Schreiben eines Geschäftsbriefs, um schlechte Nachrichten zu übermitteln (mit Beispielen)

Kaitlyn Baker über Unsplash.com

Im Geschäftsleben kann man es manchmal einfach nicht vermeiden, einen Brief mit schlechten Nachrichten zu schreiben. Sie können jedoch versuchen, den Brief so zu schreiben, dass eine gute Beziehung zum Empfänger aufrechterhalten wird und die schlechten Nachrichten auf einfachste Weise verbreitet werden. Sie möchten keine Brücken im Geschäft brennen, deshalb ist es wirklich zu Ihrem Vorteil, einen effektiven schlechten Newsletter zu schreiben.

Ziele, auf die Sie sich beim Schreiben des Briefes konzentrieren sollten

1. Minimierung des Schadens für die Beziehung: Schlechte Nachrichten sollten die Beziehung nicht definieren.
2. Zeigen, dass die Entscheidung fair und vernünftig ist: Stellen Sie sich in die Lage des Lesers und versuchen Sie, die bestmögliche Erklärung anzubieten.
3. Die schlechten Nachrichten klar und deutlich ausdrücken:

• Die Öffnung sollte einen Puffer haben, um Schäden an der Beziehung zu minimieren. Verwenden Sie eine positive oder neutrale Öffnung, um den Goodwill aufrechtzuerhalten.
• Der Körper sollte Gründe enthalten, die dem Leser helfen, ihn aus Ihrer Sicht zu sehen. Sie möchten zeigen, dass Sie sowohl fair als auch vernünftig sind. Seien Sie klar und fest über die schlechten Nachrichten, aber auch kurz, positiv und zurückhaltend.
• Das Schließen sollte eine angemessene Geste des guten Willens und möglicherweise eine mögliche Lösung für das Problem des Lesers enthalten.

Beispiel 1 für einen Geschäftsbrief mit schlechten Nachrichten

Der Brief war unkompliziert und höflich. Der Autor lieferte einen hervorragenden Grund für die Ablehnung der Position, ließ aber auch die Tür für eine zukünftige Beziehung offen. Der Autor lieferte am Ende auch eine mögliche Lösung.

Beispiel 2 für einen Geschäftsbrief mit schlechten Nachrichten

Dieser schlechte Newsletter behandelt die Tatsache, dass der von Frau Hodges bestellte Wok nicht verfügbar ist, indem er auf einen besseren, größeren Wok aktualisiert wird. Außerdem ist der Ton so positiv, dass der Leser möglicherweise nicht merkt, dass das gesamte von ihr bestellte Set nicht rechtzeitig eingetroffen ist, da zwei Teile später eintreffen werden. Dieser schlechte Newsletter konzentrierte sich überhaupt nicht auf das Negative, sondern übermittelte seine Botschaft auf positive Weise. Harry Figby erweiterte auch die Gelegenheit für eine zukünftige Beziehung, indem er Frau Hodges über bevorstehende Verkäufe und Veranstaltungen informierte.