ausarbeitung freisetzen.

• Präzision ist nicht dasselbe wie Detail.
• Es ist billiger, es gleich beim ersten Mal richtig zu machen.
• Wir müssen nicht alles auf einmal im Voraus entwerfen.

Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Präzision ist nicht dasselbe wie Detail

Der Schlüssel zur fortschreitenden Ausarbeitung liegt darin, dass wir auf einem sehr hohen Niveau mit einem allgemeinen Bild dessen beginnen können, was wir wollen. Dann können wir mit dem Projekt fortfahren und im Laufe der Zeit immer feinere Details untersuchen. Auf diese Weise beginnen wir früh zu arbeiten und arbeiten weiter, während wir unser Design entwickeln. Dies verhindert eine Lähmung durch Analyse.

Um dies gut zu machen, müssen wir uns ganz klar darüber sein: Eine allgemeine Aussage oder ein Entwurf auf hoher Ebene ist möglicherweise nicht detailliert, muss aber dennoch präzise sein. Es kann kurz und einfach sein, aber es muss frei von jeglicher Unbestimmtheit sein.

Eine Fallstudie: Website-Verbesserungen zur Steigerung der Conversion-Rate

In diesem Fall, typisch für meine Beratungstätigkeit, betrachten wir ein Unternehmen mit einer guten Marketing- und Werbekampagne - viele Leute kommen auf ihre Websites. Und Marktforschung zeigt, dass die Leute, die kommen, in ihrem Zielmarkt sind. Außerdem haben sie eine gute, stabile Produktlinie - dort müssen keine Änderungen vorgenommen werden. Aber nachdem Leute auf die Seite gekommen sind, kaufen viele nicht. Wir müssen die Conversion-Rate erhöhen, die auch als Abschlussrate bezeichnet wird. Was kann getan werden?

Lassen Sie uns den Umfang dieses Projekts schrittweise erläutern:

• Erklärung zum Umfang der Exekutive: Es werden Änderungen an der Website vorgenommen, um die Conversion-Rate zu erhöhen, dh den Prozentsatz der Personen, die tatsächlich etwas von denen kaufen, die auf der Website ankommen. Sobald wir diese Rate erhöhen, möchten wir die neue Rate beibehalten. Ausschluss des Geltungsbereichs: Es werden keine Änderungen am Marketing oder an unserer Produktlinie vorgenommen. Die checken gut aus.
• Messung auf Führungsebene: Dies würde die aktuelle Conversion-Rate, Studien zu Conversion-Raten nach Industriestandard und die Festlegung von Zielen für eine neue Conversion-Rate bis zu einem bestimmten Datum umfassen.
• Aussage zum Umfang des Managements: Änderungen an der Website müssen die Conversion-Rate erhöhen, ohne die Verfügbarkeit, Produktivität oder das Warenkorb- und Finanzmanagement zu beeinträchtigen. Änderungen und ihre Folgen müssen nachvollziehbar sein, damit wir lernen, was wir behalten, was wir wegwerfen und was wir weiter verbessern müssen.
• Managementansatz: Das Management wählt bestimmte Produkte aus, an denen experimentiert werden soll. Erfolgreiche Experimente werden auf alle geeigneten Produkte wiederholt.
• Technische Probleme: Wir recherchieren die unten aufgeführten Details.
• Technischer Ansatz: Wir entwerfen Experimente und testen verschiedene Optionen, um sie zu vergleichen und zu sehen, was funktioniert.

In diesen sechs Schritten wird das Projektdesign schrittweise ausgearbeitet. Jede Denkebene bietet mehr Details - mehr Ausarbeitung -, wenn wir Fortschritte beim Entwerfen und Implementieren neuer Webseiten machen.

Beachten Sie, dass es mindestens drei verschiedene Teams gibt - wahrscheinlich vier, wenn wir sowohl Experten für technisches Marketing als auch technische Programmierer haben. Jedes Team wird bei Bedarf eingesetzt und ergänzt die für den Erfolg wesentlichen Details.

Weitere Ausarbeitung: Eintauchen in die Marketingdetails

Hier ist eine unvollständige Liste der technischen Details des Marketings (nicht des Webdesigns), an denen das Projekt arbeiten wird, um die Conversion-Rate zu erhöhen.

• Weniger Klicks zum Schließen. Studien zeigen, dass je mehr Klicks zwischen dem Aufrufen einer Seite und dem Abschluss des Geschäfts erfolgen, desto mehr Menschen verlassen die Website. So können Seiten optimiert werden, um die Conversion-Rate zu erhöhen.
• Ein Gefühl der Dringlichkeit schaffen. Wenn ein Produkt so aussieht, als würde es später verfügbar sein, verzögern die Leute häufig einen Kauf - und kommen dann nie wieder zurück. Das technische Marketingteam muss möglicherweise zu den Führungskräften zurückkehren, um zu fragen, ob kurzfristige Rabattverkäufe ein akzeptabler Weg sind, um die Abschlussrate zu erhöhen.
• Beseitigen Sie Verwirrung. Detaillierte Anweisungen und viel Rechtssprache reduzieren die Abschlussrate.
• Direkte Zielseiten. Anzeigen sollten direkt auf Zielseiten geschaltet werden, die Verkaufsseiten für den beworbenen Artikel sind.
• Begrüßen Sie Kunden zurück. Mithilfe von Cookies, Kundenanmeldungen oder beidem können wir wiederkehrende Kunden dorthin leiten, wo sie am liebsten hin möchten. Wir können uns auch bei der Geschäftsleitung erkundigen, ob Kreditkarten gespeichert sind, um zukünftige Einkäufe zu optimieren.

Wie Sie sehen, muss zu Beginn an keine dieser Ideen gedacht werden. Die Führungsebene legt das Ziel fest, das Management leitet die Richtung, und dann erarbeiten die technischen Teams schrittweise, wie die Änderungen das Ziel erreichen.

Künstler haben immer progressive Ausarbeitung verwendet

Dies ist eine frühe Skizze, in der der Künstler neben dem Rendern einer vollständigen Figur zwei alternative Köpfe und einen Zylinder hinzufügt. In "Porträt von Edouard Manet auf einem Stuhl sitzend" arbeitet Degas seine Ideen aus, ohne sich Gedanken über ein letztes Stück zu machen.

Edgar Degas, Louvre Museum, Paris (gemeinfrei) über Wikimedia Commons

Hier, in dieser Skizze in schwarzer Kreide, wird das Konzept als "Studie für ein Porträt von Edouard Manet" ausführlicher ausgearbeitet. Die Ausarbeitung schreitet voran.

Edgard Degas, Metropolitan Museum von New York (gemeinfrei) über Wikimedia Commons

Diese vollständige "Radierung des Porträts von Edouard Manet, Etüde", die nach links gedreht sitzt, ist das reiche, starke Ergebnis von Degas 'fortschreitender Ausarbeitung seines Themas.

Edgar Degas, Boston Public Library (gemeinfrei), über Wikimedia Commons

Das erste Mal richtig zu machen ist billiger

Bei jedem Projekt gibt es nur drei Möglichkeiten in Bezug auf Qualität und Ergebnisse:

• Die kostengünstigste Wahl ist es, die Dinge gleich beim ersten Mal richtig zu definieren.
• Die zweite Möglichkeit besteht darin, etwas falsch zu machen und es dann während des Projekts zu beheben.
• Die dritte Möglichkeit besteht darin, etwas falsch zu machen und schlechte Ergebnisse zu erzielen.

Alles in allem ist es also besser, am Anfang klar und präzise zu sein. Wie viel besser? Zahlreiche Studien in den letzten 40 Jahren haben gezeigt, dass es ein Verhältnis zwischen den Kosten für die Verhinderung eines Fehlers gibt. die Kosten für die Behebung eines Fehlers während des Projekts; und die Kosten für die Reinigung des Chaos nach dem Projekt. Das Mindestverhältnis beträgt 1: 10: 100. Ein Fehler, der in einer zusätzlichen Planungsstunde mit 100 USD / Stunde verhindert werden kann, benötigt zehn Stunden Projektzeit und 1.000 USD, um ihn während des Projekts zu beheben, und 100 Stunden und 10.000 USD, wenn wir nach Abschluss des Projekts einen Rückruf durchführen müssen. Und Verhältnisse von viel mehr als 1: 10: 100 wurden gefunden, wenn wir von Anfang an Best Practices im Qualitätsmanagement verwenden, um fehlerfreies Design zu erstellen.

Die Lektion: Fortschreitende Ausarbeitung - im weiteren Verlauf mehr Details entwickeln - ist immer sinnvoll. Schlampige Arbeit macht nie Sinn.

Wir müssen nicht alles auf einmal tun

Wir leisten auf jedem Schritt gute und klare Arbeit. Gleichzeitig müssen wir nicht das gesamte Projekt auf einmal definieren oder zu Beginn alle Details definieren. Stattdessen können wir schrittweise arbeiten. Wir sind in jeder Phase klar und genau, aber wir werden im Laufe der Zeit detaillierter. Dies wird als progressive Ausarbeitung bezeichnet. Um es gut zu machen, gehören:

• Beginnen wir mit dem Gesamtbild und arbeiten uns bis ins Detail vor.
• In jeder Besprechung klar sein, die Ergebnisse aufschreiben und bestätigen lassen.
• Verfolgen Sie, wie viel wir definiert haben und wie viel noch nicht definiert ist.
• Bringen Sie die richtigen Leute zu jedem Meeting. Frühe Besprechungen finden eher mit Führungskräften und übergeordneten Managern statt. Und wir Projektmanager werden wahrscheinlich bei allen Meetings dabei sein. Während wir versuchen, Details zu Prozess, Workflow und Benutzeroberfläche zu ermitteln, arbeiten wir mehr mit den Mitarbeitern zusammen. Und wenn Meetings technischer werden, brauchen wir mehr technische Mitarbeiter (wie Programmierer und Ingenieure), die auf der Projektseite involviert sind.
• Wir machen so lange weiter, bis jedes Detail jeder Funktion des Produkts oder der Dienstleistung, die wir erstellen oder verbessern, definiert ist. Möglicherweise haben wir jedoch einen Großteil des Programms geschrieben oder das Produkt entwickelt, während wir weitere Teile detailliert beschreiben.

Progressive Ausarbeitung für Projekte, die Probleme beheben

Projekte, die Probleme beheben, sind ein Sonderfall, bei dem eine fortschreitende Ausarbeitung besonders nützlich ist.

Es ist ein Problem aufgetreten, das das Unternehmen oder eine Produktionslinie daran hindert, so zu arbeiten, wie es früher funktioniert hat. Das Ziel ist also schon klar: Lass dieses d ** mn * d Ding funktionieren! Die Beteiligung von Führungskräften ist minimal, und Manager haben nur wenig zu tun, außer Unterstützung zu leisten. In der Tat, da Manager bereits wissen, was das "Ding" ist und wie es funktionieren soll, "Bringen Sie dieses d ** mn * d Ding zum Laufen!" ist eine vollständige und präzise Aussage über den Führungsbereich auf hoher Ebene.

Fallstudie: Startverzögerung 2006 des Space Shuttles Atlantis

Ein gutes Beispiel für diese Art von Projekt gab es 2006, als Probleme mit einer 10 Jahre alten Tankanzeige, mit der die Wasserstoffmenge in den Kraftstofftanks des Space Shuttles Atlantis gemessen wurde, auftraten. Das Messgerät wurde unzuverlässig und zeigte manchmal an, dass der Tank leer war, wenn er voll war, und das Problem trat zeitweise auf.

Die Aussage zum Umfang der Exekutive wäre klar: Befestigen Sie die Tankanzeige, damit wir das Shuttle fliegen können!

Wenn wir das Problem jedoch mit fortschreitender Ausarbeitung Ebene für Ebene untersuchen, finden wir vier technische Probleme, die es immer schwieriger machen, das Problem zu lösen:

• Managemententscheidung: Wenn wir wissen, dass das Messgerät fehlerhaft ist, können wir es einfach ausschalten, uns auf andere Messgeräte verlassen und trotzdem fliegen. Es gab viele Debatten darüber. Schließlich wurde entschieden, dass ein wesentliches Sicherheitsmerkmal, Main Engine Cut Off (MECO), ohne dieses Messgerät nicht zuverlässig sein würde. Die Entscheidung des Managements war also, dass das Messgerät repariert werden musste.
• Technisches Problem: Das Problem trat zeitweise auf. Daher war jeder bestandene Test kein Beweis dafür, dass das Messgerät funktionierte und das Shuttle sicher fliegen konnte. Das spezifische Problem musste gefunden werden, um sicherzugehen, dass es behoben wurde.
• Detailliertes technisches Problem: Das Messgerät war kein einfaches Gerät. Es handelte sich um viele verschiedene Komponenten und die elektrischen Anschlüsse zwischen ihnen. Einige davon waren tief in der Verkabelung des Shuttles vergraben. Nur alle Komponenten zu lokalisieren und ihre Steckverbinder zu reinigen, war eine große Aufgabe. Mehr als einmal dachten die Ingenieure, sie hätten das Problem behoben, aber das Messgerät wurde nicht sauber getestet.
• Sehr detailliertes technisches Problem: Die Entwurfspläne für das Space Shuttle stimmten möglicherweise nicht genau mit dem Atlantis überein, wie es gebaut wurde. Teile wurden aufgerüstet und ersetzt. Ein Ingenieur berichtete, dass das Auffinden aller Teile des Messgeräts eine Erkundungsmission war und dass sie immer noch herausfanden, wie das Space Shuttle funktionierte!

Dies zeigt, wie eine sehr einfache Exekutivrichtlinie schrittweise auf immer feinere Detailebenen ausgearbeitet werden muss, um den Erfolg sicherzustellen. Diese Ausarbeitung muss jedoch nicht im Rahmen der Planung erfolgen. Sobald jede Komponente der Kraftstoffanzeige erreicht war, konnte sie gereinigt, getestet und dokumentiert werden. Dies ist gemeint mit fortschreitender Ausarbeitung eines Projekts, das ein Problem behebt.

Progressive Ausarbeitung ist nicht nur für den Umfang

Obwohl sich dieser Artikel auf die fortschreitende Ausarbeitung bei der Entwicklung des Bereichsdefinitions- und Projektstrukturplans (PSP) konzentriert, ist das Konzept der fortschreitenden Ausarbeitung umfassender. Tatsächlich kann es auf alle neun Bereiche der Projektverwaltung angewendet werden. Hier sind einige Beispiele:

Fortschreitende Ausarbeitung des Projektkommunikationsplans

Die erste Version des Projektkommunikationsplans ist möglicherweise nur eine Kontaktliste von Teammitgliedern und Projektkunden. Wir arbeiten dies aus:

• Identifizierung aller Projektbeteiligten und Hinzufügen zur Projektliste
• Entscheiden, wie mit jedem Stakeholder kommuniziert werden soll
• Entscheiden, wie die Stimme des Kunden in das Projekt aufgenommen werden soll

Ausarbeitung des Risikomanagements in einem Projekt

Die formalen Schritte des Projektrisikomanagements erarbeiten schrittweise unsere Definition des Projektrisikos - was könnte schief gehen - und unsere Reaktion durch:

• Risikoidentifikation, bei der wir unsere erste Liste der Risiken erstellen.
• Risikoanalyse, bei der wir Risiken bewerten und priorisieren
• Risikoreaktionsplanung, bei der wir entscheiden, was zu tun ist, um Risikoereignisse zu verhindern, und was zu tun ist, wenn sie eintreten
• Risikoüberwachung und -kontrolle, bei der wir nach Risiken suchen, nach neuen Risiken suchen und diese sofort behandeln.

An diesen Beispielen können Sie erkennen, dass die fortschreitende Ausarbeitung eine Standardpraxis für alle neun Bereiche des Projektmanagements ist.

Progressive Ausarbeitung und Projektlebenszyklen

Die fortschreitende Ausarbeitung kann bei verschiedenen Projekten unterschiedlich angewendet werden. Bei der Auswahl der progressiven Ausarbeitung besteht der Schlüssel darin, die Ausarbeitung von Details mit dem von Ihnen verwendeten Projektlebenszyklus zu verknüpfen.

Progressive Ausarbeitung im klassischen Wasserfall

Im klassischen Wasserfall oder Systementwicklungslebenszyklus (SDLC) geht die gesamte Planung der Ausführung voraus. Daher erfolgt die schrittweise Ausarbeitung des Anwendungsbereichs in der Planungsphase.

Progressive Ausarbeitung mit Fast Tracking

Wenn der klassische Wasserfall so modifiziert wird, dass eine schnelle Verfolgung möglich ist, wird das gesamte Produkt in Module aufgeteilt. Wenn die Planung für jedes Modul abgeschlossen ist, kann die Entwicklung für dieses Modul fortgesetzt werden, während andere noch geplant sind. In diesem Lebenszyklus werden einige Module schneller ausgearbeitet als andere.

Gleichzeitiges Projektmanagement

Das gleichzeitige Projektmanagement wurde von Hewlett-Packard entwickelt und ist heute in der Automobilindustrie weit verbreitet. Durch die Zusammenführung der verschiedenen Spezialisten zu Beginn kann der Projektlebenszyklus (z. B. um ein neues Konzeptauto auf den Markt zu bringen) von fünf Jahren auf 18 Monate verkürzt werden! Im gleichzeitigen Projektmanagement erfolgt die schrittweise Ausarbeitung frühzeitig und schnell durch funktionsübergreifende Teams.

Null-Fehler-Softwareentwicklung

Die Null-Fehler-Methode der Softwareentwicklung konzentriert sich auf Präzision, um zu verhindern, dass Fehler in den Code gelangen. Die frühzeitige Ausarbeitung des Designs, gefolgt von der frühen Ausarbeitung des Codes selbst mit mehreren Überprüfungen, wirft mehrere Augen auf das Problem und erstellt Software von höchster Qualität zu niedrigsten Kosten. Indem 80% des Aufwands für gutes Design aufgewendet werden, werden Tests und Debugging, die teuer sind, drastisch reduziert.

Das Spiralmodell

Das Spiralmodell war ein Vorläufer der agilen Entwicklung. Features werden in einen Zeitplan aufgenommen, und wenn ein Feature zu spät ausgeführt wird, wird es auf einen späteren Zyklus in der Spirale verschoben. Jedes Feature wird so ausgearbeitet, wie es für das Design und dann im nächsten Zyklus für die Entwicklung vorgesehen ist.

JAD und RAD

JAD (Joint Application Development) und RAD (Rapid Application Development) sind keine tatsächlichen Lebenszyklusalternativen. Es handelt sich vielmehr um Techniken zur Ermittlung von Anforderungen, die sich auf den Lebenszyklus auswirken. Indem Designer und Programmierer in die Nähe ihrer Kunden, der Benutzer der Anwendung, gebracht werden, wird die Entwicklung beschleunigt. Häufige Treffen ermöglichen eine schnelle und schrittweise Ausarbeitung. Dieser Ansatz ist eine Schlüsselkomponente der agilen Entwicklung.

Progressive Ausarbeitung in der agilen Entwicklung

Agile Development, auch Agile Programming genannt, ist der neueste Ansatz für den Projektlebenszyklus und funktioniert besonders gut mit den heutigen objektorientierten Code- und Webentwicklungsplattformen. Programmierer arbeiten eng mit dem Kunden zusammen und wohnen häufig permanent in jeder Kundenabteilung. Durch Prototyping und schnelle Modifikation von Anwendungen wird Design mit Entwicklung verschmolzen. Die fortschreitende Ausarbeitung ist ein ständiger Prozess während des gesamten Projekts.

Was halten Sie von progressiver Ausarbeitung?

Progressive Ausarbeitung hält das Projekt in Bewegung

Die letzte Lektion lautet also: Welche Art von Projekt wir auch bearbeiten, welchen Lebenszyklus und welche anderen Methoden wir auch wählen, wir planen nicht und gehen dann weiter. Mit fortschreitender Ausarbeitung planen und gehen wir und wir planen weiter, während wir gehen.