Techniken zur Zeit- und Kostenschätzung des Projektmanagements: ein Überblick

Abbildung 1: Zeit- und Kostenschätzung in Bezug auf die Projektplanung

Die anfängliche Planung ermöglicht eine frühzeitige Schätzung, während eine detailliertere Planung genauere Schätzungen ermöglicht.

Sid Kemp

Die Notwendigkeit einer Projektzeit- und Kostenschätzung

In der Wirtschaft besteht der Zweck der meisten Projekte darin, Geld zu verdienen. Das erfordert, dass das Projekt entweder mehr verdient oder mehr spart, als es kostet, das Projekt durchzuführen. Ein Projekt kostet Geld, bis es abgeschlossen ist, und beginnt erst dann, das Unternehmensergebnis zu verbessern, wenn es abgeschlossen ist. Außerdem hat ein Unternehmen jedes Jahr nur so viel Geld, das es für Projekte ausgeben kann. Noch bevor ein Projekt beginnt, möchten Führungskräfte Antworten auf vier Fragen:

• Wie viel kostet das Projekt?
• Sind wir sicher, dass wir das Budget nicht überschreiten werden?
• Wie lange wird das Projekt dauern und wann wird es abgeschlossen sein?
• Sind wir sicher, dass wir nicht zu spät kommen werden?

Das sind sehr vernünftige Fragen. Wir fragen die gleichen Dinge, wenn wir unser Auto zur Reparatur bringen oder unsere Klimaanlage reparieren lassen. Weit über die Hälfte aller Projekte - auch gut verwaltete - laufen jedoch zu spät oder überschreiten das Budget. Die Beantwortung dieser Fragen mit Schätzungen, auf die wir uns verlassen können, ist eine große Herausforderung.

In der Welt des Projektmanagements bezeichnen wir Führungskräfte, die Geld und organisatorischen Aufwand für ein Projekt einsetzen, als Projektsponsoren. Ihr Engagement ist entscheidend für unseren Erfolg als Projektmanager. Wenn sie sich nicht für das Projekt einkaufen, den ganzen Weg engagiert bleiben, die erforderlichen Ressourcen bereitstellen und Straßensperren beseitigen, wird unser Projekt scheitern. Und ihre Forderung nach einem Zeit- und Kostenvoranschlag ist aus ihrer Sicht völlig vernünftig.

Es ist auch sehr schwierig, manchmal unmöglich, bereitzustellen. Per Definition ist ein Projekt "ein einzigartiges Bestreben, ein einzigartiges Produkt oder eine einzigartige Dienstleistung zu schaffen" (PMI Lexicon). Wenn jedes Projekt einzigartig ist und noch nie zuvor durchgeführt wurde, woher wissen wir dann, wie viel es kosten wird, es zu tun? Woher wissen wir, wie lange es dauern wird? Wie schätzen wir die Kosten des Unbekannten ein? Und wie können wir sicher sein, dass wir Recht haben? Wenn wir nicht Recht haben, werden wir schlecht aussehen, wenn wir das Budget überschreiten oder zu spät liefern oder beides.

Dies sind echte Fragen, und sie haben echte Antworten. Ich habe über 3.500 Projektmanagern beigebracht, wie man Projekte plant, Kosten und Zeit schätzt und pünktlich und innerhalb des Budgets liefert. Ich habe drei verschiedene Projektmanagementbücher mit Zeit- und Kostenschätzungstechniken geschrieben. Und von meinen Kunden und Studenten habe ich alles gesehen, von hervorragenden Schätzungen bis auf den Dollar, mit denen wettbewerbsfähige Angebote gewonnen werden können, bis hin zu Managementsystemen, die eine gute Schätzung unmöglich machen. Gute Schätzungen sind jedoch möglich. Und wir gewinnen viel Autorität, die unsere Arbeit erleichtert, wenn wir als Projektmanager unsere Projekte gut einschätzen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie wir als Projektmanager genaue und zuverlässige Schätzungen erstellen können. Sie werden lernen: Was wir brauchen, um eine Schätzung zu erstellen; Welche Arten von Schätzungen sind möglich? und die grundlegenden Verfahren zur Erstellung jeder Art von Schätzung. Detaillierte Anweisungen für Schätztechniken sind zu umfangreich, um in diesen Artikel zu passen. Sie kennen jedoch den Namen der richtigen Schätztechnik und deren Verwendung. Und Sie werden ein Beispiel haben, dem Sie folgen müssen. Von dort aus können Sie es wahrscheinlich selbst tun. Wenn nicht, finden Sie detaillierte Anweisungen leicht in einem Projektmanagement-Lehrbuch oder im PMBOK, dem Leitfaden des Project Management Institute zum Projektmanagement-Wissensbestand.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die bestmöglichen Zeit- und Kostenschätzungen sowohl zu Beginn des Projekts als auch später, wenn die Planung fast abgeschlossen ist, vornehmen können (siehe Abbildung 1).

Ein Computer, der ständig läuft

Einer meiner Kunden stellte Regierungsbehörden Computersysteme zur Verfügung. Bevor ich mit ihnen zusammengearbeitet habe, hat eine Agentur nach einem Computer für ihr E-Mail-System gefragt, der "die ganze Zeit läuft". Der Projektmanager lief damit und kaufte einen 1-Millionen-Dollar-Computer, der 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche mit doppelter automatischer Sicherung von allem lief. Als er es dem Kunden sagte, waren sie schockiert. "Aber wir haben nur 16 Stunden am Tag geöffnet. Wir brauchen es nicht, um die ganze Nacht zu laufen. Und wir werden bestimmt nicht dafür bezahlen!"

Das Unternehmen steckte mit einem Computer im Wert von 1 Million US-Dollar fest, den der Kunde nicht wollte. Und die reale Lösung kostete viel weniger als die Hälfte dessen, was der Projektmanager für nötig hielt.

Die Lektion: Machen Sie keine Annahmen und gehen Sie nicht davon aus, dass Sie verstehen, was Ihr Kunde bedeutet, wenn er eine bestimmte Sprache verwendet. Überprüfen Sie jedes Detail klar und definierbar.

Voraussetzungen: Was Sie haben müssen, bevor Sie einen Zeit- und Kostenvoranschlag erstellen

Stellen Sie sich vor, ein Freund kam zu Ihnen und sagte: "Wie viel kostet es mich, ein neues Auto zu kaufen?" Es gibt keine Möglichkeit, diese Frage zu beantworten, ohne zu fragen: "Was für ein Auto wollen Sie?" Und was ist, wenn er antwortet: "Oh, ich weiß nichts über Autos. Hol mir einfach ein Auto, das für mich funktioniert. Wie viel kostet es?"

In dieser Situation können wir die Kosten des Autos nicht abschätzen. Wir müssen mit unserem Freund zusammenarbeiten und Fragen stellen wie "Wie groß ist deine Familie?" "Fährst du zur Arbeit?" und "Was machst du gerne im Urlaub?" Wenn unser Freund das alles mit uns zusammenarbeitet und wir Autos kennen, können wir wahrscheinlich ein gutes Auto für ihn auswählen und ihm dann die Kosten mitteilen. Aber wenn unser Freund sagt: "Ich habe keine Zeit, alle Ihre Fragen zu beantworten! Sagen Sie mir einfach, wie viel ein Auto kostet!" dann sind wir gleich wieder nirgendwo. Oder wir sagen so etwas wie zwischen 12.500 US-Dollar, wenn Sie einen Hyundai wollen, und 85.000 US-Dollar, wenn Sie einen Cadillac wollen. Das ist eine wahre Antwort, aber keine sehr nützliche.

Als Projektmanager befinden wir uns ständig in dieser Situation. Beispielsweise möchte ein Client möglicherweise eine neue Website. Aber er weiß nicht wirklich, was eine gute Website für sein Unternehmen ist. Er weiß nur, dass sein jetziger nicht funktioniert. Wir wissen, dass eine Website zwischen 1.200 und 15.000 US-Dollar kosten kann und zwischen zwei Wochen und vier Monaten dauern kann, je nachdem, welche Funktionen für ein bestimmtes Unternehmen benötigt werden. Aber bis wir sein Geschäft kennen, können wir keine Zeit- oder Kostenschätzung vornehmen.

Das Fazit lautet: Bevor wir einen genauen Zeit- oder Kostenvoranschlag erstellen können, müssen wir mit dem Kunden zusammenarbeiten, um den Umfang des Projekts zu definieren. Falls der Begriff "Umfang" unbekannt ist, bedeutet er "was wir machen". Eine vollständige Definition des Geltungsbereichs ist eine klare Aussage darüber, was wir mit diesem Projekt machen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen eines Projektmanagementplans.

Neben einer klaren Scope-Erklärung benötigen wir drei weitere Dinge:

• Wir müssen unausgesprochene Annahmen beseitigen. Zum Beispiel fragte unser Freund nach einem "neuen" Auto. Meinte er brandneu, das diesjährige Modell, oder meinte er "neu für mich", und der Kauf eines Gebrauchtwagens wäre in Ordnung. Wir wissen es nicht, bis wir fragen. In der Seitenleiste zu "Ein Computer, der ständig läuft" finden Sie einen realen Fall einer Projektkostenschätzung wie dieser.
• Wir müssen entscheiden, wie das Projekt durchgeführt wird, und vom Kunden eine Einigung über den grundlegenden Ansatz erzielen. Wir müssen nicht alle Details kennen. Aber wir müssen den allgemeinen Ansatz kennen. Wenn unser Projekt beispielsweise die Einrichtung einer Montageanlage ist, möchten wir wissen, ob der Kunde erwartet, dass diese bald wächst. Wenn ja, dann ist es wahrscheinlich die beste Idee, eine Immobilie zu mieten, anstatt sie zu kaufen oder einen langfristigen Mietvertrag abzuschließen. Die Kosten für ein Projekt mit Mietobjekten unterscheiden sich grundlegend von den Kosten für ein Projekt mit Kauf oder Leasing eines Gebäudes.
• Wir müssen die aktuelle Situation kennen. Wenn der Kunde eine neue Website möchte, müssen wir alles über seine alte Website wissen und wissen, was funktioniert und was nicht. Wir müssen auch über ihre gedruckten Marketingmaterialien, Produktbeschreibungen und Bilder ihrer Produkte Bescheid wissen. Das Erstellen einer Website aus einem aktuellen Katalog kostet viel weniger als das Erstellen einer Website von Grund auf neu, auf der Fotos und Beschreibungen für Dutzende von Projekten abgerufen werden müssen.

Es gibt eine Geschichte, die diesen letzten Punkt veranschaulicht. Einmal gab es ein Projekt, um einen Sumpf zu entwässern. Ein Bezirksleiter fragte: "Wie viel kostet es, diesen Sumpf zu entwässern?" Der Projektmanager antwortete: "Es hängt davon ab, wie viele Alligatoren sich dort befinden." "Nun, woher wissen wir, wie viele Alligatoren da drin sind?" "Wir entwässern den Sumpf und sehen, wie viele davon ausgehen."

Dies ist das große Problem bei der Zeit- und Kostenschätzung. Wir müssen genug planen, um zu wissen, was der Kunde wirklich will, und genug an dem Projekt arbeiten, um herauszufinden, was wirklich vor sich geht, bevor wir einen genauen Kostenvoranschlag erstellen können. Oft möchten die Führungskräfte jedoch eine genaue Kostenschätzung, bevor das Projekt überhaupt gestartet wird.

Es gibt noch eine Sache, die Sie brauchen werden, und ich habe einen Artikel darüber geschrieben: Ein Verständnis der Schlüsselfaktoren für eine gute Schätzung von Zeit, Kosten oder irgendetwas anderem.

Nachdem wir das Problem dargelegt haben, werfen wir einen Blick auf einige Lösungen.

Unsere Fallstudie: Eine einfache Kostenschätzung für Websites

Der Arbeitsaufwand für eine gute Kostenschätzung hängt von der Größe des von Ihnen durchgeführten Projekts und davon ab, wie vertraut Sie und das Team mit der Projektarbeit sind. Mit den hier beschriebenen Schätztechniken können Sie in wenigen Stunden eine gute Projektkostenschätzung für ein Projekt erhalten, das weniger als 10.000 US-Dollar kostet. Dieselben Techniken, die in ein paar Wochen angewendet werden, können Projekte mit einem Preis von rund 100.000 US-Dollar schätzen. Dieselben Techniken, die sorgfältig und mit viel Forschung angewendet werden, können verwendet werden, um Projekte abzuschätzen, die Millionen von Dollar kosten werden. Dies wird jedoch monatelange Arbeit erfordern, und viele andere nützliche Projektplanungen werden in die Kosten- und Zeitschätzung einfließen.

Da wir uns auf die Techniken konzentrieren, werden wir mit einem sehr einfachen, kleinen Projekt arbeiten: Die erste Website für ein neues Startup-Unternehmen mit 40 Seiten Text und Grafiken und einem Einkaufswagen mit etwa 200 Produkten. Ein Druckkatalog mit allen Produktbildern und Beschreibungen wurde bereits erstellt. Das Unternehmen mag das Kataloglayout jedoch nicht und benötigt ein neues Grafik- und Konzeptdesign für die Website, das es auch für das zukünftige Print-Marketing verwenden wird.

Tabelle 1: Frühe Schätzungssummen

Projektkomponente	Niedrig	Mittel	Hoch
Hosting (erstes Jahr)	300 Dollar	$ 360	$ 396
Grafik	2.500 US-Dollar	$ 3.500	5.000 US-Dollar
Webseiten	1.824 US-Dollar	2.280 US-Dollar	3.420 US-Dollar
Katalogartikel	1.920 US-Dollar	2.400 US-Dollar	3.600 US-Dollar
Geh Leben	300 Dollar	500 Dollar	600 Dollar
Gesamt	6.844 USD	9.040 USD	13.016 USD

Frühe Techniken zur Kosten- und Zeitschätzung

Wie bereits erwähnt, muss die früheste Kostenschätzung erfolgen, nachdem der Projektumfang klar definiert, ein Ansatz für das Projekt vereinbart und die Annahmen geklärt wurden. Wenn dies erledigt ist, wir aber noch keinen schrittweisen Plan für die gesamte Arbeit haben, können wir einen frühen Kostenvoranschlag erstellen . Eine frühzeitige Kostenschätzung wird vom Project Management Institute als Kostenschätzung in der Größenordnung bezeichnet . Wenn wir es erstellen, bieten wir einen Bereich, in dem wir fast sicher sind, dass die Kosten des Projekts sinken werden. Aber es ist eine ziemlich große Auswahl. Das untere Ende beträgt 50% unserer Schätzung, und das obere Ende ist doppelt so hoch wie unsere Schätzung. Wenn wir also glauben, dass das Projekt 100.000 US-Dollar kosten wird, können wir mit Zuversicht sagen, dass das Projekt zwischen 50.000 und 100.000 US-Dollar kosten wird.

Präsentieren von Größenordnungsschätzungen

Wenn wir eine Schätzung mit einer so großen Reichweite liefern, werden die Projektsponsoren wahrscheinlich ballistisch werden. Die meisten Projektsponsoren wollen und brauchen eine viel genauere Schätzung viel früher als möglich. Es dauert die Ausbildung nach oben, das heißt, unsere Chefs lehrt, was realistisch ist, ihnen zu helfen, zu verstehen, dass eine Größenordnung Schätzung ist die beste, die selbst die besten Projektmanager in der Welt tun können, früh in einem Projekt, bevor der Plan fast ist Komplett. Derzeit gibt es einfach zu viele Unbekannte, um eine realistischere Garantie zu geben.

Für uns und unsere Sponsoren gibt es einige gute Neuigkeiten zur frühen Projektschätzung:

• Wenn wir eine Art Projekt durchführen, das dem Team vertraut ist, können wir sicherer sein, dass die Kosten nicht zu hoch sind als der Mittelpunkt unserer Schätzung.
• Wenn wir den Umfang kontrollieren können, können wir das Projekt auf das verfügbare Budget beschränken, indem wir einige, aber nicht alle Funktionen bereitstellen.

Nehmen wir zum Beispiel an, wir haben eine Schätzung zwischen 50.000 und 200.000 US-Dollar erstellt, und der Sponsor sagt: "Ich kann wirklich nur 120.000 US-Dollar budgetieren, und wenn es darüber hinausgeht, kann ich vielleicht insgesamt 150.000 US-Dollar herauspressen. Wir können 100.000 US-Dollar antworten." ist wahrscheinlich, und es besteht eine sehr gute Chance, dass wir unter 120.000 US-Dollar kommen. Wenn Sie eine Garantie auf die 150.000 US-Dollar wünschen, stimmen Sie zu, dass wir, wenn wir es unbedingt müssen, zwei der fünf Punkte auf der Liste abschneiden können, und wir wird das Projekt für 150.000 USD oder weniger durchführen. Sie werden wahrscheinlich alles bekommen, was Sie wollen. Wenn nicht, werden Sie die drei oder vier wichtigsten Dinge bekommen, und wir können die letzten ein oder zwei für das Budget des nächsten Jahres tun. "

Brechen Sie unser Beispielprojekt in ein paar große Teile

Die meisten Projekte können in einige große Teile zerlegt werden, und Schätzungen, die aus Teilen zusammengestellt werden, sind immer besser als Schätzungen, die aus dem gesamten Projekt erstellt wurden. Schauen wir uns also die Teile des Website-Projekts in unserem Beispiel an. Wir werden enthalten:

1. Hosting: Richten Sie das Hosting und das Drahtmodell für eine E-Commerce-Website mit Warenkorb ein
2. Grafik: Erstellen Sie ein neues Grafikdesign: Farben, Site-Image, Logo, Schlüsselbilder für jede der 7 Produktlinien
3. Webseiten: Erstellen Sie 40 Seiten mit Text und Grafiken
4. Artikelkatalog: Erstellen Sie einen Einkaufswagen mit 200 Katalogartikeln aus vorhandenen Produktnamen, Produktbeschreibungen und Bildern
5. Go Live: Testen Sie die gesamte Site, beheben Sie Probleme und gehen Sie live

Hohe und niedrige Schätzungen für jedes Stück

Unser erster Schritt besteht darin, den besten Weg zu finden, um einen Kostenvoranschlag für jeden der fünf oben aufgeführten Teile des Projekts zu erhalten. Für die Punkte eins, zwei und fünf besteht unsere beste Lösung darin, einen Kostenvoranschlag zu erstellen, der auf den tatsächlichen Kosten für die Ausführung derselben Aufgaben für ähnliche Websites für frühere Kunden basiert. Für Artikel 1 können wir wahrscheinlich sogar einen festen Preis festlegen. Zu Punkt 2 sprechen wir mit dem Grafiker. Er kann sagen: "Nun, es kommt darauf an. Wenn sie den allgemeinen Stil des Geschäfts kennen und meine ersten Ideen mögen, ist das eine Sache. Aber wenn sie keine Ahnung haben, was sie wollen, und sie ein Komitee haben, das Entscheidungen trifft, und Dann ändern sie die Namen ihrer Produktlinien, während ich die Grafiken mache. Das könnte viel mehr kosten. " Wenn wir eine gute Kommunikation mit dem Kunden haben, können wir versuchen, diese Fragen zu beantworten. Aber sagen wir, wir tun es nicht.Dann bitten wir die Grafiker, die Kosten für die besten und schlechtesten Szenarien zu schätzen, und dies sind unsere niedrigen und hohen Schätzungen.

Die Punkte 3 und 4 werden am besten mit der Bucket-Methode geschätzt. Die für die Punkte 1, 2 und 5 beschriebene Methode funktioniert jedoch auch.

Artikel 5 ähnelt Artikel 2. Wenn beispielsweise alle Verkäufe in den kontinentalen USA getätigt werden, ist das Testen eines Einkaufswagens Standard. Wenn Sie internationalen Versand benötigen, sind neben internationalen Steuern und Tarifen viel mehr Tests erforderlich. In diesem Fall gingen wir zum Kunden und sie sagten: "Oh, wir sind in den USA und verkaufen derzeit nur in den USA. Wir haben also einen ziemlich engen Bereich von niedrig und hoch in unserer Schätzung für den Live-Betrieb als Sie sehen in Tabelle 1.

Diese Methode stellt eine gute frühzeitige Zeit- und Kostenschätzung zusammen. Die Kostenschätzung ist in Tabelle 1 dargestellt. Die Zeitschätzung wird auf ähnliche Weise erstellt, wobei jeder Mitarbeiter oder Teamleiter nach einer niedrigen, wahrscheinlichen und hohen Schätzung gefragt wird, wie lange die Arbeit dauern wird, und die Schätzungen werden addiert.

Ein wesentlicher Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass selbst wenn ein Teil zu niedrig geschätzt wird, ein anderer Teil wahrscheinlich als hoch eingeschätzt wird. Die Gesamtschätzung hat also eine größere Chance, richtig zu sein als irgendein Teil. Dies ist der Hauptgrund dafür, ein Projekt in Teile zu zerlegen und jedes einzeln zu schätzen, anstatt zu versuchen, das gesamte Projekt auf einmal zu schätzen.

Die Genauigkeit variiert je nach Branche

Wie genau ist unsere Schätzung? Das ist sehr unterschiedlich, je nach Branche und auch nach anderen Projekt- und Teamfaktoren. In der Bauindustrie habe ich ein 25-Millionen-Dollar-Projekt gesehen, das auf den letzten Dollar geschätzt wurde, da Unternehmen wettbewerbsfähige Angebote für den Bau von Straßen für vom Staat finanzierte Projekte zusammenstellen, bei denen im Allgemeinen das niedrigste Kostenangebot ausgewählt wird. Ein zu hohes Gebot erhält den Vertrag nicht, und ein zu niedriges Gebot bedeutet einen finanziellen Verlust für das Unternehmen.

Bauprojekte können so genau geschätzt werden, weil Methoden, Materialien und Kosten sehr Standard sind.

Auf der anderen Seite werden IT-Projekte notorisch schlecht geschätzt. Der schlimmste mir bekannte Fall war ein IT-Projekt, das auf 2.000 US-Dollar geschätzt wurde und über 170.000 US-Dollar kostete - aber das war ein extremer Fall. Die tatsächlichen Ergebnisse, die die Schätzung von Zeit oder Kosten verdoppeln oder verdreifachen, sind jedoch viel zu häufig. Ein Grund dafür ist, dass sich Tools, Techniken und Umgebungen in der IT-Welt schnell ändern. Es kommt sogar vor, dass ein Programm beispielsweise für eine Windows-Version geschrieben und dann vor der Veröffentlichung für eine andere Windows-Version neu erstellt werden muss.

Wie machen wir die besten Schätzungen, die wir in unserer eigenen Branche machen können? Eine konsistente, vollständige Planung und Nachverfolgung des Projektmanagements sowie Lehren aus der Verbesserung unserer Methoden am Ende jedes Projekts sind entscheidend. Und fragen Sie bei jeder Schätzung: "Wie vertraut ist mein Team mit genau dieser Art von Arbeit? Haben wir jemals zuvor zusammengearbeitet? Was ist neu und anders an diesem Projekt?" Je öfter Ihr spezielles Team diese Art von Arbeit ausgeführt hat, desto genauer kann Ihre Schätzung sein. Wenn Sie gleichzeitig die Arbeit mit neuen Tools und Methoden schätzen, experimentelle Prototypen entwickeln oder mit neuen Kunden arbeiten, berücksichtigen Sie dies und lassen Sie mehr Spielraum für das Unerwartete.

Techniken zur späten Kostenschätzung

Später im Projektplanungsprozess können wir eine viel genauere Schätzung erstellen. Und es ist auch viel einfacher. Der PMI nennt die Bottom-up-Schätzung der späten Zeit- und Kostenschätzung, da wir jede detaillierte Aktivität schätzen und alle addieren, um eine Gesamtsumme zu erhalten. Der PMI sagt, dass die tatsächlichen Kosten nach Bottom-up-Schätzung -10% bis + 15% der geschätzten Kosten betragen werden. Und die Zeitplanabweichung ist dieselbe. Das heißt, wenn die Schätzung 100.000 US-Dollar beträgt, werden die tatsächlichen Projektkosten voraussichtlich zwischen 90.000 und 115.000 US-Dollar liegen. Wenn erwartet wird, dass ein Projekt von Anfang bis Ende 100 Tage lang läuft, ist es sehr wahrscheinlich, dass es zwischen 90 und 115 Tagen läuft. Diese kleinere Reichweite ist für die Projektsponsoren viel einfacher zu bearbeiten.

Eine späte Zeit- und Kostenschätzung erfordert einen detaillierten Projektplan, der Folgendes umfasst:

• Ein Projektstrukturplan (PSP) - eine detaillierte Liste aller Projektkomponenten
• Eine Aktivitätsliste - eine Liste aller Arbeiten, die ausgeführt werden und wer sie ausführen wird.
• Detaillierte Kosteninformationen, wie z. B. Stundensätze für Gehalt, Vertragsarbeit und andere Elemente wie Büroräume oder Ausrüstung.
• Ein Beschaffungsplan, der die geschätzten oder nach Möglichkeit bestätigten Kosten für jeden zu kaufenden Artikel enthält.
• Ein Risikoplan

Im Idealfall ist der detaillierte Kostenvoranschlag Teil eines vollständigen Projektplans, in dem alle neun Bereiche des Projektmanagementwissens behandelt werden, wie in dem oben aufgeführten Artikel „Layout eines Projektplans“ beschrieben.

Mit all diesen verfügbaren Informationen ist das Erstellen eines detaillierten Kostenvoranschlags recht einfach - tatsächlich ist es einfacher als das Erstellen eines frühen Kostenvoranschlags. Wir addieren einfach die Kosten (Zeit und Material) für jede Aktivität des Projekts und erstellen eine Gesamtsumme. Als Teil dieses Prozesses können wir eine PERT-Schätzung verwenden. PERT steht für Project Evaluation and Review Technique und ist eine Möglichkeit, eine einzelne Kostenschätzung unter Verwendung eines zentrierenden Durchschnitts aus optimistischen, wahrscheinlichen und pessimistischen Schätzungen für jede Werbebuchung zu erhalten. Sie können PERT lernen, indem Sie lesen, wie Sie ein PERT-Diagramm für das Projektmanagement verwenden.

Eine bewährte Methode zur Kostenschätzung besteht darin, das Risiko in die Gleichung einzubeziehen. Ein Teil des Risikomanagements besteht darin, Notfallpläne einzuschließen, dh Pläne für Arbeiten, die wir möglicherweise ausführen, wenn ein Risikoereignis eintritt. Nehmen wir an, wir bauen ein neues Gebäude in Florida. Wir sind uns des Risikos bewusst, die Baustelle im Falle eines Hurrikans für bis zu zwei Wochen stilllegen zu müssen. Wir planen einen Zeitplan, der das Gebäude fertigstellt, auch wenn ein Hurrikan durchkommt, indem wir Überstunden am Wochenende nach dem Hurrikan verwenden. Dies erhöht natürlich die Kosten. Wir können Risikofaktoren als Notfallfonds darstellen. Zum Beispiel können wir sagen: "Die geschätzten Kosten für den Bau dieses Gebäudes betragen 1 Million US-Dollar. Wenn jedoch ein schwerer Hurrikan auftritt, benötigen wir zusätzliche 50.000 US-Dollar an Notfallmitteln, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen."

Verfolgen Sie die Projektarbeit und passen Sie Ihre Schätzung an

Wenn Ihr Projektplan, Zeitplan und Kostenvoranschlag akzeptiert wurden, ist die Planungsarbeit Ihres Projekts abgeschlossen und Sie können mit der Arbeit beginnen. Formal wird dies als Projektausführung und -steuerung bezeichnet. Ausführung bedeutet, die Arbeit zu erledigen. Kontrolle bedeutet, die Arbeit im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass sie pünktlich und innerhalb des Budgets erfolgt. Der Prozess der Verfolgung abgeschlossener Arbeiten (Scope Deliverables) anhand von Zeit und Kosten wird als Earned Value Analysis (EVA) bezeichnet. Während wir EVA durchführen, arbeiten wir daran, dass wir innerhalb des Budgets liefern. Wir erfahren auch, ob wir überhaupt gute Arbeit geleistet haben, um unsere Schätzung vorzunehmen.

Die Verfolgung der tatsächlichen Zeit und Kosten während unserer Arbeit ist aus zwei Gründen sehr wichtig. Zuallererst sind diese Daten nützliche Eingaben für zukünftige Schätzungen. Zweitens vergleichen wir am Ende des Projekts unsere geschätzten Kosten mit den tatsächlichen Kosten, Zeile für Zeile, und unseren geplanten Zeitplan mit unserem tatsächlichen Zeitplan, Tag für Tag. und erstellen Sie ein Dokument mit den gewonnenen Erkenntnissen. Die gewonnenen Erkenntnisse beinhalten bessere Methoden zur Kostenschätzung für unser nächstes Projekt.

Schätztechniken