Textverarbeitungssoftware: NVQ-Diplom in Wirtschaft und Verwaltung und Teil II

Erstellen und ändern Sie Layouts und Strukturen für Textverarbeitungsdokumente

Ein Dokument kann nicht einfach mit Text und Bildern geschrieben werden, die hier und da verstreut sind. Alle Dokumente benötigen eine übersichtliche Präsentation mit einer Standardstruktur und einem Standardlayout. Um dies zu erreichen, muss man wissen, wie man das Dokument strukturiert, welche Techniken und Werkzeuge dafür notwendig sind und wo man sie findet.

2.1 Identifizieren Sie die Dokumentanforderungen für Struktur und Stil

Jedes Dokument, das erstellt wurde, muss bestimmte Standards einhalten, um die Lesbarkeit zu verbessern und die Professionalität aufrechtzuerhalten. Wenn wir uns allgemein die Standardstruktur eines Dokuments ansehen, enthält es eine Titelseite, ein Inhaltsverzeichnis, eine Einführung, einen Textkörper für das Dokument usw.

Beispieltitelseite für ein Dokument

nsf.gov

Jeder Teil des Dokuments hat seinen eigenen Stil und seine eigene Struktur.

Beispielsweise enthält die Titelseite des Dokuments den Titel des Berichts, das Datum, den Dokumentstatus usw. Das Inhaltsverzeichnis enthält alle Abschnitte und Unterabschnitte des Dokuments mit den entsprechenden Seitenzahlen usw..

Abhängig von der Art des Dokuments müssen Sie ein Standardseitenlayout für die Seiten im Textverarbeitungsprogramm einrichten. Einige der Grundeinstellungen umfassen Papiergröße, Papiertyp, Papierausrichtung, Basisschriftart, Sprache, Datumseinstellungen, Ausrichtung des Inhalts im Dokument, Ränder, Zeilenabstand, Spalten, Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen, Absatztitel, Tabellen und so viele andere je nach Zweck.

Abgesehen davon müssen wir uns den Grafikteil des Dokuments ansehen. Die Grafiken, die Sie in einem Dokument verwenden, müssen auch bestimmten Standards entsprechen. Sie müssen einfach sein und zum Inhalt des Dokuments passen (aussagekräftig sein) , entsprechend beschriftet und gegebenenfalls mit Legenden versehen sein.

Der nächste wichtige Aspekt, der in einem Dokument berücksichtigt werden muss, ist die Grammatik, Lesbarkeit und der Stil des Dokuments. Rechtschreibprüfung und Überprüfung auf Grammatikfehler. Einige grundlegende Standards bestehen darin, das Unterstreichen von Text zu vermeiden, indem einfache Anführungszeichen anstelle von doppelten Anführungszeichen verwendet werden, zwischen Sätzen und Absätzen Leerzeichen gelassen werden, nach Satzzeichen gesucht wird usw. Außerdem ist es besser, beim Schreiben eines Dokuments aktive Sprache zu verwenden, als passive Sprache.

Nachdem alle Stile und Strukturen des Dokuments berücksichtigt wurden, muss die Seiteneinstellung so angepasst werden, dass das Dokument zum Drucken und Lesen ordentlich und präsentabel aussieht.

2.2 Identifizieren Sie, welche Vorlagen und Stile verfügbar sind und wann sie verwendet werden sollen

Eine Sammlung von Spezifikationen wie Seitengröße, Ausrichtung der Seite, Ränder, Schriftarten, Zeilenabstand usw. wird als Vorlage bezeichnet. Jedes einzelne Dokument, das in Word erstellt wird, basiert auf einer Vorlage.

Wenn Sie beispielsweise ein neues Dokument in Word öffnen, verwendet Word eine Standardvorlage mit einigen normalen oder Standardeinstellungen. Diese Vorlage wird als normale Vorlage bezeichnet.

Eine Vorlage enthält auch Stile für das Dokument.

Für eine normale Vorlage ist der Standardstil beispielsweise der normale Stil. Es hat die Standardschriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand, Rand und so weiter. Innerhalb von Word selbst stehen verschiedene andere Stile zur Verfügung ( Format -> Stile und Formatierung ), aus denen Sie einen auswählen, einen vorhandenen Stil ändern oder einen eigenen Stil erstellen können.

Abhängig von jeder Organisation und Abteilung, in der Sie arbeiten, verfügen Sie möglicherweise bereits über unterschiedliche Vorlagen, die zuvor für bestimmte Zwecke unter Berücksichtigung der Anforderungen und Anforderungen der Organisation und ihrer Standards entworfen wurden. Die Vorlagen können unterschiedliche Formate für die Seite, unterschiedliche Stile und Standardtext haben, abhängig von den Anforderungen und Standards der Organisation.

Ein Briefkopf, über den jede Organisation verfügt, ist beispielsweise ein Beispiel für eine Vorlage. Es kann grundlegende Informationen und Kontaktinformationen über das Unternehmen enthalten. Diese Vorlagen können geändert werden, oder Sie können Ihre Vorlagen erstellen und an einem leicht zugänglichen Ort auf Ihrer Festplatte speichern. Das Erscheinungsbild eines Dokuments wird durch die Stile und Spezifikationen des Dokuments bestimmt.

Vorlagen können normale Standardvorlagen oder Vorlagen mit Makros sein. Wenn Sie eine Vorlage für Dokumente erstellen müssen, die Sie häufig erstellen, müssen Sie Folgendes tun: Erstellen Sie eine Vorlage mit dem erforderlichen Stil und den erforderlichen Spezifikationen und fügen Sie den Text hinzu, der jedes Mal angezeigt wird, wenn ein neues Dokument erstellt wird. Speichern Sie dann die Vorlage unter einem aussagekräftigen Namen. Wenn Sie eine bereits vorhandene Vorlage gemäß Ihren Anforderungen ändern möchten, öffnen Sie eine bereits vorhandene Vorlage, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und speichern Sie sie unter einem anderen Namen.

Word 2003-Lernprogramm Verwenden von Vorlagen

Es gibt zwei Arten von Vorlagen: integrierte Vorlagen und benutzerdefinierte Vorlagen.

Integrierte Vorlagen verfügen über eine voreingestellte Struktur, die für verschiedene Arten von Dokumenten entwickelt wurde.

Zum Beispiel Fax, Memos, Briefe, Lebensläufe, Berichte usw.

Benutzerdefinierte Vorlagen sind vom Benutzer erstellte Vorlagen, wenn eine integrierte Vorlage für ihren Zweck und ihre Anforderung nicht verfügbar ist oder die verfügbare nicht zufriedenstellend ist. Der Benutzer erstellt eine Vorlage mit eigenen Formatierungen und Stilen und speichert sie zusammen mit anderen Vorlagen, damit sie für die zukünftige Verwendung verfügbar sind.

Datei - Vorlagen - Aktivieren Sie die Option "Dokumentstile automatisch aktualisieren".

michaelgoerz.net

In Fällen, in denen Sie die Stile eines vorhandenen Dokuments in die Stile umformatieren möchten, die Sie in einer neuen Vorlage erstellt haben, können Sie dies erreichen, indem Sie die neu erstellte Vorlage an das Dokument anhängen, das neu formatiert werden muss.

Um eine Vorlage an ein Dokument anzuhängen, Datei -> Vorlagen -> Aktivieren Sie die Option 'Dokumentstile automatisch aktualisieren' -> Klicken Sie auf OK

Word überschreibt die Stile mit übereinstimmenden Namen im alten Dokument, und neue Vorlagen und neue Stile werden zur Stilliste hinzugefügt. In diesem Prozess ändern sich nur die Stile und andere Spezifikationen wie Rand, Kopf- und Fußzeilen usw. ändern sich nicht, da es sich um Einstellungen auf Dokumentebene handelt. Einstellungen auf Dokumentebene ersetzen immer die Einstellungen auf Vorlagenebene.

Klicken Sie auf Format - Stile und Formatierung, um die verfügbaren Formatierungen und Stile anzuzeigen

Tabelle einfügen

Tabellen werden in verschiedenen Arten von Dokumenten für verschiedene Zwecke verwendet, und es gibt verschiedene Arten von Tabellen. Wir werden uns die verschiedenen Einstellungen und Funktionen ansehen, die verfügbar sind, um eine Tabelle zu ändern und Informationen darin zu organisieren.

Erstellen oder Einfügen einer Tabelle - Tabelle -> Einfügen -> Tabelle -> Festlegen der Anzahl der Zeilen und Spalten -> Sie können die automatische Anpassung an Inhalte verwenden, um die Tabelle entsprechend dem Inhalt anzupassen, oder die Option Automatisch an Fenster anpassen auswählen, um die Tabelle zu dehnen bis zum Rand der Seite.

Hinzufügen und Ändern der Tabellenstruktur - Sie können jederzeit mit der rechten Maustaste auf eine Tabelle klicken, in die Tabelleneigenschaften wechseln und so viele Änderungen an den Eigenschaften der Tabelle vornehmen. Sie können auch Zeilen und Spalten hinzufügen und löschen, die Breite, Rahmen, Schattierung und viele andere Eigenschaften für eine Tabelle ändern.

Um Text in eine Tabelle umzuwandeln, geben Sie zuerst Daten ein, die durch Tabulatoren oder Komma getrennt sind. Hier habe ich Daten durch Tabulatoren getrennt

Um Zellen in einer Tabelle zusammenzuführen, wählen Sie die Zellen aus, die Sie zusammenführen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Zellen. Wählen Sie "Zellen zusammenführen".

Zellen in einer Tabelle zusammenführen und teilen - Um Zellen zusammenzuführen, wählen Sie die Zellen aus, die Sie zusammenführen möchten -> klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf -> klicken Sie auf Zellen zusammenführen.

So teilen Sie Zellen -> klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, die Sie teilen möchten -> klicken Sie auf Zellen teilen -> legen Sie die Anzahl der Zeilen oder Spalten fest, in die die Zelle aufgeteilt werden soll

Text horizontal oder vertikal in einer Tabelle ausrichten - Wählen Sie die Zellen aus, in denen Sie den Text ausrichten möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf -> klicken Sie auf "Textrichtung" -> wählen Sie dann die gewünschte Ausrichtung

Zellenrand, Rahmen und Schattierung in einer Tabelle - Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle -> klicken Sie auf Rahmen und Schattierung -> ändern Sie die Einstellungen für Ränder, Rahmen und Schattierung

Wie erstelle ich ein Formular?

Wir werden uns auch ansehen, wie ein Formular erstellt und geändert wird. Formulare sind Textdokumente mit Formularfeldern, die Sie bei Bedarf ausfüllen. Diese Formulare können am Computer verwendet oder ausgedruckt und ausgefüllt werden. Ähnlich wie bei anderen Dokumenten können die Formulare auch als Vorlage gespeichert werden. Um ein Formular zu erstellen, MS Word -> Neu -> Leeres Dokument -> Sie können den erforderlichen Titel und andere Details nach Bedarf eingeben. Sie können auch eine Tabelle verwenden, um dem Formular ein professionelles Layout zu geben.

Ansicht - Symbolleisten - Formulare, zeigt die Formularsymbolleiste an

So fügen Sie Aufzählungszeichen und Listenstile hinzu - Format - Aufzählungszeichen und Nummerierung

Die integrierten Stile erleichtern die Arbeit beim Stylen von Überschriften, Absätzen und Inhaltsverzeichnissen. Wenn Sie beispielsweise eine Überschrift manuell auswählen, Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe ändern, führen Sie die Aktionen in drei Schritten aus, um das Ergebnis zu erzielen, und Sie müssen dies für jede Überschrift wiederholen. Wenn Sie jedoch Stile mit den integrierten oder bereits erstellten Stilen ändern, beenden Sie den Job mit einem einzigen Klick.

Verknüpfte Stile ändern die Stile sowohl des Zeichens als auch des Absatzes zusammen und werden am Ende mit ' ¶a' markiert. Diese Stile verhalten sich entweder wie ein Absatz- oder Zeichenstil und können angewendet werden, indem Sie auf eine beliebige Stelle innerhalb des Absatzes klicken, um den gesamten Absatz anzuwenden, oder Sie können einen bestimmten Abschnitt des Absatzes auswählen und den Stil anwenden, wenn der Stil nur auf einen Teil angewendet werden soll des Absatzes.

Listenstile werden verwendet, um das Aussehen von Listen zu ändern. Es verfügt über Hierarchieebenen mit Einrückungs- und Nummerierungsstilen.

Tabellenstile werden verwendet, um das Aussehen von Tabellen zu ändern. Sie sehen in Rahmen, Schattierung, Ausrichtung und Schriftarten in Tabellen unterschiedlich aus.

Bitte Feedback:

Ich hoffe ihr habt alle ein Wissen von

• Untersuchung der erforderlichen Struktur und des erforderlichen Layouts für ein Dokument
• Verfügbare Stile und Vorlagen
• Verwenden von Tabellen und anderen für das Dokument erforderlichen Informationen
• Anwenden der oben genannten Techniken auf das Dokument

Ich habe mein Bestes getan, um Screenshots an die meisten der hier erläuterten Aktionen anzuhängen. Einige Screenshots stammen aus Microsoft Word 2010 und ich werde sie so schnell wie möglich durch Word 2003 ersetzen.

Ich hoffe, Sie fanden diese Informationen hilfreich. Bitte zögern Sie nicht, Feedback zu geben und Fragen zu stellen, wenn Sie haben. Der erste Abschnitt dieses Geräts befindet sich unter dem folgenden Link

Abschnitt 1 - Geben Sie Text und andere Informationen genau in Textverarbeitungsdokumente ein und kombinieren Sie sie (Textverarbeitungssoftware, Fragen 1.1 bis 1.7).

Der nächste Abschnitt dieses Geräts befindet sich unter dem folgenden Link

Abschnitt 3 - Verwenden Sie Textverarbeitungssoftware-Tools, um Dokumente effektiv zu formatieren und zu präsentieren, um die Anforderungen zu erfüllen (Textverarbeitungssoftware, Fragen 3.1 bis 3.6).