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Was macht ein interner Prüfer? Erfahren!
Wie geht's?
Im Laufe der Jahre habe ich mich sehr an Familie und Freunde gewöhnt, die mir sagten, sie hätten keine Ahnung, was ich beruflich mache. Was ich interessant fand, war, dass einige der Rückmeldungen, die ich erhielt, als ich mich bei Wirtschaftsprüfungsunternehmen für Prüfungsfunktionen bewarb, lauteten: "Wir wissen nicht, wo Sie zu dem passen würden, was wir tun."
Bitte nehmen Sie das nicht so, als würde ich mich an die Buchhalter wenden, ich habe großen Respekt vor ihnen und der Arbeit, die sie leisten. Ihre Rolle hat Sinn und Wert für die Organisationen, mit denen sie zusammenarbeiten, genau wie meine Rolle. Es ist nur so, dass der Zweck und der Wert unserer Rollen sehr unterschiedlich sind.
Ich habe bereits erwähnt, dass ich kein Buchhalter bin. Auf die Frage, was ich mache, antworte ich normalerweise mit "Ich bin auf Compliance- und Betriebsprüfungen spezialisiert" oder "Ich lindere die Sorgen und den Stress, den Geschäftsleute häufig haben, wenn sie sich mit Compliance-Problemen befassen."
Aber was genau bedeutet das?
Compliance- und Betriebsprüfungen
Zunächst einige Erläuterungen zu Compliance-Audits im Vergleich zu Betriebsaudits.
Compliance-Audits sind Audits, die sich auf ein externes Dokument beziehen. Dies könnte Folgendes umfassen:
- Gesetze wie das Immobilienmaklergesetz
- Standards wie ISO 9001 oder die Good Manufacturing Practice
- einen Vertrag oder eine Urkunde, mit der Sie Waren liefern können
- Dienstleistungen - wie die Regierungsverträge zur Erbringung von Arbeitsvermittlungsdiensten
Grundsätzlich beziehen sie sich auf alle Dokumente, die Sie nicht selbst geschrieben haben und denen Sie folgen müssen, was bedeutet, dass Sie diese einhalten, damit Sie in dem von Ihnen gewählten Bereich weiterarbeiten und Ihre Waren oder Dienstleistungen bereitstellen können.
Die meisten Branchen verfügen über eine Reihe unterschiedlicher externer Dokumente, denen sie entsprechen müssen, damit es manchmal kompliziert wird.
Während Ihr interner Prüfer Sie bei der Vorbereitung auf ein Compliance-Audit unterstützen kann, wird das eigentliche Audit von einem externen Prüfer durchgeführt. Die externen Prüfer werden vom Leitungsgremium angestellt, das für das Dokument verantwortlich ist, gegen das sie prüfen.
Beispielsweise prüft ein Wirtschaftsprüfer von Consumer Affairs eine Immobilienagentur, um festzustellen, ob sie den Anforderungen des Gesetzes entspricht. Ein Wirtschaftsprüfer des Arbeitsministeriums prüft einen Arbeitsvermittler, um sicherzustellen, dass er die in der Urkunde und seinem Einzelvertrag festgelegten Richtlinien befolgt.
Wenn Unternehmen davon sprechen, „Audit Ready“ zu sein, sprechen sie von Compliance-Audits. Sie möchten sicherstellen, dass sie das externe Audit bestehen und weiterhin handeln können.
Im Gegensatz dazu dreht sich bei Betriebsprüfungen alles um Ihre eigenen internen Richtlinien, Verfahren, Arbeitsanweisungen und die unzähligen anderen Dokumente, die Sie für Ihr Unternehmen erstellt haben.
Ich denke gerne, dass diese Dokumente die Kultur Ihres Unternehmens schaffen.
Deine Sache
Wenn Sie Ihr Unternehmen gründen, stellen Sie Ihren Geschäftsplan zusammen, der Ihnen die Struktur gibt oder wie Ihr Unternehmen aussehen soll, z. B. Einzelunternehmer gegenüber einem Unternehmen, Herstellung von Produkten oder Erbringung einer Dienstleistung.
Ihre internen Dokumente schaffen das Gefühl Ihres Unternehmens, im Wesentlichen sind sie das Herz Ihres Unternehmens. Sie geben an, wie Ihre Mitarbeiter miteinander und mit Kunden / Kunden interagieren sollen und wie qualitativ und konsistent Ihre Produkte oder Dienstleistungen sein sollen.
Ein guter interner Prüfer weiß nicht nur, wie man diese Dokumente liest, er weiß auch, wie man sie zum Reden bringt!
Jedes dieser Dokumente bildet die Geschichte Ihres Unternehmens. Sie können Ihnen sagen, wo das Geschäft war, wo es jetzt ist, wohin Sie es bringen möchten und was Sie davon abhält, dorthin zu gelangen.
Ein gut geplanter Zeitplan für die interne Revision kann auch den Großteil der Informationen liefern, die Sie für die strategische Planung für die kommenden Jahre benötigen.
Indem Sie Ihre Compliance-Audit-Anforderungen bei der Erstellung Ihrer internen Dokumente berücksichtigen, z. B. indem Sie auf die relevanten externen Dokumente verweisen und Ihre Richtlinien und Verfahren an deren Anforderungen ausrichten, können Sie sicherstellen, dass Betriebsprüfungen auch dazu beitragen, dass Sie auditbereit sind.
Wo ich hineinpasse
Kommen wir also auf die Frage zurück, was ich tue.
Kurze Antwort - all das und noch mehr!
Ich kann tatsächlich zu jedem Zeitpunkt eintreten, wie zum Beispiel:
- Erstellen der internen Dokumente
- Erstellen eines internen Auditprogramms
- Schulung neuer Auditoren
- Erstellung eines Prüfungsplans und Durchführung der dazugehörigen
Risikobewertungen
- Durchführung und Berichterstattung über Betriebsprüfungen
- Vorbereitung auf Compliance-Audits
- Und ja, führen Sie die Compliance-Audits sogar
selbst durch
Es ist ein komplexer Beruf, man muss in der Lage sein, eine Vielzahl von Rechtsdokumenten zu verstehen und zu interpretieren, oft für Branchen, in denen man noch keine Erfahrung hat. Außerdem werden immer wieder Herausforderungen an Sie gestellt.
Meine bisherige Lieblingsherausforderung bestand darin, ein
internes Auditprogramm vollständig zu überarbeiten:
- Erstellen Sie alle neuen Richtlinien, Verfahren, Arbeitsanweisungen
und Formulare.
- Erstellen Sie Risikobewertungsinstrumente und führen Sie die
ersten Bewertungen durch.
- Erstellen und liefern Sie ein Schulungspaket für
leitende Auditoren und Support-Auditoren
Und ich hatte sechs Wochen Zeit, um alles zu erledigen und das Programm zum Laufen zu bringen - hey, wer braucht schon Schlaf? Aber ehrlich gesagt würde ich es nicht anders haben.
Bitte beachten Sie: Der obige Artikel ist nicht als eigenständige Prüfungsberatung gedacht.
© 2017 Katrina McKenzie