Projektmanagement: Überwachung und Personalmanagement

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Tracking und Kontrolle

Der Zweck der Implementierung oder Ausführung eines Projektplans besteht darin, die erwarteten Ergebnisse zu liefern.

Als Projektmanager müssen Sie sich in der Implementierungsphase mit jedem Problem befassen, sobald Sie davon erfahren. Der beste Weg, um Probleme zu lösen, besteht darin, sich darauf zu freuen, was getan werden kann, und nicht im Nachhinein darauf, was getan werden könnte, um es zu vereiteln. Sie müssen das Problem identifizieren und verstehen, wenn Sie die beste Lösung finden möchten.

Personalmanagement und -kontrolle sind die beiden entscheidenden Teile bei der Verwaltung eines Projekts in der Implementierungsphase. Sie sind miteinander verbunden; Ein Problem in einem von ihnen kann zu einem Problem in dem anderen führen oder dazu führen.

Sie verwalten, wie ein Projekt ausgeführt wird, indem Sie es überwachen, überprüfen und neu planen. Sie müssen auch Personen und Verfahren verwalten.

Überwachung

Überwachung bedeutet, die laufenden Aktivitäten zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie auf Kurs und im Zeitplan liegen, um das allgemeine Leistungsziel zu erreichen. Ziele definieren, was erreicht werden soll und wann und wie es getan wird.

Sie überwachen die Umsetzung des Projektplans, indem Sie mithilfe von Tools regelmäßig Informationen über den Fortschritt sammeln.

Sie legen Methoden zur Verwaltung von Variablen auf wünschenswerte Weise fest. Diese Methoden werden als Überwachungsmechanismen bezeichnet. Dazu müssen Sie Folgendes beschreiben:

• Die Art der Informationen, die benötigt werden.
• Die Menge und Einzelheiten der erforderlichen Informationen.
• Die formelle und informelle Methode, um Informationen wie Beobachtung, Gespräche mit Fachexperten, Besprechungen und Berichte zu erhalten.
• Die Übermittlung der Informationen, sei es mündlich oder schriftlich, von Angesicht zu Angesicht, per Telefon, Post, E-Mail oder in einer virtuellen Besprechung.

Überprüfung

Sie messen den Fortschritt, indem Sie Informationen über den Fortschritt mit dem Plan hinsichtlich der drei Einschränkungen von Qualität, Zeitplan und Kosten vergleichen:

• Die Qualität der geleisteten Arbeit.
• Das Datum der Fertigstellung.
• Die Kosten der Arbeit.

Sobald Sie über gute Überwachungssysteme verfügen und regelmäßig Informationen erhalten, können Sie den Fortschritt des Projekts an Zeit, Kosten und Qualität der auszuführenden Arbeiten messen.

Mit den meisten Softwarepaketen können Sie den Fortschritt messen, indem Sie sich die Basisinformationen merken, dh die Informationen am Startpunkt. Sobald Sie die neuen Daten eingegeben haben, zeigt der Computer sie anhand des Basisplans an, damit Sie den Fortschritt vergleichen und analysieren können.

Neuplanung - Planen Sie erneut oder auf andere Weise

Sie müssen neu planen, wenn der Überprüfungsprozess zu irgendeinem Zeitpunkt eine Inkonsistenz zwischen den geplanten und den tatsächlichen Abschlüssen aufweist oder wenn sich die Ziele des Projekts ändern.

Sie untersuchen jedes Problem in der Ausführungsphase von menschlicher und technischer Seite, da sie sich gegenseitig beeinflussen. Es ist nützlich, ein Problem schnell zu lösen, da sich selbst ein einfaches Problem verschlimmern und den erfolgreichen Abschluss des gesamten Projekts beeinträchtigen kann.

Sie möchten vermeiden, eine Lösung mit hohem Risiko für ein Problem zu übernehmen, wenn keine Sicherung vorhanden ist, falls etwas schief geht, da dies die Ausführung des Projekts gefährdet.

Bei der Neuplanung würden Sie das Hauptziel des Projekts nur als letzte Option ändern. Wenn wir das Hauptziel ändern, werden wir möglicherweise zu etwas geführt, das als "Scope Creep" bezeichnet wird und als schädlich angesehen wird.

Ein Projektumfang ist das gemeinsame Verständnis der Stakeholder darüber, was in ein Projekt einfließt und was seinen Erfolg definiert. Umfang sind die genau definierten Merkmale und Funktionen eines Produkts oder die Arbeit, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich ist.

Ein Scope Creep impliziert jederzeit nach Projektbeginn ständige oder rasende Änderungen des Hauptziels. Dies kann passieren, wenn der Bereich nicht in geeigneter Weise definiert, dokumentiert oder gesteuert wird.

Sie müssen jede Änderung des Umfangs an den Projektsponsor weiterleiten, der sie zuerst genehmigen muss.

Der Überwachungs-, Überprüfungs- und Neuplanungsprozess soll für die Dauer des Projekts dauern.

Eine Neuplanung ist erforderlich, wenn das Projekt seine Ziele eindeutig nicht erreicht oder wenn sich die Ziele geändert haben. Dies ist die Situation, in der Sie Was-wäre-wenn-Szenarien (siehe Artikel 2 von 3 in meinen Projektmanagement-Grundsätzen) für die Aufgaben und Aktivitäten verwenden müssen, die noch ausgeführt werden müssen.

Mitarbeiterführung

Sie als Projektmanager sind für das Projekt verantwortlich. Sie übernehmen die Verantwortung für den täglichen Ablauf des Projekts sowie für den Umgang mit Ihrem Team und den Umgang mit Meinungsverschiedenheiten.

Wenn ein Problem auftritt, vermeiden Sie die Versuchung, nach einem Sündenbock zu suchen, da dies die Suche nach einer Lösung verzögern könnte. In der Regel ist es besser zu verhandeln als sich zu konfrontieren, wenn Sie sich mit einem Problem befassen.

Sie führen das Team effektiv, wenn Sie die Rolle und die Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds klären, die Ebenen der Autorität und Verantwortung klären, realistische Erwartungen setzen, Teammitglieder unterstützen und Entscheidungen treffen, die realistisch sind.

Sie motivieren Ihre Teammitglieder effektiv, wenn Sie sie in die Entscheidungsfindung einbeziehen, ohne Mikromanagement delegieren, realistische persönliche Ziele für das Team und für jedes Teammitglied festlegen und Beiträge belohnen.

Sie verhandeln, indem Sie nach der Art der konkurrierenden Anforderungen fragen, wissen, dass diese Anforderungen gültig sind, Lösungen mit dem Team diskutieren, die Vor- und Nachteile alternativer Lösungen vorstellen, erklären, warum und wie ein Verfahren zur Bewältigung einer Situation angewendet wurde, und verstehen unverkennbar das globale Ziel des Projekts.

Sie verbinden sich, indem Sie Kommunikations- und Überwachungssysteme erstellen, den Informationsfluss innerhalb des Teams verwalten, Informationen mit dem Team, dem Projektsponsor und allen Beteiligten austauschen, um Feedback zu der gesamten Kommunikation bitten und das Team in Entscheidungen einbeziehen, um die Motivation zu erhöhen besitzen ihre Arbeit.

Persönlicher Aktionsplan

Das Projektmanagement muss nicht im großen Stil erfolgen. Es ist nicht auf große Projekte wie den Bau eines neuen Bahnhofs oder die Verbesserung eines bestehenden beschränkt.

Sie können einige der Informationen in meinen drei Artikeln zu Projektmanagementprinzipien verwenden, um einen persönlichen Aktionsplan zu entwickeln. Sie könnten sich beispielsweise für drei Bereiche in Ihrem Leben entscheiden, von denen Sie glauben, dass sie von einer Verbesserung profitieren würden.

Schreiben Sie Ihre Ziele auf eine Weise auf, die Ihnen klar ist, legen Sie realistische Zeitpläne und einfache, aber effektive Verfahren zur Überwachung fest und überprüfen Sie Ihre Fortschritte.

Ich würde gerne von Ihnen über ein persönliches Projekt hören, das Sie durchführen möchten und auf das Sie möglicherweise einige der in meinen drei Artikeln enthaltenen Informationen anwenden.

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