Projektmanagement: Planung

Planungswerkzeuge und -techniken

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Planung ist die Hauptmethode, mit der wir ein ausgeführtes Projekt steuern und regulieren können. Bei der Ausführung eines Projekts wird ein Plan in die Tat umgesetzt, um die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.

In der Planungsphase denkt ein Projektmanager über das gesamte Projekt nach, kommuniziert und verwaltet die Personen, die die Arbeit ausführen werden, und findet die beste Anordnung, in der die Arbeit ausgeführt oder ausgeführt werden muss.

Projektmanager müssen planen, die beste Vorgehensweise zu finden, in ihren Köpfen klar zu machen, was zu tun ist, zu überprüfen, was außerhalb ihrer Fachgebiete liegt, und zu wissen, wie Arbeiten für andere delegiert und festgelegt werden können.

Hier sind einige Planungswerkzeuge, mit denen wir ein Projekt planen können.

Gantt-Diagramm

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Ein Gantt-Diagramm ist eine grafische Darstellung des Plans für das Projekt. Es zeigt die Aufgaben, ihre Dauer, ihre Sequenzen (oder Positionen in der Zeit) und die Gesamtdauer des Projekts. Es präsentiert all diese Informationen in einer zusammenhängenden Form und ist eine einfache Möglichkeit, den Plan des Projekts zu kommunizieren.

Wir erstellen ein Gantt-Diagramm, um Informationen über die Aufgaben und die Zeitdauer unseres Projekts zu kombinieren. Ein solches Diagramm hilft uns, den notwendigen Prozess zu verstehen, um das Projekt abzuschließen. Es hilft uns auch, die gesamte Projektdauer genau zu erfassen, Informationen darüber zu kommunizieren und einen Standard für die Bewertung und Schätzung bereitzustellen, wenn wir zusätzliche Entscheidungen treffen müssen.

Ist ein Gantt-Diagramm absolut zuverlässig? Nicht wirklich. Wir können uns nicht auf ein Gantt-Diagramm verlassen, um Details darüber anzugeben, warum Aufgaben in der Reihenfolge angeordnet werden, in der sie angezeigt werden. Wir können uns auch nicht auf ein Gantt-Diagramm verlassen, um zu zeigen, welche Aufgaben für einen zeitnahen Abschluss des Projekts entscheidend sind, oder um die Auswirkungen von Änderungen auf die Abhängigkeiten oder Abfolgen von Aufgaben zu zeigen. Eine Aufgabenabhängigkeit ist eine logische Beziehung zwischen Aufgaben oder Meilensteinen. In einer Aufgabenabhängigkeit hängt eine Aufgabe oder ein Meilenstein von anderen Aufgaben ab, die ganz oder teilweise ausgeführt werden müssen, bevor sie ausgeführt werden können.

Analyse kritischer Pfade

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Ein kritischer Pfad ist die Reihenfolge der Aktivitäten eines Projekts, in der die längste Gesamtdauer bewertet wird, um die kürzest mögliche Zeit für die Fertigstellung des Projekts zu bestimmen.

Ein Diagramm oder ein Netzwerk für kritische Pfade zeigt, welche Aufgaben für die rechtzeitige Fertigstellung des Projekts kritisch oder wesentlich sind.

Eine Software für kritische Pfade berechnet automatisch die Auswirkungen von Änderungen in Bezug auf die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. Aufgrund der Betriebsgeschwindigkeit aktualisiert die Software Änderungen an Aufgabendaten und Ressourcen schnell.

Softwareprogramme helfen bei der Planung eines Projekts und der Zuordnung von Ressourcen zu Aufgaben, der Ressourcenebenen, der Kostenberechnung oder der Kostenschätzung, der Projektstrukturplan und der Organisationsstrukturplan.

Hier sind einige Projektmanagement - Software in alphabetischer Reihenfolge präsentiert: Accelo , Asana, Backlog, einfache Projekte , inMotion , Montag .com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront, und Wrike . Wenn Sie mehr über diese Software erfahren möchten, können Sie die Website von GetApp® besuchen, auf der benutzergenerierte und redaktionelle Überprüfungen von Software und Apps für Unternehmen veröffentlicht werden.

Was-wäre-wenn-Szenarien

Kosten und Zeit müssen während der Planungsphase anhand der Ziele überprüft werden.

Was-wäre-wenn-Szenarien werden verwendet, wenn sich Daten ändern. Die Computersoftware berechnet dann die neue Dauer, die Ressourcenzuweisungen und die Kosten neu, um mögliche Optionen anzubieten.

Wenn die Planungssoftware anzeigt, dass das erforderliche Fertigstellungsdatum über die zulässige Zeit oder die zulässigen Kosten hinausgeht, muss der Projektmanager drei Optionen prüfen:

• Finden Sie heraus, welche Aufgaben parallel oder teilweise erledigt werden können, und verbinden Sie diese Aufgaben dann wieder parallel im Netzwerk. Der Computer schätzt dann eine kürzere Projektdauer.
• Geben Sie das neue obligatorische Abschlussdatum ein, und der Computer ermittelt ein neues Startdatum.
• Finden Sie heraus, ob die Dauer der kritischen Aufgaben reduziert werden kann. Dies kann erreicht werden, indem mehr Ressourcen eingesetzt, längere Arbeitszeiten, eine Qualitätsminderung, die den Arbeitsaufwand verringert, oder die Vorfertigung verwendet werden.

Wenn die Planungssoftware anzeigt, dass die Kosten höher sein werden als das zugewiesene Budget, kann der Projektmanager entweder die Anzahl der Ressourcen reduzieren, den Zeitplan verkürzen oder die Qualität des Ergebnisses verringern.

Erläuterung der Begriffe und Ausdrücke

Hier ist eine Erklärung einiger der oben verwendeten Wörter oder Ausdrücke:

• Durch die Ressourcenzuweisung werden Ressourcen wie Zeit, Personen und Tools für eine Reihe von Aufgaben zugewiesen, um eine Frist einzuhalten.
• Das Leveling von Ressourcen ist eine Technik, mit der Start- und Enddaten an die Ressourcenbeschränkung angepasst werden, um die Nachfrage nach Ressourcen mit dem verfügbaren Angebot in Einklang zu bringen.
• Eine Projektstrukturplan unterteilt ein Projekt in kleinere Komponenten, wobei sich jede auf ein Ergebnis konzentriert.
• Die Organisationsstruktur ist ein Modell, das den organisatorischen Rahmen für Projektplanung, Ressourcenmanagement, Zeit- und Kostenverfolgung, Kostenzuordnung, Umsatz- und Gewinnberichterstattung und Arbeitsmanagement detailliert beschreibt.
• Die Zeiterfassung zeichnet die geleisteten Arbeitsstunden auf.
• Die Ausgabenverfolgung zeichnet auf, was ausgegeben wurde.

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