Grundlegendes zum Verwalten von Budgets

Um Budgets effektiv und effizient verwalten zu können, ist es notwendig…

• Überwachung, Kontrolle und Aufzeichnung aller Finanzen (Einnahmen und Ausgaben),
• wissen, wie Sie die Kosten in den Bereichen, für die Sie verantwortlich sind, minimieren können,
• in der Lage sein, problematische Bereiche zu untersuchen oder zu identifizieren und zu beheben, und
• Ausgaben effizient verwalten und genehmigen.

Dieser Artikel basiert auf der NVQ Level 4-Einheit "Budgets verwalten". Lesen Sie diesen Artikel, um eine klare Vorstellung und ein klares Verständnis für den Zweck von Budgets zu erhalten. Sie erhalten einen Überblick über den Zweck von Budgets, einschließlich der Vorteile einer effektiven und effizienten Verwaltung der Finanzressourcen. die rechtlichen, behördlichen und organisatorischen Anforderungen für die Verwaltung eines Budgets; und die verschiedenen Arten von Haushaltssystemen und ihre Merkmale.

Jetzt benötigen Sie ein gründliches Verständnis für die Verwaltung von Budgets. Der Haushaltsprozess liegt in der Regel in der Verantwortung der leitenden Angestellten und der Finanzmitarbeiter. Diese Mitarbeiter müssen über genaue und aktualisierte Informationen und Kenntnisse über effiziente Budgetierungsverfahren verfügen.

Für jedes Geschäftsjahr werden Budgets erstellt. Die beteiligten Manager und Mitarbeiter müssen Budgets für ihre eigenen Verantwortungsbereiche entwickeln und diese dann an die Finanzabteilung übergeben. Diese Budgetentwürfe werden dann von der höheren Geschäftsleitung geprüft und später von einem Ausschuss oder ähnlichem genehmigt, je nach Organisation.

Methoden zur Überwachung, Steuerung und Erfassung von Einnahmen und Ausgaben

Sie kennen den Zweck von Budgets. Jetzt liegt es in Ihrer Verantwortung, sie zu verwalten. Für die Verwaltung von Budgets müssen Sie Einnahmen und Ausgaben ständig überwachen, steuern und aufzeichnen, um jede Finanzbewegung und ihre Ergebnisse im Auge zu behalten. Wie werden Sie dies erreichen? Schauen wir uns einige Möglichkeiten oder Methoden an.

Überwachung von Einnahmen und Ausgaben

Die Budgetüberwachung wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Ressourcen gemäß den im Budget festgelegten Plänen verwendet werden. Die Verfolgung oder Überwachung des Einsatzes finanzieller Ressourcen ist für jede Abteilung und Organisation sehr wichtig. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, um sicherzustellen, dass die im Budget festgelegten Ziele erreicht werden. Durch diese Überwachung können Sie Budgetentscheidungen treffen und geeignete Maßnahmen ergreifen, wann und wo immer dies erforderlich ist.

Einnahmen und Ausgaben müssen überwacht werden, um Änderungen in den Mustern festzustellen, damit geeignete Maßnahmen ergriffen werden können. Dieser Überwachungsvorgang kann in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden, beispielsweise jeden Monat. Berücksichtigen Sie bei der Datenüberwachung, dass das Budget für das kommende Jahr geplant war sowie die bisherigen Ausgaben und Einnahmen.

Sehen Sie sich den Restbetrag für den Rest des Zeitraums des laufenden Geschäftsjahres an und erstellen Sie eine Prognose, wie sich die Situation bis zum Ende des Geschäftsjahres mit dieser Rate entwickeln wird. Sehen Sie sich alle positiven und negativen Abweichungen an und ergreifen Sie die erforderlichen Maßnahmen, um sie zu korrigieren. In jedem Schritt ist es wichtig, alle Fakten und Handlungen zu dokumentieren (aufzuzeichnen).

Es ist am besten, die Einnahmen und Ausgaben des Budgetinhabers und der höheren Führungsebenen durch regelmäßige Besprechungen zu überwachen. Es muss ein effektives Cashflow-Management geben, da dies für die Dienstleistungen und Produkte, die das Unternehmen liefert, sehr wichtig ist.

Budgets können nach Kostenstellen oder anderen Codes oder Ebenen aufgeteilt werden, um die Überwachung zu vereinfachen. Dies wird dazu beitragen, Bereiche zu identifizieren, die zu viel oder zu wenig erreichen.

Sie sollten in der Lage sein, Abweichungen von den vorgeschlagenen Ausgaben zu analysieren und zu erklären, sei es positiv oder negativ. Dies muss von einem Aktionsplan begleitet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Ressourcen wirtschaftlich, effizient und effektiv eingesetzt wurden.

Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben

Das nächste wichtige Thema ist die Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben. Ohne diesen Schritt wird man Geld außerhalb der Spur ausgeben. Um die Einnahmen und Ausgaben zu kontrollieren, ist es am besten, die Person, die für die Kontrolle der Finanzen und der Leistung einer Abteilung verantwortlich ist, direkt in die Entwicklung des Budgets einzubeziehen. Das verfügbare Budget sollte allen relevanten Mitarbeitern mitgeteilt werden.

Es kann verschiedene Abschnitte des Budgets geben, die von verschiedenen Mitarbeitern kontrolliert werden. Daher ist es am besten, die direkt beteiligten Personen zuzuweisen und zu autorisieren, z. B. den Genehmigenden des Budgets und den Budgetmanager. Die Abteilungen oder Teams sollten auf die Person aufmerksam gemacht werden, die für die Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben verantwortlich ist.

Der Gesamtbetrag der für ein bestimmtes Jahr verfügbaren Finanzmittel sollte die für dieses bestimmte Jahr geplanten Gesamtkosten widerspiegeln.

Erfassung von Einnahmen und Ausgaben

Die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben kann manuell oder elektronisch erfolgen. Die Aufnahme muss sofort und täglich erfolgen. Alle Konten in Bezug auf Einnahmen und Ausgaben, fällige Einnahmen, eingegangene Zahlungen, ausgestellte Quittungen und Rechnungen, Schulden usw. müssen eindeutig mit Datum und Zweck erfasst werden.

Die Erfassung von Einnahmen ist eine Methode, um festzustellen, ob das Unternehmen Gewinn erzielt oder nicht, da sie Angaben zu den erhaltenen und ausgegebenen Geldern enthält.

5 großartige Tools zur Verfolgung von Geschäftsausgaben

Erfassen Sie die Details der Geschäftsbereiche in der Reihenfolge, von den profitabelsten bis zu den am wenigsten profitablen. Dies hilft Ihnen automatisch dabei, Bereiche zu analysieren und Maßnahmen zu ergreifen, die große Verluste verursachen.

Für kleine Ausgaben ist es gut, ein Kassenkonto zu verwenden, um die kleinen Ausgaben zu verwenden und zu verfolgen. Das Aufzeichnen dieser Daten hilft bei der effizienten Rückerstattung von Geldern, und nur das aufgezeichnete Geld wird erstattet. Dies ist eine effiziente Methode, um kleine Ausgaben zu erfassen, die sonst möglicherweise unbemerkt bleiben.

Möglichkeiten, wie Kosten im Verantwortungsbereich minimiert werden können

Die Reduzierung der Geschäftskosten ist eine effiziente Möglichkeit, Budgets oder verfügbare Mittel zu verwalten. Wenn jeder die Kosten in seinem eigenen Verantwortungsbereich minimiert, führt dies insgesamt zu enormen Einsparungen für das Unternehmen. Man muss wissen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen, wenn es darum geht, Geld für bestimmte Geschäftsbereiche auszugeben.

Die Möglichkeiten, wie die Kosten im eigenen Verantwortungsbereich minimiert werden können, sind:

Technologie effektiv nutzen

Heutzutage sind viele fortschrittliche Technologien verfügbar, vom Online-Einkauf über das Bezahlen von Rechnungen usw. Nutzen Sie die folgenden Technologien effizient, um Zeit und Geld zu sparen.

• Meetings können über Telefonkonferenzen abgehalten werden. Dies bedeutet, dass Sie Geld für Reisen, die Organisation von Räumen / Veranstaltungsorten, Zeit für die Organisation und Planung von Meetingräumen usw. sparen.
• Sie können die Technologie effizient nutzen, indem Sie nicht auf Papier drucken und Dateien und andere Geschäftsdaten elektronisch speichern. Das spart Zeit, Geld und Umwelt.
• Einige Unternehmen können je nach Art online verwaltet werden, oder zumindest kann das Marketing online erfolgen. Dies spart viel Geld für Marketingpersonal, Büroräume, Ausrüstung usw.

Schulden

Kreditkarten haben hohe Zinssätze und müssen daher so schnell wie möglich bezahlt werden. Dies wird dem Geschäft auf lange Sicht helfen.

Budget

Entwickeln Sie immer ein Budget für Ihren Verantwortungsbereich und halten Sie es ein. Abweichungen davon können sehr schädlich sein, aber es gibt Ihnen einen klaren Plan, was zu tun ist und was nicht und was zu vermeiden ist.

Kostensenkung

Kaufen Sie nur die notwendigen Schreibwaren, Geräte, Möbel und Software, die für den täglichen Geschäftsbetrieb erforderlich sind. Reduzieren Sie alle anderen unerwünschten Ausgaben. Kaufen Sie energieeffiziente Maschinen und verwenden Sie Energiebirnen, um Energiekosten zu sparen. Verwenden Sie geeignete isolierte Türen und Fenster. Manchmal verkaufen Hersteller generalüberholte Artikel zu viel niedrigeren Preisen, und wenn sie von guter Qualität zu sein scheinen, entscheiden Sie sich für sie.

Von zu Hause aus arbeiten

Dies ist ein effizienter Weg, um Geld bei Büroflächen und Kraftstoffkosten zu sparen. Bei der Kostensenkung ist es ratsam, diese in den richtigen Bereichen zu senken, da Kostensenkungen in den falschen Bereichen katastrophale oder negative Auswirkungen haben können. Achten Sie immer auf ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Dies kann durch gute Beziehungen zu Lieferanten und Partnerschaftsorganisationen erreicht werden.

Identifizieren von Situationen, in denen möglicherweise Korrekturmaßnahmen erforderlich sind

In Bereichen, die nicht den Richtlinien, Verfahren oder Prozessen der Organisation entsprechen, sind Korrekturmaßnahmen erforderlich. Die Gründe für diese Abweichungen müssen ermittelt und in Zukunft vorbeugende Maßnahmen ergriffen werden. Dies wird als Korrekturmaßnahme bezeichnet. Korrekturmaßnahmen können aufgrund einer Beschwerde oder eines Audits oder aufgrund nachteiliger Auswirkungen auf die Finanzen des Unternehmens usw. ergriffen werden. Um die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, muss eine Untersuchung zu dem jeweiligen Thema durchgeführt werden.

Einige Situationen, die möglicherweise Korrekturmaßnahmen erfordern, sind:

• Projektbudgets geraten außer Kontrolle. Dies kann vermieden werden, wenn Sie das Budget genau überwachen und die Mitarbeiter wissen, dass Sie das Budget überwachen. Überprüfen Sie das Budget wöchentlich und prognostizieren Sie es erneut.
• Arbeiten, die länger dauern als geplant und daher zusätzliches Budget, Aufwand und Zeit erfordern.
• Wenn eines oder mehrere Teammitglieder ein Projekt ausgeben.

• Wenn eine Aufgabe oder ein Projekt aufgrund technischer oder finanzieller Einschränkungen außerhalb des Zeitplans oder über dem Budget liegt.
• Eine wichtige Aufgabe, ein Projekt oder ein Ziel wird verfehlt.
• Wenn Arbeit oder Aufgaben nicht den Zielen entsprechen.
• Kunden sind mit Dienstleistungen oder Produkten nicht zufrieden, da sie nicht den Spezifikationen oder Erwartungen entsprechen.
• Wenn eine Ressource oder ein Sponsor ausfällt.
• Bei Risikobewertungen, Audits oder Qualitätssicherungsinspektionen.

Korrekturmaßnahmen können beispielsweise die Neuplanung von Projekten, die Neuzuweisung von Ressourcen, die Neuorganisation von Teams, die unterschiedliche Verwaltung von Projekten, die Neugestaltung von Prozessen oder Produkten usw. sein. Ermitteln Sie die Grundursache und ergreifen Sie die erforderlichen Maßnahmen.

Der Umfang der eigenen Befugnisse zur Verwaltung eines Budgets und zur Genehmigung von Ausgaben

Bei der Verwaltung eines Budgets geht es nicht nur darum, die Finanzzahlen richtig zu halten, sondern auch darum, die beteiligten Personen zu verwalten. Zum Beispiel die Mitarbeiter oder Teammitglieder. Man muss über gute Managementfähigkeiten verfügen, um Budgets zu verwalten und Ausgaben zu genehmigen. Der Budgetinhaber ist für das für ein bestimmtes Budget zugewiesene Geld verantwortlich. Daher muss er prüfen, ob die Ausgaben legitim sind, und dann das Budget genehmigen. Die Autorität zum Ausgeben bedeutet nicht, dass man das zugewiesene Geld einfach so ausgeben kann; Es bedeutet, dass Geld verantwortungsbewusst und mit Bedacht ausgegeben werden muss. Man kann in Schwierigkeiten geraten, wenn es Fehler in der Budgetverwaltung gibt, und auch belohnt werden, wenn sie in der Budgetverwaltung erfolgreich waren.

Bei der Verwaltung der Budgets und der Ausgabe des Budgetgeldes muss der Budgetinhaber die Ziele und Vorgaben der Organisation berücksichtigen. Es wird spezifische Ziele und Verantwortlichkeiten geben, die berücksichtigt werden müssen, um die Ziele zu erreichen. Man muss auch die gesetzlichen Vorschriften und organisatorischen Anforderungen bei der Handhabung / Verwaltung von Budgets berücksichtigen. Ergreifen Sie immer die erforderlichen Maßnahmen, um die Kosten zu minimieren, und auch geeignete Maßnahmen, falls die Budgetausgaben zu hoch waren.

Überwachen, steuern und erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben. Erstellen Sie Dokumente, die die Leistung der Organisation im Verhältnis zum Budget beschreiben. Halten Sie alle Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand und genau.

Ich hoffe, dass Sie die Informationen hier nützlich fanden. Bitte zögern Sie nicht, Ihre Gedanken und Erfahrungen zu hinterlassen. Alles Gute und vielen Dank für Ihren Besuch.